陳碧珠

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)后，我國(guó)工程檔案建設(shè)經(jīng)歷了從初步探索到不斷發(fā)展的過程。這不僅得益于檔案信息化大趨勢(shì)的到來，同時(shí)也得益于我國(guó)檔案工作在現(xiàn)實(shí)生活中所日益發(fā)揮的舉足輕重的作用?！笆濉逼陂g，很多國(guó)家檔案館和企事業(yè)單位檔案部門都己將工程檔案建設(shè)納入到目標(biāo)任務(wù)當(dāng)中來。與此同時(shí)，“建設(shè)未動(dòng)，標(biāo)準(zhǔn)先行”的思想也己經(jīng)逐步得到多方認(rèn)可。然而在目前，我國(guó)工程檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制修訂工作多由政府檔案行政管理部門主導(dǎo)，而與工程檔案建設(shè)直接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系缺失，這便不可避免地出現(xiàn)當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系無法完全適應(yīng)工程檔案發(fā)展的矛盾，由此也引發(fā)了筆者對(duì)我國(guó)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)問題研究的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：工程檔案；工程項(xiàng)目；應(yīng)用

隨著大中型內(nèi)部檔案信息化程度的加速，為保障在現(xiàn)有環(huán)境下檔案館各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的順利開展，同時(shí)支持中期目標(biāo)和遠(yuǎn)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，建立與檔案館同步運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)體系，使檔案館各項(xiàng)工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，最終達(dá)到建設(shè)一流工程檔案的水平，既至關(guān)重要，又刻不容緩。

為加強(qiáng)系統(tǒng)各單位對(duì)檔案信息化工作的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，縮小現(xiàn)代化條件下各單位之間檔案業(yè)務(wù)和管理工作的差異化程度，提升系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的整體水平，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作的一體化進(jìn)程，同時(shí)建立總部檔案館對(duì)下屬單位檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督、下屬單位支持和維護(hù)總部對(duì)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)開展這樣一種責(zé)任和義務(wù)關(guān)系，必須建立和健全標(biāo)準(zhǔn)體系作為基礎(chǔ)保障。

目前在我國(guó)，電子文件的管理己經(jīng)上升到了國(guó)家戰(zhàn)略的高度，作為檔案部門，應(yīng)敏銳地意識(shí)到這種戰(zhàn)略的意義所在，充分地發(fā)掘自身工作的潛在價(jià)值，找準(zhǔn)時(shí)機(jī)，從戰(zhàn)略的高度來搭建具局意義的標(biāo)準(zhǔn)體系平臺(tái)，使檔案工作真正地服務(wù)中心工作，服務(wù)戰(zhàn)略發(fā)展。這種具有全局意義的標(biāo)準(zhǔn)文件體系不僅是檔案館工作的實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理的必要條件，同時(shí)也將是適應(yīng)一定時(shí)期內(nèi)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。

一、工程檔案組織模式設(shè)計(jì)原則

（一）短期與長(zhǎng)期規(guī)劃并行

系統(tǒng)的重要特征之一是組織的內(nèi)外部條件的差異對(duì)組織運(yùn)作具有強(qiáng)影響力，使安穩(wěn)環(huán)境下組織發(fā)展的長(zhǎng)期方案和預(yù)測(cè)會(huì)因外部環(huán)境的改變而不再有用。系統(tǒng)著重長(zhǎng)時(shí)期預(yù)測(cè)的無效性，這與業(yè)務(wù)工程檔案市場(chǎng)導(dǎo)向性強(qiáng)特質(zhì)一樣。但工程檔案的長(zhǎng)期規(guī)劃也是其持續(xù)發(fā)展的重要方針導(dǎo)向①。因而，業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型工程檔案應(yīng)在提高短期能力的基礎(chǔ)上，發(fā)揮系統(tǒng)的非線性因果作用以影響組織長(zhǎng)時(shí)期戰(zhàn)略規(guī)劃，使組織持續(xù)具有高度的應(yīng)變能力，同時(shí)關(guān)注外部長(zhǎng)期協(xié)作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建和短期協(xié)作方式的靈活性，以補(bǔ)償工程檔案資本有限性的制約影響。

