賈佳琪

摘 要 隨著我國信息化、智能化的發(fā)展和第三方平臺支付的出現(xiàn)，ERP管理系統(tǒng)軟件的市場規(guī)模呈逐年遞增的趨勢。本文基于對企業(yè)ERP財務(wù)實施的分析與調(diào)研，根據(jù)企業(yè)財務(wù)模塊的管理現(xiàn)狀研究，分析在其實施過程中存在的問題，并針對這些問題及現(xiàn)有發(fā)展進(jìn)行對比分析，提出對記賬流程、數(shù)據(jù)庫的建立、電子憑證的出現(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)的需求分析的創(chuàng)新優(yōu)化方案，為企業(yè)快速實施及應(yīng)用先進(jìn)管理模式奠定了堅實的理論基礎(chǔ)，對企業(yè)的未來發(fā)展具有重要的理論價值。

關(guān)鍵詞 電子憑證 信息融合 財務(wù)模塊 三流合一

一、ERP概述

ERP集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，在最大化地減少人力、物力、財力的同時，也成為現(xiàn)代企業(yè)在時代的潮流中生存、發(fā)展的基石。它最初是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化而開發(fā)的一款企業(yè)管理軟件，迅速為全世界商業(yè)企業(yè)所接受，現(xiàn)已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)代企業(yè)管理理論之一。

其中，財務(wù)模塊是ERP整個模塊的核心，ERP中的財務(wù)模塊是基于各個模塊之間相互的信息流動與交換。其現(xiàn)階段的主要流程是：首先，通過把企業(yè)中涉及的會計信息錄入系統(tǒng)、對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息檢索、加工處理進(jìn)而得到數(shù)據(jù)的反饋；其次，根據(jù)目前擁有的會計科目進(jìn)行匯總；再次，企業(yè)的財務(wù)人員根據(jù)目前可輸出的各階段的財務(wù)報表作為參考依據(jù)輸出圖表，對企業(yè)的銷售、采購計劃和最終業(yè)績評估進(jìn)行詳細(xì)的解讀和預(yù)測。它與各個模塊之間是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的。

二、企業(yè)財務(wù)模塊的管理現(xiàn)狀

就我國而言，大多數(shù)企業(yè)管理系統(tǒng)都是外包的，這些軟件不一定真正適合本企業(yè)?，F(xiàn)如今，企業(yè)只將ERP系統(tǒng)單純地作為一個技術(shù)項目，而不是管理項目。而對于現(xiàn)存的財務(wù)模塊而言，它的主要功能是對會計信息進(jìn)行采集、存儲、處理，并輔助管理者進(jìn)行分析，忽略了它更重要的為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理思想。

企業(yè)就像一個大機(jī)器，只有各個部門協(xié)同合作，才能更好地運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)的采購、銷售、庫存等各個環(huán)節(jié)都和財務(wù)緊密相關(guān)。由于第三方支付應(yīng)用越來越廣泛，電子憑證正在逐漸代替紙制憑證，財務(wù)數(shù)據(jù)的錄入有望進(jìn)入無紙化自動辦公時代。而對于現(xiàn)有工作模式：原始憑證與記賬憑證要進(jìn)行整理、分類后在各個部門間傳遞，工作人員處理起來耗費了大量的精力還有可能遺漏，導(dǎo)致效率低下。就現(xiàn)有的記賬流程（如圖2）而言，在憑證錄入時可能存在數(shù)據(jù)丟失、填入錯誤等問題，在各部門進(jìn)行審核時存在遺漏的風(fēng)險并且在系統(tǒng)中沒有起到數(shù)據(jù)整合和分析的功能，它不能充分地保障財務(wù)信息的及時性與準(zhǔn)確性。

