岳嵩

摘 要：辦公自動(dòng)化功能全面而且實(shí)用，操作相對(duì)簡(jiǎn)單，還能進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，信息資源共享，本文在分析了辦公自動(dòng)化這些特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從建立信息中心、督辦管理以及企業(yè)會(huì)議管理等方面分析了辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用，最后提出了提高辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用成效的舉措。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 企業(yè)管理 應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：F276.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）09-00-01

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在企業(yè)中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，有效的解決了傳統(tǒng)企業(yè)辦公中基于文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯(cuò)率高的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了辦公方式的規(guī)范化發(fā)展，讓企業(yè)各個(gè)部門(mén)能夠最大程度的實(shí)現(xiàn)信息交流與共享，提高了工作效率，為增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)揮了積極作用。

一、辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵與特點(diǎn)

1.辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵

所謂辦公自動(dòng)化主要是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及電子郵件等進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部信息資源的傳遞與交換，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息共享，讓企業(yè)管理者能夠在比較短的時(shí)間內(nèi)獲取想要的信息資源，提高企業(yè)信息的利用率，屬于科學(xué)化、高效率的辦公系統(tǒng)。通過(guò)運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，讓辦公操作變得簡(jiǎn)單起來(lái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)化、無(wú)紙化以及自動(dòng)化辦公的終極目標(biāo)。

2.辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

2.1功能全面而且實(shí)用。在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的時(shí)候，基本上包含了企業(yè)辦公的多個(gè)功能，實(shí)現(xiàn)了多部門(mén)、多環(huán)節(jié)，各個(gè)功能之間能夠有機(jī)結(jié)合。但是，我們知道網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能要實(shí)現(xiàn)完全自成體系幾乎不可能，因此把辦公自動(dòng)化軟件融入到自己的體系中，才能更好的發(fā)揮其作用。

2.2操作相對(duì)簡(jiǎn)單。辦公自動(dòng)化軟件不需要用戶(hù)專(zhuān)門(mén)安裝專(zhuān)用的軟件，通過(guò)瀏覽器就能使用其功能，操作起來(lái)相對(duì)比較簡(jiǎn)單易行。

2.3信息資源共享。不管用戶(hù)在什么地點(diǎn)進(jìn)行辦公，都可以通過(guò)服務(wù)器以及web等連接起來(lái)，找出準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，突破了辦公的時(shí)間與空間限制。

2.4個(gè)性化設(shè)置。企業(yè)可以結(jié)合自身實(shí)際，通過(guò)服務(wù)器來(lái)設(shè)置企業(yè)logo或者機(jī)構(gòu)組織等，要可以通過(guò)注冊(cè)的方式，設(shè)置使用人員的權(quán)限與角色，進(jìn)而體現(xiàn)企業(yè)的特色。

2.5充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為用戶(hù)提供的有知識(shí)庫(kù)，能夠自動(dòng)收集和保存互聯(lián)網(wǎng)資源信息，企業(yè)可以整理這些信息中對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)有利的數(shù)據(jù)來(lái)為企業(yè)決策服務(wù)。

二、辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用

辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用非常廣泛。就神華集團(tuán)而言，通過(guò)建立神華集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)，包含以下幾個(gè)模塊：個(gè)人事務(wù)、公文管理、公共信息、綜合業(yè)務(wù)、系統(tǒng)管理、統(tǒng)一搜索，實(shí)現(xiàn)對(duì)神華集團(tuán)公文及其他審批業(yè)務(wù)的統(tǒng)一高效管理。本文以其中幾項(xiàng)應(yīng)用為例進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

