文/中國航發(fā)湖南動力機械研究所 龍橙
績效考核體系在檔案管理模式中的應(yīng)用研究
文/中國航發(fā)湖南動力機械研究所 龍橙
檔案管理作為衡量企業(yè)業(yè)績及管理水平的重要尺度,需不斷創(chuàng)新管理模式,提高工作水平,以滿足企業(yè)經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)的服務(wù)需求。本文以企業(yè)績效考核體系為平臺,發(fā)掘績效考核在檔案管理模式應(yīng)用中應(yīng)關(guān)注的問題,結(jié)合問題提出在績效考核體系中實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新的途徑。
績效考核;檔案管理模式;創(chuàng)新
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,企業(yè)面臨更為激烈的競爭。為擴大企業(yè)規(guī)模、提高勞動生產(chǎn)率,實現(xiàn)組織目標(biāo)及完成市場的擴張,各種先進的企業(yè)管理模式應(yīng)運而生??冃Э己藝@組織目標(biāo)的分解與目標(biāo)責(zé)任的落實,通過對目標(biāo)責(zé)任部門及員工的績效考核,能有效促使企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)及企業(yè)績效的提高。目前,績效考核已被廣泛應(yīng)用到各類企業(yè)的管理模式中。
績效考核體系的建立及考核的實施需要大量客觀、真實的數(shù)據(jù)信息作為基礎(chǔ)支撐,檔案作為企業(yè)各項活動的真實記錄,能為績效考核提供公正客觀的考核依據(jù)。將檔案固化為考核目標(biāo)完成的表現(xiàn)形式,促使被考核者及時將完整的、符合歸檔要求的檔案移交檔案部門,有效提高檔案部門的地位,保證文件歸檔的及時性和完整性,提高檔案質(zhì)量,為檔案資源建設(shè)及檔案利用、開發(fā)等工作奠定基礎(chǔ)。同時,檔案管理可以績效考核體系為平臺,將檔案管理納入績效考核體系,讓檔案部門參與到企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的各項活動中,創(chuàng)新檔案管理模式,使檔案管理更好地為企業(yè)績效考核體系服務(wù)的同時,實現(xiàn)檔案管理自身的良性發(fā)展。
績效考核體系為檔案管理的創(chuàng)新提供了有利條件,相互之間都有良好的促進作用,但在實際的應(yīng)用過程中仍要注意以下問題:
(一)績效考核體系建設(shè)科學(xué)性的問題??冃Э己藢崉t是“目標(biāo)分解,責(zé)任落實”的過程,其中考核指標(biāo)設(shè)定、機構(gòu)設(shè)置與分工、考核流程的設(shè)計、判定依據(jù)的確定等各個項目的設(shè)置得是否科學(xué)合理都將直接影響到檔案管理在績效考核中監(jiān)督、考核功能的發(fā)揮。比如考核指標(biāo)設(shè)置不合理,將影響考核的執(zhí)行效果,使績效考核失去其工作評價的意義;考核流程的設(shè)置不合理,如不將檔案發(fā)布列入計劃任務(wù)完成考核節(jié)點中,檔案管理失去其監(jiān)督考核的功能,將會給那些投機取巧,為了完成考核節(jié)點而產(chǎn)生的不符合歸檔要求的檔案的產(chǎn)生創(chuàng)造條件,從而影響檔案質(zhì)量及檔案工作的開展。
(二)檔案意識及反饋機制的問題。檔案產(chǎn)生于企業(yè)的各個業(yè)務(wù)工作及流程中,檔案意識是制約檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵性問題。部分業(yè)務(wù)人員對檔案的了解程度不夠,不了解檔案在其工作及科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的價值,認為檔案的產(chǎn)生只是單純滿足檔案部門需要,甚至認為他們的歸檔工作僅是為了配合檔案部門的工作,雙方之間溝通和配合過程中不順利的情況時有發(fā)生。被考核對象可能會從自身計劃任務(wù)完成及工作便捷的角度出發(fā),向考核管理部門提出阻礙檔案管理工作開展的意見??冃Э己诉^程中檔案部門是否及時、真實地將歸檔情況反饋給被考核對象及考核部門將直接影響計劃節(jié)點的完成及考核結(jié)果的客觀公正性,影響檔案的完整性及有效性。
(三)檔案管理體系的問題。將檔案管理納入企業(yè)績效考核體系,作為績效考核的基礎(chǔ)保障,檔案管理體系是否科學(xué)、健全,將影響檔案管理工作水平,從而直接影響績效考核的實施及結(jié)果的真實性、公正性。如檔案管理制度體系是否科學(xué)、合理、完整,是否與企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動相匹配,文件資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)、文件歸檔的范圍和保管期限、檔案保管方式、文件歸檔的流程設(shè)置、檔案的管理手段等方面將影響檔案管理質(zhì)量和工作水平。
(四)人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力的問題??冃Э己诵枰罅康男畔?shù)據(jù)作為支撐,檔案管理部門需要充分、及時地為考核部門提供真實可靠的信息數(shù)據(jù),這就需要檔案人員具備對信息數(shù)據(jù)進行主動收集、甄別、審核的能力。檔案人員是否按照相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)對歸檔活動及檔案的進行公正、客觀的審核,影響檔案管理在績效考核中監(jiān)督考核功能的發(fā)揮。目前因檔案管理人員工作質(zhì)量、工作態(tài)度導(dǎo)致的檔案在質(zhì)量、效率等方面的問題依然存在。企業(yè)的各項科研生產(chǎn)、經(jīng)營活動中產(chǎn)生的檔案涉及管理、科研、技改、設(shè)備、經(jīng)營等多個門類,檔案管理人員不僅需要掌握檔案管理專業(yè)知識,還要熟悉研究所各類業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容、流程、管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)的科研生產(chǎn)知識。同時,隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展,檔案管理人員在數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)的學(xué)習(xí)應(yīng)用方面也面臨巨大的挑戰(zhàn)。
