韓曉萃

【摘 要】 2014年財(cái)政部發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)已經(jīng)成為各單位工作的重要事項(xiàng)之一。通過財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)在單位的全面應(yīng)用，從而以流程再造為中心，實(shí)現(xiàn)流程審批網(wǎng)絡(luò)化、財(cái)務(wù)查詢簡(jiǎn)單化、財(cái)務(wù)管理信息化，極大地提高了財(cái)務(wù)辦公效率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)做出了實(shí)踐和嘗試。本文揭示財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)相對(duì)于傳統(tǒng)報(bào)銷方式的優(yōu)勢(shì)和財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)計(jì)要點(diǎn)，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)；財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)資金使用效率的提高和資金風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避具有重要的意義。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)作為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中的一個(gè)方面，對(duì)規(guī)范財(cái)務(wù)核算、提升財(cái)務(wù)管理水平、減輕財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)等有著不容忽視的影響。然而，通過對(duì)下屬單位督查中發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還是以傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式為主，離管理型會(huì)計(jì)還有很大差距，從而制約著財(cái)務(wù)管理工作的開展。于是機(jī)關(guān)事業(yè)單位如何建立財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)便成為一個(gè)不容忽視的問題。

一、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)相對(duì)于傳統(tǒng)報(bào)銷方式的優(yōu)勢(shì)

1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、規(guī)范財(cái)務(wù)核算，減少內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)是建立在全面梳理財(cái)務(wù)報(bào)銷流程和審批權(quán)限的基礎(chǔ)上，在建立的過程中，單位可以更加全面的掌握在審批流程中每個(gè)授權(quán)事項(xiàng)，從而更加準(zhǔn)確的掌握內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)，更好地控制風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目標(biāo)。例如在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)過程中，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可以根據(jù)規(guī)章制度設(shè)置自動(dòng)提示功能，從而可以減少財(cái)務(wù)人員反復(fù)審核退單的工作，規(guī)范處室報(bào)銷，減輕財(cái)務(wù)審核壓力，以制度規(guī)范行為。

2.減輕財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)，使財(cái)務(wù)人員由核算會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)化為管理會(huì)計(jì)

（1）對(duì)會(huì)計(jì)審核的影響。不管是用友記賬系統(tǒng)還是金蝶記賬系統(tǒng)，都存在記賬滯后性的問題。我們研發(fā)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，在報(bào)銷人員填寫電子報(bào)銷單時(shí)，就采集財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，一是不僅解決了財(cái)務(wù)記賬滯后的問題。二是方便財(cái)務(wù)人員運(yùn)用數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)人提供決策依據(jù)。三是財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都由業(yè)務(wù)處室填列，財(cái)務(wù)人員只需按照規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)審核，極大減輕了財(cái)務(wù)人員工作量。財(cái)務(wù)人員實(shí)現(xiàn)由原先的核算會(huì)計(jì)到管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)變，從而可以做些更高層次的財(cái)務(wù)分析等工作。傳統(tǒng)的報(bào)銷方式下，財(cái)務(wù)人員除了要審核原始單據(jù)是否真實(shí)，又要審核單據(jù)金額是否準(zhǔn)確，還要控制審批流程是否完善等，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可以讓財(cái)務(wù)人員從傳統(tǒng)的模式中解放出來，大大提高了工作效率。否則，在如今越來越重視信息的大數(shù)據(jù)時(shí)代，財(cái)務(wù)人員如果一直處于機(jī)械記數(shù)字、算數(shù)字的階段，未來將被人工智能取代。

（2）對(duì)出納記賬的影響。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可以省去出納記賬環(huán)節(jié)。因?yàn)榛A(chǔ)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)處室在報(bào)銷時(shí)已填好，比如摘要、轉(zhuǎn)賬信息、經(jīng)費(fèi)來源等，出納審核無(wú)誤就可以結(jié)算，系統(tǒng)自動(dòng)提取出納記賬所需信息，形成出納日記賬。不僅提高了結(jié)算的準(zhǔn)確性，不易出錯(cuò)，同時(shí)也減輕了出納工作量。

