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        共享經(jīng)濟(jì)背景下的出納業(yè)務(wù)集約化管理

        2017-11-17 06:31:48天津市電力公司天津300010
        商業(yè)會(huì)計(jì) 2017年22期
        關(guān)鍵詞:基層單位集約化集約

        □ (天津市電力公司天津300010)

        近年來(lái),國(guó)網(wǎng)天津電力公司(以下簡(jiǎn)稱天津公司)開(kāi)展了財(cái)務(wù)集約化和資金集中管理工作,取得了顯著的管理效果和經(jīng)濟(jì)效益。隨著電力體制改革深入推進(jìn)、財(cái)務(wù)集約化創(chuàng)新發(fā)展,強(qiáng)化資金資源再集約、防范資金風(fēng)險(xiǎn)是未來(lái)財(cái)務(wù)工作重中之重。因此,迫切需要研究新形勢(shì)下適應(yīng)內(nèi)外部管控要求的出納業(yè)務(wù)集約化及資金安全管控新模式。

        出納業(yè)務(wù)集約化管理是以資金安全為工作底線,基于原始憑證電子化建設(shè)成果,對(duì)天津公司現(xiàn)有集中支付模式再集約,實(shí)現(xiàn)資金管理更科學(xué)、更規(guī)范,形成國(guó)網(wǎng)公司范圍內(nèi)具有直轄市特色的出納業(yè)務(wù)集約化及資金安全管控模式。出納業(yè)務(wù)集約化是財(cái)務(wù)創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的最佳實(shí)踐,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)反映監(jiān)督職能,提高了資金集中處理效率,降低了資金支付風(fēng)險(xiǎn)。

        一、出納業(yè)務(wù)概述和業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

        天津公司出納職責(zé)納入資金管理崗位職責(zé),資金管理人員的主要工作職責(zé)涉及9大項(xiàng),包括銀行業(yè)務(wù)、資金管理、印章管理、報(bào)表管理、資金監(jiān)控、往來(lái)結(jié)算、其他綜合事務(wù)等方面,出納業(yè)務(wù)工作量約占資金管理人員日常工作的70%。對(duì)外支付采取由支付中心集中支付的管理方式。

        目前,分散的出納管理模式在組織職責(zé)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和安全管理方面尚存在不足。在組織職責(zé)方面,各基層單位出納崗位職責(zé)不一致,以編制現(xiàn)金預(yù)算為例,大部分單位為資金管理人員編制現(xiàn)金預(yù)算,也有個(gè)別單位有報(bào)表管理崗或預(yù)算管理崗編制。在資金審核要求方面,各單位對(duì)報(bào)銷管理要求管控力度不一致,存在提交資金支付申請(qǐng)的附件內(nèi)容和憑證審核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,存在線下、線上和線下線上共同審核三種模式。在資金安全管控方面也存在薄弱環(huán)節(jié),支付中心在未見(jiàn)到原始憑證的情況下,僅憑付款審批單進(jìn)行付款,支付中心兩道密鑰未能真正起到審核作用。

        二、出納業(yè)務(wù)集約管理的總體思路

        天津公司在出納業(yè)務(wù)集約管理模式建設(shè)過(guò)程中,以信息化、原始憑證電子化等技術(shù)為支撐,以資金集中管理、出納集約管控為抓手,加強(qiáng)資金安全風(fēng)險(xiǎn)防范,合理調(diào)配財(cái)務(wù)資源,推進(jìn)財(cái)務(wù)集約化創(chuàng)新,助力財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。

        首先,加強(qiáng)資金安全風(fēng)險(xiǎn)防范。以資金安全管理為基礎(chǔ),結(jié)合原始憑證電子化等先進(jìn)技術(shù)手段確保資金安全、高效支付;通過(guò)夯實(shí)資金基礎(chǔ)管理,優(yōu)化工作流程,嚴(yán)格審批,落實(shí)資金審核責(zé)任,確保資金安全。

        其次,推進(jìn)財(cái)務(wù)集約化創(chuàng)新。以出納業(yè)務(wù)集約化為基礎(chǔ),通過(guò) “四統(tǒng)一”,即制度統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、職能統(tǒng)一、流程統(tǒng)一的管理規(guī)范,構(gòu)建“資源一體、管理一體、考評(píng)一體”的資金結(jié)算新機(jī)制,深入推進(jìn)財(cái)務(wù)集約化創(chuàng)新。

        最后,助力財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。依托信息技術(shù),結(jié)合出納業(yè)務(wù)集約化管理模式,把財(cái)務(wù)人員從基礎(chǔ)事務(wù)性工作中部分解放出來(lái),更多地履行財(cái)務(wù)工作反映監(jiān)督職能,助力財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。

