秦婭玲

摘 要：檔案代理制度把檔案研究與檔案管理分開，醫(yī)療機構(gòu)可把精力投入到檔案研究中，而代理機構(gòu)則發(fā)揮專業(yè)檔案管理的優(yōu)勢。雖然從理論上代理制度可以優(yōu)化檔案的管理，但是在實踐中去存在一些問題。本次研究說明了醫(yī)療機構(gòu)人力資源管理中的檔案代理制度存在的問題、優(yōu)化的對策及問題產(chǎn)生的根本原因。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機構(gòu)；人力資源管理；檔案管理；代理制度

檔案代理制度，是指醫(yī)療機構(gòu)將檔案交給專門負(fù)責(zé)檔案管理的機構(gòu)，讓檔案管理機構(gòu)做好檔案管理工作，這種制度把檔案研究與檔案管理分開，醫(yī)療機構(gòu)可把精力投入到檔案研究中，而代理機構(gòu)則發(fā)揮專業(yè)檔案管理的優(yōu)勢，做好檔案管理的工作。

1 醫(yī)療機構(gòu)人力資源管理中的檔案代理制度存在問題

1.1 工作全責(zé)的問題

在不應(yīng)用檔案代理制度以前，檔案管理部門是隸屬于醫(yī)療機構(gòu)的，他們的崗位職責(zé)就是做好檔案管理的工作，為醫(yī)療機構(gòu)開展科研工作提供檔案素材。而在應(yīng)用了檔案代理制度以后，代理人員需要負(fù)責(zé)的對象為代理機構(gòu)，而非醫(yī)療機構(gòu)，這兩者的權(quán)職發(fā)生了巨大的變化。比如代理人員一天在代理機構(gòu)工作，就一天負(fù)責(zé)檔案的工作；反之，不在代理機構(gòu)工作了，就不再負(fù)責(zé)檔案的工作了。因為代理人員認(rèn)為自己負(fù)責(zé)的對象是檔案，所以不會從醫(yī)療機構(gòu)需求的角度出發(fā)優(yōu)化工作。

1.2 工作被動的問題

代理機構(gòu)的崗位責(zé)任偏差帶來了代理人員工作態(tài)度被動的問題。很多代理人員只負(fù)責(zé)接受醫(yī)療機構(gòu)給予的檔案資料，做好存儲的工作，卻未曾去嚴(yán)格的審核檔案，補全檔案的缺失，系統(tǒng)的整合檔案資料。比如有些醫(yī)療機構(gòu)的人事檔案缺少年度考核表、轉(zhuǎn)正審請表等，代理人員并沒有去采集相關(guān)的資料。他們認(rèn)為自己不過就是檔案的保管者，醫(yī)療機構(gòu)給予什么樣的檔案，他們就接受什么樣的檔案，檔案質(zhì)量的問題應(yīng)該由醫(yī)療機構(gòu)自己負(fù)責(zé)。

1.3 專業(yè)能力的問題

部分代理人員并非工作態(tài)度被動，而是因為認(rèn)為缺少專業(yè)的知識，所以不主動補全檔案資料。檔案代理機構(gòu)負(fù)責(zé)代理各種企業(yè)的檔案資料，其中包含醫(yī)療機構(gòu)的檔案資料。不同的企業(yè)有不同的檔案管理方法，特別是醫(yī)療機構(gòu)，會需要存儲大量的專業(yè)的人力資源檔案資料。代理人員擅長的是檔案管理，對醫(yī)療工作不太了解，他們認(rèn)為在不了解醫(yī)療機構(gòu)工作性質(zhì)和內(nèi)容的情況下，難以干涉檔案管理工作；為了避免發(fā)生檔案管理錯誤的問題，他們寧可采取消極的工作態(tài)度。

1.4 檔案共享的問題

醫(yī)療機構(gòu)將檔案交給代理機構(gòu)，是為了讓代理機構(gòu)優(yōu)化管理，提高檔案的利用率。然而由于代理機構(gòu)代理的檔案質(zhì)量不高的緣故，檔案的利用率也不夠高。同時，因為部分代理機構(gòu)不太重視檔案數(shù)據(jù)共享，所以檔案資料沒有被有效的利用。

