摘 要：合同是兩個或兩個以上當事人為實現(xiàn)一定的經濟利益而達成一致的協(xié)議，是市場經濟的產物。{1}醫(yī)院經濟合同的簽訂大多是通過紙質合同來完成。在當前全球大數(shù)據(jù)技術發(fā)展的浪潮下，網絡技術的發(fā)展越發(fā)迅猛，這為醫(yī)院合同管理中紙質合同向信息化合同的發(fā)展提供了技術支撐。同時，醫(yī)院紙質合同管理的弊端日益顯露。文章探討了醫(yī)院經濟合同管理中紙質合同存在的弊端，以及信息化合同管理對醫(yī)院管理的有利影響，并對信息化合同管理系統(tǒng)的設計要點做出說明。

關鍵詞：醫(yī)院經濟合同管理 紙質合同 信息化合同管理系統(tǒng)

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）09-099-02

對于市場經濟來說，合同是經濟運行的保障和開端，對于醫(yī)院同樣如此。簽訂醫(yī)院經濟合同，是為了達成經濟合作意向，保證經濟主體雙方的權利和義務，以便更好地完成醫(yī)院經濟業(yè)務。

一、當前醫(yī)院經濟合同管理的發(fā)展現(xiàn)狀

伴隨著市場誠信的缺失，越來越多的醫(yī)院意識到醫(yī)院經濟行為的成敗，與簽訂經濟合同以及合同管理有著密不可分的關系，所以醫(yī)院經濟合同的簽訂越來越多，范圍也越來越廣，涉及買賣、租賃、加工承攬、設備維保、工程等各個領域。這些合同的簽訂，大都是通過紙質合同來完成的。因為只有簽訂紙質合同，明確合同雙方的權利和義務，經濟活動才能有章可循；紙質合同能使雙方留有證據(jù)，互相約束對方行為，當合同一方違約時，能夠作為法律制裁的依據(jù)，避免出現(xiàn)空口無憑、抵賴失信等合同糾紛事件的發(fā)生。

當前紙質合同管理也日趨完善，表現(xiàn)為規(guī)范化、科學化、法制化。醫(yī)院經濟合同的簽訂都有一套規(guī)范化的會簽流程，讓各分管院長和各部門都積極參與其中，發(fā)揮專業(yè)特長，審核合同的有效性、準確性。合同文本的制作都是按照真實的經濟事項，全面、準確地描述合同內容，涉及合同名稱、合同標的、合同雙方的基礎信息、合同金額等一系列重要內容。每項經濟合同的簽訂都是在國家法律法規(guī)規(guī)定的范圍內簽訂執(zhí)行，以確保合同有法可依。

二、醫(yī)院紙質合同管理的弊端

醫(yī)院紙質合同是順應經濟發(fā)展的產物，有其存在的必然性，但隨著網絡信息的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，紙質合同的弊端也逐漸顯現(xiàn)。

首先，合同簽訂滯后，執(zhí)行不暢。為了降低醫(yī)院經濟合同風險，防止出現(xiàn)一人獨斷的魯莽行為，確保醫(yī)院經濟不受損失，簽訂經濟合同時大都采取合同會簽流程，即由經辦部門、招標部門、審計部門、財務部門、紀檢部門、分管領導、院領導審批會簽，這樣能發(fā)揮各自專長，對合同全方位把關，確保醫(yī)院經濟合同的安全有效。但因合同在各部門中周轉需要時間，合同內容的審核意見常有異議，造成合同從簽訂至完成需要時間過長，或不符合要求屢屢退回更改，亦或因某一部門的滯后審核、擠壓匯總審核等情況，導致合同簽訂滯后。同時，紙質合同在執(zhí)行中也會存在因信息溝通不及時，導致醫(yī)院各部門在協(xié)作辦公、業(yè)務流程組建、監(jiān)控體系形成等方面效率不高，費時、費事、費力。

其次，醫(yī)院紙質經濟合同文檔管理困難。醫(yī)院紙質合同一般是設專人保管、存檔，但當需要查找借閱時，會存在查找困難、借出不還等問題，尤其是院領導重審合同內容時需要耗費很多精力、時間。對于規(guī)模較小的醫(yī)院，因其經濟合同數(shù)量不多，管理難度要求不大。但對于規(guī)模較大的醫(yī)院，每年的經濟合同多達上千份，合同數(shù)量眾多、合同參與部門眾多、合同執(zhí)行部門眾多，而合同進度的控制不能及時跟進，醫(yī)院合同的信息匯總基本靠手工或者EXCEL來完成，這樣就會面臨數(shù)據(jù)統(tǒng)計不準確、不全面等問題，不但影響領導的決策，更會影響醫(yī)院的經濟發(fā)展。醫(yī)院經濟合同還會存在因保管不善而丟失等情況。一旦合同丟失或部分丟失，就會造成無章可循，不但影響合同存檔，更會影響對合同的執(zhí)行監(jiān)督。而對于保存完好的合同則面臨后續(xù)存檔、查閱等艱巨任務，這對于規(guī)模較大的醫(yī)院來說，也是一項繁重的工作。

