基于傳播理論的商業(yè)銀行內(nèi)部控制信息傳導(dǎo)研究

曹連根廖凌波

商業(yè)銀行內(nèi)控信息傳導(dǎo)失效的現(xiàn)象具有普遍性，但無論在學(xué)界還是實(shí)務(wù)界都沒有系統(tǒng)地分析過問題出現(xiàn)的環(huán)節(jié)、問題的產(chǎn)生的原因。本文以信息傳播的經(jīng)典模式為分析框架，對內(nèi)控信息傳導(dǎo)的實(shí)例進(jìn)行分析，以一個(gè)全新的視角對商業(yè)銀行內(nèi)控信息的傳導(dǎo)開展研究。本文研究發(fā)現(xiàn)信息傳導(dǎo)組織架構(gòu)不合理、信息文本形式不符合基層需要、職能人員信息處理能力與信息量不相適應(yīng)是導(dǎo)致內(nèi)控信息傳導(dǎo)失效的主要原因。最后針對問題和原因提出了建議。

傳播理論；內(nèi)部控制；信息傳導(dǎo)

一、商業(yè)銀行內(nèi)控信息傳導(dǎo)的現(xiàn)狀

良好的信息傳導(dǎo)與溝通機(jī)制是內(nèi)部控制有效運(yùn)行的保障，“信息的存在與有效傳遞，影響到控制制度的有效性”?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第38條也明確了信息傳導(dǎo)與溝通機(jī)制對內(nèi)部控制的重要性。而商業(yè)銀行特別是大型國有商業(yè)銀行，由于機(jī)構(gòu)龐大、管理層級多、業(yè)務(wù)種類繁雜、信息技術(shù)薄弱，易引發(fā)內(nèi)控信息傳導(dǎo)上的問題。

學(xué)界一般從內(nèi)部控制五要素的角度，論述了商業(yè)銀行在內(nèi)控信息加工整理、歸納匯總工作缺乏一致性、系統(tǒng)性等方面的問題。具體到管理實(shí)踐中，商業(yè)銀行內(nèi)部的各類監(jiān)督檢查表明，內(nèi)控信息傳導(dǎo)失效是引發(fā)業(yè)務(wù)操作不規(guī)范的重要原因。以某商業(yè)銀行A分行(下稱A分行)為例，該分行2009年至2015年綜合業(yè)務(wù)檢查情況來看，信息傳導(dǎo)與溝通不力是引發(fā)各類業(yè)務(wù)不規(guī)范的主要成因。其中，2009年有10.14%的業(yè)務(wù)不規(guī)范問題是由信息傳導(dǎo)與溝通不力引起的，雖然2010年到2015年的檢查報(bào)告中未具體統(tǒng)計(jì)問題個(gè)數(shù)及占比，但都作為業(yè)務(wù)不規(guī)范問題的主要成因進(jìn)行了分析，充分說明了商業(yè)銀行內(nèi)控信息傳導(dǎo)上存在著諸多問題，需要我們進(jìn)一步探究。

二、傳播理論下的內(nèi)控信息傳導(dǎo)要素分析

商業(yè)銀行內(nèi)控信息傳導(dǎo)，是指規(guī)范各類業(yè)務(wù)處理流程的制度、規(guī)程以及控制要求等內(nèi)控信息，在銀行內(nèi)部機(jī)構(gòu)及人員之間傳遞、處理、反饋的過程。這一過程實(shí)際上符合信息傳播的一般原理。因此，以信息傳播的經(jīng)典模式為分析框架，將提供一個(gè)全新的視角，系統(tǒng)地分析內(nèi)控信息傳導(dǎo)的要素。

(一)信息傳播模型

韋斯特利和麥克連(B.H. Westley and M.S. Maclean Jr.)將“反饋”引入到申農(nóng)(C.E. Shannon)的信息傳播模式中，形成了經(jīng)典的信息傳播模式，見圖1。

