摘 要 隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)和領(lǐng)域，為不同行業(yè)的工作提供了諸多便利。對科技檔案進(jìn)行管理，可以有效地鑒別和篩選科技文件，促進(jìn)科技文件系統(tǒng)的規(guī)范化進(jìn)程，同時(shí)有利于科技檔案更好地發(fā)揮其價(jià)值。將信息化技術(shù)合理地應(yīng)用到科技檔案管理工作中，可以有效地提高科技檔案的管理效率。但是在許多企業(yè)中，科技檔案的信息化管理依然存在著許多問題，阻礙著檔案的有效管理，影響著企業(yè)的發(fā)展。因此，本文就科技檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行有效分析，并提出相應(yīng)的解決措施，從而推動企業(yè)科技檔案信息化管理的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞 科技檔案信息化管理 企業(yè)發(fā)展 策略

一、引言

科技檔案管理工作包括對檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)工作，是有效開發(fā)、利用、管理科學(xué)技術(shù)檔案的專業(yè)化工作。將信息技術(shù)合理地運(yùn)用到科技檔案管理中，也就是根據(jù)檔案的信息技術(shù)要求，通過硬盤和服務(wù)器等對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行保存，在檔案應(yīng)用時(shí)可以直接利用網(wǎng)絡(luò)來調(diào)取科技檔案信息，使科技檔案信息的利用效率以及使用價(jià)值等都得到了較大的提升?？萍既藛T可以通過信息搜索的方式快速找到自己所需的文檔，大大縮短了信息查找所需的時(shí)間，提高了檔案的利用效率，促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。

二、科技檔案信息化管理的必要性

檔案是一個需要長期保存的物件，必須對它進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)，以便在需要時(shí)可以及時(shí)翻閱，查找資料，合理運(yùn)用檔案中的資料分析與總結(jié)等內(nèi)容，解決現(xiàn)實(shí)中所遇到的問題。傳統(tǒng)的檔案儲存方式是建立相應(yīng)的檔案室，將檔案資料等進(jìn)行有效的儲存管理。但是這種儲存方式存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如天氣潮濕可能造成紙質(zhì)檔案因受潮而無法被完好地保存，火災(zāi)等意外情況也容易造成檔案的損壞和丟失，因此急需對科技檔案進(jìn)行信息化管理?？萍紮n案的信息化管理，可以滿足科技檔案復(fù)雜的內(nèi)容要求以及多樣化的管理需求，讓檔案和企業(yè)生產(chǎn)更好地聯(lián)系起來，促進(jìn)科技檔案的有效管理和合理應(yīng)用。

三、科技檔案信息化管理面臨的問題

（一）科技檔案歸檔材料不完整

在實(shí)際工作中，工作人員常常把科技檔案的管理工作與文件檔案的管理工作等同化，甚至一些部門僅注重文件資料的收集工作，而不重視科技檔案的管理工作，對科技檔案的信息資料保存較少，對檔案的立卷工作等也不夠規(guī)范，檔案使用人員不能快速有效地找到自己所需的檔案，即使找到檔案也難以快速地從中獲得有價(jià)值的信息，從而導(dǎo)致科技檔案信息資源的價(jià)值大大降低，無法滿足科技人員的使用需求，更無法促進(jìn)企業(yè)的科技創(chuàng)新和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（二）缺少專業(yè)的科技檔案信息化管理人才

雖然對企業(yè)的科技檔案實(shí)行信息化管理有效地提高了科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，但是科技檔案信息化管理工作仍然面臨許多問題，如缺乏同時(shí)具備檔案管理能力和信息處理技能的高素質(zhì)人才。專業(yè)人才的缺失對檔案的使用效率造成了很大影響，使檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。此外，現(xiàn)在許多企業(yè)的科技檔案管理部門的人員依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，對信息技術(shù)沒有正確的認(rèn)識，也沒有信息化管理觀念，最終導(dǎo)致科技檔案的管理質(zhì)量得不到提高，影響了科技檔案信息化管理的進(jìn)程。

（三）科技檔案信息化管理的設(shè)備不全

許多企業(yè)不重視科技檔案管理工作，對科技檔案管理設(shè)施的投入經(jīng)費(fèi)也比較少。這些管理設(shè)備得不到及時(shí)的更新?lián)Q代，管理工作自然難以進(jìn)行。設(shè)備不全導(dǎo)致企業(yè)無法建立科技檔案信息化管理系統(tǒng)，也就影響了科技檔案管理的服務(wù)性和開放性，企業(yè)內(nèi)部的資源共享難以實(shí)現(xiàn)。而企業(yè)不同部門之間的檔案管理軟件也存在很大區(qū)別，軟件規(guī)格的不統(tǒng)一導(dǎo)致軟件的使用缺乏一定的通用性，難以實(shí)現(xiàn)軟件的兼容，從而統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)也就無法有效建立，阻礙了科技檔案的信息化管理進(jìn)程。[1]

