劉文

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息化已經(jīng)遍及我們的生活，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響。在行政事業(yè)單位內(nèi)部，由于人員眾多、賬目復(fù)雜、工作繁多等問題，導(dǎo)致從前的人工管理逐漸暴露出了它的許多弊端，所以在行政事業(yè)單位采用信息化管理是非常有必要的。本文將從行政事業(yè)單位面臨的風(fēng)險(xiǎn)、行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化管理基本框架、行政事業(yè)單位應(yīng)如何加強(qiáng)內(nèi)控信息化管理等方面來(lái)探討行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；信息化建設(shè)；內(nèi)部控制

信息化管理對(duì)一個(gè)行政事業(yè)單位來(lái)說，不僅可以提高人員的工作效率，而且可以有效降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位在日常運(yùn)行中面臨著極大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，所以科學(xué)、合理地將信息化引入行政事業(yè)單位，對(duì)其財(cái)務(wù)安全有很大幫助。

一、目前行政事業(yè)單位面臨的風(fēng)險(xiǎn)

美國(guó)管理會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)在《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理：有效實(shí)施的工具與技術(shù)》報(bào)告中，將企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)分為財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)、戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)四部分，又在《基于全球視角的財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)部控制評(píng)估研究》中將風(fēng)險(xiǎn)從客戶、員工、法律、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)等十六個(gè)方面詳細(xì)進(jìn)行了細(xì)分說明。從這些報(bào)告中我們可以看到，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)實(shí)際上面臨著非常大的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說，從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也面臨這些類似的風(fēng)險(xiǎn)，筆者認(rèn)為，行政事業(yè)單位面臨著下面幾種風(fēng)險(xiǎn)：

（1）人員流動(dòng)性低，對(duì)市場(chǎng)了解程度低，意識(shí)型風(fēng)險(xiǎn)較大。行政事業(yè)單位由于其自身的特點(diǎn)，人員建制流動(dòng)性很低，這樣就造成管理人員由于觀念意識(shí)的陳舊而與市場(chǎng)脫軌，但是這些管理人員往往還不自知，總是憑借自己的經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理，這肯定會(huì)造成很大麻煩和差錯(cuò)，這就是意識(shí)型風(fēng)險(xiǎn)。這就要求我們的行政事業(yè)單位工作人員不要總是憑借自己過去的經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理，而要及時(shí)利用信息化技術(shù)與市場(chǎng)接軌，了解市場(chǎng)的情況。

（2）制度問題導(dǎo)致的決策風(fēng)險(xiǎn)。我國(guó)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》明確規(guī)定單位應(yīng)當(dāng)建立健全集體研究、專家論證和技術(shù)咨詢相結(jié)合的議事決策機(jī)制。重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的內(nèi)部決策，應(yīng)當(dāng)由單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。但是在實(shí)際工作中，由于制度和各種其他的問題，導(dǎo)致有些單位極容易出現(xiàn)“一言堂”的問題。這些沒經(jīng)過科學(xué)研究制定的決策肯定會(huì)嚴(yán)重?cái)_亂市場(chǎng)秩序，造成麻煩，這就是決策風(fēng)險(xiǎn)。這要求各行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要積極使用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，使每項(xiàng)決策都有法可依，真正做到維護(hù)市場(chǎng)秩序。

（3）經(jīng)濟(jì)活動(dòng)復(fù)雜導(dǎo)致的監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)。我國(guó)行政事業(yè)單位由于特殊國(guó)情的原因不僅僅承擔(dān)著監(jiān)管的責(zé)任，有時(shí)還承擔(dān)著社會(huì)服務(wù)職能，參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的多樣性會(huì)導(dǎo)致單位內(nèi)部賬目復(fù)雜，不同分管人員不了解其他業(yè)務(wù)的性質(zhì)，財(cái)務(wù)人員又不直接參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)只單純進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，很難了解經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的性質(zhì)和意義以及金額是否準(zhǔn)確，這就給行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)監(jiān)管造成一定的困難。而通過數(shù)字化管理就能有效避免這些困境，通過數(shù)字化管理，操作人員可將款項(xiàng)的詳細(xì)狀況記錄在案，后期查賬人員隨時(shí)可查到這筆款項(xiàng)的來(lái)龍去脈，對(duì)行政事業(yè)單位提高工作效率和降低差錯(cuò)率是很有幫助的。

（4）財(cái)務(wù)核算方法的陳舊導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。目前我國(guó)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作與企業(yè)財(cái)務(wù)工作相比發(fā)展較慢，缺乏創(chuàng)新。許多行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員不太樂于接受新事物，仍使用舊的會(huì)計(jì)核算手段，簡(jiǎn)單認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化就是財(cái)務(wù)信息化?，F(xiàn)實(shí)中，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，會(huì)計(jì)信息化已經(jīng)到了IERP發(fā)展階段，這就要求我們廣大財(cái)務(wù)人員要積極利用數(shù)字化技術(shù)來(lái)更新自己的記賬水平。

