朱澤清

摘 要：隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是新時(shí)代新形勢(shì)的必然要求，是提高本部門、本單位各方面的工作質(zhì)量和效率的重要組成部分，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、有效提供歷史鏡鑒的一項(xiàng)十分重要工作，是衡量一個(gè)部門或單位對(duì)全面工作整體管理水平和效果的重要標(biāo)尺之一。面對(duì)新的形勢(shì)、新的使命，扎實(shí)做好基層單位檔案管理工作是黨管檔案工作的必然要求。作者從基層單位檔案管理工作存在的問(wèn)題入手，有針對(duì)性地提出了提高思想認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)理念、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；問(wèn)題；對(duì)策研究

引言

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，更需要進(jìn)行檔案管理信息化的變革，帶動(dòng)檔案管理模式上的創(chuàng)新。在信息化的時(shí)代背景下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式實(shí)現(xiàn)檔案存檔的信息化，有利于提高檔案管理與查找效率。下文將從分析事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀入手，重點(diǎn)闡述信息化條件下如何進(jìn)行檔案管理，對(duì)人事管理進(jìn)行一個(gè)全方位的探析。

1事業(yè)單位檔案管理的重要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與改革的深化，事業(yè)單位的改革與發(fā)展也取得了一定的成果，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)。為了保證工作的有序進(jìn)行，就必須對(duì)眾多的文件進(jìn)行有效的管理。檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用，主要是憑證作用和參考作用，它是各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)，是一個(gè)單位發(fā)展歷史的依據(jù)，是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)和管理水平的重要尺度，它詳細(xì)記載了單位一定時(shí)期內(nèi)的發(fā)展過(guò)程。規(guī)范化的檔案管理工作可以推進(jìn)事業(yè)單位的工作效率，提高工作質(zhì)量，有利于單位掌握工作情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)，也有利于上級(jí)部門給予指導(dǎo)。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1管理機(jī)制不健全，人事資料不完善

很多行政事業(yè)單位雖然都有專門的人事檔案管理部門，但是部門內(nèi)部的管理方式并不完善，部門外部的配套管理制度也不健全。隨著行政事業(yè)單位的改革，人力資源開始大量流入，單位的管理機(jī)制就要以最快的速度去收集、整理這些新鮮血液的資料，以最優(yōu)的態(tài)度適應(yīng)大改革。但單位和管理部門對(duì)于資料的收集并不重視，單位對(duì)于資料收集沒(méi)有明確的規(guī)定，管理部門對(duì)資料的真實(shí)程度不予重視，在收集資料的過(guò)程中與其他部門也沒(méi)有過(guò)多的配合，這種上不管下懶散的行事方式，是人事檔案收集時(shí)面臨的問(wèn)題。

2.2設(shè)施配備不齊全、不完善

目前盡管有些事業(yè)單位引進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息化錄入技術(shù)，但是由于電子設(shè)備不完善，目前人事檔案信息化管理的程度卻并不高，檔案管理并沒(méi)有得到迅猛的突破性進(jìn)展。要加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索，實(shí)時(shí)顯示人事檔案的狀況，穩(wěn)步推薦信息化和智能化，硬件設(shè)備的更新問(wèn)題更需要引起強(qiáng)烈重視。

2.3人事檔案管理缺乏信息化

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在我國(guó)的各個(gè)領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用，在人事檔案管理的應(yīng)用也不在少數(shù)。但是很多事業(yè)單位，認(rèn)為人事檔案管理只是一項(xiàng)不重要的工作，不需要過(guò)高的技術(shù)水平，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用較少。很多檔案管理人員，還靠手工記錄人才的信息，這不僅降低了人事檔案信息的檢索效率，還不能保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性。這種信息化水平較低的管理方式，嚴(yán)重降低了人事檔案的利用效率。

3改進(jìn)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題的對(duì)策

3.1建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理工作關(guān)系涉及到國(guó)家的機(jī)密，制定時(shí)一定要嚴(yán)格遵守國(guó)家頒布的檔案管理法則的規(guī)定，并根據(jù)單位實(shí)際情況增加一些檔案管理的規(guī)章制度，明確檔案管理人員和分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)、范圍、方式、權(quán)利和義務(wù)，細(xì)化檔案管理考核辦法，確保制度更有可操作性。制度確定以后，須依法辦事，按章處理，才能確保事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.2管理工作與信息化相結(jié)合

