李歌

[摘 要]隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了變革，由以往的紙質(zhì)檔案管理變成了如今的數(shù)字化檔案管理。雖然數(shù)字化的檔案管理在我國已經(jīng)有所發(fā)展，但是仍然有很多不足之處，仍然需要借鑒國外其他國家在數(shù)字化檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)也被大量應(yīng)用到經(jīng)濟(jì)發(fā)展之中，國際資本也在不斷積累，同時也增加了金融企業(yè)在檔案管理方面的難度。本文主要針對現(xiàn)如今金融企業(yè)如何提高檔案管理工作的效率提出了建議。

[關(guān)鍵詞]金融企業(yè)；檔案管理；檔案部門

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.101

[中圖分類號]G271；D922.16 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和金融全球化的不斷發(fā)展，人們對國際資本大量流動的需求也越來越大，對金融行業(yè)的檔案管理工作的要求也越來越高。金融企業(yè)要跟上時代的腳步，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化目標(biāo)。金融企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化，提高工作質(zhì)量，使檔案管理的信息咨詢工作能夠充分發(fā)揮作用。

1 金融企業(yè)檔案管理工作概述

金融企業(yè)的檔案包括金融企業(yè)相關(guān)的金融業(yè)務(wù)辦理以及服務(wù)活動之中具有保留價值的以檔案為載體的信息。金融檔案管理工作是金融工作中的重要部分，主要是把控金融業(yè)務(wù)檔案的每個環(huán)節(jié)，按照企業(yè)的相關(guān)要求整理金融企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案，是金融管理工作的基礎(chǔ)部分。金融企業(yè)的檔案管理工作在維護(hù)企業(yè)和客戶利益、保護(hù)客戶權(quán)益、有效打擊經(jīng)濟(jì)犯罪、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會發(fā)展等幾個方面有不可替代的作用。因此，金融企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理者需要落實(shí)到位的重要工作之一。

1.1 金融企業(yè)檔案管理工作程序

1.1.1 項(xiàng)目材料的分類

由于業(yè)務(wù)產(chǎn)品的不同，項(xiàng)目材料可以劃分為很多不同的種類，包括商業(yè)化的收購業(yè)務(wù)、投資投行業(yè)務(wù)以及中間業(yè)務(wù)等不同種類。項(xiàng)目材料根據(jù)形成階段上的差別又分為審批、實(shí)施類文件，以及后期管理類文件。根據(jù)憑證作用方面的差別，項(xiàng)目材料分為重要憑證材料和非重要憑證材料。由以上幾點(diǎn)完成項(xiàng)目材料的分類。

1.1.2 項(xiàng)目材料日常收集

項(xiàng)目材料的收集又稱為歸檔，有具體的收集范圍。如果項(xiàng)目文件材料和該項(xiàng)目有關(guān)，并具有參考利用價值時，應(yīng)當(dāng)收集齊全。對于沒有在歸檔范圍中明確列出的項(xiàng)目文件材料，檔案管理人員要參考文件的重要性，以及利用價值，然后再確定是否要收集。收集移交時間要根據(jù)材料的重要性區(qū)別對待，重要憑證文件要及時移交檔案室保管。非重要憑證類文件要按照文件的先后順序以及文件所屬項(xiàng)目的完成情況，按時間順序進(jìn)行收集。

1.1.3 關(guān)于項(xiàng)目材料的整理

項(xiàng)目材料的整理原則應(yīng)當(dāng)以項(xiàng)目為單位進(jìn)行整理，分為審批實(shí)施和后期管理兩個階段，并在項(xiàng)目收購的過程中，對對方交接的原始材料進(jìn)行分戶整理。在整理項(xiàng)目文件時，檔案管理人員要參照相關(guān)資料進(jìn)行鑒定，不可以重復(fù)歸檔，同時還要進(jìn)行項(xiàng)目材料的組卷。

2 項(xiàng)目材料要按規(guī)保管

金融企業(yè)在檔案管理的實(shí)際工作中，要嚴(yán)格按照規(guī)定要求進(jìn)行保管，切實(shí)做好檔案的整理與歸檔。同時，金融企業(yè)在業(yè)務(wù)檔案的管理工作中，要堅持分級管理，以保證工作中各種文件的系統(tǒng)性、完整性以及真實(shí)性。

