文/蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術學院 于晶

提高文書管理水平 為學院全局工作服務

文/蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術學院 于晶

文書管理，是一項綜合性質(zhì)較強的管理工作，其具體包含著學院相關文書的收發(fā)、登記和運轉(zhuǎn)等多項內(nèi)容，甚至更多地體現(xiàn)在各種材料的準備，以及檔案管理等多項工作環(huán)節(jié)中。其管理質(zhì)量的好壞，決定著學院各項工作的順利組織和落實。伴隨著科技的迅速發(fā)展和更新，學院建設所需要的信息和數(shù)據(jù)量在日益增多，傳統(tǒng)的文書管理已經(jīng)無法滿足當前的工作服務需求。就此，本文就文書管理中存在的問題進行分析，從而優(yōu)化管理方式，為學院的全局工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

大專院校；文書管理；優(yōu)化措施

院校在開展各項辦學活動或者教學工作中，離不開文書內(nèi)容的支撐。因而結(jié)合當前教育新形勢，加強文書管理工作的創(chuàng)新與管理，是當前高校需要面臨的主要問題。從收發(fā)到運轉(zhuǎn)、從校對到建檔、從起草到儲存等環(huán)節(jié)加強管理機制的完善與創(chuàng)新，以便為高校后續(xù)的辦學工作或者教學活動的實施提供有效的依據(jù)。同時，構(gòu)建新型文書管理體系，也是高校實現(xiàn)縱深發(fā)展，踐行素質(zhì)教育改革的前提條件，院校必須在此方面加強思想重視，以及強化改革力度。

一、從文書管理角度探析優(yōu)化院校全局服務的主要路徑

（一）構(gòu)建內(nèi)部管理部門，明確文書管理各環(huán)節(jié)工作職能。對于高校來講，文書工作具有多重應用效益，利用文書不僅可以將學院的規(guī)章機制以及相關辦學活動加以宣傳和實現(xiàn)信息的傳遞。而在以上功能實施過程中，特定的管理機構(gòu)起著決定性的作用，更扮演著決策者對文書人員的工作職能進行優(yōu)化分配，從而保證文書工作的有效性和實時性。因而，作為大專院校，在開展文書工作管理之前，首要任務是創(chuàng)建獨特的管理機構(gòu)。并要求該機構(gòu)本著全面服務于高校建設的思想，將文書工作的各項工作環(huán)節(jié)配備專業(yè)人員，從而保證收發(fā)、登記與運轉(zhuǎn)等各項工作環(huán)節(jié)分工明確。院?？梢愿鶕?jù)自身情況加以確立管理機構(gòu)的規(guī)模大小，如若院校需處理的文書工作較為繁重，可以通過成立信訪科，或者專門成立文書科，從而實現(xiàn)院校內(nèi)部文書工作的監(jiān)督與管理。管理機構(gòu)作為重要的紐帶，將文書工作與院校其他教育、行政與對外合作等各項工作創(chuàng)建密切聯(lián)系。避免各工作環(huán)節(jié)的工作重復性，提高文書工作的實際應用價值，共同為院校的全局工作提供優(yōu)質(zhì)服務。

（二）加強文書人員素質(zhì)建設，提高文書工作整體效能。文書管理相較于其他辦公室工作，所呈現(xiàn)的安全與服務需求更為嚴格。而作為文書管理中的主要主體，管理者自身的素質(zhì)決定著文書工作的管理效能與管理安全。因而，院校務必要加強管理團隊的素質(zhì)建設，首先在思想上加強正確的引導。通過相關政策、法規(guī)的滲透，促使管理人員清楚地認識到文書管理的責任意識與承擔的法律責任。以便其端正工作態(tài)度，嚴格遵照法律規(guī)定保證院校文書資源的安全性。其次，文書管理工作內(nèi)容較為繁重，且著重考察從業(yè)人員的管理技能。因而，管理人員要就國家指定的文書管理章程進行熟悉與了解。并在此基礎上加強管理形式創(chuàng)新，以及管理技能上的有效提升，從而保證院校文書管理水平的整體加強。就文書運轉(zhuǎn)工作而言，管理人員在執(zhí)行文書運轉(zhuǎn)中要善于總結(jié)過往經(jīng)驗，并及時發(fā)現(xiàn)運轉(zhuǎn)體系中存在的管理盲區(qū)與漏洞，進行針對性地調(diào)整和優(yōu)化管理。

（三）規(guī)范文書工作流程，統(tǒng)一文書文案規(guī)格。管理人員執(zhí)行文書工作的主要依據(jù)，是擁有一套完善的工作流程作為工作導向。而規(guī)范文書工作流程，具體可以從以下幾個方面加強建設：第一，對于文書的基礎格式，必須進行統(tǒng)一化處理。第二，文書類型的選擇。院校所開展的辦學活動與全局工作項目的不同，導致了文書類型的選擇也會呈現(xiàn)一定的差異性。工作人員要結(jié)合院校的實際需求從眾多的文書種類中挑選出符合活動開展的文書。第三，優(yōu)化文書處理與使用。其中主要包含文書的起草、校對、建檔、收發(fā)與轉(zhuǎn)運等多項內(nèi)容。管理人員嚴格遵照具體流程執(zhí)行文書工作，可以使運轉(zhuǎn)工作取得顯著性成效。第四，在實際撰寫文書時，要注意措辭得當，政策、方針引用正確。