2 醫(yī)療機構(gòu)人力資源管理中的檔案代理制度對策

2.1 建立代理檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)療單位要結(jié)合檔案管理的需求，建立檔案管理的模板。代理機構(gòu)要依這套模板來開展檔案管理工作，避免出現(xiàn)檔案質(zhì)量差異性的問題。比如醫(yī)療單位要制訂人力資源檔案模板，提出人力資源檔案圖片清晰度的規(guī)定、文字表達的規(guī)定等。代理人員接受檔案以后，要依照醫(yī)療機構(gòu)制訂的規(guī)則檢查檔案的質(zhì)量，如果發(fā)現(xiàn)檔案填寫不全、圖像掃描不清晰的問題，就要把檔案發(fā)還給原單位，要求原單位修改檔案，直至達到質(zhì)量的要求。代理機構(gòu)必須依標(biāo)準(zhǔn)開展管理，不接受不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案。

2.2 加強代理檔案質(zhì)量的整合

代理人員要發(fā)揮檔案管理的經(jīng)驗，定期整合檔案資料，這是檔案資料被有效利用的基礎(chǔ)。比如代理人員可提出檔案質(zhì)量評級的標(biāo)準(zhǔn)，然后將整合的檔案資料發(fā)放給醫(yī)療機構(gòu)，要求醫(yī)療機構(gòu)做好資料評級的工作。人力資源管理部門有效的做好檔案資料的評級工作以后，閱覽檔案資料的人才能了解該檔案資料是否有研究的價值。

2.3 建立代理檔案共享的平臺

代理機構(gòu)在整合檔案時，經(jīng)常要遇到工作溝通的問題。如果代理機構(gòu)每遇到一些問題，就去與醫(yī)療機構(gòu)溝通，就會降低溝通的效率。代理機構(gòu)要與醫(yī)療機構(gòu)共享一個數(shù)據(jù)平臺，代理機構(gòu)可定期接受醫(yī)療機構(gòu)人力資源機構(gòu)發(fā)來的檔案資料，在發(fā)現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)問題以后，要在預(yù)設(shè)的工作日內(nèi)把有問題的檔案資料發(fā)還給人力資源補門，要求人力資源部門補全資料。代理梵構(gòu)可將整合過的資料批量發(fā)送到平臺上，由人力資源部門接收并審合。只有建立一個數(shù)據(jù)共享的平臺，人力資源部門與代理機構(gòu)才可高效的溝通與交流，提高工作的效率。

2.4 強化代理質(zhì)量服務(wù)的評估

醫(yī)療機構(gòu)要制訂一套服務(wù)評估的標(biāo)準(zhǔn)，它包括代理機構(gòu)的檔案管理質(zhì)量、管理的效率、共享的范圍等。醫(yī)療機構(gòu)的評估參數(shù)將是代理機構(gòu)工作優(yōu)化的方向，醫(yī)療機構(gòu)只有優(yōu)化評估，才能讓代理機構(gòu)了解需要加強哪些方面的工作問題。對于服務(wù)態(tài)度不善、管理質(zhì)量不佳、無法滿足醫(yī)療機構(gòu)檔案管理需求的代理機構(gòu)，醫(yī)療部門要解除合作關(guān)系，更換合作伙伴。

3 醫(yī)療機構(gòu)人力資源管理中的檔案代理制度服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變

代理機構(gòu)的檔案代理制度問題，實際上體現(xiàn)了三個觀念偏差的問題：第一，服務(wù)觀點的偏差。代理檔案部門是一個服務(wù)機構(gòu)，于是就必須主動的優(yōu)化服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量。第二，專業(yè)能力的偏差。代理機構(gòu)不能以專業(yè)能力不足而不解決檔案管理中存在的問題，代理機構(gòu)必須應(yīng)用各種對策克服專業(yè)能力的問題，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，提供專業(yè)化的檔案服務(wù)。第三，工作對象的偏差。代理機構(gòu)的工作對象就是檔案，必須以優(yōu)化工作為目標(biāo)，加強與服務(wù)單位的溝通、借助服務(wù)單位的力量優(yōu)化工作質(zhì)量。

4 結(jié)論

醫(yī)療機構(gòu)人力資源管理中的檔案代理制度運行時存在著問題，這些問題是由于服務(wù)觀點的偏差造成的。本次研究說明了優(yōu)化檔案代理制度的對策，并說明糾正服務(wù)觀點偏差的方向。

參考文獻

[1]張慶華.人事代理和檔案管理工作存在的問題及對策[J].人力資源管理.2015（10）

[2]黃世重.新形勢下醫(yī)院人事檔案代理管理機制探析[J].蘭臺世界.2014（S6）

[3]謝秀芳.醫(yī)院人事代理人員檔案管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù).2012（19）endprint