信息的傳播模式描述了信息傳播的一般過程。信源是信息的傳播者，信道是信息傳播的通道，信宿是信息的接受者(需求者)。信源把自己掌握的信息，經(jīng)過特定方式進(jìn)行編碼，將信息加工成有利于傳遞的信息形式，通過信道傳遞到信宿的一端，由信宿接收、譯碼，理解并內(nèi)化為自己掌握的信息。信宿還會(huì)通過自己對信息的理解，向信源進(jìn)行反饋，使得信源調(diào)整傳播過程。

圖1 信息的傳播模式

(二)內(nèi)控信息傳導(dǎo)要素分析

1.內(nèi)控信息的信源與信宿

內(nèi)控信息的信源是商業(yè)銀行的管理職能部門，是內(nèi)控信息的傳播者。管理職能部門根據(jù)現(xiàn)行的法律法規(guī)、監(jiān)管要求、風(fēng)控要求和業(yè)務(wù)辦理的實(shí)際需要，產(chǎn)生大量的內(nèi)部控制信息。這些信息包括各類管理辦法、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程、指引，以及含有業(yè)務(wù)操作要求的通知、風(fēng)險(xiǎn)提示等。內(nèi)控信息傳導(dǎo)的信宿是銀行各級機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)操作人員。他們遵照各類內(nèi)控信息開展工作、辦理業(yè)務(wù)。在銀行體系的信源與信宿關(guān)系中，管理職能部門(信源)占據(jù)主導(dǎo)地位，信源應(yīng)該充分考慮信宿的實(shí)際情況，以適當(dāng)?shù)男畔⑿问?，并采取恰?dāng)?shù)膫鞑ネǖ肋M(jìn)行傳導(dǎo)。

2.內(nèi)控信息的信道

信道的結(jié)構(gòu)影響信息傳導(dǎo)的效果。內(nèi)控信息的傳送與接收一般通過書面文件、電子文本以及學(xué)習(xí)培訓(xùn)等渠道。信道的結(jié)構(gòu)分為：鏈條結(jié)構(gòu)、擴(kuò)散結(jié)構(gòu)和信息池三種類型，依次對應(yīng)商業(yè)銀行中的公文及電子郵件系統(tǒng)、培訓(xùn)宣講、網(wǎng)站或信息庫。具體結(jié)構(gòu)參見下圖2。信道結(jié)構(gòu)各有利弊，適合不同類型的信息傳遞，需要結(jié)合信息傳遞組織架構(gòu)和信息本身的特點(diǎn)進(jìn)行選擇。

圖2 信道結(jié)構(gòu)圖

3.內(nèi)控信息的編碼與譯碼

內(nèi)控信息的編碼是銀行管理職能部門把內(nèi)控信息撰寫成規(guī)章制度，形成正式文本的過程。這些規(guī)章制度的文本以紙質(zhì)或電子文檔的形式在銀行內(nèi)部進(jìn)行傳遞。譯碼是業(yè)務(wù)操作人員接收信息后，解讀、理解并內(nèi)化為自己掌握的信息，并按照內(nèi)控要求辦理業(yè)務(wù)。

三、內(nèi)控信息傳導(dǎo)的實(shí)例分析

對內(nèi)控信息傳導(dǎo)實(shí)例的考察，能更深入地分析銀行內(nèi)控信息傳導(dǎo)失效的原因。本文以“存款支取真實(shí)性核實(shí)”、“強(qiáng)行扣劃執(zhí)行賬戶資料安全維護(hù)交易”(下稱“控制要點(diǎn)1”和“控制要點(diǎn)2”)兩個(gè)控制要點(diǎn)為例，對相關(guān)人員進(jìn)行問答調(diào)查，分別從信息傳播各個(gè)要素的角度設(shè)計(jì)提問，對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，研究信息傳導(dǎo)失效的原因及相關(guān)影響因素。

