鄧敬萍

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生了諸多影響，高校會(huì)計(jì)檔案工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。文章通過研究目前高校會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題，提出解決問題的途徑，以實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案工作健康有序地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化 會(huì)計(jì)檔案 問題 途徑

中圖分類號(hào)：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2017）09-092-02

隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，帶動(dòng)各行各業(yè)發(fā)生巨大變革，計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等信息技術(shù)在高校得到廣泛應(yīng)用，高等學(xué)校校園信息化逐步發(fā)展完善。絕大多數(shù)高校實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)到電算化會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)替代人工完成部分賬務(wù)處理和信息分析過程。會(huì)計(jì)電算化的廣泛運(yùn)用大大減輕了財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，但也存在許多新問題。同時(shí)，隨著高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量和規(guī)模的日益增長(zhǎng)，高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不斷增加，對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求也越來越高，傳統(tǒng)檔案管理方法已不能滿足高等學(xué)校發(fā)展需要，高校會(huì)計(jì)檔案工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。要解決好信息化背景下高校會(huì)計(jì)檔案存在的問題，就需要高校會(huì)計(jì)檔案工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段與現(xiàn)代管理理念相融合，以實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的健康有序發(fā)展。

一、信息化對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理的影響

會(huì)計(jì)檔案是在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及會(huì)計(jì)核算電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤及打印輸出的賬、表等史料和證據(jù)，高校會(huì)計(jì)檔案是反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督、分析、決策和制訂計(jì)劃不可缺少的依據(jù)和條件。傳統(tǒng)的高校會(huì)計(jì)檔案工作，是以手工處理為主的紙質(zhì)檔案管理模式，其弊端是雖投入大量人力物力，但工作效率和工作質(zhì)量低下。信息化的發(fā)展使高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)量、形式及管理方式發(fā)生了巨大改變，這種情況下，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理是必然選擇，具體而言，信息化發(fā)展對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理的影響主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.高校會(huì)計(jì)檔案管理方式發(fā)生改變。隨著計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)管理軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校財(cái)會(huì)部門的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化管理，所謂高校會(huì)計(jì)檔案信息化，是指依托計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源進(jìn)行的收集、整理、保管、開發(fā)和利用。高校會(huì)計(jì)檔案信息化改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息的處理方法，使得會(huì)計(jì)人員的職責(zé)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置以及會(huì)計(jì)檔案的管理制度等都發(fā)生了巨大變化。

2.高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)量增加。高校會(huì)計(jì)檔案信息化以后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并行，無論是財(cái)務(wù)管理部門還是檔案部門均需做好對(duì)兩種類型檔案的科學(xué)保管，檔案數(shù)量增加，檔案保管工作量增加。

3.高校會(huì)計(jì)檔案服務(wù)高校發(fā)展的效率提高。高校會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)處理以后，會(huì)計(jì)檔案信息可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)資源共享，會(huì)計(jì)部門能根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要隨時(shí)快速、準(zhǔn)確地提供會(huì)計(jì)檔案信息，為廣大師生提供幫助，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，提高了檔案管理部門的服務(wù)效率。

4.高校會(huì)計(jì)檔案管理制度要求更加嚴(yán)格。高校會(huì)計(jì)檔案信息化后，電子檔案管理過程中存在易修改、不易發(fā)現(xiàn)，檔案損壞不易修復(fù)等特點(diǎn)，因此，高校會(huì)計(jì)檔案管理制度必須對(duì)系統(tǒng)安全性、系統(tǒng)要求、檔案存儲(chǔ)格式、檔案?jìng)浞莘绞健n案管理人員要求等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，以防止檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，提高檔案管理質(zhì)量。

5.對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的要求提高。會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)的不斷改進(jìn)與更新、紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理，這些都要求檔案管理人員在檔案管理過程中不僅要具備檔案管理知識(shí)，而且應(yīng)該了解會(huì)計(jì)工作全過程，同時(shí)具備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全等多方面的知識(shí)和能力。因此，檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，積極參加各種相關(guān)培訓(xùn)，以適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案管理需要。

二、信息化背景下高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

在高校會(huì)計(jì)檔案信息化的背景下要做好會(huì)計(jì)檔案管理工作需要高校各級(jí)管理人員相互配合、共同努力，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分重視并提供人員、設(shè)備、制度等一系列支持。目前我國(guó)高校會(huì)計(jì)檔案管理仍然存在許多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范。各高校對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理雖然較為成熟但仍存在不規(guī)范之處，財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門情況不同，存在的問題也有所區(qū)別。如部分高校財(cái)務(wù)部門在日常工作過程中對(duì)紙質(zhì)檔案保管收集整理不夠及時(shí)，檔案裝訂不規(guī)范，檔案封面填寫不完整，在臨時(shí)保管期間未按照國(guó)家檔案管理辦法進(jìn)行規(guī)范管理，沒有配備符合條件的檔案裝具，由于檔案保管場(chǎng)所狹小造成檔案長(zhǎng)期疊壓堆放，未按照規(guī)定指定專人管理檔案，部分高校出納人員兼管檔案。檔案查詢未按規(guī)章制度嚴(yán)格審查審批程序，也有高校財(cái)務(wù)部門沒有按時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行移交。而檔案部門在檔案接收后存在不能及時(shí)入庫(kù)，檔案查詢制度不健全審批不嚴(yán)格等問題，同時(shí)在檔案銷毀時(shí)存在未按時(shí)銷毀，未嚴(yán)格履行銷毀程序等問題。