再次，缺少預警機制。紙質合同的管理中，當醫(yī)院需要及時掌握并監(jiān)督合同執(zhí)行時，需要人工處理、查詢合同數(shù)據(jù)，來獲取有關資訊，而很難實現(xiàn)系統(tǒng)自己預警提示，更無法根據(jù)已有合同的執(zhí)行進度、結算款項等信息為醫(yī)院提供未來時段的資金流運行狀況。

三、醫(yī)院信息化合同管理的發(fā)展優(yōu)勢

1.網絡技術的發(fā)展為醫(yī)院信息化合同的發(fā)展提供了技術支持。在當前信息化、網絡化、大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，市場上已經開發(fā)出多種功能合同管理系統(tǒng)，醫(yī)院完全可以實現(xiàn)由紙質合同向信息化合同轉變。多功能的合同管理系統(tǒng)通過對合同信息的閉環(huán)整合，實現(xiàn)了工作流與信息流的完美融合，為我們提供了功能巨大的信息化辦公平臺，為實現(xiàn)醫(yī)院合同無紙化辦公提供技術支撐。

2.信息化時代人才強國戰(zhàn)略為醫(yī)院信息化合同管理提供了人才保障。在信息全球化的今天，掌握上網能力已經成為一種基本常識，而醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)操作簡單，只要掌握基本的網絡知識，無需高端人才便可操作，這為醫(yī)院信息化合同管理的擴散提供了人才支撐。

3.醫(yī)院信息化合同管理的優(yōu)點促進了信息化合同管理的發(fā)展進程。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)通過網絡服務器，用既定的登錄名和密碼實時登陸系統(tǒng)，隨時隨地進行合同的審核及簽訂工作，解決了紙質合同效率低下的問題。同時，信息化合同管理系統(tǒng)還能自動預警合同執(zhí)行進度、付款情況，能夠自動生成各種報表和分析報告，將醫(yī)院工作人員從瑣碎、低端的手工工作中解救出來，從事高端的醫(yī)院管理等核心事務，整體提高了醫(yī)院工作效率。再次，醫(yī)院信息化的合同管理系統(tǒng)通過計算機運作執(zhí)行，信息的準確性高，合同內容等資源在設定的范圍內共享，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使醫(yī)院管理趨于完善。最后，信息化合同管理能規(guī)范醫(yī)院辦公流程，建立起一個緊密、協(xié)調、準確、簡單的管理機制，讓醫(yī)院各部門充分參與合同的制定、執(zhí)行與監(jiān)督，對合同執(zhí)行中存在的問題及解決措施，有一個全面的記錄，既能使各參與部門的工作人員明確責任，權限分明，也能有效協(xié)調多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)醫(yī)院高效辦公，更能實現(xiàn)查有所依，從而杜絕遇事推諉扯皮，合同傳遞阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象。endprint

4.醫(yī)院信息化合同管理有利于院領導制定決策。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)院領導及各會簽部門領導實時登陸合同管理系統(tǒng)，查看職責權限內相應合同內容，查看各會簽部門對所簽合同的審核意見及建議，了解合同執(zhí)行進度。院領導通過了解醫(yī)院已有合同信息及執(zhí)行情況，結合醫(yī)院本年度的預算，能更好地為醫(yī)院的長期發(fā)展做出決策。

四、醫(yī)院信息化合同管理的工作框架及框架中的重要節(jié)點

醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)是將紙質合同中的關鍵信息轉化為電子信息，并在系統(tǒng)中記錄經濟合同的執(zhí)行進度及收支款項明細，實現(xiàn)合同的執(zhí)行進度跟蹤管理、合同信息實時查詢管理、合同收支款項的登記管理、合同執(zhí)行結果的綜合分析管理，最終實現(xiàn)信息化合同管理。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)的結構框架分為：準備階段、訂立發(fā)起階段、簽署階段、成立階段、履行階段、終結及查詢階段。