(一)信息傳導(dǎo)效果的調(diào)查

通過隨機(jī)抽樣的方式，從A分行經(jīng)營性分支機(jī)構(gòu)中抽取了115名柜員以及94名業(yè)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行調(diào)查，傳導(dǎo)效果的調(diào)查情況如下表1。控制要點(diǎn)1是柜面常見業(yè)務(wù)的控制要求，但有27.8%的柜員不知道具體的控制金額；控制要點(diǎn)2雖然不是柜面常見交易，但柜員對此交易應(yīng)有大體的認(rèn)識，但調(diào)查結(jié)果顯示高達(dá)63.5%的柜員不了解該交易。

表1

(二)信息傳導(dǎo)失效環(huán)節(jié)的分析

控制要點(diǎn)先后經(jīng)歷3個(gè)傳遞環(huán)節(jié)：首先，由分行業(yè)務(wù)管理部門向下級機(jī)構(gòu)傳遞，由支行對應(yīng)的業(yè)務(wù)條線管理部門接收；其次，由支行管理部門向下傳遞給網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)理；最后，由業(yè)務(wù)經(jīng)理傳遞給柜員并最終在業(yè)務(wù)辦理過程中予以執(zhí)行。通過對調(diào)查結(jié)果的統(tǒng)計(jì)與分析，傳導(dǎo)失效環(huán)節(jié)以及分布情況見下表2：

表2

對于控制要點(diǎn)1，有30.3%失效傳遞發(fā)生在支行管理部門向業(yè)務(wù)經(jīng)理的傳遞環(huán)節(jié)，有69.6%失效傳遞發(fā)生在業(yè)務(wù)經(jīng)理向柜員的傳遞環(huán)節(jié)；對于控制要點(diǎn)2，有37.5%失效傳遞發(fā)生在支行管理部門向業(yè)務(wù)經(jīng)理的傳遞環(huán)節(jié)中，有62.5%失效傳遞發(fā)生在業(yè)務(wù)經(jīng)理向柜員的傳遞環(huán)節(jié)中。以上統(tǒng)計(jì)表明，信息傳導(dǎo)失效主要發(fā)生在支行管理部門向業(yè)務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)經(jīng)理向柜員的傳遞環(huán)節(jié)中。

(三)信息傳導(dǎo)失效的原因分析

1.內(nèi)控信息傳導(dǎo)的組織架構(gòu)不合理

網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)理承擔(dān)了過多的信息處理與傳導(dǎo)任務(wù)，是導(dǎo)致支行管理部門向業(yè)務(wù)經(jīng)理傳導(dǎo)失效的主要原因。在A分行的內(nèi)控信息傳導(dǎo)組織架構(gòu)中，業(yè)務(wù)經(jīng)理作為信息傳遞的樞紐，負(fù)責(zé)接收各個(gè)業(yè)務(wù)管理部門的內(nèi)控信息，通過研讀和消化，然后再向柜員傳導(dǎo)，承擔(dān)了艱巨的信息處理和傳導(dǎo)任務(wù)。調(diào)查表明，91.3%的業(yè)務(wù)經(jīng)理認(rèn)為上級行轉(zhuǎn)發(fā)的各類信息過多過雜，且未經(jīng)整理和提煉。現(xiàn)有的組織架構(gòu)中未明確各級管理部門的內(nèi)控信息處理與傳導(dǎo)職責(zé)，使得各級管理部門在收到上級行的各類制度時(shí)僅僅進(jìn)行簡單轉(zhuǎn)發(fā)，而沒有對這些制度進(jìn)行整理、歸納、解讀、提煉等預(yù)處理，導(dǎo)致所有信息最終集中于業(yè)務(wù)經(jīng)理，形成信息堆集。

2.內(nèi)控信息的文本形式不符合基層需要

內(nèi)控信息的文本形式囿于行政公文的限制，不符合基層的需要，是導(dǎo)致支行管理部門向業(yè)務(wù)經(jīng)理傳導(dǎo)失效的重要原因。調(diào)查表明，81.2% 的業(yè)務(wù)經(jīng)理認(rèn)為制度文本中具體操作的規(guī)定少，控制要點(diǎn)不突出；38.4%的業(yè)務(wù)經(jīng)理認(rèn)為制度文本篇幅較長，可讀性較差。內(nèi)控信息的文本一般以規(guī)章制度和公文形式下發(fā)，具體包括各類管理辦法、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程、指引、通知、風(fēng)險(xiǎn)提示等?；谝?guī)章制度的體例和公文的規(guī)范性要求，文本的制定人員通常難以關(guān)注到基層人員的需要。通篇制度文本中，具體的操作要求較為分散，控制要點(diǎn)未重點(diǎn)突出，基層業(yè)務(wù)經(jīng)理的解讀難度大。

