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        現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

        2017-11-20 09:00:00簡娜
        卷宗 2017年30期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)人力資源人事檔案

        簡娜

        摘 要:人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中具有舉足輕重的地位,很大程度上決定了企業(yè)人力資源管理的水平。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,市場競爭日益激烈,企業(yè)為了提高自身核心競爭力,不斷的發(fā)展和開發(fā)企業(yè)人力資源,人事檔案管理也受到了極大的影響,促進(jìn)了現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展。然而,不可否認(rèn)的是,隨著現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展,現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題也隨之凸顯出來。因此,在這樣的背景下,本文對現(xiàn)代人事檔案管理進(jìn)行深入研究,并依據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題提出幾點(diǎn)優(yōu)化策略。本次研究目的主要是為了更為的提升我國現(xiàn)代人事檔案管理的水平有所裨益。

        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代人事檔案管理;企業(yè)人力資源;人事檔案

        人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中具有極其重要的作用,是企業(yè)員工思想品質(zhì)、獎勵懲罰、學(xué)習(xí)狀態(tài)、工作狀態(tài)的記載,從而為與企業(yè)進(jìn)行員工的考核與組織提供有效的信息數(shù)據(jù)依據(jù),提高了企業(yè)人力資源管理的質(zhì)量。在我國社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的影響下,市場競爭日益激烈的背景下,企業(yè)只有加強(qiáng)現(xiàn)代人力檔案管理的質(zhì)量,才能直接有效的提高企業(yè)人力資源管理的水平,從而提高自身核心競爭力。因此,現(xiàn)代人事檔案管理成為了現(xiàn)今較熱的話題,而如何提高現(xiàn)代人事檔案管理的質(zhì)量成為了各大中小企業(yè)和事業(yè)單位亟待解決的問題。

        1 概述現(xiàn)代人事檔案管理

        人事檔案是指對個人的工作業(yè)績、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、品德思想、政治思想、成長經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等等方面的文字記載或電子文檔的記載。人事檔案管理是指對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、整理、收集等等活動。人事檔案管理的主要目的是為了保守檔案機(jī)密、確保檔案材料完整、便于檔案利用等,其一,保守檔案機(jī)密,現(xiàn)現(xiàn)代市場競爭中,了解競爭對手的情報具有極其重要的作用,有部分機(jī)密檔案是企業(yè)發(fā)展的機(jī)密,例如,企業(yè)成本材料,客戶信息等都是企業(yè)的機(jī)密文件。因此,檔案管理員必須具備很強(qiáng)的職業(yè)道德、遵守法律法規(guī)、嚴(yán)格做好檔案管理的保密工作;其二,確保檔案材料完整,在檔案日常維護(hù)和管理的工作中,管理人員必須要做到材料的完整性,防止材料遺失或遭到破壞,這是檔案管理人員日程工作中的重要任務(wù)和職責(zé);其三,便于檔案利用,只有能夠有效的利用人事檔案管理材料,才能有利提高企業(yè)人力資源管理的效率和質(zhì)量[1]。

        2 現(xiàn)代人事檔案管理存在的不足

        (一)管理制度存在缺陷

        隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的人事管理已滿足不了現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展的需求。有的企業(yè)至今還采用著傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行檔案管理工作,造成了檔案管理存在諸多問題,例如,員工職責(zé)不清晰、制度不完善等,都是造成企業(yè)人事檔案管理存在問題的主要因素。人力檔案管理必須要采用現(xiàn)代化管理理念,建立更加完善的企業(yè)人事檔案管理制度,才能夠有效直接的提高企業(yè)人事檔案管理的質(zhì)量。

        (二)管理人員流動問題

        總所周知,企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)具有長久性、連續(xù)性、乏味性的工作,在人事制度的影響下,企業(yè)各各個部門、各個單位都出現(xiàn)人員流動大的現(xiàn)象,同時也包括了企業(yè)人事檔案管理的人員。這就使得人事檔案管理的工作容易出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象,如有人事檔案管理人員突然離職,和后來的人事檔案管理人員工作交接不順利和完善整,造成工作存在斷層性,從而使得管理工作重復(fù)或著不夠全面進(jìn)行,造成了人事檔案管理工作質(zhì)量難以有效的提高,降低了人事檔案管理工作的效率[2]。