2.1 金融企業(yè)要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度

在業(yè)務(wù)范圍以及工作流程有變化的時候，金融企業(yè)要按照相應(yīng)的規(guī)章制度及時進(jìn)行修訂。關(guān)于業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍以及保管期限，金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)以國家對于金融方面的監(jiān)管要求為標(biāo)準(zhǔn)，以維護(hù)企業(yè)、客戶利益為目的，必須依照相關(guān)法律制定，不可以短于國家標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 隸屬于金融企業(yè)的檔案部門要遵循材料的形成規(guī)律

檔案部門在進(jìn)行文件的分類整理時，要保持材料之間的聯(lián)系并且遵循便于查找的原則。例如，在相關(guān)的業(yè)務(wù)文件材料中，檔案部門要把屬于企業(yè)管理類的材料存入管理類的檔案中。

2.3 金融企業(yè)要按規(guī)定進(jìn)行檔案著錄

金融企業(yè)要按規(guī)定進(jìn)行檔案著錄，具體來說：首先，紙質(zhì)與電子類的文件，要保持內(nèi)容一致，并且歸檔日期也要相同；其次，只有電子形式的檔案類型，要遵照國家有關(guān)電子文件的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后，檔案部門要參與建設(shè)企業(yè)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，便于檔案部門滿足電子類文件歸檔管理的需求，確保滿足電子文件的歸檔日期以及管理要求。

3 金融企業(yè)文件管理數(shù)字化

金融企業(yè)文件管理數(shù)字化具有十分重要的意義，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，檔案管理數(shù)字化具有非常明顯的優(yōu)勢。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或者音像類的檔案相比，除了在環(huán)境方面要求很低之外，在存儲空間方面也占有很大的優(yōu)勢，檔案管理數(shù)字化可以節(jié)省大量空間，而且可以延長檔案存儲的時間。同時，檔案管理數(shù)字化可以有效提高檔案的提取效率，方便備份，也提高了工作人員的工作效率。

第二，檔案管理數(shù)字化是當(dāng)今社會的發(fā)展趨勢。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會的需求。同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要投入大量的人力、物力和財力。這種存儲方式對于存儲環(huán)境的要求比較高，一是要有足夠大存儲空間，二是還要滿足相應(yīng)的溫度、濕度。檔案檢索也費(fèi)時、費(fèi)力，雖然可以對檔案進(jìn)行相應(yīng)的編號，但紙質(zhì)檔案的檢索仍然是一項(xiàng)巨大任務(wù)。在檔案管理數(shù)字化之后，檢索文件將變得很容易，可以通過掃描、人工、拍照方式將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案。

第三，電子化檔案在數(shù)據(jù)傳輸方面優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，存儲在圖書館或者檔案館之中，提高了檢索難度。本地檔案檢索還相對比較簡單，但異地檔案傳輸便需要大量時間。檔案數(shù)字化是采用相應(yīng)的技術(shù)手段將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并存儲在電子資源中。這種檔案管理類型為檔案傳輸及檔案檢索提供了方便，節(jié)省了大量的成本。endprint

4 建立規(guī)章制度規(guī)范檔案管理

金融企業(yè)要結(jié)合相關(guān)工作的特點(diǎn)，建立相關(guān)制度，完善金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理流程，提高金融企業(yè)檔案管理的科學(xué)性和有效性。

金融企業(yè)要建立相應(yīng)的檔案管理體制，明確業(yè)務(wù)文件材料的業(yè)務(wù)流程，將其列入業(yè)務(wù)工作和項(xiàng)目計劃之中，同時要列出相關(guān)部門的職責(zé)范圍，確保文件可以安全、完整地歸檔。

5 結(jié) 語

金融企業(yè)檔案管理是企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈中的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到企業(yè)信息安全，可以間接支持企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而檔案管理從最基本的檔案整理與寄存，發(fā)展到現(xiàn)在的檔案管理數(shù)字化并向自動化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)。本文主要從檔案管理工作的程序、檔案材料保管的要求以及檔案管理數(shù)字化、管理工作方面的制度管理等幾個方面提出了相應(yīng)的建議，希望以此促進(jìn)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作順利進(jìn)行。

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