朱澤清
摘 要:隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展,社會(huì)在不斷的進(jìn)步,科學(xué)規(guī)范地管理檔案,是新時(shí)代新形勢(shì)的必然要求,是提高本部門、本單位各方面的工作質(zhì)量和效率的重要組成部分,是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、有效提供歷史鏡鑒的一項(xiàng)十分重要工作,是衡量一個(gè)部門或單位對(duì)全面工作整體管理水平和效果的重要標(biāo)尺之一。面對(duì)新的形勢(shì)、新的使命,扎實(shí)做好基層單位檔案管理工作是黨管檔案工作的必然要求。作者從基層單位檔案管理工作存在的問(wèn)題入手,有針對(duì)性地提出了提高思想認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)理念、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策措施。
關(guān)鍵詞:檔案管理;事業(yè)單位;問(wèn)題;對(duì)策研究
引言
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作,更需要進(jìn)行檔案管理信息化的變革,帶動(dòng)檔案管理模式上的創(chuàng)新。在信息化的時(shí)代背景下,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式實(shí)現(xiàn)檔案存檔的信息化,有利于提高檔案管理與查找效率。下文將從分析事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀入手,重點(diǎn)闡述信息化條件下如何進(jìn)行檔案管理,對(duì)人事管理進(jìn)行一個(gè)全方位的探析。
1事業(yè)單位檔案管理的重要性
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與改革的深化,事業(yè)單位的改革與發(fā)展也取得了一定的成果,事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)。為了保證工作的有序進(jìn)行,就必須對(duì)眾多的文件進(jìn)行有效的管理。檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用,主要是憑證作用和參考作用,它是各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié),是一個(gè)單位發(fā)展歷史的依據(jù),是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)和管理水平的重要尺度,它詳細(xì)記載了單位一定時(shí)期內(nèi)的發(fā)展過(guò)程。規(guī)范化的檔案管理工作可以推進(jìn)事業(yè)單位的工作效率,提高工作質(zhì)量,有利于單位掌握工作情況,為科學(xué)決策提供依據(jù),也有利于上級(jí)部門給予指導(dǎo)。
2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題
2.1管理機(jī)制不健全,人事資料不完善
很多行政事業(yè)單位雖然都有專門的人事檔案管理部門,但是部門內(nèi)部的管理方式并不完善,部門外部的配套管理制度也不健全。隨著行政事業(yè)單位的改革,人力資源開始大量流入,單位的管理機(jī)制就要以最快的速度去收集、整理這些新鮮血液的資料,以最優(yōu)的態(tài)度適應(yīng)大改革。但單位和管理部門對(duì)于資料的收集并不重視,單位對(duì)于資料收集沒(méi)有明確的規(guī)定,管理部門對(duì)資料的真實(shí)程度不予重視,在收集資料的過(guò)程中與其他部門也沒(méi)有過(guò)多的配合,這種上不管下懶散的行事方式,是人事檔案收集時(shí)面臨的問(wèn)題。
2.2設(shè)施配備不齊全、不完善
目前盡管有些事業(yè)單位引進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息化錄入技術(shù),但是由于電子設(shè)備不完善,目前人事檔案信息化管理的程度卻并不高,檔案管理并沒(méi)有得到迅猛的突破性進(jìn)展。要加強(qiáng)信息化建設(shè),通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索,實(shí)時(shí)顯示人事檔案的狀況,穩(wěn)步推薦信息化和智能化,硬件設(shè)備的更新問(wèn)題更需要引起強(qiáng)烈重視。
2.3人事檔案管理缺乏信息化
隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,其在我國(guó)的各個(gè)領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用,在人事檔案管理的應(yīng)用也不在少數(shù)。但是很多事業(yè)單位,認(rèn)為人事檔案管理只是一項(xiàng)不重要的工作,不需要過(guò)高的技術(shù)水平,對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用較少。很多檔案管理人員,還靠手工記錄人才的信息,這不僅降低了人事檔案信息的檢索效率,還不能保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性。這種信息化水平較低的管理方式,嚴(yán)重降低了人事檔案的利用效率。
3改進(jìn)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題的對(duì)策
3.1建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度
事業(yè)單位的檔案管理工作關(guān)系涉及到國(guó)家的機(jī)密,制定時(shí)一定要嚴(yán)格遵守國(guó)家頒布的檔案管理法則的規(guī)定,并根據(jù)單位實(shí)際情況增加一些檔案管理的規(guī)章制度,明確檔案管理人員和分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)、范圍、方式、權(quán)利和義務(wù),細(xì)化檔案管理考核辦法,確保制度更有可操作性。制度確定以后,須依法辦事,按章處理,才能確保事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3.2管理工作與信息化相結(jié)合