（四）科技檔案信息化管理制度不完善

由于科技檔案與其他的檔案相比，其專業(yè)性和實(shí)用性較強(qiáng)，因此科技檔案的類別也比其他類型的文件檔案多。而科技檔案的廣泛性也對檔案的管理提出了更高的挑戰(zhàn)。但是在實(shí)際管理中，由于管理制度不夠完善，沒有一個科學(xué)、有效、系統(tǒng)的管理方案管理檔案，很容易造成科技檔案的排序材料分類不清、準(zhǔn)確性不足、入庫登記不完整、材料區(qū)分不清等問題發(fā)生，因此檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性都比較差，難以反映真實(shí)的內(nèi)容和歷史過程，影響了檔案的使用。

四、推進(jìn)科技檔案信息化管理的有效措施

（一）加大科技檔案信息化管理的資金投入

科技檔案信息化管理包括服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項(xiàng)技術(shù)和內(nèi)容。[2]所以，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化管理，就需要企業(yè)內(nèi)部投入大量的資金，用于購買軟件、硬件以及其他服務(wù)設(shè)備；同時(shí)還要構(gòu)建科技檔案信息化管理的環(huán)境以及相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善科技檔案管理的工作環(huán)境，購置檔案裝具等，以保證科技檔案信息化管理的順利開展。

（二）加強(qiáng)科技檔案信息化管理的人才培養(yǎng)

企業(yè)人員應(yīng)該對科技檔案管理工作有一個正確而全面的認(rèn)識，并給予科技檔案管理工作足夠的重視。首先要求管理人員制定有效的企業(yè)檔案信息規(guī)劃，將科技檔案信息化管理列入其中。企業(yè)的科技檔案管理部門則應(yīng)嚴(yán)格按照管理要求實(shí)施管理計(jì)劃?？萍紮n案管理部門的管理人員必須有極強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)具備檔案管理能力和信息技術(shù)，企業(yè)要對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)和能力測試，從而提升他們的業(yè)務(wù)能力，以便科技檔案管理人員能夠及時(shí)了解和掌握最新的科技檔案管理信息技術(shù)，促進(jìn)企業(yè)科技檔案的有效管理。

（三）引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備

科技檔案的信息化管理就是運(yùn)用現(xiàn)代科技的手段將檔案進(jìn)行合理的管理。因此，企業(yè)必須對檔案管理系統(tǒng)投入足夠的資金，保障系統(tǒng)設(shè)備符合最新的科技成果，從而使系統(tǒng)不斷地完善，促進(jìn)其更好地服務(wù)于企業(yè)部門。企業(yè)需要對管理系統(tǒng)以及硬件、軟件設(shè)施進(jìn)行定期的維護(hù)，且維護(hù)工作必須由專業(yè)的軟件公司的技術(shù)人員來進(jìn)行。檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)具有良好的兼容性，以保障科技檔案卷宗、文件輸入、查詢等工作能夠順利有效地進(jìn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

（四）健全科技檔案的法規(guī)體系

科技檔案具有法律憑證的作用，能夠作為證明科技信息產(chǎn)權(quán)所有者的證據(jù)，所以對科技檔案進(jìn)行有效的管理還涉及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的問題。[3]這就需要有關(guān)部門和企業(yè)建立健全有關(guān)科技檔案管理方面的法規(guī)體系，進(jìn)而促進(jìn)科技檔案的法制化管理，同時(shí)促進(jìn)科技檔案管理部門的依法行政，合理運(yùn)用檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，依法實(shí)行監(jiān)督的職能，保障科技檔案的信息化管理。

五、結(jié)語

企業(yè)應(yīng)認(rèn)識到科技檔案管理的重要性，并根據(jù)企業(yè)本身的發(fā)展需求，找到科技檔案管理中的問題，通過加大對科技檔案管理資金的投入、購進(jìn)新型設(shè)備、引入高素質(zhì)人才、制定相應(yīng)的管理制度等方式推動企業(yè)的科技檔案信息化管理進(jìn)程。

（作者單位為綿陽市川交公路規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)有限公司）

[作者簡介：嚴(yán)鴻（1970—），女，大專，館員，主要從事（公路設(shè)計(jì)文件）科技檔案管理工作。]

參考文獻(xiàn)

[1] 王琴.如何加快科技檔案信息化建設(shè)與管理[J].福建電腦，2006（11）：102+112.

[2] 趙國峰.淺析計(jì)算機(jī)信息化在檔案管理中的應(yīng)用[J].民營科技，2014（4）：133.

[3] 嚴(yán)月英.科技檔案管理與企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的關(guān)聯(lián)分析[J].福建農(nóng)機(jī)，2013（3）：72-73.endprint