        三、出納業(yè)務(wù)集約化具體實(shí)踐

        在出納業(yè)務(wù)集約化管理模式實(shí)踐過(guò)程中,天津公司借鑒共享服務(wù)模式理念,從業(yè)務(wù)運(yùn)作模式、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、組織及崗位職責(zé)、場(chǎng)地設(shè)施、信息系統(tǒng)等方面逐項(xiàng)進(jìn)行設(shè)計(jì),并制定業(yè)務(wù)移管方案,確保出納業(yè)務(wù)集約管理模式順利上線應(yīng)用。

        (一)制定運(yùn)作模式

        出納業(yè)務(wù)集約化管理的核心是將所有出納作業(yè)活動(dòng)進(jìn)行一定程度的集中處理,以提高作業(yè)效率、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化程度,并有利于監(jiān)控資金風(fēng)險(xiǎn)。

        天津公司對(duì)本部及所屬分子公司出納業(yè)務(wù)在進(jìn)行充分業(yè)務(wù)調(diào)研的基礎(chǔ)上,初步確定了“集中審批池,系統(tǒng)自動(dòng)分配審核任務(wù)”和“按基層單位分配審核任務(wù)”兩種運(yùn)作模式,經(jīng)過(guò)對(duì)比分析,最終確定采取“按基層單位分配審核任務(wù)”運(yùn)作模式。按基層單位分配審核任務(wù)是將現(xiàn)有基層單位進(jìn)行劃分,某一集中支付人員負(fù)責(zé)固定幾家基層單位的單據(jù)審核工作,并對(duì)審核對(duì)象進(jìn)行定期輪換。

        該模式的優(yōu)點(diǎn)是職責(zé)明確清晰,每個(gè)集中支付人員的審核任務(wù)及責(zé)任劃分清楚。缺點(diǎn)是支付高峰期某個(gè)集中支付人員出差或者請(qǐng)假,可能會(huì)影響所負(fù)責(zé)的支付;同時(shí)難以充分發(fā)揮支付人員集中辦公的規(guī)模優(yōu)勢(shì),集中支付資源利用率較低。

        (二)完善業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

        為夯實(shí)出納業(yè)務(wù)集約管理的運(yùn)作基礎(chǔ),天津公司統(tǒng)一了出納業(yè)務(wù)申報(bào)、審核標(biāo)準(zhǔn),優(yōu)化完善資金支付業(yè)務(wù)流程。

        1.統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。天津公司通過(guò)對(duì)出納業(yè)務(wù)集約化管控模式的探索,規(guī)范出納業(yè)務(wù)的單據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)、各基層單位提交資金支付申請(qǐng)的附件標(biāo)準(zhǔn)等,降低業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的支付風(fēng)險(xiǎn)。按照國(guó)網(wǎng)公司報(bào)銷管理辦法要求,規(guī)范報(bào)銷業(yè)務(wù)附件,明確憑證審核要求和標(biāo)準(zhǔn)。

        2.制定業(yè)務(wù)規(guī)范。根據(jù)梳理完成的流程,結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)情況,編制《集中支付崗位工作手冊(cè)》,明確責(zé)任及涉及的流程和操作。

        3.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。天津公司結(jié)合出納業(yè)務(wù)集約化管理要求,優(yōu)化現(xiàn)有資金支付三級(jí)流程:各基層單位的資金支付流程由業(yè)務(wù)人員發(fā)起,經(jīng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及開(kāi)支與應(yīng)付會(huì)計(jì)審核后,財(cái)務(wù)科長(zhǎng)審批并進(jìn)行電子簽名后,由公司支付中心資金審核崗和資金結(jié)算崗審核電子簽名、支付中心出納審核電子簽名后支付。

        (三)優(yōu)化崗位編制

        按照業(yè)務(wù)操作與稽核分離、業(yè)務(wù)提升與團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定的原則,天津公司優(yōu)化了出納業(yè)務(wù)崗位設(shè)置,完善了崗位職責(zé),確定了出納業(yè)務(wù)新增崗位人員來(lái)源。

        1.完善崗位設(shè)置。在保留支付中心原有出納編制及職能、保持現(xiàn)有業(yè)務(wù)不受影響的基礎(chǔ)上,新增稽核崗位。調(diào)整后,由新增加的人員負(fù)責(zé)集中支付審核工作,原支付中心人員對(duì)集中支付業(yè)務(wù)進(jìn)行稽核工作,發(fā)揮其豐富的工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)集中支付人員工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督,確保資金支付 “最后一米”安全。