3.提高財(cái)務(wù)信息的使用效率

（1）業(yè)務(wù)處室從原來填紙質(zhì)報(bào)銷單，改為填電子報(bào)銷單，改變了原先處室依附財(cái)務(wù)人員的狀態(tài)。一是處室可以實(shí)時(shí)查詢處室業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)使用情況，可以隨時(shí)查詢支出進(jìn)度，無(wú)需等到財(cái)務(wù)人員完成記賬工作后才能查詢，也無(wú)需通過財(cái)務(wù)人員查詢。二是可以掌握處室全年出差、會(huì)議、培訓(xùn)等經(jīng)費(fèi)使用情況，統(tǒng)籌分配好處室資金。

（2）全面完善報(bào)銷單據(jù)所涵蓋的信息，進(jìn)一步細(xì)化財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的建立使得審批流程更加規(guī)范化、報(bào)銷流程更加標(biāo)準(zhǔn)化， 從而可以大大提升財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化程度。建立財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)可以根據(jù)上級(jí)部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門等經(jīng)常需單位報(bào)送的數(shù)據(jù)，對(duì)各類報(bào)銷單進(jìn)行細(xì)化，經(jīng)辦人在報(bào)銷時(shí)填列各項(xiàng)信息。從而將繁雜瑣碎的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送工作，在前期報(bào)銷時(shí)就做好，打好基礎(chǔ)。

（3）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的整合。報(bào)銷經(jīng)辦人日常報(bào)銷所填列的信息在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中形成了一個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行分類篩選，從而形成有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息。財(cái)政的預(yù)算一體化會(huì)計(jì)賬存在的缺點(diǎn)是，無(wú)法查詢經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)到哪個(gè)公司/單位、哪個(gè)銀行、哪個(gè)賬號(hào)，比如領(lǐng)導(dǎo)要查詢某年度的委托業(yè)務(wù)分別給了哪些單位。出納賬存在的缺點(diǎn)時(shí)，無(wú)法按照經(jīng)費(fèi)科目，對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行分類細(xì)化。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可以解決這些問題，整合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

4.為部門預(yù)算的編制打好基礎(chǔ)，增強(qiáng)預(yù)算準(zhǔn)確性

在編制部門預(yù)算時(shí)，業(yè)務(wù)處室可以根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，查詢以往年度的經(jīng)費(fèi)使用情況，做好預(yù)算編制的基礎(chǔ)工作，提高編制質(zhì)量，保證預(yù)算編制的合理性、專業(yè)性和權(quán)威性。

二、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)計(jì)要點(diǎn)

財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合各個(gè)單位的工作需要，建立不同財(cái)務(wù)模塊，同時(shí)將財(cái)務(wù)管理規(guī)定和內(nèi)部控制制度要素等與財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)流程控制，形成適合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。在高效、科學(xué)、合理的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)推動(dòng)下，使得財(cái)務(wù)報(bào)銷更加規(guī)范化、準(zhǔn)確化、精細(xì)化。

1.預(yù)算管理模塊

財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)由財(cái)務(wù)人員按照財(cái)政批復(fù)資金，將經(jīng)費(fèi)分配到各個(gè)處室，可以設(shè)定不同人員擁有不同權(quán)限，比如報(bào)銷經(jīng)辦人只能查詢本處室經(jīng)費(fèi)等。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的支出要與預(yù)算管理系統(tǒng)無(wú)縫集成。預(yù)算管理主要包括經(jīng)費(fèi)來源管理和全部常規(guī)經(jīng)費(fèi)查詢。財(cái)務(wù)人員通過“經(jīng)費(fèi)來源管理”下達(dá)資金到各處室，資金下達(dá)可參照財(cái)政指標(biāo)內(nèi)容細(xì)化?！叭砍Ｒ?guī)經(jīng)費(fèi)查詢”可以查詢各個(gè)處室的資金情況，比如分配金額、剩余金額、資金進(jìn)度等情況。

