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        財務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化

        2017-11-22 08:57:49來賓
        財會學習 2017年22期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)共享中心管理模式優(yōu)化

        來賓

        摘要:隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展,經(jīng)營范圍逐漸向外地區(qū)和國家擴張,這使得財務(wù)必須增加一些高級職能,像比較全面的進行預算和資本的重新設(shè)置等等。傳統(tǒng)的財務(wù)只進行記賬、結(jié)賬和報表等,而目前信息系統(tǒng)也在不斷的進行升級,財務(wù)會計部門的升級就是必然的趨勢,它包括內(nèi)部流程改革、集中管理和結(jié)算和一些資源的重新配置等等,財務(wù)的共享服務(wù)模式也是這樣產(chǎn)生的。財務(wù)的共享服務(wù)模式在我國企業(yè)集團進行實施的時候出現(xiàn)了或多或少的挑戰(zhàn)和問題,本文對當前的財務(wù)共享服務(wù)中心的管理模式的優(yōu)化進行了簡單的探討。

        關(guān)鍵詞:財務(wù)共享中心;管理模式;優(yōu)化

        一、財務(wù)共享服務(wù)中心常見的問題

        (一)組織機構(gòu)的問題

        財務(wù)共享服務(wù)中心屬集團總部直接管理,同時也對其他業(yè)務(wù)單位服務(wù),可是沒有任何領(lǐng)導一家單位的權(quán)利。這樣就會導致在工作中容易出現(xiàn)溝通不到位的現(xiàn)象,導致重大錯誤和失誤的出現(xiàn),也找不到人來承擔責任。財務(wù)共享服務(wù)中心的核算和復核的環(huán)節(jié)采取的自動平均分配的模式來進行的,即各業(yè)務(wù)單位的審批手續(xù)完成后,業(yè)務(wù)會自動回到財務(wù)共享服務(wù)中心,再經(jīng)過自動分配,財務(wù)人員一次進行核算、復核、出納和歸檔一系列的步驟。這樣的核算模式使共享服務(wù)中心的核算效率有了顯著的提高,讓管理者對這個核算流程的進度有了很好的掌控,免除了積壓的現(xiàn)象。但也是有問題的,各業(yè)務(wù)單位的帳套的完整性關(guān)注不夠,每個員工和不同的業(yè)務(wù)單位都在打交道,溝通不到位會導致經(jīng)常出錯,會計的核算也會增大風險。另外,每個業(yè)務(wù)人員面對的單位人員也是不同的,溝通成本就會大面積的增加,其完整性也受到了一些影響。

        (二)人員流失的問題

        眾所周知,財務(wù)共享服務(wù)中心的這種形式有著一定的特殊性,它的職業(yè)前景沒有被看好,員工以后的發(fā)展沒有明確的通道,規(guī)劃也不是很清楚。而財務(wù)人員的工作十分的單一,每天就是把財務(wù)共享服務(wù)的會計核算的任務(wù)重復的集中在一塊。這樣的工作是比較乏味的,時間長了員工的積極性就降低了,也容易發(fā)生心里疲勞的現(xiàn)象,大大增大了人員的流失率,對財務(wù)共享服務(wù)中心來說特別不利于它的健康發(fā)展。

        (三)財務(wù)風險的問題

        財務(wù)共享服務(wù)中心的核算形式是比較特殊的,財務(wù)有著一定的風險。因為它的這種特殊性,共享服務(wù)中心在將業(yè)務(wù)統(tǒng)一的進行處理之后,會計的核算工作都是脫離實質(zhì)的。無論是中心的財務(wù)人員還是業(yè)務(wù)單位的財務(wù)人員,對于活動沒有辦法完全的掌控,所以,共享服務(wù)中心的會計信息的真實性是存在風險的。共享的模式讓財務(wù)信息都下降的是它的真實性和完整性。

        (四)核算流程的問題

        第一,費用報銷過程工作效率低。報銷單一般都是通過郵寄的方式到達財務(wù)共享服務(wù)中心。報銷組的審核工程量非常的大,而且正確率得不到保證,效率也是很低的。審核小組對各個負責人的簽名也要熟悉,所以特別的枯燥。如果有不合規(guī)的內(nèi)容出現(xiàn),還要一個個的找相關(guān)人員進行溝通,過程非常緩慢。這不但影響了工作的效率也經(jīng)常會受到其他部門的投訴。第二,應付賬款流程中的付款情況不佳。共享財務(wù)服務(wù)中心付款不夠及時,有一部分原因是因為業(yè)務(wù)量太大,通知的比較晚,這使得共享服務(wù)中心和客戶的工作效率都受到了影響。業(yè)務(wù)人員的工作知識掃描原件,不會去檢查原件,所以到財務(wù)中心的時候會出現(xiàn)很多問題。再發(fā)現(xiàn)這些問題就是幾天之后了,再進行溝通聯(lián)系,時間很長,工作效率受到了直接的影響。同時郵寄的時間也是比較長的,中途也會發(fā)生丟件或者破損的情況,任何一種差錯對整個付款的流程影響都是非常大的。

