文/中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十九研究所 高媛 趙璐婷

文書檔案價(jià)值鑒定的剖析

文/中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十九研究所 高媛 趙璐婷

檔案工作體系中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是文書檔案的鑒定工作，它不僅是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也成為檔案學(xué)研究的一個(gè)難點(diǎn)。本文就檔案價(jià)值鑒定的一般問題和文書檔案的鑒定問題加以論述。

檔案；文書檔案；檔案價(jià)值鑒定

檔案的價(jià)值鑒定理論與技術(shù)，涉及許多方面的知識(shí)。研究難度很大，要不斷地探索，不斷地加深認(rèn)識(shí)，不可能一蹴而就，但必須及早啟動(dòng)，不能拖延。因此本文將文書檔案價(jià)值鑒定作為論點(diǎn)，探討其在日常工作中的作用和學(xué)術(shù)上的價(jià)值。

一、文書檔案的鑒定工作特征

（一）檔案價(jià)值的多元性。檔案的作用是多面且完整的，這個(gè)特征不僅是由檔案自身整體決定的，其個(gè)體也是如此。在日常工作中，檔案能夠完整反映本單位真實(shí)的歷史面貌，一份因人事調(diào)動(dòng)而形成的檔案，它不僅在人事工作中有使用價(jià)值，在政治、紀(jì)檢等相關(guān)工作中都有查閱和考察價(jià)值。同時(shí)，一份檔案除了日常的查考價(jià)值外，可能還有史料和收藏的價(jià)值。

（二）檔案價(jià)值的相對(duì)性。檔案價(jià)值除了自身價(jià)值外，還有很多相關(guān)聯(lián)性。因此，我們?cè)阼b定檔案的重要性時(shí)，得將單一檔案放進(jìn)整體事件或者環(huán)境內(nèi)進(jìn)行考量，其重要性可能產(chǎn)生變化。例如，在一個(gè)設(shè)立檔案的部門里，倘若重要檔案不齊全，其余次要檔案應(yīng)依次遞補(bǔ)成為重要檔案。

（三）檔案價(jià)值的隱含性。檔案的使用價(jià)值具有隱含的特性，不像現(xiàn)行文件那樣有明確的規(guī)定。首先，要考慮檔案的價(jià)值的來源以及檔案自身的來源。檔案的存在是通過現(xiàn)行文件的轉(zhuǎn)換而產(chǎn)生的，其價(jià)值的體現(xiàn)就在于現(xiàn)行文件的處理后，仍具有一定的查閱、借鑒和參考的作用。其次，檔案的使用價(jià)值無規(guī)律可言，有些檔案會(huì)經(jīng)常被查用，有些檔案使用的概率卻很低，可能會(huì)造成檔案無使用價(jià)值的假象。最后，檔案價(jià)值的隱含性還具有一定的迷惑性。因此，不能以使用頻率作為依據(jù)，要全面分析檔案的各種可能性，確定檔案的使用價(jià)值。

（四）檔案價(jià)值的層次性。檔案的使用價(jià)值層次主要分為社會(huì)性價(jià)值和立檔單位的價(jià)值兩種。檔案的基本價(jià)值，就是對(duì)立檔單位產(chǎn)生的作用，如果具有史料價(jià)值則需要永久保存。比如我單位在精神文明活動(dòng)中有一些好的方法和創(chuàng)新，集團(tuán)為此推廣了此經(jīng)驗(yàn)，在往后的系統(tǒng)活動(dòng)中收到了很好的效果。因此我們將這份既有立檔單位使用價(jià)值，又有社會(huì)使用價(jià)值的檔案作為長(zhǎng)期檔案保存起來。

二、文書檔案的價(jià)值鑒定

從檔案和所在單位職能活動(dòng)的關(guān)系這一方面來分析，任何一個(gè)立檔單位的檔案都是分為記述本單位職能活動(dòng)和不記述本單位職能活動(dòng)。從廣義上來講，記述本單位職能活動(dòng)的檔案更為重要，但是具體的判定還需要考慮以下因素：