（四）利用信息技術，構(gòu)建現(xiàn)代化文書辦公手段。伴隨著信息技術的普遍發(fā)展，關于文書工作的管理體系建設獲得了較強的技術支撐。院校運用高強度資金引進更加先進的辦公設備，并將其應用到文書工作的具體實施過程中。不僅可以顯著減輕管理人員的工作強度，更規(guī)范了文書工作，降低了文書工作中的錯誤風險。管理人員將文書內(nèi)容錄入信息設備中，不僅可以保證文書規(guī)格規(guī)范，更便捷了文書內(nèi)容的搜集與檢索。最重要的是，創(chuàng)建網(wǎng)絡文書管理系統(tǒng)，可以顯著提高文書資源的安全性，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)文書管理不規(guī)范造成的大量重要資源丟失的問題。舉例說明，OA系統(tǒng)就是院校就文書管理所創(chuàng)建的一種新型管理平臺。利用該種信息化的管理平臺，不僅使文書處理工作效能獲得顯著提高，更為院校開展全局工作提供了高品質(zhì)的信息服務。在此需要強調(diào)一點，院校在引進自動化文書工作設備之后，要就管理人員的信息化操作技能進行重點培訓。包括打印機、復印機的基礎操作，以及計算機文書操作技能與資源整合與歸檔等技術性操作加以重點培訓。

二、從優(yōu)化公文運轉(zhuǎn)管理的角度提升院校全局服務的具體路徑

在院校的辦公室工作中，除了日常的文書管理，公文運轉(zhuǎn)也是十分關鍵的工作內(nèi)容，在很大程度上關系著院校全局工作的高效組織與建設。因此，我院在優(yōu)化文書工作的同時，更要側(cè)重于公文運轉(zhuǎn)工作的建設與創(chuàng)新。

（一）明確公文的具體來源及分配方向是十分有必要的。一般根據(jù)階層分為上、中、下三層公文行文，相關人員做好公文的分類與整理，為后續(xù)的運轉(zhuǎn)工作提供前提準備。之后，加強公文登記與審核。在保證公文內(nèi)容以及具體規(guī)格符合實際標準后，才能進行下一步的運轉(zhuǎn)處理。待基礎審核工作完成之后，交由上級部門做進一步的運轉(zhuǎn)指示。在此，管理人員在處理公文運轉(zhuǎn)時，要加強特急性公文的運轉(zhuǎn)，避免公文數(shù)量過度積壓，而耽誤院校全局工作的順利開展。而最好的解決辦法，就是工作人員將所有公文歸納、整理之后，有序地呈遞給相關領導或部門。在運轉(zhuǎn)周期之內(nèi)，工作人員及時關注公文運轉(zhuǎn)的實際情況。以便第一時間掌握公文運轉(zhuǎn)情況，并通過E-mail或電話提醒的形式提醒具體人員進行審批。這樣既保證了運轉(zhuǎn)效率，又提高了公文運轉(zhuǎn)的時效性與準確性。

（二）公文在運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的基礎數(shù)據(jù)要重點保留與備案，以便為后續(xù)公文資料的管理提供更加便利的條件。工作人員在根據(jù)公文資料進行創(chuàng)建檔案時，需要將公文的基礎信息登記清楚。其中，不僅要包含公文的行文單位與具體標題，最重要的是，在檔案中要展示登記、運轉(zhuǎn)的時間以及運轉(zhuǎn)對象等。鑒于此，工作人員可以發(fā)揮信息技術的管理作用，利用計算機構(gòu)建電子化檔案管理系統(tǒng)。將公文運轉(zhuǎn)信息準確輸入到計算機中。這樣不僅提高了公文建檔處理的工作效率，同時計算機的加密處理，可以保證公文資源的安全性與完整性。同文書管理一樣，將OA系統(tǒng)應用于公文運轉(zhuǎn)中，亦可以呈現(xiàn)出十分顯著的運轉(zhuǎn)效果。

（三）做好公文運轉(zhuǎn)的工作反饋與監(jiān)管。為了提高公文運轉(zhuǎn)的工作效能，院校最好采取崗位責任制的管理辦法。在監(jiān)督機制的督促下，促使管理人員更具規(guī)范性地進行公文運轉(zhuǎn)，提高公文運轉(zhuǎn)的責任意識與安全意識。要求文書人員在各個環(huán)節(jié)中都能夠以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，嚴格按照運轉(zhuǎn)標準處理與解決問題。同時，辦公室領導者也要加強對公文運轉(zhuǎn)的監(jiān)督。優(yōu)化員工的工作職能，并每天關注公文運轉(zhuǎn)動態(tài)，從而使院校工作開展得以相關的批示與依據(jù)作為支撐。在政策、機制的監(jiān)督與督促下，公文運轉(zhuǎn)才能獲得工作效率與質(zhì)量的雙重提升。

三、結(jié)論

綜上，文書、公文管理，是高校組織與開展各項辦學活動的關鍵性依據(jù)，也是辦公室管理工作中的重點環(huán)節(jié)。因而，高校應該就當前文書與公文運轉(zhuǎn)中存在的顯著性問題加以規(guī)避和解決，構(gòu)建更加完善且具體的管理系統(tǒng)。從而使高校的文書等工作更具有完整性與具體性，為高校各項工作的開展提供信息服務。

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