3.內(nèi)控信息處理能力與信息量不相適應(yīng)

業(yè)務(wù)經(jīng)理信息處理能力有限，信息處理能力與信息量嚴(yán)重不對稱，難以周全地承上啟下，是導(dǎo)致業(yè)務(wù)經(jīng)理向柜員傳導(dǎo)失效的重要原因。業(yè)務(wù)經(jīng)理工作繁重，信息處理能力有限。調(diào)查表明，絕大多數(shù)的業(yè)務(wù)經(jīng)理不會(huì)對每一篇制度文本都仔細(xì)閱讀，而是通過自己的主觀判斷選擇性閱讀。97.6%的業(yè)務(wù)經(jīng)理會(huì)對接收到的信息進(jìn)行整理歸檔，但僅限于粗層次地對按部門進(jìn)行分門別類，未按業(yè)務(wù)種類進(jìn)行細(xì)致分類，也未進(jìn)一步整理提煉。因此，業(yè)務(wù)經(jīng)理在向柜員傳導(dǎo)相關(guān)內(nèi)控信息時(shí)，也只能根據(jù)制度文本進(jìn)行簡單傳導(dǎo)，無法形成全方位、多層次、反復(fù)加強(qiáng)的傳導(dǎo)與學(xué)習(xí)機(jī)制，難免會(huì)有柜員遺漏某些控制要點(diǎn)，最終導(dǎo)致信息傳導(dǎo)在最后一個(gè)環(huán)節(jié)失效。

4.其他影響因素分析

各類信息渠道混用、缺乏統(tǒng)一完善的內(nèi)控信息庫、缺乏完善的崗位交接制度等都是影響內(nèi)控信息傳導(dǎo)質(zhì)量的重要原因。A分行使用內(nèi)部郵件系統(tǒng)作為信息傳遞的主要渠道，因此，不僅各類內(nèi)控信息需要通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)進(jìn)行傳遞，其他各類管理信息、產(chǎn)品信息、營銷信息都是通過系統(tǒng)進(jìn)行傳遞的，各類信息渠道的混用，導(dǎo)致網(wǎng)點(diǎn)的郵件接收終端產(chǎn)生信息過載、檢索困難、管理多頭的問題，重要的內(nèi)控信息容易被誤刪或遺漏。A分行已經(jīng)建立了分行級的內(nèi)控合規(guī)信息平臺，但尚有部分以通知、風(fēng)險(xiǎn)提示等形式下發(fā)的內(nèi)控信息未被納入到該平臺中，基層機(jī)構(gòu)檢索內(nèi)控信息仍有難度。此外，缺乏完善的崗位交接制度，新老崗位人員發(fā)生交替，信息交接不嚴(yán)密，導(dǎo)致內(nèi)控信息傳導(dǎo)斷裂，也是影響內(nèi)控信息傳導(dǎo)質(zhì)量的重要原因之一。

四、內(nèi)控信息傳導(dǎo)改進(jìn)建議

(一)優(yōu)化信息傳導(dǎo)組織架構(gòu)