事業(yè)單位進(jìn)行改革之后,單位的人員持續(xù)增加,這一現(xiàn)象對(duì)人事檔案的管理工作也帶來(lái)了不小的麻煩,檔案的整理、歸納、再查詢都增加了一定的工作量,此時(shí)若再繼續(xù)采取原有的人力資源管理方式極不利于發(fā)掘優(yōu)秀人才。信息量增加可采用信息化的處理方式,利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理速度對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理,將單位的人事檔案進(jìn)行錄入、保存,這樣對(duì)于之后的審查、核對(duì)也方便了不少。檔案信息錄入計(jì)算機(jī),也減少了原件的翻閱,對(duì)于原件的保存和保護(hù)也有一定的好處,審核人員在對(duì)人事檔案進(jìn)行查取時(shí),也可直接通過(guò)電腦對(duì)人員檔案進(jìn)行查閱。這種快捷化的信息管理方式對(duì)于事業(yè)單位人力資源管理進(jìn)行了極高的優(yōu)化,提高了事業(yè)單位人事資源的管理效率,使事業(yè)單位的人才能夠得到合理的分配,進(jìn)而優(yōu)化管理機(jī)制。
3.3進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí),不斷加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
一個(gè)單位檔案管理工作的好壞,取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。一個(gè)部門或單位的主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視、認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作,應(yīng)該從建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó),充分認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義,牢記檔案工作的政治屬性,充分發(fā)揮檔案工作在促進(jìn)本地區(qū)、本部門各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展中的重要作用,自覺(jué)加強(qiáng)對(duì)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神的學(xué)習(xí),要有針對(duì)性地學(xué)習(xí)各項(xiàng)黨內(nèi)法規(guī)規(guī)章,包括中華人民共和國(guó)檔案法等,大張旗鼓宣傳檔案法,不斷增強(qiáng)單位全員的檔案意識(shí)。黨委要高度重視檔案管理工作,要把檔案管理工作作為本單位各項(xiàng)工作的重要工作內(nèi)容,納入日程、專門指定分管領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)具體責(zé)任人,形成上下聯(lián)動(dòng)、便捷高效、層層負(fù)責(zé)的檔案管理工作新格局。
3.4進(jìn)一步注重創(chuàng)新引領(lǐng),確保檔案工作真正發(fā)揮服務(wù)作用
檔案管理創(chuàng)新是伴隨社會(huì)發(fā)展而發(fā)展的永恒課題。一方面要做到理念創(chuàng)新。在管理過(guò)程中,要始終樹立創(chuàng)新思想,要把檔案工作當(dāng)做重要的業(yè)務(wù)工作,樹立檔案建設(shè)無(wú)小事的理念,高度重視檔案管理工作、積極面對(duì)檔案管理問(wèn)題、認(rèn)真制定檔案管理措施。要將多媒體、信息化理念引入檔案管理實(shí)務(wù),通過(guò)理念創(chuàng)新引領(lǐng)其他各方面的創(chuàng)新。通過(guò)樹立創(chuàng)新意識(shí)、精品意識(shí)、爭(zhēng)先意識(shí),不斷提高服務(wù)質(zhì)量。另一方面,要做到管理方式創(chuàng)新,引入國(guó)際國(guó)內(nèi)各先進(jìn)地區(qū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和管理方式,可以依托服務(wù)外包,也可以采取信息化全程管理等手段,使檔案管理工作全方位優(yōu)化。
結(jié)語(yǔ)
通過(guò)文章以上的論述,我們進(jìn)一步的知曉了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。但是在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中,人事檔案管理還存在著較多的問(wèn)題,降低了人事檔案的應(yīng)用價(jià)值,阻滯了事業(yè)單位的發(fā)展。因此,在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中,我們還需結(jié)合單位自身的發(fā)展情況,對(duì)人事檔案管理的模式進(jìn)行改革,本文以上只是從注重培養(yǎng),提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng);建立健全人事檔案管理制度,提高管理水平;多應(yīng)用信息化的管理手段等幾方面,對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。我們還需結(jié)合自身,對(duì)人事檔案管理的模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新,提高人事檔案的利用價(jià)值,促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]韓英偉.談克服人事檔案管理制度四大難點(diǎn)[J].安慶師范學(xué)院學(xué)報(bào),2005(4).
[2]王建芳.如何提高檔案信息自動(dòng)化的應(yīng)用水平[J].檔案管理,2009(2).
[3]曾紅.試論信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理[J].檔案學(xué)研究,2008(1).
[4]陳衛(wèi)華.企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化,2015,10:107.
[5]張霞.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,06:165-166.
(作者單位:牡丹江市人力資源和社會(huì)保障局)