（二）強(qiáng)調(diào)組織的能動(dòng)作用

傳統(tǒng)組織理論傾向制度化、指令化管理作為組織最有效的控制方法，這使得組織內(nèi)部的能動(dòng)作用被忽視或受到限制。理論認(rèn)為組織應(yīng)發(fā)揮其內(nèi)部的能動(dòng)性，在組織機(jī)制的設(shè)計(jì)方面?zhèn)戎毓芾磉吔绲撵`活性，使其表現(xiàn)出動(dòng)態(tài)可重構(gòu)的特征，具有“自組織”發(fā)展條件；同時(shí)在控制整體目標(biāo)的前提下采用分權(quán)自治的管理運(yùn)作方法，增強(qiáng)組織的反饋?zhàn)饔茫瑥亩浞职l(fā)揮組織的能動(dòng)性。因此，業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型工程檔案組織管理環(huán)境要在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和權(quán)力配置層面增強(qiáng)靈活性，為組織活動(dòng)的執(zhí)行留有自治空間，同時(shí)這種能動(dòng)作用的有效發(fā)揮，也會(huì)增加組織創(chuàng)新靈活性和知識(shí)管理的系統(tǒng)性，以提升組織的創(chuàng)新效用進(jìn)而提升工程檔案業(yè)務(wù)績(jī)效。

（三）發(fā)揮內(nèi)部聯(lián)結(jié)柔性化

注重內(nèi)部各部分的相互作用聯(lián)系，傳統(tǒng)組織對(duì)專業(yè)分工和等級(jí)制度的注重加強(qiáng)了筆直方向的聯(lián)系，但對(duì)橫向交流依靠聯(lián)系構(gòu)成了阻止。動(dòng)態(tài)可變的組織構(gòu)造著重功用和業(yè)務(wù)流程的完整性，表現(xiàn)各專業(yè)的互補(bǔ)作用和協(xié)作效果；同時(shí)經(jīng)過多元化的信息交流與禍合方法，使外部環(huán)境的變化敏捷在組織內(nèi)部構(gòu)成有用反響。工程檔案的方案流程運(yùn)作系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)其內(nèi)部聯(lián)合方法的柔性化和系統(tǒng)化構(gòu)建，經(jīng)過PMO的構(gòu)建和PM的錄用提高縱向操控與橫向和諧的靈活性，使組織內(nèi)各類資本能夠有用集成，業(yè)務(wù)化的管理需要，且組織環(huán)境的柔性化演化，可提高方案系統(tǒng)的全面性和資本和諧效率，進(jìn)而對(duì)業(yè)務(wù)管理需要做出及時(shí)反饋，提高業(yè)務(wù)績(jī)效。

二、工程檔案在工程項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

（一）工程檔案可促進(jìn)政府管理科學(xué)化、民主化和高效化

工程檔案提供的數(shù)字化的檔案信息資源真實(shí)地記錄了歷史，通過工程檔案利用這些檔案信息資源可以讓政府在行政決策、行政執(zhí)行和行政監(jiān)督時(shí)及時(shí)借鑒過去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，可以從根本上改變過去一貫的陳舊工作模式，使政府在決策中參謀和咨詢的系統(tǒng)工作變得更加簡(jiǎn)單，在執(zhí)行中更加有保障，在監(jiān)督時(shí)更加有根據(jù)。同時(shí)，由于工程檔案的信息資源都可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享共用，因而也會(huì)使政府工作變得更加全面、便捷、從而促進(jìn)政府管理科學(xué)化，民主化和高效化。

（二）工程檔案可以為各級(jí)政府提供個(gè)性化信息服務(wù)

