文/廣東電網(wǎng)有限責任公司云浮云安供電局 張冰蘭

探析檔案信息化建設與檔案管理

文/廣東電網(wǎng)有限責任公司云浮云安供電局 張冰蘭

檔案信息化建設主要指的是在對檔案進行管理的過程中使用信息網(wǎng)絡技術(shù)，在對檔案進行管理的過程中，使用現(xiàn)代科學技術(shù)對檔案資料進行收集、歸檔、整理。檔案管理信息主要是從過去實體化管理方式轉(zhuǎn)換成依靠現(xiàn)代技術(shù)對檔案進行管理，在具體操作的過程中主要是以實體化檔案管理方式為主。檔案信息化管理方式的應用，主要集中表現(xiàn)在對檔案進行信息化、科學化、網(wǎng)絡化的管理。本文主要結(jié)合作者多年的工作經(jīng)驗，分析了檔案信息化建設的必要性，探討了檔案管理信息化建設的措施。

檔案管理；信息化建設；策略

檔案信息化管理主要指在以使用紙張對檔案進行記錄的基礎上，在不改變檔案原有信息的情況下，將檔案資料的信息以及保存方式進行信息化的改變，使檔案管理更加信息化。在企業(yè)管理的過程中，需要做到檔案信息資源共享，使企業(yè)內(nèi)部的人力資源以及領導管理人員能夠以最快的速度找到人才檔案等其他信息。

一、檔案信息化建設的必要性

隨著我國現(xiàn)代信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都加強了對信息化技術(shù)的應用，在現(xiàn)階段信息化社會發(fā)展的過程中，檔案管理工作也必須要順應時代的發(fā)展，堅持做好檔案信息化管理的建設，有效地促進檔案管理工作的效率。一方面，在對檔案進行信息化建設的過程中，必須使用電子文件科學化管理。近幾年，隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，在工作的過程中很多地方都使用了計算機技術(shù)對文件進行處理。在對檔案進行管理的過程中如何使用先進的技術(shù)對電子文件進行處理，有效地促進檔案信息化管理，是促進檔案管理工作順利進行的基本保證，這也是檔案管理工作人員必須要加強注意的問題。另外一方面，檔案信息化建設主要是對知識資產(chǎn)進行客觀化的管理。知識資產(chǎn)是檔案管理過程中非常重要的內(nèi)容，知識資產(chǎn)管理在后續(xù)檔案管理工作的發(fā)展中起到了非常重要的作用。檔案管理人員需要加強對知識資產(chǎn)管理的重視，因為檔案管理是知識資源管理的內(nèi)容。因為加強檔案管理可以有效地促進知識資產(chǎn)管理，為此，必須加強對檔案管理信息化的建設。

二、檔案管理中檔案信息化建設的措施

（一）創(chuàng)新觀念，促進檔案管理的信息化發(fā)展?，F(xiàn)如今，各地方政府的主要任務就是不斷創(chuàng)新檔案管理觀念。電子政務的相關(guān)內(nèi)容都在國家相關(guān)部門制定的政策和計劃當中。在檔案管理信息化建設時，不可避免地存在各式各樣的問題，想要更好地對這些問題予以解決，就需要不斷創(chuàng)新。例如，檔案管理系統(tǒng)自身具備自動備份的功能，不過現(xiàn)階段很多檔案管理部門還未建立自動備份系統(tǒng)，所以數(shù)據(jù)的安全性得不到保障。與此同時，在信息化發(fā)展過程中也存在很多問題，當前我國政府機構(gòu)中還未有專門的部門對此進行管理，這種情況下，就對政府部門提出要求，要不斷對其職能進行創(chuàng)新。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)水平和能力。在對檔案進行管理的過程當中，工作人員始終是占第一位的，管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量有非常重要的影響。工作人員需要改變原有的管理理念，在管理的過程當中具有一定的創(chuàng)新精神，積極掌握新型的管理技術(shù)，在管理的過程當中能夠因地制宜創(chuàng)新檔案管理的方式。此外還需要加強對檔案管理人員技能的培訓，在進行檔案管理的過程當中，借鑒先進的檔案管理經(jīng)驗，檔案管理工作人員還需要同企業(yè)單位人員進行交流，認真總結(jié)工作當中出現(xiàn)的問題，有效地提升檔案管理工作水平，使檔案管理工作更加科學化。

（三）搭建網(wǎng)絡信息數(shù)字平臺。在進行檔案管理的過程中，必須建立全面的數(shù)字化平臺，這樣就可以為檔案信息化建設創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡氛圍。為了能制造更好的檔案信息化系統(tǒng)，在進行平臺建設的過程中需要從實際情況出發(fā)，有目的、有規(guī)劃地建設數(shù)字化平臺以及檔案管理信息軟件平臺。在平臺信息化建設的過程中，還需要建立完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，在進行檔案管理的過程中需要依靠一個綜合化的檔案管理信息系統(tǒng)，這樣就可以更好地進行收集、歸檔、整理。同時，在對檔案進行信息系統(tǒng)建設的過程中，還可以建立檔案信息查詢的相關(guān)鏈接，有效地保證檔案信息管理與其他的信息能夠更好地區(qū)分出來，并且可以進行無縫連接。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設是一項時間比較長、專業(yè)性強的工程。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展與應用給檔案管理工作提供了更好的發(fā)展空間，有效地促進檔案管理工作的進行，讓檔案管理工作能夠更好地利用信息技術(shù)，有效地促進檔案管理工作的發(fā)展。

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