        (三)管理人員經(jīng)驗(yàn)不足

        企業(yè)人事檔案管理由于其工作存在枯燥乏味、時間長的特點(diǎn),工作需要具備一定的耐心,使得從事企業(yè)人事檔案管理工作人員的年齡普遍較高,人事檔案管理人員年輕人較少。同時,現(xiàn)代人事檔案管理的影響下,人事檔案管理工作人員的管理管理技能已滿足不了現(xiàn)今管理的需求。另外,由于部分年輕人管理經(jīng)驗(yàn)不足,造成的人事檔案管理出現(xiàn)問題的例子比比皆是,管理人員的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能直接影響了人事檔案管理的質(zhì)量[3]。

        3 現(xiàn)代人事檔案管理優(yōu)化的策略

        (一)完善檔案管理制度

        俗話說:“無規(guī)矩不成方圓?!敝挥胁粩嗟慕⒑屯晟破髽I(yè)人事檔案管理的制度,才能有效的提高企業(yè)人事檔案管理的質(zhì)量。人事檔案管理制度必須根據(jù)國家頒布的《人事檔案管理法》建立,必須要個遵循國家頒發(fā)的法律,是人事檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、正規(guī)化、法制化方向發(fā)展,企業(yè)單位必須嚴(yán)格按照管理人員管理活動的程序進(jìn)行,將人事檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到每一位管理人員身上,做到責(zé)任連帶的用作,使得管理人員之間相互監(jiān)督,提高管理人員的政治覺悟和綜合素質(zhì),若出現(xiàn)違法亂紀(jì)的情況,應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰,徹底追求法律責(zé)任。從檔案管理人員自身抓起,建立完善的檔案管理制度,形成一個良好的、和諧的人事檔案管理工作環(huán)境。另外,建立現(xiàn)代化符合自身發(fā)展的人事檔案管理系統(tǒng),將現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合,建立一個健全和完整的人事檔案管理系統(tǒng),從而提高檔案管理工作的效率[4]。

        (二)降低管理人員流動

        企業(yè)和單位人事檔案管理人員因流動大,而造成了檔案管理披露存在的問題極其嚴(yán)重。因此就需要對管理人員進(jìn)行更為嚴(yán)格的要求,對人事檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理,明確管理職責(zé),責(zé)任落實(shí)到每一位管理人員身上。同時企業(yè)單位,應(yīng)給予人事檔案管理人員足夠的薪資待遇,減低人員流動的問題,并且還需要不斷的引進(jìn)先進(jìn)的、有責(zé)任心的管理人才。另外,在人事檔案管理工作交接時,必須要做到完整的、全面的交接工作,使后來的員工能夠獨(dú)立的完成接下來的管理工作,避免工作出現(xiàn)斷層的問題,從而提高企業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量[5]。

        (三)加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

        在管理人員經(jīng)驗(yàn)不足的問題上,企業(yè)單位需要加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)的工作,建立完善的培訓(xùn)制度,進(jìn)行積極的宣傳工作,使每一位管理人員都能積極參與,提高管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平。并且,企業(yè)單位需要加強(qiáng)對管理設(shè)備資金的投入,例如,現(xiàn)代化信息管理設(shè)備等。不斷的引進(jìn)先進(jìn)的管理人才、培訓(xùn)人才,定期的進(jìn)行人事檔案管理人員的培訓(xùn),提高專業(yè)技能水平。另外,還需要老人帶新人,一對一帶新人,增加管理人員的管理經(jīng)驗(yàn),從而使管理人員能夠具備獨(dú)立工作的能力,提高企業(yè)單位人事檔案管理的效率,從而提高企業(yè)人力資源管理的質(zhì)量[6]。

        結(jié)束語:通過本位的論述得知,現(xiàn)代人事檔案管理有利全面的認(rèn)識和了解。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,傳統(tǒng)人事檔案管理理念和技術(shù)已滿足不了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求,在現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題上,可以通過加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)、建立和完善檔案管理制度、降低管理人員的流動性,從而有效的提高企業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量。望此次的研究能為我國企業(yè)單位提高人事檔案管理的水平提供有效的幫助。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張騰華.關(guān)于人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及對策的研究[J].民營科技,2017,04(01):129.

        [2]焦銀珠,肖紅,等.新形勢下農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理存在問題及其對策建議[J].遼寧農(nóng)業(yè)科學(xué),2017,02(02):47-49.

        [3]邵貝卡.行政事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及解決對策探索[J].現(xiàn)代國企研究,2017,05(12):67.

        [4]黃江宏.關(guān)于新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題分析及對策探討[J].人力資源管理,2017,03(06):331-332.

        [5]周秀清.新形勢下高校人事檔案管理工作存在的問題與對策探析[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2016,12(02):36-37.

        [6]高麗.從全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作看科研院所人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,11(10):164.endprint

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