王殿佑
摘 要:隨著航天GF工作量的不斷增加,報告管理中缺乏足夠過程控制和管理的問題日益突出,這些問題如不能及時解決將直接影響到航天國防科技報告管理工作的效率和質(zhì)量,也帶來報告質(zhì)量問題的突出。將PDCA循環(huán)引入航天GF報告管理是一項有益的嘗試,將有效地改進現(xiàn)有航天GF報告管理流程,全面提升國防科技報告管理的效率和質(zhì)量。本文以實施航天GF報告管理業(yè)務(wù)流程的梳理、優(yōu)化為例,詳細介紹PDCA法的應(yīng)用。
關(guān)鍵詞:PDCA循環(huán) 航天GF報告 過程管理 質(zhì)量管理
中圖分類號:V46 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2017)09(b)-0170-05
Abstract: Based on the expansion of the scale of Aerospace GF Reports, lacking of process management and control of the report have becoming more and more seriously, directly affecting the management efficiency and quality, and moreover the quality of the paper. This paper introduces the basic principle of PDCA and put forward it in the management of GF report, discussing how to integrate the various steps of PDCA with the quality management in the process of ensuring the efficiency and quality of China defense science and technology reports, in order to effectively implement the optimization and arrangement of the process of report management, and describes the way of PDCA application.
Key Words: PDCA; China Aerospace Science & Technology Reports; Process management; Quality management
航天GF報告(即航天國防科技報告)是中國國防科學(xué)技術(shù)報告的重要組成部分,它是航天領(lǐng)域內(nèi),科研項目完成人員根據(jù)項目進展情況,按有關(guān)規(guī)定和《中國國防科學(xué)技術(shù)報告編寫規(guī)則》格式要求撰寫和提交,以積累、傳播和交流為目的,能夠完整而真實地反映當前項目研制狀況、先進技術(shù)內(nèi)容以及經(jīng)驗教訓(xùn)的特種文獻。它是國家寶貴的知識資源和重要的科技信息資源[1]。
近年來,隨著科研生產(chǎn)任務(wù)和型號項目的不斷增多,報告的篇數(shù)在不斷增長?;鶎訂挝煌ǔS珊綀舐?lián)絡(luò)員來負責航天國防科技報告管理工作,進行單位內(nèi)國防科技報告編寫任務(wù)下達、組織部署,節(jié)點安排和進度檢查、督促,報告征集上來后還要進行相應(yīng)登記、形式內(nèi)容審查以及上報等工作。報告量的增加,無疑會增加報告管理的難度,也帶來報告質(zhì)量的不穩(wěn)定,同時也由于項目驗收和報獎等造成的時間節(jié)點緊、難度要求增加,報告編號難求等問題突出。這都要求加強航天國防科技報告工作的過程管理和質(zhì)量管理,以有效保障國防科技報告工作按時保質(zhì)保量進行,但如何實施這一有效管理措施仍是科研管理部門始終要思考的一個問題。PDCA是一套行之有效的質(zhì)量控制管理方法,在過程管理和質(zhì)量管理中得到了大量應(yīng)用,將它應(yīng)用于航天GF報告管理工作中,是一項有益的嘗試,將有助于實現(xiàn)GF報告管理工作的全程質(zhì)量管理和控制,并有效提高報告的內(nèi)容質(zhì)量。
