黃保華

[摘 要] 傳統(tǒng)的人事檔案管理主要職責(zé)在于對(duì)各個(gè)人事檔案進(jìn)行管理或托管，保障檔案管理的完整性。這種人事檔案的管理方法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，人事檔案的重要作用未被充分激發(fā)。在持續(xù)缺乏與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)的情況下，人事檔案的管理在時(shí)代的發(fā)展中將會(huì)面臨更大的危機(jī)與挑戰(zhàn)。在當(dāng)前人事檔案管理日漸成為人力資源管理的重要組成部分的情況下，如何積極探索從人力資源配置的角度來(lái)加強(qiáng)人事檔案管理，成為了人事檔案管理領(lǐng)域的重要研究課題。據(jù)此，先從人事檔案管理中優(yōu)化人力資源配置的意義出發(fā)，再分析基于優(yōu)化人力資源配置的角度下做好人事檔案管理的措施，以期研究結(jié)論能為人事檔案管理部門(mén)提供一些參考性建議。

[關(guān)鍵詞] 優(yōu)化；人力資源；配置；檔案；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 071

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）19- 0167- 02

1 前 言

我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡問(wèn)題已經(jīng)是老生常談的話題，東部沿海地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的迅速性，使得中西部地區(qū)的勞動(dòng)力還是向東遷徙。無(wú)論是體力勞動(dòng)者，還是腦力勞動(dòng)者在人才的區(qū)域流動(dòng)性上都呈現(xiàn)類似的特點(diǎn)。在人才不斷流動(dòng)，而地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展卻急缺人才的情況下，人才的不合理利益和不合理分配便成了較為常見(jiàn)的問(wèn)題。對(duì)于當(dāng)?shù)厝瞬诺呐渲煤烷_(kāi)發(fā)，人事檔案管理部門(mén)可以以其所掌握的數(shù)據(jù)的形式給予相關(guān)部門(mén)一定的參考建議。人事檔案部門(mén)是對(duì)當(dāng)?shù)厝瞬艃?chǔ)備、分配和流動(dòng)情況掌握最為緊密的單位，能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)提供準(zhǔn)確、全面、科學(xué)的人才管理數(shù)據(jù)，指導(dǎo)相關(guān)部門(mén)合理的分配人才資源，掌握地方人才流動(dòng)現(xiàn)狀。

2 在人事檔案管理中優(yōu)化人力資源配置的意義

2.1 提高人事檔案利用效率

在人事檔案管理中融入優(yōu)化人力資源配置的理念，能夠讓人事檔案管理機(jī)構(gòu)清晰明了地掌握人事檔案的宏觀信息和微觀信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理，在于妥善地保管或托管相關(guān)人員的人事檔案，對(duì)人事檔案的內(nèi)在信息或重要信息了解較少。新時(shí)期的人事檔案不應(yīng)該成為躺在檔案室里的檔案柜上的陳列品，而應(yīng)該充分發(fā)揮人事檔案的信息作用，為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)和人才發(fā)展提供科學(xué)的、可靠的、及時(shí)的、全面的、系統(tǒng)的人才數(shù)據(jù)信息。當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門(mén)能夠通過(guò)人事檔案管理部門(mén)提供的第一手資料，了解本地區(qū)的人才儲(chǔ)備、人才分配和人才流動(dòng)情況，根據(jù)這些信息及時(shí)掌握當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)中存在的一些隱含的問(wèn)題，了解本地區(qū)的發(fā)展留不住或吸引人才的根本性原因，從而更好地指導(dǎo)招商引資和加快當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)等。

2.2 利用檔案開(kāi)發(fā)人才資源

人才不合理的利用，不合理的分配成為了地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)中人才結(jié)構(gòu)性缺乏的因素之一。當(dāng)前各地方在政策的號(hào)召下，開(kāi)始加快當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)，而經(jīng)濟(jì)建設(shè)和項(xiàng)目的開(kāi)展需要相關(guān)對(duì)口人才的支持。地方相關(guān)部門(mén)在人才引進(jìn)等方面，需要進(jìn)入大型招聘市場(chǎng)，面向所有人才進(jìn)行對(duì)口人才的招聘，但往往因?yàn)檎衅竼挝坏乩砦恢煤头且痪€或省會(huì)城市等原因，缺少了一定的吸引力。進(jìn)而出現(xiàn)以高薪吸引人才加入，但人才穩(wěn)定性卻不足的現(xiàn)象。人事檔案管理單位是對(duì)當(dāng)?shù)厝瞬欧峙浜土鲃?dòng)信息掌握最為緊密的單位，對(duì)當(dāng)?shù)厝耸聶n案的管理與統(tǒng)計(jì)，能夠?yàn)楫?dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門(mén)的人才招聘和人才建設(shè)提供一定的參考信息，讓相關(guān)部門(mén)能夠通過(guò)人才檔案有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)和培養(yǎng)穩(wěn)定性較強(qiáng)的相關(guān)人才。

2.3 合理促進(jìn)人力資源流動(dòng)

