張瑩

摘要：檔案管理信息化是社會(huì)信息化背景下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與規(guī)范化，才能更好地服務(wù)于使用者，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；管理工作；策略

隨著社會(huì)改革和人們管理意識(shí)的不斷增強(qiáng)，檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案管理工作的有效實(shí)施，不僅促進(jìn)了各單位部門間的信息交流，提高辦公效率，更在日后長遠(yuǎn)發(fā)展中提供重要的指導(dǎo)和參考作用.21世紀(jì)，社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)在社會(huì)各行業(yè)中的應(yīng)用已十分普遍，傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸向信息化管理模式轉(zhuǎn)化，紙質(zhì)檔案逐漸被電子文檔所取代，新技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，不僅完善了檔案管理體系，也促進(jìn)了檔案管理的快速發(fā)展。信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案的快速檢索、便攜移動(dòng)成為可能。因此，強(qiáng)化檔案信息化管理意識(shí)、提高檔案信息化技術(shù)水平、加強(qiáng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)已成為21世紀(jì)檔案信息化管理工作的重要內(nèi)容。檔案作為文明的傳承載體，一直以來是一項(xiàng)服務(wù)社會(huì)造福人類的重要工作，在信息社會(huì)中同樣也扮演著重要的角色。在檔案管理中，信息化已成為其發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和提供利用服務(wù)。通俗來講，檔案信息化管理就是在網(wǎng)絡(luò)化的管理中，通過合理配置和利用信息資源，將信息資源數(shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享的過程。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、共享性是檔案信息化管理工作的特點(diǎn)，它由原來的以保管為中心，轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵蛐畔⑹褂谜咛峁└玫姆?wù)為中心。檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，也是對檔案管理工作進(jìn)行深化改革的重要途徑。檔案資源是事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展的過程中所形成的珍貴的資料，通過對檔案信息資源的深入挖掘和分析，能夠詳細(xì)的了解事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顟B(tài)，從而為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在現(xiàn)代化社會(huì)背景下，事業(yè)單位的生產(chǎn)效率不斷提升，檔案管理部門需要適應(yīng)這種快節(jié)奏的工作狀態(tài)，從檔案信息資料的收集、整理、分析以及開發(fā)利用，都需要較高的工作效率，所以檔案信息化管理勢在必行。檔案信息化管理充分利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行快速處理，從而提高工作效率，能夠更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

一、目前檔案信息化管理工作中的常見問題

⑴、相關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)不夠重視，資金投入不足

由于檔案管理工作涉及的事項(xiàng)很多，工作過程復(fù)雜繁瑣，并不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因而不容易引起事業(yè)單位等部門的重視，也不會(huì)制定統(tǒng)一的制度和流程來為檔案的信息化管理工作的順利進(jìn)行提供保證，導(dǎo)致檔案管理的信息化難以全面實(shí)現(xiàn)。此外，部分檔案管理部門對于檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能給予足夠的資金和人員投入，檔案信息化建設(shè)難以順利開展。時(shí)代發(fā)展的步伐很快，檔案管理要趕得上時(shí)代發(fā)展的步伐就要不斷更新設(shè)備和技術(shù)。單憑政府撥款解決經(jīng)費(fèi)問題，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化的要求，再加上政府撥款相當(dāng)有限，經(jīng)費(fèi)問題嚴(yán)重制約著檔案管理信息化的發(fā)展。檔案管理信息化對設(shè)備的現(xiàn)代化要求很高，很多陳舊設(shè)備只是能維持簡單的日常業(yè)務(wù)管理，結(jié)果卻并不能讓人滿意。硬件設(shè)施問題是擺在我們面前的一個(gè)重大問題，必須認(rèn)真考慮。