        二、財務(wù)共享服務(wù)中心常見問題的優(yōu)化方法

        (一)組織機構(gòu)出現(xiàn)的問題的優(yōu)化方法

        第一,對分公司財務(wù)的監(jiān)督職能進行強化。財務(wù)的核算模式從傳統(tǒng)的模式到財務(wù)共享服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變中,財務(wù)的職能從財務(wù)核算向財務(wù)監(jiān)督轉(zhuǎn)變。如果出現(xiàn)問題,共享中心和當?shù)貥I(yè)務(wù)單位相互的了解情況,各地財務(wù)的職能要非常明確,獎懲要分明;第二,各地分公司財務(wù)的具體化要求。舉個例子,在進行應付賬款的過程中,各地分公司是需要對發(fā)票進行掃描的,為了能夠避免工作的大量堆積,依照發(fā)票量的多少商量出一種適中的發(fā)票的掃描的頻率,這大大提升了財務(wù)共享中心的工作效率;第三,對管理人員進行優(yōu)化。積極的清理財務(wù)共享服務(wù)中心人員的分工問題。就發(fā)展的長遠目標來說,一部分的職責需要重新進行確定和界定。支撐型的崗位多加入一些,這些人員在財務(wù)核算上為了能夠提高核算的完整度和準確率是要進行監(jiān)督的。并且,核算的流程需要不斷的梳理,從中容易發(fā)現(xiàn)哪些點容易出錯和哪些點是關(guān)鍵點,再針對這些點重點的進行關(guān)注,做到及時發(fā)現(xiàn)及時解決。

        (二)人員流失的優(yōu)化方法

        第一,員工的職業(yè)生涯也要考慮。職業(yè)生涯以后的發(fā)展渠道也要為員工計劃好,這樣能夠激勵員工更好的進步,讓他們在業(yè)務(wù)能力、薪資水平上都可以獲得有效的提升;第二,加強自身員工的培訓工作。財務(wù)共享服務(wù)中心對員工的培訓和學習也是足夠的重視,財務(wù)人員素質(zhì)的提高,財務(wù)、稅務(wù)、管理和會計等專業(yè)知識的提高;第三,人才的培養(yǎng)依靠相互交流來實行。對財務(wù)共享服務(wù)中心的財務(wù)人員,定期的組織學習,進行參觀和交流,交流的過程中,財務(wù)人員在共享服務(wù)這種模式下能夠參與到流程的處理當中。在當?shù)貥I(yè)務(wù)單位的參觀和溝通,親身經(jīng)歷之后,信息傳遞的效果就好了很多。

        (三)財務(wù)風險的優(yōu)化

        財務(wù)共享中心自身的檢查和監(jiān)督工作要足夠的重視,在能夠控制風險的基礎(chǔ)上,將核算質(zhì)量進行改正。質(zhì)量的監(jiān)督工作安排專門的人負責,制定出不同的管理體系進行,會計信息質(zhì)量的監(jiān)督和復核、質(zhì)量管理的復查和季度的抽查。另外,關(guān)鍵的指標還需要定期的進行巡查。各種指標和科目每天也要進行巡查,進行統(tǒng)計,有問題的地方做到懲罰要明確,責任落實到個人。和業(yè)務(wù)單位的交流上,新的業(yè)務(wù)做到隨時更新隨時了解,為了能夠支撐好企業(yè),各業(yè)務(wù)的關(guān)鍵點一定要處理好。

        (四)核算流程的優(yōu)化方法

        第一,費用報銷過程的優(yōu)化靠信息技術(shù)的自動可以解決費用報銷的問題,公司內(nèi)部的系統(tǒng)每個人都在報銷申請模塊來改進。需要報銷的員工通過自己的帳號可以自行查詢費用報銷的流程,這樣方便了很多也順暢了很多;第二,應付賬款的優(yōu)化首先可以增加發(fā)票的初步檢查程序,當?shù)貟呙鑶T在掃描之前看一下發(fā)票合不合規(guī)定、有沒有重復和有沒有經(jīng)過審批工作等等,從中降低溝通成本和增加工作效率。其次控制好票據(jù)的處理時間,工作人員對采購和入庫也要經(jīng)常的關(guān)注。發(fā)票一定要及時的掃入發(fā)票的系統(tǒng)當中,有過期沒有處理的發(fā)票及時通過系統(tǒng)向業(yè)務(wù)人員報備。最后,和供應商之間隨時的保持聯(lián)系,及時對應付賬款情況進行了解。依照每個賬款的截止日期及早的安排付款,在業(yè)務(wù)單位審批之后再進行付款工作。這樣在付款成功之后,再依照系統(tǒng)給供應商發(fā)送通知,供應商的查詢時間和人力方面都能夠有效的減少。

        三、結(jié)束語

        綜上所述,財務(wù)共享服務(wù)中心是財務(wù)系統(tǒng)新出的一種管理模式,它比傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式的優(yōu)勢多的太多了,它不但使財務(wù)會計和管理會計有效的分離了,也讓企業(yè)有效的降低了成本增加了效益,使企業(yè)的核心競爭力得到了提高。當然,財務(wù)共享服務(wù)中心管理也有一定的困難性和復雜性,從中也存在著不足,所以,對財務(wù)共享服務(wù)模式還要不斷的進行優(yōu)化,讓它的優(yōu)勢能夠充分的發(fā)揮出來。

        參考文獻:

        [1]石慧.財務(wù)共享服務(wù)中心模式淺析[J].青島職業(yè)技術(shù)學院學報,2006(19).

        [2]溫哲.財務(wù)共享服務(wù)中心應用分析與研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2014(23):224-225.

        [3]范曉蓉.淺析財務(wù)共享服務(wù)模式下企業(yè)績效管理問題[J].現(xiàn)代商業(yè),2012(05).

        [4]劉婷媛.企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)管理模式探討[J].財會研究,2007(02).

        (作者單位:浙江企朋網(wǎng)絡(luò)技術(shù)股份有限公司)endprint

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