(一)以績效考核體系為平臺加強檔案責(zé)任制管理。以績效考核體系建設(shè)為平臺將檔案管理納入研究所的發(fā)展規(guī)劃和計劃管理,列入單位的研究所的有關(guān)制度,列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任。將檔案管理工作落實到檔案形成部門和人員,增強有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員對的檔案意識,降低檔案部門的被動性,促進達到檔案工作各方面的規(guī)定要求。通過對計劃目標(biāo)的考核,實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的目標(biāo)。同時,可通過計劃管理及績效考核體系,將檔案管理工作自身的工作目標(biāo)(如各門類文件歸檔范圍和保管期限表的編制工作)和建設(shè)(如軟、硬件設(shè)施建設(shè))需求納入計劃任務(wù),將目標(biāo)責(zé)任分解落實到相關(guān)部門和人員,通過考核提高各部門配合完成工作的任務(wù)的積極性,從而促進檔案管理的發(fā)展。
(二)在績效考核中建立有效的檔案管理機制。在績效考核中將檔案管理工作與計劃執(zhí)行實行同步管理。下達任務(wù)的同時提出文件材料的歸檔要求,檢查計劃同時檢查文件形成情況,評審、鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,成果申報及科技人員提職評審?fù)瑫r檔案部門出具專題歸檔情況證明。在績效考核責(zé)任體系中,將目標(biāo)管理與過程控制相結(jié)合,將檔案工作納入相關(guān)工作流程。檔案部門通過參加重要計劃會議,參加項目(課題)評審(論證)、鑒定會,定型會、驗收會,參加工程驗收,參加設(shè)備開箱等活動,起到檔案部門在流程中的監(jiān)督作用,督促各項目責(zé)任者及時地向檔案部門提交完整的符合歸檔要求的檔案材料。為檔案管理收集工作及研究所信息資源的積累奠定基礎(chǔ)。
(三)建立有效的交流、反饋機制。檔案管理部門積極參加重要計劃工作會,及時掌握各項目的工作進度,并將檔案工作發(fā)現(xiàn)遇到的問題進行探討,聽取業(yè)務(wù)部門對檔案管理提出合理的建議或意見。定期將向績效考核部門及指標(biāo)責(zé)任部門反饋文件歸檔情況,對不符合項通過拉條掛賬的形式督促其歸檔符合要求,保證歸檔的完整性和及時性。定期對歸檔質(zhì)量進行統(tǒng)計分析,對其中發(fā)現(xiàn)的問題及違規(guī)行為反饋至考核部門,規(guī)范人員的歸檔行為,提高檔案質(zhì)量。定期進行顧客滿意度調(diào)查,改進檔案管理工作中存在的問題,提升管理水平及服務(wù)能力。
(四)健全檔案管理體系。按照國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的要求,結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況,制定詳細、全面、科學(xué)的檔案管理的各項規(guī)章制度,對歸檔文件的形成、積累、歸檔、整理和保管制定具體詳細的規(guī)定。設(shè)置科學(xué)合理的歸檔流程,明確審批的責(zé)任和權(quán)限,加強文件控制。完善信息化管理手段,建立科學(xué)的檢索體系,健全檔案借閱、利用機制,使檔案管理更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營及績效考核服務(wù)。同時,制定檔案管理工作考核指標(biāo),并納入績效考核體系,通過對檔案管理工作的完成情況的考核,加強對檔案管理工作的監(jiān)督,確保檔案管理工作目標(biāo)的實現(xiàn),促進檔案管理體系的建立和健全。
(五)提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在加強檔案管理人員檔案專業(yè)學(xué)習(xí)的同時,也要引導(dǎo)其學(xué)習(xí)研究所相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的基本知識,同時適應(yīng)信息化發(fā)展的需求,掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)等方面的知識。建立長效的檔案管理人員的培訓(xùn)機制,實現(xiàn)相關(guān)專業(yè)知識的動態(tài)更新,提供其參與企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識學(xué)習(xí)的機會,加強與信息技術(shù)部門的合作學(xué)習(xí)。同時,在檔案人員管理中引入競爭考核機制,通過對檔案管理人員的工作行為、效率及質(zhì)量進行有效的考核評價,并落實到績效管理中,從而加強檔案管理人員的責(zé)任心,提高工作積極性及工作質(zhì)量,促進其自身主動學(xué)習(xí),不斷提高專業(yè)素質(zhì)及服務(wù)能力,以適應(yīng)新時期檔案管理的要求。
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