1 PDCA理論概述
PDCA是Plan(計劃)、Do(實施)、Check(檢查)和Action(處理)的首寫字母縮寫,所謂的PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進行質(zhì)量管理,緊密圍繞目標不斷循環(huán)改進,是能使一項活動有效進行的科學(xué)管理工作程序[3]。其基本思路是,首先制定一項工作計劃,依照計劃要求執(zhí)行,執(zhí)行中不斷進行檢查,最后對執(zhí)行的效果和經(jīng)驗教訓(xùn)進行評估、總結(jié)處理和提煉[4]。P、D、C、A循環(huán)四個階段周而復(fù)始,循環(huán)上升改進,每個循環(huán)立足解決一部分問題,解決不了納入下個循環(huán),再次上升持續(xù)改進,最終達到解決問題和改善質(zhì)量的目的。如圖1所示。
PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán),最早由休哈特于1930年提出,后由美國質(zhì)量管理專家戴明博士于20世紀50年代再次提出,加以廣泛宣傳,運用到持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量過程[5]。
P:即計劃,包括目標的定義,目標和方針的確定以及活動規(guī)劃的制定。
D:即執(zhí)行,根據(jù)相關(guān)信息,設(shè)計計劃、方法方案布局;再根據(jù)這些安排具體實施。
C:即檢查,對執(zhí)行結(jié)果進行總結(jié),提煉經(jīng)驗教訓(xùn)、評估實施效果、查找問題所在。
A:即處理和改善,對總結(jié)結(jié)果進行處理,對成功經(jīng)驗加以吸收;對失敗加以總結(jié);對沒解決的問題納入新一輪PDCA循環(huán)。
2 PDCA運用到航天GF報告管理中的基本思路
基于航天GF報告管理的特點,報告的過程管理將是整個管理環(huán)節(jié)的核心,是加強報告流程梳理和提升報告內(nèi)容質(zhì)量的關(guān)鍵。借鑒PDCA循環(huán),我們將分八個步驟對GF報告過程管理進行循環(huán)改進,緊緊圍繞優(yōu)化管理環(huán)節(jié)、縮短時間節(jié)點安排、提升報告質(zhì)量的目的,合理、科學(xué)地制定項目計劃和時間進度節(jié)點,完善GF報告管理的組織機制、過程控制以及管理規(guī)章制度、條例和措施;不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),加強對國防科技報告工作的宣傳、培訓(xùn),強化編寫軟件的使用操作,持續(xù)改進工作作風等,最終實現(xiàn)管理的循環(huán)漸進、優(yōu)化整個管理環(huán)節(jié)?;赑DCA循環(huán)的優(yōu)化思路如圖2。endprint
步驟一:分析現(xiàn)狀,找出問題。突出對現(xiàn)狀的把握和發(fā)現(xiàn)問題的能力意識,發(fā)掘問題是解決問題的第一步,是分析問題的條件[6]。從航天GF報告過程管理來看,報告的管理問題和質(zhì)量問題隨報告量的增加呈現(xiàn)出越發(fā)突出的情況。從國防科技報告管理部門的角度,制定可行性總體實施方案,與其他科研管理部門相配合,從執(zhí)行主體—報告撰寫者立場出發(fā),詳細溝通、調(diào)研,對情況進行匯總。
步驟二:分析問題的成因。從報告管理現(xiàn)狀來看,項目計劃和時間節(jié)點安排不合理、不科學(xué)是造成問題的首要原因;其次,從報告質(zhì)量來看,格式不規(guī)范、形審問題多,技術(shù)內(nèi)容篇幅人為大量縮減,文章架構(gòu)不合理等則是執(zhí)行主體對國防科技報告的意義認識不足,工作上不重視、態(tài)度上不端正所致;最后是過程管理不到位,組織落實不夠,規(guī)章制度和管理條例不完善、監(jiān)管不到位、執(zhí)行流于形式等也是問題。