各個(gè)單位在工作的過(guò)程中，因?yàn)榫幹频脑黾樱蛞驗(yàn)楣ぷ餍枰M(jìn)行人手的借調(diào)，均需要相關(guān)人員的人事檔案作為相關(guān)聘用或借調(diào)的依據(jù)。不同的單位個(gè)人在日常工作的表現(xiàn)中，所表現(xiàn)出來(lái)的優(yōu)秀潛質(zhì)，或做出的優(yōu)秀成績(jī)，均會(huì)被其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)記錄在其個(gè)人檔案中，以警察隊(duì)伍為例，交警序列中的警察同志在日常工作中所表現(xiàn)出來(lái)的盡職盡責(zé)、任勞任怨、機(jī)警勇敢等優(yōu)秀品質(zhì)，在日常檔案中記錄后，在刑偵警察序列中如果需要具備這樣品質(zhì)的同志來(lái)臨時(shí)參與某項(xiàng)大型治安活動(dòng)，那么刑偵警察便可以通過(guò)對(duì)人事檔案的了解，來(lái)判斷是否借調(diào)這樣的同志加入該項(xiàng)活動(dòng)。人事檔案在基于優(yōu)化人力資源配置的角度進(jìn)行管理，會(huì)讓人事檔案成為指導(dǎo)各個(gè)崗位用人、調(diào)人，或促進(jìn)人才合理流動(dòng)的重要參考信息。

3 基于優(yōu)化人力資源配置視閾的人事檔案管理策略

3.1 建立動(dòng)態(tài)性人事檔案管理制度

人事檔案管理中心對(duì)人事檔案的管理還處于固定化模式管理階段，檔案管理缺乏動(dòng)態(tài)性和靈活性。對(duì)于檔案的接受和轉(zhuǎn)移手續(xù)繁雜，需要檔案相對(duì)人根據(jù)自身所提供的相關(guān)信息，進(jìn)行程序繁雜的資料提供和各種證明。在部分檔案相對(duì)人對(duì)自身檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，或缺乏充足的時(shí)間去處理檔案的轉(zhuǎn)移和接受工作時(shí)，往往會(huì)造成檔案的轉(zhuǎn)移和管理效率低下，地方檔案管理部門(mén)無(wú)法及時(shí)接受相關(guān)人才的檔案信息，進(jìn)行造成檔案信息的延遲性，給當(dāng)?shù)厝瞬诺男畔⒔y(tǒng)計(jì)造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問(wèn)題。對(duì)此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該建立動(dòng)態(tài)的人事檔案管理制度，將所有可能出現(xiàn)的檔案轉(zhuǎn)移和接受問(wèn)題進(jìn)行全面預(yù)測(cè)，提前告知檔案相對(duì)人做好檔案轉(zhuǎn)移的資料準(zhǔn)備，從而提高檔案轉(zhuǎn)移和管理效率，既保障了檔案被及時(shí)轉(zhuǎn)移和接受，也保障了檔案的完整性和真實(shí)性。

3.2 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)掌握人才信息

檔案管理部門(mén)通過(guò)對(duì)人才檔案的統(tǒng)計(jì)與分析，為當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)部門(mén)提供相應(yīng)的人才儲(chǔ)備、分配等相關(guān)數(shù)據(jù)信息。這個(gè)工作過(guò)程需要大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)予以支持。在檔案管理進(jìn)入信息化階段后，人才檔案的接受、調(diào)閱、管理、儲(chǔ)備和流動(dòng)等，均會(huì)通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)記錄。同時(shí)檔案信息中所出現(xiàn)的轉(zhuǎn)移單位等信息也會(huì)相應(yīng)的顯示出來(lái)，單位在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，為便于檔案的分類和查找，可以對(duì)檔案按照學(xué)歷層次、單位層次、畢業(yè)學(xué)校等指標(biāo)進(jìn)行劃分，這樣的分類和管理能夠讓大數(shù)據(jù)信息，及時(shí)根據(jù)這些結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息對(duì)人才檔案進(jìn)行信息的提取、分類、統(tǒng)計(jì)與分析，最終得出相應(yīng)的大數(shù)據(jù)分析結(jié)論，這些結(jié)論對(duì)于當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門(mén)而言是一種人才信息的預(yù)測(cè)，能夠判斷出當(dāng)?shù)厝瞬诺暮诵男畔?，以及人才流?dòng)的動(dòng)向特點(diǎn)，從而有的放矢地進(jìn)行人才的開(kāi)發(fā)和培養(yǎng)。

3.3 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理崗位的技術(shù)含量較低，檔案管理人員在面對(duì)新時(shí)期的發(fā)展要求時(shí)，應(yīng)該積極提高檔案管理的服務(wù)水平，對(duì)檔案相對(duì)人的服務(wù)水平，相關(guān)信息技術(shù)能力和其他相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)前情況下，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力還存在一定的不足，被動(dòng)工作的狀態(tài)較多，主動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)較少。在檔案轉(zhuǎn)移、交接和管理工作中，往往會(huì)因?yàn)樽陨淼男畔㈩A(yù)判能力不足，導(dǎo)致檔案相對(duì)人需要反復(fù)地奔走于各個(gè)機(jī)關(guān)之間，使得檔案無(wú)法如期進(jìn)行轉(zhuǎn)移。對(duì)此，檔案管理部門(mén)應(yīng)定期培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高各檔案管理人員的服務(wù)水平和信息技術(shù)使用能力等，使檔案管理人員既能適應(yīng)新時(shí)期人們對(duì)政府服務(wù)意識(shí)的要求，也能適應(yīng)新時(shí)期下新的工作方式。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，人事檔案的管理應(yīng)在基于人才優(yōu)化配置的角度下進(jìn)行管理，需要充分利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將人事檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行提取、整合與分析，從而從人事檔案大數(shù)據(jù)中得出具有預(yù)測(cè)價(jià)值的人才信息。讓相關(guān)部門(mén)能夠通過(guò)人事檔案信息及時(shí)了解到當(dāng)?shù)氐娜瞬沤ㄔO(shè)和留置人才的不足之處，從而及時(shí)找出相應(yīng)的解決辦法，提高人才的利用率。

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