朱莉萍

摘 要：科技檔案管理對于企業(yè)的安全生產(chǎn)及管理工作十分重要，通過合理的科技檔案管理，能夠有效的減少物化勞動，提高企業(yè)的微觀經(jīng)濟(jì)效益，因而供電企業(yè)在實(shí)際的經(jīng)營管理工作之中一定要重視科技檔案的管理。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；科技檔案；檔案管理

一、前言

科技檔案與文書檔案存在很大的區(qū)別，科技檔案主要產(chǎn)生與基建、生產(chǎn)、科研等部門，主要反映了企業(yè)的科技成果及科技思想，科技檔案的管理工作專業(yè)技術(shù)性要求比較高，再加上近年來供電企業(yè)發(fā)展得十分的迅速，實(shí)際的工作過程中產(chǎn)生了大量的科技檔案，科技檔案管理部門必須要加強(qiáng)管理，提高檔案的利用率。

二、檔案的收集

科技檔案收集供電主要包括計(jì)劃編制、檔案接收前整理、檢查驗(yàn)收等工作內(nèi)容。計(jì)劃編制指的是根據(jù)電力企業(yè)的科研、電力生產(chǎn)、基建等工作的程序及步驟，開展科技文化材料收集及規(guī)劃編制工作。因此，電力企業(yè)檔案管理人員需要將歸檔計(jì)劃納入到相關(guān)管理程序之中，并將對應(yīng)的檔案歸檔的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；檔案接收前的整理工作要求檔案管理人員要能夠協(xié)助電力企業(yè)的科研人員將科研工作中產(chǎn)生、形成的科研文件資料整理歸納分類，為組卷工作打好基礎(chǔ)，這一過程中，要按照科研文件資料按照其自然形成規(guī)律進(jìn)行，同時(shí)要結(jié)合文件內(nèi)容擬定標(biāo)題，保證標(biāo)題簡潔明了；檢查驗(yàn)收工作中，電力企業(yè)的檔案管理人員要根據(jù)科技檔案的歸檔要求對文件的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行檢查，要保證編制格式、審簽手續(xù)等符合檔案歸檔的有關(guān)要求，如果發(fā)現(xiàn)檔案有錯(cuò)漏或者編制的格式等不符合要求的情況，要及時(shí)的退回，要求相應(yīng)的工作人員重新進(jìn)行整理。科技檔案歸檔并不是任何時(shí)候都能夠進(jìn)行，有一定的時(shí)間限制，一般大多在供電企業(yè)基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之后或者科研產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型的時(shí)候，如果項(xiàng)目的周期比較長，可以將其劃分為不同的階段，按照階段開展歸檔工作。具體需要備份多少份，需要根據(jù)科技檔案的利用率以及重要程度進(jìn)行決定，一般情況下科技檔案歸檔一份即可，但如果檔案的利用率比較高或者比較重要，需要備份多份。

三、檔案的整理分類編目

科技檔案整理工作主要在檔案被接收之后由檔案室的管理人員完成，需要檔案室工作人員按照一定的分類方案對這些檔案資料進(jìn)行分類，要保證分類的準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)型。分類完成之后，需要按照卷、冊、袋、盒等形式將科技檔案組成不同的保管單位，同一個(gè)保管單位內(nèi)的科技檔案材料要按照一定的順序進(jìn)行排列，圖樣材料和文字材料的排列方式存在一定的區(qū)別，文字材料需要按照材料內(nèi)容的研制順序進(jìn)行排列。如果材料屬于圖文結(jié)合的類型，需要先排列文字材料，后排列圖樣材料。此外，還需要保證每個(gè)保管單位的美觀性、整齊性，因此各單位的厚度要適中。將檔案材料組成保管單位后，需要對其進(jìn)行編目工作，編目的內(nèi)容應(yīng)包括各保管單位的封面、目錄、備考表、頁次號等要素，編目過程中要保證目錄、卡、賬目、物品完全一致，所有的目錄、卡、賬目等書寫的整潔、清晰，一目了然，要方便后期的借閱、瀏覽工作的開展。

此外，科技檔案整理分類過程中，工作人員要能夠?qū)w檔的檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面的分析，如果發(fā)現(xiàn)已經(jīng)歸檔的檔案出現(xiàn)不完整或者錯(cuò)誤、不真實(shí)的問題要及時(shí)采取對應(yīng)的措施，鑒定環(huán)節(jié)要對檔案的種類、價(jià)值進(jìn)行判斷，確定其保管的期限。保管工作中要保證檔案排列整齊、方便管理。