信息傳導(dǎo)的組織架構(gòu)是信息傳導(dǎo)環(huán)境的重要構(gòu)成，是影響信息傳導(dǎo)的效果的重要因素。優(yōu)化信息傳導(dǎo)的組織架構(gòu)，理順信息傳導(dǎo)職能，內(nèi)控信息的傳遞才能通達(dá)順暢。對于A分行而言，業(yè)務(wù)條線部門不僅要負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)產(chǎn)品的開發(fā)、推廣和管理，還要負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)產(chǎn)品的結(jié)算、賬務(wù)處理等管理要求和操作流程的制定，是一種全產(chǎn)品線從頭至尾一手抓的模式。而這種模式下，業(yè)務(wù)條線部門制定的業(yè)務(wù)操作流程是站在業(yè)務(wù)發(fā)展和管理端的角度，往往沒有考慮業(yè)務(wù)操作端對于制度文本的需求，存在實(shí)際操作要求不盡明確，控制要點(diǎn)不盡突出的情況。因此，我們建議建立運(yùn)營集中模式，即由業(yè)務(wù)條線部門提出業(yè)務(wù)產(chǎn)品風(fēng)險(xiǎn)管控的總體要求，而集中由運(yùn)營控制部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)制定業(yè)務(wù)操作和賬務(wù)處理的具體規(guī)程。運(yùn)營集中模式下，運(yùn)營控制部門對于業(yè)務(wù)操作流程的設(shè)計(jì)和控制要點(diǎn)的安排更具專業(yè)性，能站在實(shí)際業(yè)務(wù)操作端的角度制定制度，統(tǒng)籌不相容崗位的設(shè)置，增進(jìn)關(guān)鍵控制點(diǎn)的執(zhí)行，不僅有利于內(nèi)控信息的有效傳遞，還有助于提升商業(yè)銀行內(nèi)部控制整體的有效性。

(二)變革內(nèi)控信息文本

編碼的優(yōu)劣可能影響導(dǎo)致內(nèi)控信息傳導(dǎo)的質(zhì)量。良好的內(nèi)控信息文本形式能夠提高信息傳導(dǎo)的質(zhì)量與效率。A分行內(nèi)控信息的文本形式囿于行政公文的限制，常常無法滿足基層業(yè)務(wù)操作的需要。因此，應(yīng)該在信息產(chǎn)生的源頭變革內(nèi)控信息文本，以適應(yīng)基層業(yè)務(wù)需要。首先，各級管理部門在制定各類規(guī)范性文件時(shí)，應(yīng)該充分開展基層調(diào)研，邀請基層的業(yè)務(wù)專家參與文件的制定，以融入基層的“基因”。其次，在現(xiàn)有的公文行文要求之下，增加“精簡文本”、“要點(diǎn)文本”同時(shí)下發(fā)，以利于基層機(jī)構(gòu)閱讀和掌握。

(三)建立完善統(tǒng)一的內(nèi)控信息庫

信息池結(jié)構(gòu)作為現(xiàn)代信息技術(shù)中的高級信道形式，能發(fā)揮信宿的主觀能動(dòng)性，更好地滿足信宿對信息的需求。A分行目前的內(nèi)控信息庫需進(jìn)一步完善：內(nèi)控信息的維護(hù)有賴于各業(yè)務(wù)條線部門，存在更新不及時(shí)的現(xiàn)象；業(yè)務(wù)條線部門以通知、風(fēng)險(xiǎn)提示等形式下發(fā)的內(nèi)控信息未得到統(tǒng)一編撰，甚至有些內(nèi)控要點(diǎn)在基層網(wǎng)點(diǎn)只能口口相傳，難覓正式的出處；內(nèi)控信息結(jié)構(gòu)化程度低，不易檢索，檢索結(jié)果的再次篩選工作量較大。建議從以下方面進(jìn)一步完善：第一，明確各條線部門在內(nèi)控信息庫建設(shè)中剛性職責(zé)，建立內(nèi)控信息傳導(dǎo)考評機(jī)制。第二，編撰各類業(yè)務(wù)控制要點(diǎn)，做到全面精煉、細(xì)化明確、可用性高，并借助信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化，實(shí)現(xiàn)簡便接入，優(yōu)化檢索排序，提升信息獲取效率。第三，持續(xù)開展動(dòng)態(tài)維護(hù)，剔陳維新，不斷完善內(nèi)控信息庫，滿足基層機(jī)構(gòu)對內(nèi)控信息的需求。

(中國銀行股份有限公司蘇州分行，江蘇 蘇州 215021)

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