張黎黎

人事檔案管理中的知情權(quán)與隱私權(quán)分析

張黎黎

檔案在每個人的一生中都很重要，檔案里存有你所有的個人信息。人事檔案關(guān)系著每一個公民的信息安全，用人單位擁有對當事人的檔案知情權(quán)。當事人也有權(quán)保護好自己的檔案隱私權(quán)，兩者的關(guān)系只有在平衡后，人事才能做好檔案的管理工作。

人事 檔案管理 知情權(quán) 隱私權(quán)

一、前言

企業(yè)用人單位的人事在用人的時候有對應聘當事人檔案的知情權(quán)，但是當事人也有對自己檔案保護的隱私權(quán)。所以當二者發(fā)生沖突的時候，在一種什么樣合理的情況下才能夠解決這一問題，讓人事了解了當事人的信息檔案也讓當事人保證了檔案信息的隱私不被泄露。本文將就人事檔案在管理中的知情權(quán)與隱私權(quán)的平衡關(guān)系展開研究分析，希望為企業(yè)人事在今后的檔案管理中提供一個具有價值的參考資料。

二、人事檔案知情權(quán)的內(nèi)涵

人事檔案的知情權(quán)指的是企業(yè)用人單位的相關(guān)部門和相關(guān)人員保管的與當事人信息有關(guān)的檔案情報，當事人有權(quán)利知道自己的檔案信息，企業(yè)的人事也有種擁有對當事人信息的知情權(quán)[1]。檔案就像一種符號一直伴隨著我們成長，是公民的第二張身份證，檔案里包含了公民的所有個人信息，包括：個人基本情況、家庭住址、電話號碼、教育經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷和感情狀況等在檔案里面都會有記載。

三、人事檔案隱私權(quán)的含義

因人事檔案具有了一定的知情權(quán)，所以相應的也會具有一定的隱私權(quán)。隱私權(quán)指的是當事人有權(quán)利對自己人事檔案中的信息和個人隱私進行保護的權(quán)利，也包括了企業(yè)人事依法對當事人隱私的保護權(quán)利。當事人有權(quán)利對自己的隱私進行保護，對當事人隱私進行保護保證當事人不會受到侵犯是人事檔案管理工作中的首要任務。為了更好的保證公民的人事檔案中的隱私不被泄露，我國出臺了《公正檔案管理辦法》為人事檔案的隱私管理提供法律支持和法律保護。

四、如何維護人事檔案在利用中的公民知情權(quán)

在人事檔案的管理工作中，由于人們對自己檔案享有的知情權(quán)不足，所以導致了自身的利益受到損害，因此檔案的管理人員應該加強對檔案的維護工作，要充分的保證當事人的檔案信息不被侵害。在企業(yè)用人單位的人事檔案管理工作中，所有的人事檔案都要經(jīng)當事人本人親自簽字、或經(jīng)當事人親自授權(quán)，企業(yè)才可以將當事人的檔案進行歸檔管理。但是現(xiàn)在的企業(yè)用人單位中并沒有嚴格得按照相應的管理程序進行檔案的管理。

五、人事檔案在利用中如何保證公民的隱私權(quán)不被侵犯

公民依法享有檔案的隱私管理權(quán)，我國于1992年實施《各級國家檔案管開放檔案的辦法》，其中第二條規(guī)定凡涉及國防，外交，公安以及國家安全類的檔案的開放期限為30年[2]。對個人檔案的開放并沒有相關(guān)的涉及，因此在認識檔案管理中，對于那些非法公布檔案隱私內(nèi)容的行為應當給予嚴厲的打擊。對于非法獲取或買賣個人檔案的行為應當在充分保證公民檔案隱私權(quán)的基礎上對其違法行為進行追究。在人事檔案的管理工作中，應該加強對檔案管理人員的保密工作教育，在培養(yǎng)其職業(yè)道德的同時還要提高其道德素質(zhì)。

六、平衡人事檔案知情權(quán)與隱私權(quán)的具體方法

（一）重視起對人事檔案的管理工作

只有重視起對人事檔案的管理工作，才能保證人事檔案的利用在知情權(quán)與隱私權(quán)之間的動態(tài)平衡，人事檔案的管理部門應該加強監(jiān)督力度，讓人事檔案的管理工作完全的透明化，要保證當事人能夠及時的了解到自己檔案中的信息變化。保證當事人的知情權(quán)，也保證了檔案的真實性。人事檔案的管理人員在對當事人的檔案翻閱時應該嚴格的按照相應的借閱程序，在查證信息后要及時的將檔案進行歸還。人事檔案管理人員應該做好對檔案的保護工作，對將檔案進行不當行為的人員要進行嚴厲的打擊。

（二）把握好對當事人信息檔案的知情權(quán)與隱私權(quán)的界線

在人事檔案的管理工作中，要想保證兩者之間的動態(tài)平衡，就要把握好兩者在使用中的可用范圍，要掌握好對人事檔案的保密限度。當事人不可以對檔案進行過度的保護，而檔案的管理人員也不可以將當事人的檔案進行過度的公開。在兩者中和的基礎上，要實現(xiàn)檔案信息的完整、真實和透明。公民對檔案有知情權(quán)，但不是無限的知情權(quán)，在不違背兩者利益的基礎上要適當?shù)膶n案進行對人事的公開。而人事在了解了當事人的檔案信息后不應該對當事人的隱私進行公開和擴散傳播。只有正確的處理好兩者之間的界線，才能使檔案的管理工作更好的進行。

（三）建立健全人事檔案知情權(quán)與隱私權(quán)的保護制度

要想人事檔案管理工作中知情權(quán)與隱私權(quán)之間和諧的發(fā)展，就應該建立健全相應的管理制度，在管理中加大監(jiān)管力度，使檔案的管理程序是透明的，公開的。企業(yè)人事在對當事人檔案的查證中，要嚴格的按照相應的借閱程序，借閱完成后要及時的歸還檔案。在檔案管理部門、社會用人單位以及當事人之間要形成相互的監(jiān)督機制，要及時的制止對檔案的篡改行為，要充分的保證當事人的權(quán)利不被侵害。

七、結(jié)語

人事檔案作為國家和企業(yè)用人到位了解當事人信息的第一途徑，在其管理工作中一定要處理好知情權(quán)與隱私權(quán)之間的關(guān)系。在管理中健全相應的管理制度，及時的將人事信息進行完善和改進，保證人事檔案發(fā)揮出其真正的價值。

[1]關(guān)紹鵬.人事檔案知情權(quán)保障問題淺析[J].經(jīng)營管理者,2017(03):253.

[2]方衛(wèi)紅.平衡人事檔案知情權(quán)與隱私權(quán)的利用[J].才智,2017(08):280.

（作者單位：攀鋼集團公司海綿鈦分公司）

張黎黎（1984-），女，遼寧開原人，本科，攀鋼集團公司海綿鈦分公司，助理經(jīng)濟師，研究方向：人事檔案管理。