王冕晨

摘 要：人防檔案管理工作是確保對人防工程信息掌握準確，建立質(zhì)量高的人防檔案信息資源和提高城市防護能力的基礎工作，因而做好人防檔案管理工作意義重大。

關鍵詞：人防部門 檔案管理 現(xiàn)狀 問題 對策

前言

檔案是人防部門信息資料的主要載體，其在人防部門中的地位重大。但實際的檔案管理工作中，各因素的影響使得檔案管理工作出現(xiàn)些許問題，這使得無法對人防部門檔案的全面性和真實性進行保證，使得領導在進行決策時受到嚴重的影響[1]-[2]?；诖?，筆者就我市人防部門的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，對其存在問題進行探究，并給予相應對策進行解決。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

就目前我國人防部門在檔案管理上的基本情況分析，各級人防部門對于檔案的管理，基本上能夠按照相關規(guī)范進行立卷歸檔，能夠?qū)Ω鞣N人防工作資料進行及時地收集與整理，基本滿足《檔案法》的管理要求。但通過深入分析，我國人防部門在檔案管理仍存在以下幾點問題。

①管理意識欠缺。當前人防辦在檔案管理上主要依靠現(xiàn)代化計算機管理技術，缺乏專職人員進行人為管理，使得計算機管理存在的弊端不能得到很好的解決。②認知水平不足、重視度不高。這主要表現(xiàn)在相關管理人員或領導等對我國《檔案法》的相關知識的認知不足，并在實際管理中過度強調(diào)業(yè)務而忽視了管理，一方面造成人防部門檔案管理普遍存在設備陳舊問題；另一方面，導致相關管理人員表現(xiàn)出專業(yè)性不足問題，從而影響檔案管理的有效開展。③過度保密。針對劃分了保密等級的特殊檔案，在管理過程中，往往存在過度保密的情況，使得這些檔案被“束之高閣，無人問津”。④缺乏健全的組織管理機構。目前我國人防辦在經(jīng)歷機構改革后，其一方面被納入政府辦內(nèi)部結構中，但另一方面又對相關工作人員進行了分流，從而給工作人員造成了一種緊張感，進而對檔案管理工作有效開展造成較大的制約。⑤辦公條件限制。我國人防辦檔案管理辦公環(huán)境通常較簡陋、狹窄，基于這一硬件的限制，使得檔案管理工作的開展難以實現(xiàn)專人專室專管。⑥主動性與積極性缺乏。當前，我國大部分人防職能部門普遍存在等靠思想，在檔案管理過程中，針對檔案信息檢索缺乏著錄準備工作，進而導致檔案體系有待完善。

二、檔案管理存在問題的解決對策

隨著改革步伐腳步的不斷加快，人防檔案的管理工作也應隨著時代的發(fā)展而不斷進行深化改造，以便于更好的為現(xiàn)代化社會的發(fā)展提供服務?，F(xiàn)筆者就人防部門的檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進行分析提出如下解決措施：

①重視領導作用在人防檔案管理工作中的作用。負責領導的重視程度和檔案管理意識的高低，直接影響著檔案管理工作的好壞，因此要加強領導對檔案管理的重視力度。1.將人防檔案的管理工作提升為領導議事的日程上來，列入為發(fā)展規(guī)劃和崗位職責中的重點內(nèi)容，建立健全人防檔案管理工作制度和責任機制。2.加強對《檔案法》的普及宣傳和貫徹落實力度，形成管理主體懂法、知法、守法、執(zhí)法的全面性和有效性。

②提高人防檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務技能。針對現(xiàn)代人防檔案管理工作的實際特點，對管理人員進行崗位技能和思想政治培訓，提高管理隊伍的專業(yè)性，通過公開選拔培養(yǎng)一些年齡結構較低、專業(yè)技能較強、思想素質(zhì)較高的人員充斥到檔案管理工作當中，以提高現(xiàn)階段我國人防檔案管理工作的專業(yè)水平和效率。

③加大對現(xiàn)代信息技術的利用程度。隨著信息時代的到來和計算機應用的普及，檔案管理工作也要緊隨時代的發(fā)展，加大財力物力和人力的投入，逐步普及信息技術在人防檔案管理中的應用，實現(xiàn)現(xiàn)代化微機管理機制，從而提高檔案管理的服務性和準確性。

④變革城建部門管理人防檔案的工作歷史。在最新出臺的人防檔案管理暫行規(guī)定中明確提出：人防的歸檔范圍為人防工程的現(xiàn)狀、規(guī)劃、建設、管理、利用以及人民防空工程項目審批、勘察、設計、施工等方面的文件材料。因此，人防檔案的管理工作應脫離城建部門的管理，通過運用科學合理的管理手段和思想體制，逐步夯實人防檔案管理工作開展的基礎。

⑤逐級逐層的對管理工作進行強化提高。人防部門和各使用單位是目前人防檔案管理工作的主要對象，因此應有針對性的進行工作的開展。首先，穩(wěn)步提升人防檔案管理工作的核心地位。人防部門在整個人防檔案的管理工作中起到?jīng)Q定性的作用，因此應首要抓好該項工作。其次，加強各使用單位的工程檔案工作。作為人防檔案的管理部門為更加全面及時的對檔案材料進行收集整理，應主動的與相關部門進行密切配合，對工作的全過程進行實時監(jiān)控和管理，強化責任意識，降低人為的失誤，提高檔案材料收集全面性、完整性和準確性，對各項材料和數(shù)據(jù)進行認真核對，做到心中有數(shù)。在對人防檔案進行保管工作時，應建立起各自的分檔案室，對各種文件材料進行分門別類的專項存放。

⑥注重對保證措施的提高和穩(wěn)固。一是人防檔案所涉及的領域和部門內(nèi)的領導責任人應切實加強對檔案管理工作的領導，將檔案管理工作成效列入為年終總結和考核的重要參照標準。二是加強指導監(jiān)督。人防部門檔案管理人員，每年至少要深入人防工程使用單位進行一次面對面的指導工作，使出現(xiàn)問題能及時得到解決。三是加強法制管理。建章建制，每個人防工程使用單位，都應按《檔案法》和《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》的要求，結合自身實際，制定管理辦法和實施細則。四是考慮到人防部門的特殊性，還應注意保密，劃分好保密

等級。

小結

總而言之，檔案管理是人防部門重要工作之一，檔案管理者應對其相關管理工作落實到位，為人防部門領導決策提供全面有效且準確的依據(jù)。

參考文獻：

[1] 邵明芹.人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對策[J].辦公室業(yè)務，2017，1（16）：131.

[2] 邵明芹.淺議人防部門檔案管理的現(xiàn)狀問題與解決措施[J].祖國，2017，10（12）：102.