為了企業(yè)能更好地發(fā)展，我們應(yīng)把目光放長遠(yuǎn)，完善財務(wù)模塊的功能，并讓員工了解信息化系統(tǒng)管理的優(yōu)勢，加強(qiáng)各個部門對于業(yè)務(wù)過程的監(jiān)管和控制，使企業(yè)的財務(wù)模塊得到靈活調(diào)整，實現(xiàn)資金的合理、靈活配置，提高企業(yè)的整體運(yùn)作效率。

三、基于ERP的財務(wù)模塊的優(yōu)化與創(chuàng)新方案

通過在計算機(jī)上對電子憑證進(jìn)行直接加密，有序地傳送到相應(yīng)部門進(jìn)行審核，不僅避免了數(shù)據(jù)的丟失和時間的浪費，而且還可以加強(qiáng)各個部門對業(yè)務(wù)過程的監(jiān)管和控制。同時，在保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實、完整、可靠的情況下，對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與運(yùn)用，將核對以后的所有憑證進(jìn)行整合，建立一個整合的數(shù)據(jù)庫，把涉及的各個模塊的財務(wù)信息等都放置進(jìn)去，并使其自動生成各季度的報表與賬簿，這樣不僅效率高效，還便于信息的檢索及分類處理，加快信息的傳遞，也避免了在登記賬簿時會發(fā)生的錯誤，更好地實現(xiàn)了三流合一，使企業(yè)產(chǎn)、供、銷環(huán)節(jié)整合更加優(yōu)化，降低了企業(yè)成本，同時也保障了財務(wù)信息的及時性與準(zhǔn)確性。以下是方案具體操作流程：

第一，記賬人員通過普通用戶權(quán)限登錄系統(tǒng)，將已經(jīng)粘貼在固定賬簿上并審核完畢的原始憑證順序通過電子掃描儀掃描成PDF格式再轉(zhuǎn)成word格式直接錄入數(shù)據(jù)庫；若為電子憑證，審核合格后直接掃描進(jìn)入電腦錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫即可。

第二，審核人員直接接收經(jīng)掃描上傳的憑證，并將ERP數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)與取得的原始憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配相整合，并做信息的篩選、添加與處理，審核匹配無誤后進(jìn)行電子簽字。其優(yōu)勢在于使整個企業(yè)各個業(yè)務(wù)循環(huán)中都引入財務(wù)控制意識，提高財務(wù)管理能力，提升整體傳遞速度，使賬務(wù)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確。

第三，數(shù)據(jù)庫對錄入的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理，把采購、銷售等數(shù)據(jù)分模塊進(jìn)行保管，譬如記錄物料的庫存情況及每次進(jìn)價，不同月份的某產(chǎn)品的銷售情況及銷售價格、銷售數(shù)量，不同客戶的價格折扣等。這種信息存儲方式的優(yōu)勢在于不但可以隨時抽取想要查找的各類數(shù)據(jù)及各模塊的信息，而且可以進(jìn)一步研究每一種物料的庫存數(shù)量、采購、銷售等價格波動。再者，在不斷更新、完善數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)時，可根據(jù)常用情況自動生成分錄，并且可以幫助管理人員隨時掌握物流、信息流以及資金流的波動情況。

四、結(jié)語

基于ERP環(huán)境下的財務(wù)管理模塊是一項相對復(fù)雜的管理業(yè)務(wù)，但為了更好地跟緊信息時代的發(fā)展步伐（如電子憑證政策的出臺），幫助企業(yè)一目了然地了解自己公司的財務(wù)狀況以及整體發(fā)展趨勢，提高其企業(yè)的競爭實力，從ERP系統(tǒng)的核心——財務(wù)模塊入手，制定更加合理、優(yōu)化的管理系統(tǒng)，并最大限度地體現(xiàn)其各個模塊的先進(jìn)性和創(chuàng)新性，可以更好地提高財務(wù)預(yù)算效率，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化的目標(biāo)。

（作者單位為大連東軟信息學(xué)院）

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指導(dǎo)老師：高爽