四、科技檔案的保管工作程序

保管工作主要分為三部分工作內(nèi)容，分別是排架、防護(hù)以及統(tǒng)計(jì)。具體來說就是架號、層次號編排，按照一定的劃分類區(qū)對各類科技檔案進(jìn)行排放，同時(shí)根據(jù)案卷的實(shí)際存放情況編寫指導(dǎo)目錄，一般情況下，排架要按照從左到右、從上到下的順序進(jìn)行，保證排放的整齊美觀，保證檔案與賬、卡一致，設(shè)置有明顯的標(biāo)志，方便后期查閱時(shí)尋找，如果是絕密檔案需要設(shè)置對應(yīng)的保護(hù)措施?？萍紮n案室的防護(hù)工作十分重要，基于此，檔案館工作人員要制定完善的檔案管理規(guī)章制度，做好檔案庫的防火、防盜、防水、防塵等工作，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料出現(xiàn)破損的情況，要及時(shí)的修復(fù)。統(tǒng)計(jì)工作就是對科技檔案庫房的溫濕度、庫存量、檔案材料遺失、損壞情況、修復(fù)工作量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)工作要嚴(yán)格按照實(shí)際情況進(jìn)行，保證數(shù)據(jù)信息真實(shí)、準(zhǔn)確。

五、科技檔案的鑒定工作

科技檔案鑒定時(shí)首先要做好準(zhǔn)備工作，也就是說檔案管理部門首先要明確需要鑒定的檔案的內(nèi)容及實(shí)際的數(shù)量，確定檔案鑒定的方法及實(shí)施計(jì)劃，準(zhǔn)備好鑒定工作中需要使用的表格、文件等；然后組建對應(yīng)的鑒定委員會，將確定的委員會成員名單上報(bào)對應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)之后組織這些成員學(xué)習(xí)與鑒定工作有關(guān)的文件資料，明確各成員的工作任務(wù)；其次，由相關(guān)工作人員針對科技檔案的內(nèi)容、數(shù)量等提出對應(yīng)的鑒定意見，匯報(bào)給鑒定委員會進(jìn)行評議，提出意見，填寫檔案價(jià)值鑒定表；審查批轉(zhuǎn)工作中如果科技檔案確定需要銷毀，要填寫對應(yīng)的銷毀清冊，經(jīng)由主管人員審批之后上報(bào)給上級管理部門進(jìn)行備案。如果檔案需要延長保管期限，需要重新填寫檔案的密級、保管期限等信息；鑒定工作完成之后，要針對這一過程中的各種情況撰寫鑒定工作總結(jié)，包括鑒定委員會成員組成、鑒定的過程、結(jié)果、處理意見等內(nèi)容。然后將其與其他的鑒定文件保存在一起。

六、科技文檔的利用

供電企業(yè)在日常的工作過程中經(jīng)常會使用到各種科技文檔，企業(yè)員工在借閱咨詢工作中必須要嚴(yán)格按照檔案借閱的流程進(jìn)行工作。首先需要利用檔案室的檢索工作查詢需要使用的檔案資料的檔案號或者名稱，然后按照檔案號從柜架上將檔案取出后借閱或者復(fù)制。借閱時(shí)需要詳細(xì)的填寫借閱卡，包括借閱的時(shí)間、借閱人的姓名、工作的單位等，然后將其放入到對應(yīng)的卡片箱之中，方便檔案室工作人員管理。檔案歸還時(shí)需要在借閱卡上填寫歸還的日期、注銷人的姓名等，歸還時(shí)檔案室管理人員需要對檔案資料的破損情況、缺漏情況等進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)的處理。

七、結(jié)束語

供電企業(yè)在實(shí)際的經(jīng)營管理工作中會產(chǎn)生大量的科技文件，這些文件資料在后期企業(yè)的科研、發(fā)展之中發(fā)揮著重要的作用，電力企業(yè)必須要重視科技檔案的管理工作，要建立對應(yīng)的檔案室，安排專業(yè)的工作人員開展檔案管理工作。事實(shí)上，現(xiàn)階段信息技術(shù)飛速的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷的進(jìn)步，許多企事業(yè)單位都在積極地開展檔案管理信息化建設(shè)工作，供電企業(yè)科技檔案管理工作要學(xué)會與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能夠切實(shí)提升檔案管理的效率，充分發(fā)揮科技檔案的作用。

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