2.經(jīng)費(fèi)支出管理模塊

首先業(yè)務(wù)處室登陸財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，輸入用戶名和密碼后登陸。進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，選擇報(bào)銷類別（費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、接待費(fèi)報(bào)銷單、會(huì)議費(fèi)報(bào)銷單等），填寫報(bào)銷單。報(bào)銷經(jīng)辦人填寫費(fèi)用報(bào)銷單內(nèi)容主要包括處室、摘要、經(jīng)濟(jì)科目、金額等；差旅費(fèi)報(bào)銷單內(nèi)容主要包括摘要、出差人員、級(jí)別、日期、起訖地點(diǎn)、交通工具類型及金額、住宿、市內(nèi)交通補(bǔ)助和伙食補(bǔ)助等。具體內(nèi)容可根據(jù)各個(gè)單位需求進(jìn)一步細(xì)化。報(bào)銷經(jīng)辦人還需選擇并填寫結(jié)算方式，如現(xiàn)金、公務(wù)卡、借款、轉(zhuǎn)賬等信息。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可自動(dòng)計(jì)算預(yù)算可用額度，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查報(bào)銷的相應(yīng)信息是否超預(yù)算，并根據(jù)控制額度進(jìn)行預(yù)警提示。當(dāng)通過預(yù)算控制檢查后，報(bào)銷單信息予以保存并提交，報(bào)銷經(jīng)辦人可打印報(bào)銷單，按照?qǐng)?bào)銷的審批權(quán)限給不同的領(lǐng)導(dǎo)審批后，即可到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，交由出納進(jìn)行支付，借助財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)生成出納日記賬，完成報(bào)銷流程。endprint

系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)可將領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限在報(bào)銷單上提示或備注，使得業(yè)務(wù)審批更趨規(guī)范化、報(bào)銷流程更趨標(biāo)準(zhǔn)化。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)還可設(shè)置自動(dòng)提示功能，報(bào)銷經(jīng)辦人在填寫報(bào)銷單時(shí)，將報(bào)銷所需材料提示報(bào)銷經(jīng)辦人。既可大大提升財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化程度，又可避免因報(bào)銷所需材料不齊全而產(chǎn)生退單的情況，從而減輕財(cái)務(wù)人員反復(fù)審核退單的工作（如下圖）。

3.支出控制指標(biāo)

在傳統(tǒng)的報(bào)銷模式下，三公經(jīng)費(fèi)和公車購(gòu)置、辦公費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、其他交通費(fèi)等財(cái)政考核控制的八個(gè)經(jīng)濟(jì)科目，主要由財(cái)務(wù)人員人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和控制。財(cái)務(wù)人員根據(jù)會(huì)計(jì)記賬系統(tǒng)對(duì)各個(gè)經(jīng)濟(jì)科目發(fā)生的相關(guān)支出是否超出預(yù)算進(jìn)行逐條統(tǒng)計(jì)，不僅耗費(fèi)了大量的人力物力，而且數(shù)據(jù)的及時(shí)性也得不到滿足，統(tǒng)計(jì)結(jié)果也無(wú)法給領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)的決策信息，沒有發(fā)揮預(yù)算的事前預(yù)警作用。建立財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，可以通過系統(tǒng)將經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)支出、經(jīng)濟(jì)科目控制三者結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)支出實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)管，從報(bào)銷經(jīng)辦人在填寫報(bào)銷單時(shí)就開始進(jìn)行控制。沒有預(yù)算或者超預(yù)算等支出將無(wú)法通過財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)審核，進(jìn)而完成報(bào)銷流程。提高了經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制力，真正實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)的事前預(yù)算控制、事中動(dòng)態(tài)監(jiān)管、事后數(shù)據(jù)分析。

4.出納結(jié)算管理

財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可設(shè)置系統(tǒng)記賬功能。報(bào)銷人在填寫報(bào)銷單時(shí)已填好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如日期、摘要、金額、處室、轉(zhuǎn)賬信息等，出納審核無(wú)誤就可以結(jié)算，系統(tǒng)自動(dòng)提取出納記賬所需信息，形成出納日記賬。從而省去了記賬環(huán)節(jié)，出納只需審核，點(diǎn)擊“已結(jié)算”，然后出支票、出現(xiàn)金辦理結(jié)算。不僅提高了出納結(jié)算的準(zhǔn)確性，不易出錯(cuò)，同時(shí)也減輕了出納工作量。

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