陳偉

摘 要：職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是職工完整的歷史記錄。職工檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。加強(qiáng)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高職工檔案管理水平，才能維護(hù)職工的合法權(quán)益不受侵害。進(jìn)而提升人力資源管理水平。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；檔案管理；人力資源管理水平

職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是職工完整的歷史記錄。近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，人才市場(chǎng)的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此造成的職工身份無(wú)法核定、離退休職工福利政策難以落實(shí)、個(gè)人養(yǎng)老金不能按時(shí)發(fā)放等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。職工檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。加強(qiáng)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高職工檔案管理水平，才能維護(hù)職工的合法權(quán)益不受侵害，進(jìn)而提升人力資源管理水平。本文就職工檔案管理主要內(nèi)容，存在的主要問(wèn)題以及如何加強(qiáng)職工檔案管理工作，促進(jìn)人力資源管理提升，維護(hù)職工的合法利益談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1 職工檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）、職工檔案的收集，是貫穿人力資源管理的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。既保存職工檔案里已有的必需材料，又要定期對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒定，及時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值的材料。按照人力資源管理工作計(jì)劃將招聘面試、人員履歷信息、考勤薪酬、保險(xiǎn)福利、績(jī)效考核等檔案資料及時(shí)存檔歸類。收集人力資源檔案材料，涉及面廣，難度較大。

（二）、職工檔案是培養(yǎng)、選拔職工的依據(jù)，一份材料會(huì)影響到用人的判斷。因此，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神，慎之又慎地鑒別材料的真?zhèn)?、決定材料的取舍。

（三）、職工檔案在實(shí)際管理中，職工檔案會(huì)在申請(qǐng)人、經(jīng)辦人、審核人之間傳遞，有時(shí)又會(huì)出現(xiàn)多級(jí)審核。在傳遞過(guò)程中，要遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則，必要時(shí)應(yīng)密封并加蓋密封章，交接人要互相簽字并保存好簽字記錄，確保職工檔案的完整與安全。

2 職工檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）、職工檔案材料內(nèi)容填寫前后不一，“三齡一歷”記載多樣，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高 。職工檔案是人力資源社會(huì)保障工作實(shí)施的基礎(chǔ)，是職工本人維護(hù)自身權(quán)益，政府落實(shí)相關(guān)政策的重要法律憑證以及職工獲取各類基本勞動(dòng)保障待遇的文字記錄載體。職工檔案最重要的記錄功能體現(xiàn)在針對(duì)職工的“五險(xiǎn)一金”等項(xiàng)目的繳費(fèi)和發(fā)放行為的關(guān)注，以及企業(yè)職工在進(jìn)行勞動(dòng)雇傭合同的簽訂和解除過(guò)程中形成的檔案文字信息。檔案材料內(nèi)容的前后不統(tǒng)一給職工辦理相關(guān)手續(xù)帶來(lái)很大不方便。

（二）、企業(yè)職工檔案管理制度有待完善。有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)由于思想對(duì)職工檔案管理認(rèn)識(shí)不夠，重視不足，有的缺少職工檔案管理相關(guān)制度。職工在填寫相關(guān)材料的時(shí)候內(nèi)容不真實(shí)，核查不力，直接影響到職工檔案內(nèi)容的真實(shí)性。虛假的檔案材料妨礙了企業(yè)對(duì)人力資源的合理配置，也不能正確地對(duì)職工進(jìn)行評(píng)估，進(jìn)而無(wú)法對(duì)單位的人力資源計(jì)劃中涉及到的人員配置計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、解聘及退休計(jì)劃等進(jìn)行正確的制定，對(duì)單位人力資源配置需求預(yù)測(cè)造成重大影響。

（三）、檔案材料管理手段落后，缺少時(shí)效性，降低了人力資源管理的效率。有的職工檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，檔案管理“八防”達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。職工檔案管理停留在傳統(tǒng)的手工管理方式，只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子。職工檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動(dòng)性的加強(qiáng)，給人力資源管理部門查閱個(gè)人檔案帶來(lái)很大不便，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，工作效率不高。由于管理技術(shù)的滯后，對(duì)職工個(gè)人信息無(wú)法進(jìn)行有效的鑒定，只能被動(dòng)地接收信息。

