文/江蘇省睢寧縣公路管理站 薛芬

淺談計算機在公路文書檔案管理中的應(yīng)用

文/江蘇省睢寧縣公路管理站 薛芬

我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也得到了很大的提高，計算機技術(shù)現(xiàn)已被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，公路部門的數(shù)字化管理已是發(fā)展之必然。本文簡要論述了我國計算機在檔案管理中使用的現(xiàn)狀以及系統(tǒng)應(yīng)用的背景和要求，最后提出了計算機在公路文書檔案管理中的實際應(yīng)用策略，希望能夠使公路部門檔案管理方面的效率有所提高。

計算機；公路部門；文書檔案管理

計算機的應(yīng)用現(xiàn)已普及到人們生活中的各個方面，成為人們生活、學(xué)習(xí)、工作中不可或缺的設(shè)備。文書檔案管理對于公路部門檔案管理而言是一個重要的組成機構(gòu)，對公路部門的重要文書資料進行管理與保存。

一、目前計算機在我國檔案管理中的現(xiàn)狀

計算機技術(shù)在20世紀(jì)中后期已經(jīng)發(fā)展的比較成熟，將其應(yīng)用在檔案管理中，使檔案管理擁有了一種全新的技術(shù)手段，檔案管理因此能夠作為一種信息而在信息時代逐漸嶄露頭角。隨著數(shù)字化的檔案館建設(shè)的工作逐漸開展，數(shù)字化的檔案信息也會成倍增長，但是現(xiàn)有的檔案計算機系統(tǒng)對這些信息只能進行簡單的檢索以及統(tǒng)計分析，而不能滿足檔案利用以及檔案管理工作的需求，從而使得這些信息在數(shù)字化以后無法得到充分的利用，這便造成了大量的人力、物力以及財力的浪費。

二、計算機系統(tǒng)應(yīng)用的背景和要求

檔案的記載客觀反映著對相關(guān)問題的處理以及生產(chǎn)經(jīng)營決策等情況，便于后續(xù)工作的借鑒，對企事業(yè)單位的運作有著直接影響。目前我國很多地方公路部門仍舊在使用傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式對檔案進行管理，這種管理手段的工作量較大并且利用起來也不方便。公路站每年所形成的文書檔案有數(shù)百件，一名專（兼）職的檔案管理員難以完成檔案管理工作，所以可能經(jīng)常需要借助其他部門人員的力量才能完成工作。公路部門文書檔案管理工作中，工作量大、任務(wù)繁多、檔案立卷過程比較復(fù)雜，按機構(gòu)（問題）將檔案進行區(qū)分類別，各部門的文書檔案工作由各部門進行完成，手工抄寫工作量大，要將工作分散開來再進行，最后再匯總到檔案室，匯總到檔案室的文書檔案還要進行分類編目，最終形成傳統(tǒng)的手工檢索工具。手工完成以上工作內(nèi)容，往往需要4—5個月的時間，工作效率非常低，計算機文書檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠自動生成文書檔案的目錄以及檢索工具，有效地提高工作效率，方便公路部門對各種數(shù)據(jù)進行及時的統(tǒng)計以及分析。

三、計算機在公路檔案管理中的實際應(yīng)用策略

（一）突出重點，層次分明。計算機在公路檔案管理中應(yīng)用比較復(fù)雜，檔案管理包括文書檔案、會計檔案、科技檔案以及職工管理等，不同檔案管理科室使用的管理方法以及管理軟件具有不同特點，在對計算機進行推行的時候，要注意不同科室計算機的不同作用，從而為公路檔案管理打好基礎(chǔ)。由于前期已經(jīng)將不同科室的工作信息進行了有層次的劃分，所以，在使用計算機在對公路不同科室的檔案進行管理的時候，可以很快地對不同時期以及不同部門的信息及時進行提取，從而發(fā)揮其在公路檔案管理中的作用。

（二）對文書檔案管理數(shù)字化應(yīng)用進行普及。如果公路部門的所有檔案資料都采用傳統(tǒng)型的紙質(zhì)文檔來進行存儲，勢必會給檔案管理工作人員帶來巨大的工作量，耗費大量的人力、物力以及財力，得不償失，公路部門可以利用如今的先進高科技，建設(shè)高效的數(shù)字化檔案管理計算機系統(tǒng)，有效提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理工作的效率能夠有效提高。建設(shè)數(shù)字化檔案管理計算機系統(tǒng)，公路部門就要加大對檔案管理方面的資金投入，并為檔案管理工作人員開發(fā)出一套完善的應(yīng)用軟件，設(shè)計出能夠方便工作人員操作并且具有健全功能的應(yīng)用程序，使數(shù)字化的計算機管理能夠應(yīng)用在不同的檔案管理部門。除此之外，公路部門還要對計算機檔案管理制定一個智能便捷的檔案管理系統(tǒng)，使公路部門各業(yè)務(wù)科室檔案管理能夠有一個長期的規(guī)劃，并隨著社會的不斷發(fā)展以及計算機技術(shù)的不斷進步，對科室計算機檔案管理軟件和管理體系進行不斷地更新，從而適應(yīng)時代發(fā)展的需求。

（三）培養(yǎng)計算機檔案管理人才。公路部門要注重檔案管理方面的相關(guān)人才培養(yǎng)，從而提高檔案管理方面的工作效率以及工作質(zhì)量，對人才的基本要求是：熟悉并能運用現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理理念，對自身的知識系統(tǒng)能夠做到及時更新，對計算機技術(shù)應(yīng)用熟練并能夠使用在工作中。公路部門培養(yǎng)人才的時候，要對檔案管理人員應(yīng)具備的知識進行普及，對檔案工作者的業(yè)務(wù)以及素質(zhì)要求有所提高。如今的檔案管理者已經(jīng)不像以往傳統(tǒng)式的檔案管理者，現(xiàn)今的檔案管理者必須具備一定的計算機技術(shù)水平，并能對計算機檔案管理系統(tǒng)進行工作需要的操作以及維護，所以，公路部門要對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)，加強檔案管理人員對計算機技術(shù)的熟練使用程度，提升其基本業(yè)務(wù)處理技能，使檔案管理人員能夠具備獨立處理業(yè)務(wù)的能力。

（四）計算機檔案管理制度要進行完善。數(shù)字化檔案管理能否實現(xiàn)的一個重要因素是公路部門是否建立一套完善的檔案管理制度，使數(shù)字化管理方向更加明確，從而提高檔案管理工作的效率。此外，數(shù)字化檔案管理還要重視系統(tǒng)安全性管理，數(shù)字化管理雖然帶給管理人員以便捷的管理手段，但是也存在一定的安全隱患，計算機的發(fā)展也使網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)了很多的病毒以及黑客攻擊，所以公路部門要加強對安全系統(tǒng)的建設(shè)，從而提高文書檔案管理的安全性能。

四、結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化的計算機文書檔案管理能夠有效提高檔案管理工作的工作效率，使檔案管理工作能夠更加規(guī)范，并且便于利用，所以，計算機在公路文書檔案管理中有著重大的意義。

[1]胡玉榮.淺談計算機在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2015(14):274.

[2]劉欣鑫.淺談文物檔案管理及計算機在文物檔案管理中的應(yīng)用[J].北方文物,2012(01):103-104.