1.應(yīng)用一：公文管理

作為企業(yè)辦公室工作的一項(xiàng)基本內(nèi)容，公文管理的質(zhì)量跟上級(jí)政策的貫徹執(zhí)行成效有直接的關(guān)系。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，公文管理主要包括公文的起草、流轉(zhuǎn)、審批和查看，主要是為了可以滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)布和接收公文以及檔案管理的需求。在公文整理的時(shí)候，除了以上我們所說(shuō)的基本功能，還有文檔檢索、編研等，能夠在保存了原來(lái)文檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升公文資料調(diào)用的成效。辦公人員在個(gè)人界面上通過(guò)發(fā)文管理對(duì)公文進(jìn)行處理，起草人的發(fā)文會(huì)通過(guò)自動(dòng)提交到主管人員界面，管理人員按照流程進(jìn)行查詢(xún)，管理權(quán)責(zé)相對(duì)比較明確。而且辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中為發(fā)文人員提供了很多發(fā)文模板，還可以利用公文處理系統(tǒng)中的糾正錯(cuò)誤的功能，迅速發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤節(jié)約了糾錯(cuò)的時(shí)間。此外，自動(dòng)化公文處理軟件中可以設(shè)置很多保護(hù)措施，保障了公文的安全性。

2.應(yīng)用二：督辦管理

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，很多辦公室管理實(shí)務(wù)的分解與下達(dá)，還有領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)的執(zhí)行與跟蹤，采用傳統(tǒng)的電話(huà)以及郵件等形式的比較多，這樣的方式相對(duì)比較繁瑣，還占用了辦公管理者比較多的時(shí)間，管理者的角色挑戰(zhàn)比較大。因此，要重視辦公自動(dòng)化在督辦管理中的應(yīng)用。督辦管理模塊通過(guò)建立統(tǒng)一的任務(wù)督辦中心，對(duì)神華集團(tuán)各類(lèi)督辦任務(wù)進(jìn)行分解，逐級(jí)下達(dá)，包含會(huì)議內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)交代的事項(xiàng)、本季度與本年度的工作計(jì)劃以及其他常規(guī)工作等，對(duì)這些督辦任務(wù)進(jìn)行執(zhí)行并實(shí)時(shí)反饋，對(duì)督辦的成果進(jìn)行確認(rèn)，進(jìn)行全周期管理支撐。有效地固化了督辦事項(xiàng)的延期申請(qǐng)、終止辦理與變更等業(yè)務(wù)。同時(shí)能夠向管理層、決策層提供實(shí)時(shí)的、客觀的、體系化的督辦事項(xiàng)執(zhí)行進(jìn)展及關(guān)聯(lián)視圖，從而在很大程度上提升了企業(yè)的執(zhí)行力，保障神華集團(tuán)事務(wù)的開(kāi)展。

3.應(yīng)用三：會(huì)議管理

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，會(huì)議管理模塊是其中一項(xiàng)重要的應(yīng)用。通過(guò)辦公自動(dòng)化能夠把人工記錄跟電子速記準(zhǔn)確的結(jié)合在一起，還能夠運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)來(lái)開(kāi)展電視電話(huà)會(huì)議，讓會(huì)議不再受時(shí)間與空間的限制，很大程度的減少了企業(yè)會(huì)議成本。在神華集團(tuán)OA系統(tǒng)中有專(zhuān)業(yè)的會(huì)議管理模塊，它可以對(duì)整個(gè)會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一組織和管理，不管是專(zhuān)題會(huì)議還是部門(mén)會(huì)議、管理層會(huì)議等都能融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)議題收集、議題提報(bào)、議題審批、議題清單、會(huì)議管理及議題權(quán)限內(nèi)共享的固化，能有效減少藏匿于會(huì)議由始至終的各種會(huì)議成本，為辦會(huì)和參會(huì)人員提供極為實(shí)用的工作平臺(tái)。通過(guò)與OA公文管理、會(huì)議管理等模塊的集成，實(shí)現(xiàn)公文的自動(dòng)化關(guān)聯(lián)議題、決策會(huì)議發(fā)起與議題的自動(dòng)關(guān)聯(lián)推送、議題討論順序排序、會(huì)議紀(jì)要管理、會(huì)議室預(yù)訂、參會(huì)人員提醒等，全面提升管控效率，提升決策效率與效果。