2.電子會(huì)計(jì)檔案管理亟待加強(qiáng)。隨著電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)量的不斷增加，電子會(huì)計(jì)檔案管理工作成為各高校財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門日常工作的重要組成部分。做好電子檔案會(huì)計(jì)管理需要應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)技術(shù)、會(huì)計(jì)、檔案管理等多方面知識(shí)，既要求較高的設(shè)備條件也需要管理人員具有較高綜合素質(zhì)。受制于以上兩個(gè)方面，我國(guó)各高校電子會(huì)計(jì)檔案管理水平發(fā)展很不均衡。目前在電子會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題主要有：部分高校未單獨(dú)制定切實(shí)可行的電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，系統(tǒng)安全性及數(shù)據(jù)安全性急需提高，電子檔案?jìng)浞莶患皶r(shí)，財(cái)務(wù)部門只移交紙質(zhì)檔案不移交電子檔案，檔案管理部門對(duì)電子檔案管理不規(guī)范等。

三、信息化背景下加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理的途徑

以上問題產(chǎn)生的原因，主要是由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視，檔案管理人員素質(zhì)不能滿足新時(shí)期檔案管理要求，高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全等原因造成的。為解決以上問題，筆者認(rèn)為可以采取以下措施：endprint

1.提高會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。信息化背景下，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)知識(shí)同時(shí)需要具備檔案管理及財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)能力。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案形成過程中相關(guān)人員的檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)財(cái)務(wù)部門及檔案部門應(yīng)指定綜合素質(zhì)較高的人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)檔案管理人員應(yīng)建立定期培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)相結(jié)合的培訓(xùn)制度，特別是加強(qiáng)有針對(duì)性的會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)培訓(xùn)及信息技術(shù)培訓(xùn)。在工作過程中應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員工作責(zé)任心教育，引導(dǎo)他們養(yǎng)成良好的工作作風(fēng)和工作習(xí)慣。

2.建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度體系。高校會(huì)計(jì)檔案管理制度的健全和規(guī)范是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的關(guān)鍵。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，各高校均制定了較為健全規(guī)范的管理制度，而電子檔案由于產(chǎn)生時(shí)間較短，各單位重視程度不足等原因，多數(shù)高校尚未形成嚴(yán)格規(guī)范的管理制度體系。2015年新頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行了細(xì)化和規(guī)范，《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》也是指導(dǎo)高校電子檔案工作的重要法規(guī)依據(jù)，各高校應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行以上法律法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合各高校具體情況制定符合本校實(shí)際的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，形成完善健全、科學(xué)規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案制度體系，切實(shí)做好高校電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案安全保障。會(huì)計(jì)檔案安全是做好會(huì)計(jì)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案安全包括紙質(zhì)檔案安全和電子檔案安全，主要需要做好紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和電子檔案軟硬件及網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。

檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案收集、整理、開發(fā)和利用的必備條件，各高校應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定及歸檔文件整理規(guī)則等法律法規(guī)，配備符合要求的檔案裝具。按照檔案庫(kù)房“十防”和消防“八不準(zhǔn)”等要求，配備監(jiān)控、門禁和消防設(shè)施，做好檔案庫(kù)房的安全保障工作。按照信息化安全標(biāo)準(zhǔn)配置高性能計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、備份存儲(chǔ)設(shè)備，以做好檔案的存儲(chǔ)備份及開發(fā)利用工作。

電子會(huì)計(jì)檔案的形成、移交、整理、歸檔一系列過程都是依托計(jì)算機(jī)軟硬件及信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，做好電子會(huì)計(jì)檔案安全管理需要嚴(yán)格執(zhí)行電子文件管理法律法規(guī)，選擇應(yīng)用符合檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案信息化安全建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，為電子檔案信息交換和共享創(chuàng)造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。建立和健全會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任制，通過采取電子文件簽入簽出等一系列措施，保證電子會(huì)計(jì)檔案在傳遞交接過程中的安全保密。為保證數(shù)據(jù)兼容性，應(yīng)采用符合規(guī)定、科學(xué)規(guī)范的財(cái)務(wù)管理軟件，以提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性與可續(xù)性。同時(shí)，應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)建立之初應(yīng)做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全建設(shè)；財(cái)務(wù)部門、檔案部門計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)要進(jìn)行不定期的設(shè)備巡查，確保硬件安全運(yùn)行；在保證安全工作的同時(shí)，對(duì)不可控的事件提前進(jìn)行應(yīng)對(duì)，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，通過設(shè)置用戶訪問權(quán)限等措施做好檔案應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)與外部服務(wù)網(wǎng)絡(luò)間物理隔離，保持各自獨(dú)立。

4.加強(qiáng)檔案開發(fā)利用。檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、發(fā)揮檔案作用的重要途徑。信息資源建設(shè)是提高檔案開發(fā)利用能力的前提。做好會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)利用，首先，應(yīng)該加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，研制開發(fā)網(wǎng)上電子檔案安全移交和接收技術(shù)系統(tǒng)，確保接收電子文件的完整性與安全性。統(tǒng)一電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子檔案共享，加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)站建設(shè)，做好檔案宣傳和利用。其次，高校會(huì)計(jì)檔案信息資源建設(shè)，必須將數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)放在突出位置。通過建立已有會(huì)計(jì)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)館藏會(huì)計(jì)檔案的查詢、下載等功能。

面對(duì)信息化對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來的諸多問題和挑戰(zhàn)，高校應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理，使會(huì)計(jì)檔案更好地為高校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

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（作者單位：新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院 河南新鄉(xiāng) 453003）（責(zé)編：若佳）endprint