周慶偉

摘 要 隨著社會(huì)的進(jìn)步，煙草行業(yè)越來(lái)越發(fā)達(dá)。在我國(guó)，絕大多數(shù)煙草企業(yè)對(duì)零售客戶的檔案管理工作都是采用靜態(tài)化以及手工化的傳統(tǒng)管理形式，而這樣的管理形式已然無(wú)法滿足目前煙草零售業(yè)發(fā)展的要求，這也就給煙草零售客戶的檔案管理工作造成了一定的阻礙。本文結(jié)合目前煙草零售客戶的檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，探討了煙草零售客戶檔案動(dòng)態(tài)分類信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞 煙草零售業(yè) 客戶檔案 動(dòng)態(tài)分類 信息化

一、目前煙草零售客戶的檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）零售客戶數(shù)量的增加導(dǎo)致管理上的缺失

零售客戶數(shù)量的增加導(dǎo)致管理上的缺失主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大環(huán)境之下，許多公司都采用重組或者兼并的方式對(duì)公司加以整合和調(diào)整。而人口數(shù)量的增長(zhǎng)和城市化進(jìn)程的加快，讓社會(huì)人口的類型越來(lái)越多，比如外來(lái)務(wù)工人員、待業(yè)人員以及離退休人員等，對(duì)這個(gè)群體的檔案管理工作顯得更加復(fù)雜。第二，煙草零售業(yè)的客戶檔案通常都是來(lái)自對(duì)他們的抽檢，或者有關(guān)部門的收集。不過(guò)由于煙草零售行業(yè)參與人員的數(shù)量急劇上升，煙草營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)在人員配備上出現(xiàn)了問(wèn)題，導(dǎo)致絕大多數(shù)的煙草零售客戶檔案不能得到及時(shí)、有效的更新，這對(duì)煙草營(yíng)銷工作的開展是極為不利的。

（二）管理形式十分落后

目前，我國(guó)的煙草零售行業(yè)當(dāng)中還不具備一套科學(xué)合理的客戶檔案管理信息化的系統(tǒng)。我國(guó)在煙草業(yè)信息化管理工作上顯得較為落后，這也就導(dǎo)致有一些偏遠(yuǎn)的山村中出現(xiàn)了無(wú)證經(jīng)營(yíng)的情況。最為重要的原因就在于，我國(guó)煙草零售行業(yè)客戶檔案管理體制不夠健全，沒有將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)加以有效地應(yīng)用。與此同時(shí)，因?yàn)楣芾矸绞經(jīng)]有更新，面對(duì)大量的零售客戶所對(duì)應(yīng)的檔案資料，還是采用人工抄寫、輸入以及記錄等方式，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。因?yàn)闊煵萘闶鄣目蛻魴n案管理方式所呈現(xiàn)的手工化和靜態(tài)化特征，大量資金、人力以及物力的浪費(fèi)，導(dǎo)致煙草管理檔案的相關(guān)工作呈現(xiàn)出較大的片面性以及局限性，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化的工具對(duì)檔案管理工作加以革新已經(jīng)顯得迫在眉睫。

二、煙草零售的客戶檔案動(dòng)態(tài)分類信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

針對(duì)煙草零售行業(yè)的客戶檔案進(jìn)行分類信息系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)客戶檔案更為精確的分類以及評(píng)分，可以協(xié)助相關(guān)工作人員完成對(duì)于煙草專賣管理工作的動(dòng)態(tài)化分類。

（一）需求分析

具有科學(xué)化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化特征的煙草零售檔案的動(dòng)態(tài)信息分類系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)零售商戶檔案管理的時(shí)效性，同時(shí)更為公正地分類以及評(píng)價(jià)。利用動(dòng)態(tài)化分析的方式，能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確地查找合法經(jīng)營(yíng)商戶，對(duì)銷售態(tài)度積極的合法商戶，管理部門要給予重點(diǎn)的扶植與培養(yǎng)；針對(duì)違法經(jīng)營(yíng)，同時(shí)態(tài)度消極的商戶，管理部門則要強(qiáng)制處罰，同時(shí)勒令整改；針對(duì)存在問(wèn)題但是能夠積極配合整改的商戶，煙草管理部門要給予幫助；存在著潛在違規(guī)操作的商戶，煙草管理部門則要進(jìn)行說(shuō)服教育，要保證把相關(guān)的法律法規(guī)良好地應(yīng)用于煙草零售客戶身上。對(duì)零售商戶檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)的分析，才能夠?qū)崿F(xiàn)在稽查程序上更加的公平，同時(shí)顯現(xiàn)出更好的時(shí)效性，對(duì)他們實(shí)施的分類以及評(píng)分才可以讓每一個(gè)商戶信服，繼而自主地遵從相應(yīng)的專賣制度。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

為了推動(dòng)動(dòng)態(tài)信息分類的系統(tǒng)構(gòu)成，相關(guān)工作人員要結(jié)合對(duì)商戶的評(píng)分，把市場(chǎng)監(jiān)管的信息及時(shí)地反饋到零售商戶的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，然后結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)和評(píng)分規(guī)則，對(duì)每一個(gè)煙草零售商戶的檔案分?jǐn)?shù)加以動(dòng)態(tài)的計(jì)算，繼而對(duì)所有商戶的檔案進(jìn)行分類以及排名。每一次工作人員進(jìn)行稽查之后的反饋，都可以形成新的歸類以及排名，這樣就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)零售商戶動(dòng)態(tài)的監(jiān)控。同時(shí)，利用對(duì)每一次歸類和排名所形成的歷史記錄加以歸檔處理，再利用圖表呈現(xiàn)所有零售商戶在一段時(shí)間之內(nèi)守法和誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的狀況曲線，這也就給零售商戶的經(jīng)營(yíng)行為考核以及預(yù)測(cè)提供了依據(jù)。另外，系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)把某一個(gè)分?jǐn)?shù)段的零售商戶根據(jù)地理位置向工作人員推送，幫助他們更為靈活、機(jī)動(dòng)地進(jìn)行監(jiān)管工作。