⑵、檔案管理工作人員專業(yè)水平不高

目前很多檔案管理人員專業(yè)技術(shù)知識(shí)不夠豐富，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平普遍較低，綜合素質(zhì)不高，難以滿足現(xiàn)代檔案信息化管理的需要，也難以適應(yīng)檔案信息化管理的要求。檔案信息化管理工作是一種不斷更新、不斷發(fā)展的知識(shí)性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。安全性是檔案管理的重要特點(diǎn)，做好保密工作是檔案管理部門不可推卸的責(zé)任。目前，信息網(wǎng)絡(luò)覆蓋各個(gè)領(lǐng)域，影響檔案安全的主要有人的因素和技術(shù)因素。首先，檔案管理人員安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，隨意發(fā)布信息并缺少對發(fā)布信息的核查。其次，電腦病毒橫行，黑客攻擊猖狂，檔案的安全受到威脅。我們必須要高度重視安全問題，并加以解決。

⑶、檔案管理工作制度不夠完善

檔案信息化管理工作流程的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化管理工作高效開展的重要前提，但是目前由于我國檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，因而相關(guān)制度規(guī)范還不完善，還有許多空白和不足之處，對于電子檔案的管理保存等也沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，還不能滿足新時(shí)期檔案信息化快速發(fā)展的需求。檔案信息化管理作為現(xiàn)代化管理方式，對技術(shù)和專業(yè)知識(shí)的要求很高，但是目前大多數(shù)檔案管理人員不能達(dá)到這個(gè)要求。他們的知識(shí)不夠?qū)I(yè)，在計(jì)算機(jī)利用上也是存在一定困難。信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，對檔案管理人員也提出更高的要求。目前的人才整體素質(zhì)不理想，留不住高素質(zhì)人才，也吸引不來好的人才，難以適應(yīng)信息化管理的要求。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必要性

⑴、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段?，F(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了高速發(fā)展的時(shí)代，信息成為事業(yè)單位競爭的重要籌碼，所以在事業(yè)單位經(jīng)營管理過程中，要加強(qiáng)對信息資源的開發(fā)利用。事業(yè)單位檔案管理工作是對事業(yè)單位經(jīng)營過程中各種信息資源的收集管理，通過對信息資源的加工整理，能夠更加深入的挖掘具有價(jià)值的資料，為事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的依據(jù)。而檔案信息資源的開發(fā)利用需要通過信息共享平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)，所以檔案信息化管理是對檔案管理工作變革中的重要手段。檔案信息化管理，能夠?qū)n案信息資源的全過程進(jìn)行快速的處理，通過信息共享平臺(tái)的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)對信息的快速收集和傳輸，從而加速事業(yè)單位內(nèi)部的信息流通，為各項(xiàng)經(jīng)營決策的制定便利的條件。

⑵、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是事業(yè)單位網(wǎng)站建設(shè)的重要依據(jù)。在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位的發(fā)展已經(jīng)不在局限于實(shí)體，而是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行開放式經(jīng)營，事業(yè)單位會(huì)建立自己的網(wǎng)站，在網(wǎng)站中展示事業(yè)單位的產(chǎn)品，為客戶提供充足的信息，并且對于事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展過程中的各項(xiàng)信息資料進(jìn)行公開透明化的管理，有利于客戶對事業(yè)單位形成更加直觀和公正的了解。在事業(yè)單位進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的過程中，需要檔案部門的全力配合，為事業(yè)單位網(wǎng)站提供更加全面而豐富的信息資源，從而最大限度的對檔案管理信息資源進(jìn)行開發(fā)利用。endprint