事業(yè)單位進(jìn)行改革之后，單位的人員持續(xù)增加，這一現(xiàn)象對(duì)人事檔案的管理工作也帶來(lái)了不小的麻煩，檔案的整理、歸納、再查詢都增加了一定的工作量，此時(shí)若再繼續(xù)采取原有的人力資源管理方式極不利于發(fā)掘優(yōu)秀人才。信息量增加可采用信息化的處理方式，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理速度對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，將單位的人事檔案進(jìn)行錄入、保存，這樣對(duì)于之后的審查、核對(duì)也方便了不少。檔案信息錄入計(jì)算機(jī)，也減少了原件的翻閱，對(duì)于原件的保存和保護(hù)也有一定的好處，審核人員在對(duì)人事檔案進(jìn)行查取時(shí)，也可直接通過(guò)電腦對(duì)人員檔案進(jìn)行查閱。這種快捷化的信息管理方式對(duì)于事業(yè)單位人力資源管理進(jìn)行了極高的優(yōu)化，提高了事業(yè)單位人事資源的管理效率，使事業(yè)單位的人才能夠得到合理的分配，進(jìn)而優(yōu)化管理機(jī)制。

3.3進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)，不斷加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

一個(gè)單位檔案管理工作的好壞，取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。一個(gè)部門或單位的主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視、認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，應(yīng)該從建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)，充分認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，牢記檔案工作的政治屬性，充分發(fā)揮檔案工作在促進(jìn)本地區(qū)、本部門各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展中的重要作用，自覺(jué)加強(qiáng)對(duì)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神的學(xué)習(xí)，要有針對(duì)性地學(xué)習(xí)各項(xiàng)黨內(nèi)法規(guī)規(guī)章，包括中華人民共和國(guó)檔案法等，大張旗鼓宣傳檔案法，不斷增強(qiáng)單位全員的檔案意識(shí)。黨委要高度重視檔案管理工作，要把檔案管理工作作為本單位各項(xiàng)工作的重要工作內(nèi)容，納入日程、專門指定分管領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)具體責(zé)任人，形成上下聯(lián)動(dòng)、便捷高效、層層負(fù)責(zé)的檔案管理工作新格局。

3.4進(jìn)一步注重創(chuàng)新引領(lǐng)，確保檔案工作真正發(fā)揮服務(wù)作用

檔案管理創(chuàng)新是伴隨社會(huì)發(fā)展而發(fā)展的永恒課題。一方面要做到理念創(chuàng)新。在管理過(guò)程中，要始終樹立創(chuàng)新思想，要把檔案工作當(dāng)做重要的業(yè)務(wù)工作，樹立檔案建設(shè)無(wú)小事的理念，高度重視檔案管理工作、積極面對(duì)檔案管理問(wèn)題、認(rèn)真制定檔案管理措施。要將多媒體、信息化理念引入檔案管理實(shí)務(wù)，通過(guò)理念創(chuàng)新引領(lǐng)其他各方面的創(chuàng)新。通過(guò)樹立創(chuàng)新意識(shí)、精品意識(shí)、爭(zhēng)先意識(shí)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。另一方面，要做到管理方式創(chuàng)新，引入國(guó)際國(guó)內(nèi)各先進(jìn)地區(qū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和管理方式，可以依托服務(wù)外包，也可以采取信息化全程管理等手段，使檔案管理工作全方位優(yōu)化。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)文章以上的論述，我們進(jìn)一步的知曉了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。但是在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理還存在著較多的問(wèn)題，降低了人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，阻滯了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，我們還需結(jié)合單位自身的發(fā)展情況，對(duì)人事檔案管理的模式進(jìn)行改革，本文以上只是從注重培養(yǎng)，提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)；建立健全人事檔案管理制度，提高管理水平；多應(yīng)用信息化的管理手段等幾方面，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。我們還需結(jié)合自身，對(duì)人事檔案管理的模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，提高人事檔案的利用價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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（作者單位：牡丹江市人力資源和社會(huì)保障局）