1.合同準備階段實現(xiàn)的功能。醫(yī)院招標部門指定專人負責錄入中標單位名稱、地址、賬號等相關信息。填寫完畢后將合同草稿傳輸給經辦部門。合同經辦職能部門指定專人負責合同標的信息的錄入，通過系統(tǒng)中既定的合同模板，輸入貨物規(guī)格型號、單價、數(shù)量、金額等關鍵信息，錄入完畢后一旦保存，便無權進行修改，以確保合同的完整、準確。

2.合同訂立發(fā)起階段實現(xiàn)的功能。錄入結束且保存成功后的合同信息會自動生成合同文本，待經辦部門負責人審核并簽署電子簽名后，自動傳輸給下一個審核部門。

3.合同簽署階段實現(xiàn)的功能。經辦部門審核后簽署電子簽名，合同文本及審核意見便按照既定的會簽順序層層傳輸給紀檢、審計、財務、分管院長、院長等審核部門負責人，各部門審核人員的電子簽名隨審核意見一并保存。審核意見對會簽部門領導公開，以確保各部門領導的意見能夠得到及時準確的表達，從而使醫(yī)院經濟合同能夠得到有效簽署。

4.合同成立階段實現(xiàn)的功能。會簽完畢后合同正式生效，此時合同文本及會簽意見永久保存并且不允許進行修改。信息化合同管理系統(tǒng)支持電子印章，對生效后的電子合同加蓋醫(yī)院經濟合同專用電子印章。生效后的合同由專人負責打印，打印的合同帶有水印、二維碼等加密防偽手段，以確保打印出的合同的真實唯一。同時，系統(tǒng)自動記錄合同打印時間、打印人及打印份數(shù)等相關信息。

5.合同履行階段實現(xiàn)的功能。合同履行階段醫(yī)院財務部設專人負責合同款項的收付登記工作，合同經辦部門負責合同履行情況的監(jiān)督及履行，財務人員協(xié)同監(jiān)督合同履行情況。

醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)具有待辦事項提醒的預警設置，能夠具備審批合同、到期應付貨款合同、合同執(zhí)行進度時間提醒等功能，以便醫(yī)院經濟合同能夠按計劃有效地完成。

6.合同終結及查詢階段實現(xiàn)的功能。由專人負責將生效并加蓋電子印章的合同文本打印并及時存檔。合同始終具有按經辦部門、合同名稱、中標單位名稱、貨物名稱、金額等維度的綜合信息查詢功能，醫(yī)院各會簽科室始終具有查詢職責權限內的信息功能，以便了解合同執(zhí)行情況，為醫(yī)院采取下一步計劃提供可靠的信息。

醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)能夠根據(jù)已錄入的合同自己生成月度、季度、半年度、年度合同匯總報告，合同執(zhí)行情況分析報告等相關報表信息。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)也可以借助安卓智能手機平臺功能，實現(xiàn)醫(yī)院工作人員對合同的查詢、分析、工作審批等移動辦公的功能。

五、醫(yī)院信息化合同管理尚需科技進步的補充和完善

首先，信息化合同管理系統(tǒng)是建立在網絡平臺之上，對網絡安全的要求非常高，而當前網絡安全問題又是一個新型的尚待解決的問題，所以，需要醫(yī)院高度重視網絡安全，防止黑客惡意攻擊篡改合同內容。

其次，醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)的登陸是各部門工作人員通過登陸名及密碼來完成系統(tǒng)及權限內的操作，并通過個人的電子簽名完成合同的簽字審核，所以，登陸密碼尤為重要。一旦登錄人員的密碼泄露，會導致有人惡意進入系統(tǒng)篡改合同，這就需要計算機技術的發(fā)展來解決這一問題。

再次，網絡信息的存儲問題一直是計算機行業(yè)尚未解決的難題，不管是服務器的保管不善造成信息丟失亦或是斷電造成的信息丟失，都需要科技的不斷完善來解決。

最后，因醫(yī)院信息化合同管理中，電子合同可以無限制打印，雖說可以通過添加電子水印的辦法來確保合同的唯一性，但在合同文本的準確性上還是有很大風險，期待著這個問題能得到更好的解決。

綜上所述，醫(yī)院信息化合同管理的全面實施，是節(jié)能環(huán)保的必經之路，是提高醫(yī)院工作效率的必要條件，是新形勢下增強醫(yī)院競爭力、提高醫(yī)院管理水平的重要內容。筆者期待著醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)的發(fā)展能夠為我國醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)造新的支撐點。

注釋：

{1}如何做好企業(yè)合同管理網絡資料

（作者單位：青島大學附屬醫(yī)院 山東青島 266000）

[作者簡介：李燕（1986—），女，學士學位，研究方向：會計管理。]

（責編：若佳）endprint