（5）信息沒有科學(xué)公開導(dǎo)致的信息風(fēng)險(xiǎn)。在我國(guó)行政事業(yè)單位公開信息要遵守我國(guó)有關(guān)法律法規(guī)，以防泄密，但是一味地講究保密也會(huì)導(dǎo)致一系列的問題，比如監(jiān)管無(wú)法展開或無(wú)法進(jìn)行徹底監(jiān)管等，這些都容易導(dǎo)致貪污腐敗等問題的出現(xiàn)，這就要求我們的行政事業(yè)單位利用數(shù)字化技術(shù)，設(shè)立一定的程序，將保密文件進(jìn)行加密，該公開的信息要依法公開，這樣才能維護(hù)我國(guó)社會(huì)的穩(wěn)定，才能保證行政事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息安全。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化管理基本框架

目前我國(guó)大多數(shù)行政事業(yè)單位內(nèi)部已經(jīng)使用了一部分信息化管理技術(shù)，但是這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)搭建內(nèi)部控制信息化管理基本框架，具體內(nèi)容如下：

（1）要使用信息化手段進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的確認(rèn)。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)單通過信息化手段來(lái)確認(rèn)是非常能節(jié)省內(nèi)部系統(tǒng)的工作時(shí)間的，對(duì)于提高整個(gè)系統(tǒng)的工作效率來(lái)說是很重要的，并且能保證每份業(yè)務(wù)單的交易額、交易量都做到備份，同時(shí)工作要求能夠快而精確的傳達(dá)到每位工作人員手中，這樣就增加了工作人員的有效工作時(shí)間，并且在執(zhí)行過程中隨時(shí)可按照單位上層的指令來(lái)修改甚至中止工作，這對(duì)于高效率的完成工作是很有必要的。

（2）要利用信息化手段進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表的公開透明。定期的財(cái)務(wù)報(bào)表是人們了解一個(gè)單位財(cái)務(wù)狀況的主要途徑，每份財(cái)務(wù)報(bào)表的編制都應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定來(lái)執(zhí)行，但是由于過去人工操作的不嚴(yán)謹(jǐn)性，報(bào)表容易出現(xiàn)差錯(cuò)。而信息化生成財(cái)務(wù)報(bào)表可規(guī)避差錯(cuò)，且短時(shí)間內(nèi)可完成大量人工無(wú)法完成的工作，這極大地節(jié)約了單位內(nèi)部的人力物力，也優(yōu)化了行政事業(yè)單位決策層及時(shí)了解單位狀況的途徑，使了解單位狀況變得極為便捷。

（3）增強(qiáng)信息交流。要利用信息化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)管理層與執(zhí)行人員之間以及行政事業(yè)單位與外部單位的信息交流。通過信息化來(lái)進(jìn)行各個(gè)人員的交流能夠有效提高信息傳遞的速度和反饋速度，能夠及時(shí)知道對(duì)接人員的完成情況，對(duì)于行政事業(yè)單位有效估計(jì)單位內(nèi)外部狀況有著不可替代的作用，并且能及時(shí)對(duì)不合適的方案進(jìn)行修改或終止，以防止行政事業(yè)單位的工作出現(xiàn)差錯(cuò)。

三、行政事業(yè)單位應(yīng)如何加強(qiáng)內(nèi)控信息化管理

（1）加大單位內(nèi)部的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)要有相應(yīng)的硬件及軟件支撐，否則一切都無(wú)從談起。行政事業(yè)單位首先要建立財(cái)務(wù)核算信息化系統(tǒng)，每筆賬要通過系統(tǒng)核算并記錄，這樣能便于財(cái)務(wù)報(bào)表的制作。其次，要建立各環(huán)節(jié)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的信息化控制，以防止各個(gè)環(huán)節(jié)脫離控制，影響單位的運(yùn)行。最后，要建立總部與各分部的信息化聯(lián)系，以保證總部的各項(xiàng)規(guī)章制度能夠迅速傳達(dá)至各分部，并被各分部迅速理解執(zhí)行。

（2）加大對(duì)單位內(nèi)部成員的培訓(xùn)。在建立了完整的信息化管理系統(tǒng)之后，要及時(shí)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，這可以增強(qiáng)他們的信息化管理意識(shí)，掌握相關(guān)知識(shí)，知道哪些工作要在信息化系統(tǒng)中做，如何使用信息化系統(tǒng)等。另外，工作人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)提出，以便于系統(tǒng)的及時(shí)維護(hù)和更新。

四、結(jié)束語(yǔ)

在行政事業(yè)單位中使用信息化管理能夠有效提升單位內(nèi)部工作人員的協(xié)作意識(shí)及遵紀(jì)守法意識(shí)，極大地提高單位內(nèi)部的工作效率，也能有效防止各種工作差錯(cuò)、舞弊事件出現(xiàn)。當(dāng)大多數(shù)行政事業(yè)單位都使用信息化系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)，相信行政事業(yè)單位內(nèi)部控制水平會(huì)有很大的提高。

參考文獻(xiàn)

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