步驟三:要因確認。對主次因進行區(qū)分是有效解決問題的關(guān)鍵,通過調(diào)研分析,如何科學(xué)合理地制定型號項目報告管理計劃是問題的關(guān)鍵;其次,完善規(guī)章制度和條例、梳理報告管理有效環(huán)節(jié),制定相應(yīng)舉措是管理的重要手段;而加強對執(zhí)行主體的宣傳教育、培訓(xùn),強化監(jiān)管措施力度,加大獎懲則是強化報告管理的基礎(chǔ)。
步驟四:擬定措施、制定計劃(5W1H)。包括:為什么制定該措施(Why),達到什么目標(What),在何處執(zhí)行(Where),由誰負責完成(Who),什么時間完成(When),如何完成(How)。
步驟五:執(zhí)行措施和計劃。
步驟六:檢查驗證、評估執(zhí)行效果。以節(jié)點內(nèi)應(yīng)完成上交報告篇數(shù)和報告內(nèi)容質(zhì)量提升為考核標準,退修改稿次數(shù)少,反饋問題少為依據(jù)。
步驟七:量化標準,固化有益經(jīng)驗措施和方法。保留好的工作經(jīng)驗和審稿、改稿方法,強化理論上的提升。
步驟八:對遺留問題進行歸納、分析,再次納入PDCA循環(huán)。精簡流程、優(yōu)化環(huán)節(jié),提升工作效率,實現(xiàn)質(zhì)量管理的螺旋上升。適當配合軟件的手段,如Microsoft Project制定項目計劃和節(jié)點實施環(huán)節(jié),開發(fā)基層航報聯(lián)絡(luò)員稿件管理系統(tǒng),重新設(shè)計排版模板和開發(fā)自動排版軟件等。
3 PDCA循環(huán)的實施
3.1 P-制定工作計劃,明確管理目標
制定工作計劃,明確管理目標是開展這個系統(tǒng)工作的開始。所謂的工作計劃,即航天GF報告管理的項目計劃,明確什么型號項目類型、報告是否加急處理、報告的篇數(shù)、負責的分系統(tǒng)型號總師是誰、哪些人員參與,如何安排時間節(jié)點,怎樣征集驗收,形審、內(nèi)容審查如何反饋,保密檢查以及最后的上報手續(xù)等。管理目標則主要包括GF報告管理工作的質(zhì)量目標以及報告本身的質(zhì)量目標,制度上也涵蓋各類有效制度措施和經(jīng)驗的固化。
3.1.1 統(tǒng)一認識,制定科學(xué)合理的報告管理計劃
航天國防科技報告編寫任務(wù)下達后,航報聯(lián)絡(luò)員應(yīng)首先吃透文件的精神和要求。根據(jù)型號項目的性質(zhì)、上報報告的篇數(shù)等,制定一個初步管理計劃;計劃制定完后,將計劃提交給負責本項目的技術(shù)副總工程師以及型號項目調(diào)度,讓對方知道報告征集工作的安排,充分聽取雙方意見后,再次修改制定一個明確可執(zhí)行的計劃和節(jié)點,這個節(jié)點應(yīng)有利于后期的監(jiān)督檢查和執(zhí)行,通常這個過程要反復(fù)很久,歷經(jīng)多次修改補充。
計劃安排合理與否,關(guān)系到后期報告管理工作的質(zhì)量和效率,因此計劃制定前和制定過程中要充分聽取各方意見,根據(jù)下達的文件指示,充分考慮各種因素后,列出詳細計劃表。為實現(xiàn)管理的項目化和科學(xué)化,采用微軟的Microsoft Project安排計劃流程,梳理出各個環(huán)節(jié)和執(zhí)行節(jié)點。
3.1.2 明晰進度和管理規(guī)章制度,全過程管理
