姚琴

干部人事檔案是人才信息的重要載體，準(zhǔn)確、齊全、完整的干部人事檔案，歷史全面地記載著一個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力、個人特長等信息，是反映干部綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。因此，管好用好檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。閬中市人社局對當(dāng)前干部人事檔案管理工作進行了分析，力求總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，并提出了針對性的解決辦法。

一、干部人事檔案管理工作的主要做法

（一）專人負(fù)責(zé)。確定了一名副局長分管干部人事檔案，人才交流中心主任管理流動人員檔案，日常管理落實專人，并負(fù)責(zé)檔案資料的查閱、入檔材料的收集、日常檔案的整理、重要資料的歸檔、檔案轉(zhuǎn)移的登記、檔案庫房的管理等，層層落實了責(zé)任。

（二）加大投入。在辦公用房特別緊張的情況下，落實了專門的檔案用房，做到了庫房、閱覽室、辦公室“三室”分開，存放、閱覽、辦公屬地明確，干部人事檔案、流動人員檔案分室存放，購買了鐵窗鐵柜、溫濕度表、滅火器、防腐防蟲等物品。更新了干部檔案管理專用電腦、添置了打印機等設(shè)備。

（三）制度完備。建立了干部人事檔案管理工作臺帳，和完善了干部檔案《收集制度》、《鑒別制度》、《檢查核對制度》、《查（借）閱制度》、《歸檔制度》等檔案管理八項制度，并將干部人事檔案接收、轉(zhuǎn)遞等過程以流程圖的方式固定上墻，嚴(yán)格按照流程執(zhí)行，做到“入有來源、出有去向，查有記錄”。

二、干部人事檔案管理工作存在的問題

（一）干部人事檔案傳統(tǒng)整理方式存在弊端。干部檔案分類、整理標(biāo)準(zhǔn)不一，傳統(tǒng)的手工整理方式存在很多弊端。

干部檔案材料以前須統(tǒng)一使用 16 開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于 16 開規(guī)格的檔案材料及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進行技術(shù)加工，剪裁、折疊、裱糊?，F(xiàn)要嚴(yán)格按照《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字〔2012〕28號）新規(guī)定，采用中組部推薦、省委組織部統(tǒng)一購買的A4型檔案盒，對原有16k干部人事檔案盒進行更換，做好做實改版工作。這就需要我們花大量的時間對每一份檔案的每一頁加工處理，可謂艱辛瑣碎、耗時費力。每年都有大批零散材料要歸檔，常常是手中這一批檔案材料沒有裝訂完畢，新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進來了。目錄大多是手工抄寫，勞動強度大、重復(fù)性強、效率低。

（二）干部人事檔案歸檔材料審核鑒別力度不夠，影響檔案的完整性、真實性和準(zhǔn)確性。由于多年來的重視不夠和管理不夠嚴(yán)，致使干部人事檔案管理中出現(xiàn)一些問題。主要有：一是材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等十項材料有空缺。二是內(nèi)容記載不準(zhǔn)確、不統(tǒng)一，不真實。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷），在填寫相關(guān)資料時隨意性很大，且沒有說明。比如姓名、出生日期，在檔案材料中前后不一致。三是填寫不規(guī)范，比如有的個人履歷表需要填寫的內(nèi)容沒有填全。而這些問題往往都是由于檔案管理人員在收集時沒有把好材料審核關(guān)。

（三）干部人事檔案管理和利用的方式存在著局限性。

一是現(xiàn)行的干部人事檔案管理部門的工作方式比較落后，過分注重紙質(zhì)檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案；二是對于計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢很好地挖掘和發(fā)揮出來，導(dǎo)致工作效率較低；三是干部人事檔案管理工作者的素質(zhì)與在新時期的檔案工作要求不太適應(yīng)。資料檢索、調(diào)閱檔案等仍是手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。

三、加強干部人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的對策建議

（一）嚴(yán)格收集鑒別，是做好干部檔案管理工作的關(guān)健。 收集工作在整個干部檔案管理工作中占有十分重要的地位，是干部檔案工作的重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要開展好培訓(xùn)，和檔案局合作舉辦講座或培訓(xùn)，宣傳人事檔案管理的重要性。收集工作的好壞， 直接決定著干部檔案的質(zhì)量。干部人事檔案材料收集歸檔工作要遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，要把好兩個關(guān)口。首先， 從源頭入手把好“入口關(guān)”，在接收干部檔案材料時，要嚴(yán)格審核，材料要真實準(zhǔn)確。重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。其次，從日常工作入手把好更新關(guān)。要與有關(guān)單位、部門做好溝通協(xié)調(diào)工作，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，必須按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，對負(fù)有提供資料責(zé)任的部門和人員作出歸檔內(nèi)容和時限的要求；干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，在接收、補充或整理檔案時，發(fā)現(xiàn)有缺少的材料應(yīng)及時向有關(guān)單位索要，對在普遍性、階段性工作中形成的材料，檔案人員應(yīng)主動與相關(guān)部門聯(lián)系，做到收集整理經(jīng)?；煌涎?、不積壓，確保干部檔案材料完備，與實際情況同步。

（二）健全規(guī)章制度，是做好干部檔案管理工作的保障。

干部人事檔案管理部門要加強制度建設(shè)，制定科學(xué)嚴(yán)密的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。干部人事檔案管理是一項制度性、原則性較強的工作，要建立健全各項制度，使管理工作的每個步驟都有章可循、有據(jù)可依，力求使干部人事檔案內(nèi)容從源頭上達到完整、統(tǒng)一、規(guī)范、準(zhǔn)確的要求。應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》《干部檔案工作條例》，并結(jié)合實際建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等八項制度，把責(zé)任落實到每個環(huán)節(jié)、每個崗位、每個人員。

（三）加快人事檔案信息化管理步伐。隨著科技的日新月異，改變了人們的思維方式與習(xí)慣，信息化管理手段是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢。盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高干部人事檔案工作的效率和水平，盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)干部人事檔案紙質(zhì)與電子雙套式管理，根據(jù)需要，通過計算機查閱有關(guān)內(nèi)容。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)全面、動態(tài)化地管理。

總之，加強干部人事檔案的管理是一項長期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，我們要充分發(fā)揮干部人事檔案管理工作的重要作用，客觀真實地反映干部的真實面貌，為客觀評價、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手資料。同時，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上業(yè)務(wù)管理上更新，根據(jù)社會發(fā)展的總體趨勢，采取有效措施，積極探索干部檔案現(xiàn)代管理模式，更好地為干部人事工作服務(wù)。endprint