王越

摘 要：清代檔案是反映我國(guó)17世紀(jì)初至20世紀(jì)初社會(huì)歷史狀況的重要史料，是我國(guó)歷史上封建政權(quán)遺留下來的檔案中數(shù)量最多的部分。清王朝非常重視檔案管理工作，使我國(guó)封建社會(huì)后期的檔案工作達(dá)到一個(gè)新的高度。其中以軍機(jī)處的檔案管理最能體現(xiàn)清王朝的檔案管理特色，最具創(chuàng)新性。了解軍機(jī)處的沿革、職掌與其檔案管理情況，對(duì)于我們研究清代歷史與研究檔案管理工作，具有重要意義。本文結(jié)合有關(guān)資料對(duì)清代軍機(jī)處檔案管理制度作以淺析。

關(guān)鍵詞：軍機(jī)處 檔案 檔案管理制度

清代的軍機(jī)處設(shè)立于雍正初年，是輔助皇帝處理日常政務(wù)的最為重要的機(jī)構(gòu)。軍機(jī)處的設(shè)立不僅溝通了君臣上下的聯(lián)系，提高了辦事效率，而且削弱了內(nèi)閣權(quán)利，強(qiáng)化了皇權(quán)政治。在此基礎(chǔ)上形成的軍機(jī)處檔案管理制度呈現(xiàn)出專業(yè)性的特色，提高了檔案的調(diào)閱效率，創(chuàng)新了檔案的保存方法，極大地提高了檔案的利用價(jià)值，使我國(guó)封建社會(huì)后期的檔案工作達(dá)到一個(gè)新的水平。

一、清代軍機(jī)處的歷史沿革

軍機(jī)處全稱“辦理軍機(jī)事務(wù)處” ， 設(shè)立之初稱“軍機(jī)房” ， 雍正初年為辦理西北軍需而設(shè)。根據(jù)清人王昶所著《軍機(jī)處題名記》所記：“雍正七年，青海軍興，始設(shè)軍機(jī)房，領(lǐng)以親王大臣”的記載，認(rèn)為始于雍正七年，因西北兩路用兵初設(shè)“軍機(jī)房” 。十年改為軍機(jī)處。十三年八月清世宗胤禎去世，清高宗弘歷繼皇帝位，守喪期間，將軍機(jī)處改名總理事務(wù)處。乾隆二年（1737），高宗服滿親政，總理事務(wù)王大臣等自請(qǐng)罷職。高宗恢復(fù)軍機(jī)處名稱，自此遂成定制，直至宣統(tǒng)三年（1911）四月初十清廷宣布成立“責(zé)任內(nèi)閣”時(shí)廢止。在長(zhǎng)達(dá)180多年的執(zhí)政史中，軍機(jī)處職掌主要是：掌書諭旨，參贊軍國(guó)機(jī)務(wù)，參議重要政務(wù)及刑獄；用兵時(shí)則考其山川道里、兵馬錢糧之?dāng)?shù)，以備顧問；文武官員的簡(jiǎn)放、換防、引見、記名、賜與，以及擬定對(duì)外藩朝覲者的頒賜等。軍機(jī)處的設(shè)立使內(nèi)閣成為只是辦理例行事務(wù)的機(jī)構(gòu)，一切軍政大事均歸于軍機(jī)處處理。

二、軍機(jī)處檔案的總體整理情況

清代內(nèi)閣大庫(kù)中的檔案非常混亂，“塵封插架，灰堆積土中。隨意抽閱，皆典故也”是那時(shí)內(nèi)閣大庫(kù)中檔案整理情況的真實(shí)寫照。與之相反，軍機(jī)處的檔案管理工作卻出奇的有序?！胺矙n案皆依年月編存。如其為何年何月所發(fā)上諭，再檢是月之明發(fā)檔中，則其件斯得。故檢檔從無積滯。然一事而數(shù)見明發(fā)，則需一一考其年月而分檢之，又不如各衙門案卷之一線銜接矣?！睋?jù)史料記載清代檔案調(diào)閱失敗的情況最大多數(shù)發(fā)生于順治、康熙兩朝。最讓人詬病的是內(nèi)閣的紅本卷宗以及保存在六部的記錄的管理情況。自雍正或乾隆時(shí)期的檔案研究，是可以作得非常完整的。