⑶、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是事業(yè)單位信息化管理背景下的必然產(chǎn)物。檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)營管理中的重要內(nèi)容，在信息化的時(shí)代背景下，事業(yè)單位中各個(gè)部門在開展業(yè)務(wù)的過程中已經(jīng)實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化辦公，因此為了適應(yīng)這種變化，檔案管理部門也應(yīng)該進(jìn)行信息化管理，便于信息資源的溝通和傳輸。檔案信息化管理能夠有效的提高檔案管理的工作效率，并且對檔案信息的存儲(chǔ)更加便捷和安全，在查閱和利用檔案信息資源時(shí)也會(huì)更加便捷，所以實(shí)行檔案信息化管理是事業(yè)單位在信息化管理背景下的重要產(chǎn)物。首先，新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化管理能有效改善檔案管理工作，能夠大量減少檔案管理所需的人力、物力 、財(cái)力等，還能節(jié)約大量人工整理檔案的時(shí)間，從而大大提高檔案管理的效率。在信息化管理過程中，檔案信息占據(jù)的空間較小，傳輸方便快捷，不僅大大節(jié)省了空間，減少了管理成本，還能利用信息技術(shù)擴(kuò)大檔案的服務(wù)范圍。其次，檔案信息化管理體系將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式和電子檔案管理進(jìn)行有效融合，方便檔案的檢索使用，提高了檔案的使用價(jià)值。

三、新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化管理的幾點(diǎn)對策

⑴、建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)檔案信息的收集，還要對信息進(jìn)行加工處理，工作量相對較大。因此，可以通過建立完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的工作規(guī)范和工作流程制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而保障檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。此外，由于電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，大量的電子檔案被傳輸?shù)骄W(wǎng)上之后，極易出現(xiàn)檔案管理的安全問題，因此，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時(shí)，還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責(zé)任，增強(qiáng)他們的檔案安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從而提高檔案管理工作的有效性。

⑵、加大投入力度，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理工作是一項(xiàng)具體的管理工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設(shè)施。因此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息化管理所需的完善的軟硬件設(shè)施。只有完善了與檔案信息化管理相配套的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，才能為檔案管理部門提供很好的基礎(chǔ)保障設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的檔案管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案信息化管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

⑶、提高檔案信息化建設(shè)技術(shù)水平

信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子檔案文件的安全性、真實(shí)性和保密性至關(guān)重要。因此，檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實(shí)現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會(huì)化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

⑷、提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

新時(shí)期對于檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還需要熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，為了提高檔案信息化建設(shè)水平，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其綜合素質(zhì)和檔案管理工作水平，從而促進(jìn)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作的全面推進(jìn)。檔案管理工作，無非就是要統(tǒng)一管理信息資源，使其完整安全便于查閱。首先，檔案信息化管理有存儲(chǔ)優(yōu)勢。我們可以借助存儲(chǔ)媒介如硬盤、光盤等，占用空間少，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類篩選歸檔，占用大量空間存儲(chǔ)相比有著顯而易見的優(yōu)勢。其次，檔案的信息化管理比傳統(tǒng)管理模式在維護(hù)方面更有效率。傳統(tǒng)模式下，要花費(fèi)大量人力物力對檔案進(jìn)行分類歸檔，而信息化的管理可以隨時(shí)進(jìn)行電子歸檔，方便快捷，效率高。再次，是使用上的優(yōu)勢。傳統(tǒng)模式下，查閱檔案要經(jīng)過繁瑣的程序才能進(jìn)入到檔案室查閱，而檔案信息化管理在對檔案進(jìn)行歸檔時(shí)可以編制檢索工具，查閱時(shí)只需按照分類號(hào)和主題詞即可查詢，大幅度減輕管理人員的工作量，提高了查詢的效率。

綜上所述，檔案信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作，只要我們不斷完善設(shè)備、提高技術(shù)水平、提升人員素質(zhì)，強(qiáng)化制度管理，才能發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用，更好地為社會(huì)為人類服務(wù)。同時(shí)還要要認(rèn)清檔案信息化管理的重要性，滿足檔案信息化管理解決方案的現(xiàn)實(shí)要求，著力加快信息化建設(shè)的步伐。檔案信息化管理建設(shè)，既需要有信息技術(shù)的支持，也需要管理者充分發(fā)揮潛能，只有這樣才能夠地促進(jìn)檔案信息化管理工作順利平穩(wěn)向前推進(jìn)。

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