⑴充分做好各種溝通和協(xié)調(diào),將整個計劃分為三個層次,即報告編寫前期組織、中期檢查改進和后期評審上報。前期組織環(huán)節(jié),由航報聯(lián)絡(luò)員將初步制定的計劃安排發(fā)送給技術(shù)副總工程師和型號項目調(diào)度,充分討論修改。技術(shù)副總工程師負責報告的總體計劃安排,下達報告編寫篇數(shù)和編寫技術(shù)內(nèi)容以及安排哪些技術(shù)人員參與組織編寫;項目調(diào)度則從型號渠道負責組織傳達工作以及報告協(xié)調(diào)管理工作,比如參與編寫任務(wù)下達部署、中期評審等例會的召集工作,對報告參與編寫人員聯(lián)系方式進行匯總,以及報告最終上交時手續(xù)辦理和報告匯總等。中期檢查改進,則主要由航報聯(lián)絡(luò)員和技術(shù)副總工程師負責,聯(lián)絡(luò)員負責對報告編寫人員進行不定期抽查和督促,發(fā)現(xiàn)技術(shù)內(nèi)容或程序上的問題立刻予以協(xié)調(diào)處理。對報告定題不符,內(nèi)容篇幅不足,問題多的報告則在集中后,由技術(shù)副總工程師和聯(lián)絡(luò)員共同召開報告點評會,從報告格式到技術(shù)內(nèi)容上統(tǒng)一作出解答和修改。報告完成人二次進行修改后,再次進入審查環(huán)節(jié)。報告后期環(huán)節(jié)則主要是評審上報,在報告格式審查合格后,交由技術(shù)副總工程師統(tǒng)一撰寫技術(shù)內(nèi)容審查評語,并交由保密委員會進行統(tǒng)一密級審查和定密。完成后,報告統(tǒng)一匯總到項目調(diào)度處,辦理出所蓋章手續(xù)和出版物出所密級審核證明,統(tǒng)一登記造冊。
⑵建立全面的報告管理文件,以規(guī)范報告管理工作。內(nèi)容涵蓋:報告管理條例、寫作規(guī)范、經(jīng)費安排、航報聯(lián)絡(luò)員考核標準、報告評審要求等;同時,制定本部門的規(guī)章管理制度,如根據(jù)集團和院科技報告規(guī)章管理條例和制度,結(jié)合我部實際,草擬了本單位科技報告管理條例和工作制度,并制定了聯(lián)絡(luò)員工作質(zhì)量考核標準等。明確什么人、什么時候做什么事,什么事由誰負責等,防止出現(xiàn)責任不明、管理不嚴、獎懲落實不到位等情況。
3.2 D-實施,執(zhí)行過程保障
執(zhí)行過程保障應(yīng)遵循國防科技報告管理的性質(zhì)和特點,按照業(yè)務(wù)流程,規(guī)范執(zhí)行。這里涉及兩個層面。
⑴即組織層面保障-明確執(zhí)行機構(gòu)和責任確定。為加強單位航天GF報告的管理工作,通常設(shè)立院、基地和廠所兩級管理組織,院基地設(shè)立國防科技報告管理辦公室,而廠所一級基層管理工作通常設(shè)航報聯(lián)絡(luò)員,由其所屬的科研管理部門具體負責執(zhí)行。航報聯(lián)絡(luò)員具體負責航天GF報告管理工作,是基層報告管理的核心。國防科技報告管理辦公室負責具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和報告全局組織管理工作,并負責對報告的匯總編輯;基層單位則主要負責貫徹落實上級主管部門的文件精神;結(jié)合本單位實際制定相應(yīng)管理規(guī)章制度和條例;明確報告管理工作的整體目標;負責從管理制度和條例上規(guī)范本單位的報告管理;負責與其他科研管理部門和業(yè)務(wù)部門進行協(xié)調(diào)溝通;負責安排總的時間任務(wù)節(jié)點和進度;負責抽查和敦促各階段工作,進行相應(yīng)報告管理的研究和改進工作等。endprint
⑵程序上保障-規(guī)范流程和執(zhí)行節(jié)點安排。程序上即前期組織、中期控制和后期評審上報。前期組織階段,編寫任務(wù)下達后,聯(lián)絡(luò)員協(xié)同項目調(diào)度召集有關(guān)技術(shù)總師、報告編寫人員、有關(guān)科研管理部門和保密處的同志等例會,統(tǒng)一就文件指示進行傳達,確定報告上交篇數(shù)、保密等級、擬定報告題目部署等;同時也對一些程序性問題或?qū)懽鞲袷健?nèi)容上技術(shù)問題以及上報環(huán)節(jié)和注意事項等進行解答、交流,制定總體報告管理計劃。中期控制,即不定期對報告編寫人員進行抽查和走訪,及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。