三、軍機(jī)處檔案的管理制度

1、軍機(jī)處檔案的匯抄制度

匯抄制度，稱為清檔。據(jù)《樞垣記略》載：“凡本日所奉諭旨及所遞片單，抄訂成冊(cè)，按日遞添，按月一換，謂之清檔”。“清檔”是軍機(jī)處“按日常行之事” 抄錄，如凡軍機(jī)處擬訂的諭旨，經(jīng)送交皇帝審定之后，均發(fā)回軍機(jī)處，由值日章京逐日逐條地謄錄在特備的薄冊(cè)之上，每月一冊(cè)，名曰：“現(xiàn)月檔”；每年現(xiàn)月檔都要另修一副本，按季分為“四季檔” ?？梢姡扒鍣n”為軍機(jī)處例行公事，以備日后查考，與檔案繕寫制度并不同。后來“清檔”范圍擴(kuò)大，出現(xiàn)了按問題或事件來匯抄檔案。

2、軍機(jī)處檔案的副本制度

軍機(jī)處每日都將皇帝朱批后的奏折抄錄一份存案， 然后將原折封發(fā)具折人。錄副的奏折一般為草寫， 無須正楷。抄錄時(shí)奏折的內(nèi)容及朱批諭旨一律用墨筆。抄錄的奏折與原折在內(nèi)容上是一致的，因此， 錄副奏折也是可靠的檔案材料。到了乾隆朝， 清代的文書檔案副本制度達(dá)到了最完備的時(shí)期。同時(shí)也使得我國(guó)封建社會(huì)后期的檔案工作達(dá)到了一個(gè)新的水平。清代的副本制度在世界的檔案管理史與中國(guó)的檔案管理史上都是前所未有的創(chuàng)舉。

3、軍機(jī)處檔案的繕寫制度

所謂檔案繕寫制度，就是將已歸檔的檔案文件重新抄寫一份或若干份，另存他處以便在檔案原件丟失、損毀或被篡改時(shí)進(jìn)行核查、校對(duì)等。軍機(jī)處檔案分為漢字檔、清字檔兩類，其繕寫也依次分類?！扒遄謾n令方略館譯漢官繕寫， 漢字檔令內(nèi)閣中書繕寫?！?乾隆二十五年，首次將少數(shù)軍機(jī)處檔冊(cè)交付謄抄。嘉慶十年起，軍機(jī)處漢字檔為五年一繕（ 有時(shí)以十年為期， 最多不超過十年） ，咸豐四年以后改為四年一繕； 清字檔為五年一繕， 始終未變。

4、軍機(jī)處檔案的修繕制度

清代軍機(jī)處檔案繕寫制度與修繕制度是緊密聯(lián)系在一起的，繕寫檔案的同時(shí)，往往將原來破損的檔案加以修補(bǔ)。因軍機(jī)處檔冊(cè)使用頻繁，易磨損或丟失，乾隆時(shí)期特規(guī)定每5年修繕一次。后因漢文檔案使用率增加，損壞較快，咸豐四年（1854）改為滿文檔每5年、漢文檔每3年修繕一次，遂為定制。修檔包括兩項(xiàng)內(nèi)容：一是添修新檔；二是修補(bǔ)舊檔。其修就之正、副本檔冊(cè)，一存于宮內(nèi)方略館大庫(kù)，一存于圓明園。

5、軍機(jī)處檔案的檢索目錄----隨手薄

隨手簿又稱隨手檔， 也稱隨手登記檔， 是軍機(jī)處每日處理的奏折及所奉諭旨等的摘由總目， 相當(dāng)于現(xiàn)今的機(jī)關(guān)收發(fā)文登記總簿。隨手簿起于乾隆七年 ， 迄于宣統(tǒng)三年， 最初是一年二冊(cè)， 后因折奏增多，道光以后改為一季一冊(cè)。它是一種索引以協(xié)助從軍機(jī)處錄副折中提調(diào)文件。隨手登記不但可以用為軍機(jī)處錄副奏折的索引，而且可以當(dāng)作一個(gè)用以檢查指示是否被執(zhí)行的記錄文件。這樣使得常見的伴隨官僚作業(yè)而來的散漫與敷衍，在軍機(jī)處是不可能的。

清代軍機(jī)處的檔案管理制度運(yùn)用了專業(yè)性與科學(xué)性的創(chuàng)新，以改進(jìn)檔案文件的利用。它的管理辦法包括了有秩序的整理、密集化的奏折及檔冊(cè)的謄錄與擴(kuò)大化并同時(shí)用作通訊管理工具的目錄，以及建立專門的清單與索引。這些都有助于對(duì)檔案材料的收集和保管，以及利用檔案材料從事歷史寫作。

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