三、動(dòng)態(tài)分類信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（一）制度公正

想要從制度層面保障煙草零售商戶的檔案在分類管理方面的公正，首先就要對(duì)當(dāng)前的檔案分類規(guī)則以及記錄的方法加以改進(jìn)和創(chuàng)新；應(yīng)該對(duì)目前在宏觀方面的管理形式加以細(xì)化，細(xì)分成為分類形式的考核規(guī)則；把這種細(xì)化之后分類的考核規(guī)則添加上分值，使得規(guī)則跟零售商戶的經(jīng)營(yíng)以及服務(wù)態(tài)度加以逐個(gè)核對(duì)，繼而利用更為科學(xué)的分類評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施分值的核算，更加精準(zhǔn)地將目前煙草零售商戶的檔案分成各種等級(jí)，其檔案動(dòng)態(tài)分類最終的結(jié)果會(huì)成為今后監(jiān)察計(jì)劃的制定重要的依據(jù)。

（二）客戶檔案分類細(xì)致化

要對(duì)零售商戶的檔案評(píng)分條例加以細(xì)化，讓工作人員在任何狀況下進(jìn)行評(píng)分的時(shí)候都能夠有據(jù)可依，形成一種公平的程序。新形式的評(píng)分分類標(biāo)準(zhǔn)是將以往的分類原則作為前提和基礎(chǔ)，繼而進(jìn)行更為深入的貫徹。對(duì)以往的評(píng)分條例加以細(xì)化，同時(shí)讓經(jīng)過(guò)細(xì)化的條例以及評(píng)分量之間產(chǎn)生緊密的聯(lián)系，這是實(shí)現(xiàn)評(píng)分過(guò)程呈現(xiàn)出原則性以及公平性最為基礎(chǔ)的決定條件，同時(shí)也是評(píng)分量化的良好基礎(chǔ)。

（三）評(píng)分算法的完善

改進(jìn)零售商戶檔案評(píng)分算法，繼而融入加權(quán)值計(jì)算方式，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)一些特定性質(zhì)行為的著重減分，同時(shí)還能夠結(jié)合當(dāng)?shù)責(zé)煵蒌N售實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r更為合理地對(duì)加權(quán)值進(jìn)行修改以及調(diào)整，形成一種零售商戶檔案更加科學(xué)的評(píng)分模式。評(píng)分算法是針對(duì)零售商戶檔案加以評(píng)分的一種計(jì)算準(zhǔn)則，是構(gòu)建以及實(shí)施管理系統(tǒng)的一個(gè)最為重要的步驟。只有保證評(píng)分方法的精確程度，才能夠?qū)崿F(xiàn)評(píng)分制度真正的公平。新形式的評(píng)分算法不僅僅是簡(jiǎn)單地針對(duì)零售商戶進(jìn)行分值方面的加減，同時(shí)還應(yīng)該對(duì)具體的行為加以合理判斷。與此同時(shí)，還能夠?qū)r(shí)間段作為單位，針對(duì)該時(shí)間段之內(nèi)遞增的時(shí)間進(jìn)行加權(quán)積分的相關(guān)處理。

（四）執(zhí)行力度的加強(qiáng)

煙草零售檔案的動(dòng)態(tài)分類形式的信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)以及方法的精細(xì)化和量化，同時(shí)還能夠針對(duì)評(píng)分最終的結(jié)果實(shí)施合適的懲罰。對(duì)以往的檔案結(jié)合分值的高低進(jìn)行排名，從而利用排名的具體走勢(shì)得出目前正處在改善階段的商戶，以及哪些零售商戶正處在違規(guī)的邊緣。而這些動(dòng)態(tài)形式的分類檔案可以為煙草工作人員提供預(yù)測(cè)的依據(jù)，繼而在不良狀況出現(xiàn)以前投入人力、物力進(jìn)行解決，對(duì)違規(guī)行為做到防患于未然。在結(jié)果的統(tǒng)計(jì)方面，為了讓檔案數(shù)據(jù)具備更強(qiáng)的完整性、精確性以及即時(shí)性，一定要保證評(píng)分電子化與結(jié)果之間的同步化。在手持形式的智能移動(dòng)設(shè)備當(dāng)中加設(shè)稽查客戶端，協(xié)助工作人員利用移動(dòng)客戶端針對(duì)零售商戶進(jìn)行具體的考核，考核的結(jié)果將會(huì)和分類結(jié)果在最快的時(shí)間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的傳輸，繼而由檔案管理的智能后臺(tái)進(jìn)行分類以及評(píng)分，并傳輸給工作人員。

四、結(jié)語(yǔ)

為了協(xié)助煙草行業(yè)相關(guān)稽查人員的工作，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)零售商戶的分類和評(píng)分，規(guī)范整個(gè)煙草市場(chǎng)的秩序，對(duì)零售商戶的檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)分類的信息化分析具有非常重要的意義。

（作者單位為山東聊城煙草有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 汪娟熊.我國(guó)煙草行業(yè)營(yíng)銷策略建設(shè)的回顧與展望[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2011.

[2] 全志.煙草零售客戶檔案動(dòng)態(tài)分類信息化研究[J].信息通信，2013（05）：127-128.

[3] 楊洋，楊蓬勃，喬鈺涵.我國(guó)煙草零售客戶檔案動(dòng)態(tài)分類信息化研究[J].蘭臺(tái)世界，2013（14）：54-55.endprint