針對報告格式和內(nèi)容上的問題,發(fā)現(xiàn)苗頭即刻解決。比如有些作者定題不符、架構(gòu)不嚴謹、內(nèi)容上存在以技術(shù)報告代替國防科技報告的現(xiàn)象,沒有嚴格按照要求進行技術(shù)梳理、總結(jié)和提煉;致使報告內(nèi)容干癟、有價值內(nèi)容少,公式不合格,參考文獻缺少等現(xiàn)象嚴重。中期控制的一個重要環(huán)節(jié),即航報聯(lián)絡(luò)員聯(lián)合技術(shù)副總工程師統(tǒng)一召開一個報告評審會,就報告出現(xiàn)的格式問題、編排問題以及內(nèi)容問題進行一次現(xiàn)場審稿、現(xiàn)場梳理、現(xiàn)場解答;由于現(xiàn)場對比性、嚴肅性,很多作者都會認真對待,對作者的進度也能起到很好的敦促作用。后期評審環(huán)節(jié),是程序上的最后一個環(huán)節(jié),主要牽涉到報告形式、內(nèi)容審查以及上報手續(xù)辦理三個步驟。形審上,由于一篇報告通常要花費聯(lián)絡(luò)員約1.5個小時審查[7],耗費大量時間和精力,所以這塊是今后我們改進的重點;內(nèi)容審查則主要由副總工程師進行審查簽署意見。關(guān)于上報手續(xù)這塊,由于環(huán)節(jié)繁復(fù)、最容易出狀況和造成時間延誤,我們通常采取統(tǒng)一辦理的手段,即將報告統(tǒng)一集中起來,統(tǒng)一蓋章、統(tǒng)一辦理密級審核手續(xù);集中登記和集中上報的方式。這樣可以節(jié)約大量時間,有助于提高管理的效率和質(zhì)量。不至因某一篇報告的延誤而拖累整個報告進度。
3.3 C-檢查,全過程監(jiān)督執(zhí)行
第1階段:規(guī)范選題、梳理流程,明確編寫任務(wù)。無論是技術(shù)副總工程師草擬報告題目,下發(fā)給編寫人員,還是報告作者自擬題目,都要集中到前期組織環(huán)節(jié)進行討論和確定,不能因后面報告題目不合格或重復(fù)草擬而耽誤時間和進度。其次,任務(wù)下達指示是否傳達到每一位作者,最好的做法也是在前期組織環(huán)節(jié),由會上統(tǒng)一宣布,給每位編寫人員現(xiàn)場下達編寫任務(wù)和要求。有疑問和想法的,可以現(xiàn)場解答,現(xiàn)場安排;沒例會的作者,由項目調(diào)度匯總?cè)藛T名單后,再進行補充通知;同時將前期組織安排的會議部署下發(fā)給每位作者和參與人員,設(shè)定節(jié)點。什么時候完成什么,怎樣完成,通過Microsoft Project軟件記錄在案。
第2階段:中期控制環(huán)節(jié),不定期抽查和回訪作者,也可以通過郵件、微信、電話或走訪的形式,實時交流。報告初步匯總后,首先進行格式審查,同時將報告技術(shù)內(nèi)容發(fā)副總工程師進行審核,航報聯(lián)絡(luò)員與副總工程師充分意見交流后,召開報告點評會。統(tǒng)一進行問題答復(fù),現(xiàn)場解決形式和內(nèi)容上的問題,當場修改;對問題嚴重的報告,定好修改稿的最終完成時間,由于這種情況通常涉及到技術(shù)內(nèi)容上的問題,因而這主要交由副總工程師負責,而格式上的問題則相對簡單些。
第3階段:后期上報,及時評審、嚴管手續(xù)上報流程。報告上報統(tǒng)一登記后,涉及到打印、保密審查和出所手續(xù)辦理等環(huán)節(jié)時,嚴格按照流程設(shè)計統(tǒng)一打印、統(tǒng)一辦理保密審核,統(tǒng)一進行蓋章和上報。避免報告作者各自為戰(zhàn),分頭跑手續(xù),既造成時間上的延誤也引起管理上不必要的麻煩。
為加強報告管理工作,在條件允許的情況下,還要進行報告寫作培訓(xùn),從報告管理的流程、計劃安排、內(nèi)容格式上的要求等進行宣貫,加強作者對相關(guān)編寫軟件使用的操作,強化報告的點評工作;對報告加大獎懲力度,對優(yōu)秀的報告給予相應(yīng)的獎金鼓勵,而對差的報告加大批評力度,直至取消其編寫資格,建議后續(xù)型號項目不采納其參與報告編寫等。