在單位檔案中，用來記述本單位職能活動(dòng)的檔案是檔案中最重要的部分，對(duì)這一部分檔案我們又可以分為記述本單位主要職能活動(dòng)的檔案、記述本單位輔助職能活動(dòng)的檔案和記述單位歷史和人事變遷情況的檔案這三類。具體如下：1.記述本單位主要職能活動(dòng)的檔案。主要職能活動(dòng)，即涉及本單位主要職能業(yè)務(wù)工作的、能根據(jù)不同部門的職能不同來判定其側(cè)重點(diǎn)的檔案。這一類檔案主要包括記述型和指導(dǎo)型。記述型就是例如報(bào)告、總結(jié)和報(bào)表等，而指導(dǎo)型也就是指示和規(guī)定等等。這其中的任何一種類型都可以根據(jù)其重要程度進(jìn)行具體劃分。2.記述本單位輔助職能活動(dòng)檔案。單位的輔助職能是在其主要職能外的一系列服務(wù)工作，如財(cái)務(wù)、審計(jì)和工會(huì)等工作。記述輔助職能活動(dòng)的檔案，主要分為記述型和指導(dǎo)型兩大類。3.記述單位歷史和人事變遷情況的檔案。絕大多數(shù)要永久保管，這是研究機(jī)構(gòu)歷史變遷的基本史料。其中少數(shù)零星材料或者經(jīng)過匯總整理的第二手材料，可以短期保存。

不記述本單位活動(dòng)的檔案在單位檔案中的屬于次要位置，一般都是外來文件。這些檔案可以根據(jù)發(fā)文單位的不同進(jìn)行分類，主要包括上級(jí)機(jī)關(guān)來文和平級(jí)單位來文這兩類，具體如下：上級(jí)機(jī)關(guān)來文。這一類檔案一般都是政策性和規(guī)范型的檔案，也就是本單位貫徹執(zhí)行國(guó)家政策并遵照此類政策開展工作的重要文件，具有一定的法規(guī)性和參照性。因此，這類檔案屬于短期保存的類型。平級(jí)單位來文。這一類檔案主要包括工作簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要這些與本單位工作息息相關(guān)的文件。因此，這類檔案應(yīng)該和本單位的相關(guān)文件一起保存，可長(zhǎng)期也可短期，視情況而定。

三、文書檔案價(jià)值鑒定的延續(xù)工作

（一）檔案保管期限的劃分。我國(guó)先行的檔案制度把檔案保管期限劃分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管三種。在為檔案提供利用時(shí)，檔案會(huì)被頻繁使用而損壞，所以我所又編制了“自制文檔案”，也就是說有雙份的檔案保管，頻繁使用檔案就用自制文檔案，這樣就有效地保護(hù)好永久檔案。但是檔案價(jià)值的鑒定，只能是概略性的預(yù)測(cè)，很難做到具體細(xì)致。

（二）經(jīng)鑒定后需進(jìn)行剔出，并進(jìn)行檔案銷毀。銷毀檔案時(shí)，請(qǐng)務(wù)必要合法、謹(jǐn)慎和果斷。首先要對(duì)銷毀的檔案編制造冊(cè)，按照相關(guān)制度，請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行書面批準(zhǔn)和簽字，同時(shí)也進(jìn)行審批把關(guān)，以防止檔案工作者在檔案銷毀上出現(xiàn)遺漏和鑒定誤差。其次，在銷毀檔案的過程中，可采取分批次進(jìn)行。對(duì)于本單位的自制文件，除了按照保管期限存檔外，可備份一卷，組成“自制卷”，剩余的自制文件立即銷毀。對(duì)于外來文，有一定參考價(jià)值可短期保管，其余的立即銷毀。最后，已完成銷毀審批流程的檔案就要果斷采取行動(dòng)，一方面是在減輕檔案庫(kù)房的壓力，另一方面也降低了泄密事故的概率。

四、總結(jié)

文書檔案鑒定工作既細(xì)致又復(fù)雜，工作人員必須具備有較高的檔案專業(yè)素養(yǎng)和過硬的思想認(rèn)識(shí)，才能讓文書檔案得以完整地保存，更能精煉完整地反映本單位的歷史真實(shí)面貌。

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