3 職工檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人力資源管理是采取科學(xué)有效的方法，以單位發(fā)展戰(zhàn)略為背景，對(duì)人力資源進(jìn)行合理分配、及時(shí)培養(yǎng)、績(jī)效考核、約束規(guī)范、凝聚整合、安全保障等工作，其目的就是通過(guò)對(duì)人事的科學(xué)化管理達(dá)到單位的要求，給單位帶來(lái)利益和價(jià)值，同時(shí)提高職工自身的價(jià)值。職工檔案管理可以作為人事管理過(guò)程中對(duì)職工整體素質(zhì)和技能評(píng)價(jià)的有效依據(jù)，同時(shí)也是人力資源管理工作的一部分內(nèi)容。他們之間有被包含關(guān)系，但是又可以獨(dú)立的存在。單位人事管理人員可以通過(guò)查閱人事檔案來(lái)了解和分析職工的工作態(tài)度和個(gè)人能力，是人力管理人員對(duì)職工績(jī)效考核的重要內(nèi)容。人事檔案也是職工信息的載體和職工具體發(fā)展情況的體現(xiàn)。

4 加強(qiáng)職工檔案管理，促進(jìn)人力資源管理提升

（一）、加強(qiáng)職工檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案是職工退休時(shí)的基本依據(jù)，對(duì)于每一位職工來(lái)說(shuō)都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會(huì)導(dǎo)致職工的切身利益無(wú)法得到保障。因此要提高各單位人力資源管理部門對(duì)職工檔案管理重要性的認(rèn)知程度，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定確保職工檔案管理的規(guī)范性和檔案信息的安全性。

（二）、加大職工檔案管理的培訓(xùn)力度，配置專職檔案管理人員。職工檔案管理人員文化程度，個(gè)人素質(zhì)參差不齊，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高職工檔案管理人員的基本素質(zhì)，為職工檔案管理水平提供基本的人力保障。要端正思想、增強(qiáng)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要加強(qiáng)溝通協(xié)作，更好地為人力資源管理服務(wù)。

（三）、建立職工檔案管理規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行。職工檔案管理工作要順利的進(jìn)行，需要有一套嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度來(lái)保障檔案收集、鑒別、轉(zhuǎn)移、查詢等一系列工作的有效運(yùn)行。職工檔案管理質(zhì)量的提高，重要的一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量。對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔；對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。因此應(yīng)當(dāng)建立、健全職工檔案管理相關(guān)制度，按制度辦事，才能確保職工檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（四）規(guī)范企業(yè)職工檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系。在職工檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須及時(shí)進(jìn)行改革，建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)職工檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)

（五）更新觀念，擴(kuò)大服務(wù)范圍。隨著人事制度的改革，用人方式的變化，這對(duì)職工檔案利用工作提出了新課題。傳統(tǒng)的職工檔案利用服務(wù)形式較為封閉，主動(dòng)服務(wù)的能動(dòng)性較差，利用方法和手段也比較單一，這就要求我們必須更新觀念，樹(shù)立全方位、多層次、多角度的服務(wù)新理念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以積極開(kāi)發(fā)、主動(dòng)服務(wù)的方式提供信息資源。經(jīng)常了解單位單位工作的實(shí)際需要，開(kāi)展“跟蹤服務(wù)”，把服務(wù)工作做到最需要的時(shí)刻，力爭(zhēng)最大限度地發(fā)揮出職工檔案工作的職能作用。

總之，職工檔案在人力資源管理中的作用越來(lái)越重要，檔案人員對(duì)人事檔案的分析、整理，可以更加快捷的為企業(yè)提供服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，職工檔案將有可能和現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，更加方便、快捷的對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，使職工檔案信息更加的科學(xué)化。促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，大大提高了人力資源管理水平。

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