        現(xiàn)有出納職能集中后,各單位原資金管理崗位將轉(zhuǎn)向內(nèi)部管理工作,如往來(lái)款項(xiàng)管理、現(xiàn)金預(yù)算管理、現(xiàn)金流量管理及社險(xiǎn)工會(huì)出納等工作。

        2.確定人員來(lái)源。天津公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部組織柔性團(tuán)隊(duì)對(duì)公司范圍內(nèi)資金支付業(yè)務(wù)量進(jìn)行了統(tǒng)計(jì),并對(duì)集中出納人員數(shù)量進(jìn)行了測(cè)算。當(dāng)出納業(yè)務(wù)集中后,現(xiàn)有資金管理人員的崗位職責(zé)中,資金付款審核、資金收款記賬、支票和現(xiàn)金業(yè)務(wù)收付等業(yè)務(wù)需轉(zhuǎn)移至支付中心負(fù)責(zé)。以2016年全年支付量測(cè)算,考慮作業(yè)動(dòng)因等因素,確定需要新增集中支付崗位數(shù)量。

        對(duì)于新增崗位的員工來(lái)源,天津公司考慮了“綜服支付中心增設(shè)編制”“從部分基層單位借調(diào)資金管理人員”“從基層單位借調(diào)財(cái)務(wù)專業(yè)新入職大學(xué)生實(shí)習(xí)”三種方式,從資金安全、績(jī)效考核、人員穩(wěn)定、業(yè)務(wù)效率、崗位編制和培訓(xùn)成本等維度進(jìn)行比較,最終確定采取 “從基層單位借調(diào)財(cái)務(wù)專業(yè)新入職大學(xué)生實(shí)習(xí)”,即選擇處于實(shí)習(xí)期第二年的新入職大學(xué)生從事資金支付業(yè)務(wù),其第一年實(shí)習(xí)期在基層單位財(cái)務(wù)科進(jìn)行崗前必要培訓(xùn),人員崗位編制仍在基層單位,實(shí)習(xí)期結(jié)束后回本單位。新進(jìn)員工需為財(cái)務(wù)或相關(guān)專業(yè)本科及以上學(xué)歷,有較好的學(xué)習(xí)能力和溝通能力,具備一定業(yè)財(cái)知識(shí),了解電網(wǎng)企業(yè)基本付款業(yè)務(wù)。

        (四)規(guī)劃場(chǎng)地設(shè)備

        1.規(guī)劃工作場(chǎng)地。選址辦公的主要工作包括選址、辦公區(qū)總體規(guī)劃、辦公區(qū)設(shè)計(jì)等內(nèi)容。按照一站式處理和資源利用的原則,將集中辦公地點(diǎn)設(shè)在現(xiàn)有結(jié)算中心,各單位出納人員可在同一大樓辦理中電財(cái)和支付中心業(yè)務(wù),同時(shí)方便支付中心與內(nèi)部銀行及時(shí)溝通。根據(jù)崗位及人員數(shù)量,設(shè)置辦公室,包括日常辦公間、設(shè)備間、檔案資料室等。

        2.測(cè)算辦公設(shè)備。辦公設(shè)備規(guī)劃工作內(nèi)容主要是明確辦公設(shè)備配置需求清單、辦公設(shè)備購(gòu)置、測(cè)算環(huán)境搭建及調(diào)試、辦公網(wǎng)絡(luò)搭建及測(cè)試四項(xiàng)工作。

        (五)構(gòu)建信息系統(tǒng)

        1.改造系統(tǒng)流程功能。天津公司在資金支付三級(jí)業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上,進(jìn)行業(yè)務(wù)處理需求分析,完善信息化功能,對(duì)涉及的56個(gè)資金支付四級(jí)/五級(jí)系統(tǒng)流程進(jìn)行改造,包括財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)發(fā)起的支付流程21個(gè)、支付融合流程20個(gè)、資金安排流程15個(gè)。

        2.增加系統(tǒng)稽核功能。天津公司梳理資金支付審核需加強(qiáng)的管控節(jié)點(diǎn),針對(duì)性地在信息化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)稽核校驗(yàn),將支付申請(qǐng)單據(jù)的關(guān)鍵、必填事項(xiàng)進(jìn)行稽核規(guī)則固化,例如:本次支付申請(qǐng)金額不能為空,收款單位不能為空,是否同城、是否同行不能為空并且設(shè)置運(yùn)算公式自動(dòng)取值,省碼、市碼不能為空,超過(guò)50萬(wàn)支付使用內(nèi)部賬戶等事項(xiàng)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行校驗(yàn)稽核,降低資金審核崗由于工作量增加導(dǎo)致的出錯(cuò)率。