三、提高辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用成效的舉措

1.轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，提高應(yīng)用成效

作為企業(yè)管理人員，要認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化在企業(yè)中的應(yīng)用成效，是實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、高效管理的關(guān)鍵所在。進(jìn)行科學(xué)有效的管理與規(guī)劃，對(duì)企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)行一個(gè)整體的布局，結(jié)合內(nèi)部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據(jù)局面，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理各個(gè)模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高信息的準(zhǔn)確率。因此，管理人員要轉(zhuǎn)變思想，對(duì)企業(yè)的辦公自動(dòng)化狀況進(jìn)行認(rèn)真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程。通過(guò)建立一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精良的辦公自動(dòng)化工作團(tuán)隊(duì)，在工作中樹(shù)立辦公自動(dòng)化化系統(tǒng)理念。要強(qiáng)化工作人員的綜合素質(zhì)，定期對(duì)他們開(kāi)展辦公自動(dòng)化的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)而提高應(yīng)用成效。endprint

2.改善應(yīng)用環(huán)境，提高應(yīng)用成效

首先，要在神華集團(tuán)內(nèi)部鼓勵(lì)員工信息資源共享，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介辦公流程下管理莫斯，這是企業(yè)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代持續(xù)發(fā)展的總要因素，建立學(xué)習(xí)性這種，注重團(tuán)隊(duì)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的學(xué)習(xí)。其次，要注重辦公自動(dòng)化的管理基礎(chǔ)。在引進(jìn)了OA系統(tǒng)之后，企業(yè)的辦公通過(guò)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化傳輸功能，減少紙質(zhì)辦公中出現(xiàn)的丟失、筆誤等問(wèn)題，還節(jié)約了辦公成本。但是，辦公流程不再局限在簡(jiǎn)單的行政事務(wù)，而是需要通過(guò)信息資源共享來(lái)提高企業(yè)協(xié)同運(yùn)作成效，要不斷挖掘企業(yè)員工知識(shí)創(chuàng)造與轉(zhuǎn)換的能力。再次，要注重企業(yè)的信息積累過(guò)程，因?yàn)樾畔⑹寝k公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要處理對(duì)象，通過(guò)不斷完善信息分析方法，提高企業(yè)辦公效率。

3.注重系統(tǒng)安全，提高應(yīng)用成效

首先，要對(duì)辦公自動(dòng)化程序的操作控制進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能提高企業(yè)信息的準(zhǔn)確性，盡可能的減少信息差錯(cuò)的出現(xiàn)。管理人員要結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候制定相應(yīng)的操作規(guī)范，包括設(shè)備操作的步驟與指令，還有遇到突發(fā)狀況采取的措施等。其次，要提高企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性，要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來(lái)隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來(lái)清理系統(tǒng)垃圾，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供良好的運(yùn)營(yíng)環(huán)境，避免未授權(quán)人員進(jìn)入系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。再次，重視計(jì)算機(jī)上機(jī)操作與管理，制定相應(yīng)的制度，要求工作人員按照制度來(lái)進(jìn)行一些信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案。

4.順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，提高應(yīng)用成效

辦公自動(dòng)化在企業(yè)中的應(yīng)用目的就是提高企業(yè)的內(nèi)部管理成效，根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺(tái)化與智能化的發(fā)展。也就是說(shuō)，平臺(tái)化就是在企業(yè)管理過(guò)程中，要通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步取消部門(mén)之間存在的障礙，建立協(xié)同化的辦公平臺(tái)。而智能化就是除了辦公自動(dòng)化的基本功能，還要實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的分析、歸納與比較，進(jìn)而能夠做出決策，把所謂的“人”的因素體現(xiàn)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中。要順應(yīng)企業(yè)管理中辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)，就要注重設(shè)計(jì)的人性化，從原來(lái)以業(yè)務(wù)為中心的設(shè)計(jì)思想轉(zhuǎn)化為以用戶(hù)為中心。結(jié)合國(guó)際化的辦公系統(tǒng)技術(shù)，方便使用和維護(hù)，融入知識(shí)管理理念，進(jìn)而提高辦公自動(dòng)化的應(yīng)用成效。

結(jié)論

綜上所述，在企業(yè)管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件能夠提高企業(yè)的辦公效率與信息效率，是企業(yè)信息化管理的一部分。因此，要深入理解辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵與特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際來(lái)調(diào)整辦公自動(dòng)化的應(yīng)用環(huán)境，提高辦公自動(dòng)化的安全性，順應(yīng)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，在減少企業(yè)管理成本的基礎(chǔ)上提高企業(yè)的管理成效，進(jìn)而提高企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力。

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