在電子時(shí)代檔案事業(yè)要實(shí)現(xiàn)真正意義上的革命，除了政治力量的推動(dòng)外，技術(shù)力量的推動(dòng)也是不可缺少的。我們?cè)谛畔踩凸こ虣n案建設(shè)的過程中，千萬不能忘記國(guó)際上正在悄然興起的一種信息化新技術(shù)—網(wǎng)絡(luò)。在信息化的前兩次浪潮中，因特網(wǎng)把一臺(tái)臺(tái)計(jì)算機(jī)連了起來，萬維網(wǎng)把一個(gè)個(gè)網(wǎng)頁(yè)連了起來，然而不僅沒有給檔案事業(yè)帶來重大轉(zhuǎn)機(jī)，反而讓人們?cè)凇靶畔⒐聧u”面前顯得是那樣的無奈。今天，當(dāng)網(wǎng)格帶領(lǐng)人們實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式互通互連的時(shí)候，我們不能再坐等機(jī)會(huì)的消失，要開展檔案信息網(wǎng)絡(luò)研究，從解決實(shí)際問題的理念出發(fā)，利用網(wǎng)格技術(shù)推動(dòng)檔案信息資源建設(shè)和工程檔案的發(fā)展。

檔案部門在檔案信息資源建設(shè)時(shí)，需要處理大量的數(shù)據(jù)，由于現(xiàn)有技術(shù)條件、經(jīng)濟(jì)條件的限制和檔案信息安全的制約，現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)無法對(duì)各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行連通和數(shù)據(jù)交換，各個(gè)檔案館之間的檔案信息資源還處于分散和孤立狀態(tài)，沒有能夠?qū)崿F(xiàn)全面關(guān)聯(lián)，“信息孤島”、“信息煙囪”現(xiàn)象嚴(yán)重，在很多情況下用戶并不知道檔案信息資源存儲(chǔ)位置，不利于檔案信息資源跨地區(qū)、跨部門之間的利用，極大地影響用戶的利用需求②。本單位電子檔案的利用、上下級(jí)單位之間電子檔案的利用、全國(guó)不同地區(qū)不同部門之間電子檔案的利用都存在一些問題，目前我國(guó)有多少個(gè)部委，就可能有多少個(gè)系統(tǒng)。這些檔案信息資源各自為政、互不相通，造成了十分嚴(yán)重的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)。

（三）實(shí)現(xiàn)信息資源共享，履行真正意義上的工程檔案功能

這個(gè)階段是利用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將單個(gè)工程檔案聯(lián)接起來，進(jìn)行整合、延伸，組成完全意義上的工程檔案。在高層協(xié)議管理下實(shí)現(xiàn)工程檔案的全部功能，進(jìn)行全國(guó)檔案信息的傳播、使用和管理。

計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

檔案是歷史的真實(shí)記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，技術(shù)文件，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印、發(fā)放，這樣，對(duì)于降低文件歸檔、利用、查閱等工作，發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

三、結(jié)論

經(jīng)過對(duì)文獻(xiàn)的閱讀整理，現(xiàn)有研究關(guān)于組織要素的提出和模型構(gòu)建都是基于不同的研究角度針對(duì)一種或幾種要素研究其與組織績(jī)效的關(guān)系，由于研究的側(cè)重各不相同，缺乏較為系統(tǒng)全面的關(guān)鍵要素模型。本文根據(jù)組織理論的演化發(fā)展、組織研究的要素歸納研究結(jié)果，通過系統(tǒng)的分析和整合，總結(jié)出一種較為通用的組織管理環(huán)境要素模型。

注釋：

①葉彩霞.淺議電子檔案面臨的問題與對(duì)策[J].科技致富向?qū)?2010（20）

②孫培毅，徐雪松，鄭立明.基于ssPc模型的客戶關(guān)系導(dǎo)向型工程檔案組織設(shè)計(jì)[J].華東經(jīng)濟(jì)管理.2006.20：24

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