3.4 A-處理,總結(jié)評估,重視反饋
⑴全方位進行信息反饋,重視信息反饋作用。無論是報告作者還是報告管理人員,大家都是希望能認真地接手這項工作,完成任務(wù);沒有誰是故意或惡意如此。以往造成報告管理工作呈現(xiàn)拖延或出現(xiàn)各種各樣問題情況,應(yīng)從客觀和主觀兩方面考慮,客觀上主要是計劃安排是否合理、報告作者是否遇到緊急任務(wù)或太忙而無法顧及等情況,主觀上則主要看是否存在對國防科技報告認識不清、態(tài)度上不重視,認為報告寫的再好不如型號干的好等原因也比比皆是。所以,在開展國防科技報告管理工作中,應(yīng)充分考慮主客觀因素,針對不同原因進行解決。加強同報告編寫者的溝通,充分了解可能造成報告延誤或出現(xiàn)質(zhì)量問題的原因,重視作者信息反饋,協(xié)調(diào)好各方關(guān)系才能將管理工作順利的開展。
⑵重視報告的評價機制,充分發(fā)揮這一機制。對于好的經(jīng)驗管理措施,經(jīng)過實踐檢驗?zāi)艹浞痔岣吖芾硇屎唾|(zhì)量,提升報告內(nèi)容水平的應(yīng)予以保留發(fā)揚,比如報告點評會和評審會,就可以實現(xiàn)以評促建,以評促改。評價會上可以將各種矛盾和問題集中暴露出來,大家共同協(xié)商共同解決,也可以就某些事項達成統(tǒng)一意見,合理安排計劃和進度。評價會也可以暴露各自的優(yōu)缺點,使好的作者受到褒獎和激勵,將優(yōu)秀的做法傳播下去;也使寫的不好的作者受到啟發(fā)和鼓勵,得到解決問題的幫助,刺激其主動改進和要求進步。評價的基礎(chǔ)是立足科學(xué)的管理條例和規(guī)章制度,比如報告格式就由寫作規(guī)范條例給予指導(dǎo),而內(nèi)容評價則由經(jīng)驗豐富的老專家給予把關(guān),后期我們還要制定相應(yīng)的內(nèi)容評定標準,客觀地給予其評分和推進報告評價的標準化。
⑶重視管理手段的多樣化和軟件的使用。管理應(yīng)是全方位的,只有加強與作者本人的溝通才能盡早發(fā)現(xiàn)問題,盡早解決問題。郵件、微信、短信和電話是必不可少的手段,點評會和評審會也是重要的場合,只有深入了解作者需求,才能給予作者更好地解決問題。同時,報告的管理也應(yīng)加強對軟件的使用,現(xiàn)在信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是發(fā)展的大趨勢,報告管理工作應(yīng)充分采用信息化的手段,比如采用Project項目管理軟件進行計劃和節(jié)點安排、開發(fā)基層航報稿件管理系統(tǒng)進行稿件的自動化錄入和管理、設(shè)計格式自動檢測軟件進行報告格式地自動檢測等都是提高工作效率的手段,也是提升報告管理質(zhì)量和效率,提高報告內(nèi)容質(zhì)量的便利途徑。加大信息技術(shù)的因素、進一步弱化人的影響因素將是更科學(xué)合理管理報告的一個重要選項。管理的工作畢竟是人、機制和技術(shù)的融合,應(yīng)充分發(fā)揮各自的作用,使得管理工作更上一個臺階。
4 結(jié)語
PDCA的核心[8]在于不斷分析現(xiàn)狀、提出問題、確定目標、制定計劃、實施計劃、檢查效果、理出思路和總結(jié)經(jīng)驗,它涵蓋4個階段8個步驟,通過不斷地循環(huán)往復(fù),實現(xiàn)效率的提升和質(zhì)量的提高。實踐證明,PDCA循環(huán)確保了報告管理工作的連續(xù)性和有效性,實現(xiàn)了報告管理環(huán)節(jié)的無縫連接,提高了報告管理工作的效率和質(zhì)量。它使報告管理工作中的人、機制和技術(shù)呈現(xiàn)有機結(jié)合,充分調(diào)動了各方積極因素,在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上做到了科學(xué)工作程序地使能。這對于航天GF報告管理工作來說,將是一次有益的嘗試。
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