        3.優(yōu)化升級(jí)功能界面。出納集約化的管理模式,減輕了基層單位資金管理工作,相應(yīng)的本部的資金支付工作量會(huì)成倍增加。為提高結(jié)算中心的工作效率,優(yōu)化提升支付待辦界面,顯示待支付的數(shù)量以及每個(gè)單位需要簽名審批的數(shù)據(jù)量,方便本部資金管理人員直觀查詢公司整體支付情況,便于統(tǒng)計(jì)分析資金支付情況。

        4.完善查詢分析功能。首先,設(shè)計(jì)滿足不同用戶的查詢統(tǒng)計(jì)需求。所有的查詢統(tǒng)計(jì)均可對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行導(dǎo)出、下載(Excel),支持多維度、個(gè)性化查詢,提供圖形化查詢展示。例如:支付成功筆數(shù)、各單位支付單據(jù)退回的筆數(shù)、按照不同出納人員審核單據(jù)情況統(tǒng)計(jì)分析、按照各基層單位支付單據(jù)流轉(zhuǎn)情況統(tǒng)計(jì)分析等。

        其次,通過(guò)授權(quán)控制,用戶只能查詢權(quán)限范圍內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)。統(tǒng)計(jì)查詢功能支持公司對(duì)所有單位進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)的穿透,配合圖形化展示,為企業(yè)提供費(fèi)用管理報(bào)告,以利于費(fèi)用的控制和提升整個(gè)企業(yè)的管理水平。

        (六)開(kāi)展移管服務(wù)

        業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移管理是業(yè)務(wù)模式調(diào)整后,確保新的模型可以按照規(guī)劃順暢平滑地落地成型。天津公司結(jié)合公司各單位管理特點(diǎn)、出納業(yè)務(wù)情況、人員現(xiàn)狀,組織了詳細(xì)的出納業(yè)務(wù)移管工作。

        1.編制試運(yùn)方案。方案的主要內(nèi)容包括出納業(yè)務(wù)集中進(jìn)入模擬運(yùn)行后所需進(jìn)行的業(yè)務(wù)場(chǎng)景、運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行遇到問(wèn)題后的優(yōu)化調(diào)整方式等,編制出納業(yè)務(wù)集中模式試運(yùn)行方案。

        2.人員崗前培訓(xùn)。由財(cái)務(wù)部門對(duì)新員工進(jìn)行崗前培訓(xùn),學(xué)習(xí)國(guó)網(wǎng)公司資金管理相關(guān)通用制度,明確崗位職責(zé),熟悉付款業(yè)務(wù)操作流程及審核標(biāo)準(zhǔn)。

        3.開(kāi)展業(yè)務(wù)演練。組織業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員對(duì)方案進(jìn)行驗(yàn)證及測(cè)試,測(cè)試業(yè)務(wù)流程合理性,驗(yàn)證審核要件規(guī)范性,測(cè)試信息系統(tǒng)穩(wěn)定性,檢驗(yàn)稽核校驗(yàn)規(guī)則準(zhǔn)確性。

        四、出納業(yè)務(wù)集約管理實(shí)施效果

        天津公司通過(guò)對(duì)出納業(yè)務(wù)管理實(shí)踐,探索出了一套具有直轄市特色的大型城市電網(wǎng)企業(yè)出納業(yè)務(wù)集約管理模式,在資金風(fēng)險(xiǎn)防控、財(cái)務(wù)集約創(chuàng)新、財(cái)務(wù)人員建設(shè)方面取得了明顯的管理收益。

        (一)加強(qiáng)資金結(jié)算管控,防范資金安全風(fēng)險(xiǎn)

        出納業(yè)務(wù)集約化在機(jī)制上固化了統(tǒng)一的支付流程,提高了資金結(jié)算工作質(zhì)量,有利于防范資金安全風(fēng)險(xiǎn),保障財(cái)務(wù)內(nèi)控有效實(shí)施。

        (二)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集約創(chuàng)新,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型

        通過(guò)進(jìn)一步深化財(cái)務(wù)集約化管理,結(jié)合創(chuàng)新思想,構(gòu)建出納業(yè)務(wù)集約化管控模式,提高了業(yè)務(wù)流程規(guī)范化程度,實(shí)現(xiàn)了支付環(huán)節(jié)信息化自動(dòng)分配,提升了支付效率及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量,助力財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。

        (三)拓寬員工成長(zhǎng)通道,促進(jìn)財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)

        出納人員集約化管理拓寬了財(cái)務(wù)人員成長(zhǎng)通道,充分調(diào)動(dòng)了員工的工作主動(dòng)性和積極性,保證財(cái)務(wù)人員有序發(fā)展,同時(shí)進(jìn)一步提升了財(cái)務(wù)人員綜合能力。

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