申琳琳
摘要:如何更好的跟蹤、管理項目的研發(fā)費用,盡可能降低不必要的費用發(fā)生,保證研發(fā)費用在我們計劃范圍之內(nèi)的同時又能保障研發(fā)質(zhì)量并使手機項目按進(jìn)度順利進(jìn)行?這些都成為當(dāng)前手機行業(yè)里非常關(guān)注的問題。通過正確的操作月度滾動預(yù)測,并對其結(jié)果進(jìn)行深度分析,可以使項目管理者更好的解決以上問題。因此運用月度滾動預(yù)測,對管理手機項目的研發(fā)費用具有重要意義。本文將從月度滾動預(yù)測的概念、使用月度滾動預(yù)測原因、如何使用月度滾動預(yù)測,并結(jié)合作者多年的工作經(jīng)驗來發(fā)表自己的看法。
關(guān)鍵詞:月度滾動預(yù)測 預(yù)算 生命周期
一、引言
在競爭激烈、強手如林的手機市場上,移動通訊企業(yè)為了獲得利潤,求得生存和發(fā)展,必定要千方百計地降低成本。其中,研發(fā)對一個企業(yè)來說至關(guān)重要,企業(yè)要長遠(yuǎn)發(fā)展,需要不斷改進(jìn)新技術(shù),不斷創(chuàng)新,研發(fā)必須要跟上。由于手機項目研發(fā)階段是較為復(fù)雜的環(huán)節(jié),其面臨的環(huán)境為多變、復(fù)雜、項目種類繁多。所以,縮短手機研發(fā)時間,降低研發(fā)費用,成為手機研發(fā)環(huán)節(jié)項目管理的熏中之重。當(dāng)然,并不是說,為了節(jié)約成本,企業(yè)可以輕視研發(fā)質(zhì)量,粗暴的降低研發(fā)費用,而是企業(yè)應(yīng)該將研發(fā)費用管理在可控的范圍內(nèi),按照會計科目,根據(jù)項目進(jìn)度,進(jìn)行持續(xù)不斷的再評估,同時有計劃的分配及預(yù)測整個項目研發(fā)周期在各個時間點的各項費用。目前,全球大多數(shù)的移動通信企業(yè)都設(shè)有相應(yīng)的項目財務(wù)管理的崗位,其崗位與傳統(tǒng)的以記賬為主的會計崗位不同,其主要職責(zé)是跟蹤、監(jiān)控、分析、控制手機項目在整個研發(fā)周期的費用管理問題,全力支持項目部門在手機研發(fā)環(huán)節(jié)的財務(wù)管理,其最通用的方法就是月度滾動預(yù)測。
二、什么是月度滾動預(yù)測
月度滾動預(yù)測是一種動態(tài)編制計劃的方法,其英文表述是Rolling Forecast,與相對剛性的年度預(yù)算不同,其編制具有靈活性,并根據(jù)環(huán)境條件的變化和實際工作的完成情況,每月對計劃進(jìn)行修訂,從而避免組織的計劃與實際環(huán)境相脫節(jié)。它使組織做出的計劃更富有科學(xué)性、可控性和可實現(xiàn)性。換句話說,滾動預(yù)測是將預(yù)算更新的頻率縮短到月度。在移動通訊行業(yè)的手機研發(fā)環(huán)節(jié),滾動預(yù)算就是手機項目立項后從最初的工業(yè)設(shè)計到停產(chǎn)過程中,也就是整個項目研發(fā)生命周期,項目的財務(wù)控制者收集、整合來自項目負(fù)責(zé)人提供的相關(guān)信息,這其中包括環(huán)境的變化情況、項目的進(jìn)度完成情況、實際費用的發(fā)生情況,按月度更新已發(fā)生及預(yù)測未發(fā)生的研發(fā)費用。項目的財務(wù)控制者不僅要對當(dāng)期預(yù)測與年初編制預(yù)算相比較并進(jìn)行差異分析,更要對當(dāng)前預(yù)測與上期預(yù)測進(jìn)行預(yù)測差異分析和預(yù)測準(zhǔn)確性分析,從而幫助項目管理者更好的控制研發(fā)進(jìn)度和費用。
三、移動通訊企業(yè)使用月度滾動預(yù)測的原因
第一,有利于保證項目按照計劃的進(jìn)度順利完成。由于種種因素,在項目進(jìn)行過程中,實際情況經(jīng)常與計劃發(fā)生偏離,按照月度進(jìn)行滾動預(yù)測,能夠更容易跟蹤計劃的執(zhí)行情況,探究偏差形成的原因,有利于充分發(fā)揮預(yù)算的指導(dǎo)和控制作用從而及時的解決問題。
第二,傳統(tǒng)的項目研發(fā)費用預(yù)算,其預(yù)算期較長。項目管理層會討論、編制一個項目在整個研發(fā)生命周期的研發(fā)費用計劃,經(jīng)過幾輪討論和修訂最終會確定一版預(yù)算作為標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算是一個項目的剛性目標(biāo),由于預(yù)算期較長,常會出現(xiàn)環(huán)境的變化,特別是對于預(yù)算期的后半階段,往往只能提供一個比較籠統(tǒng)的預(yù)算,這樣就造成預(yù)算對于業(yè)務(wù)經(jīng)營的指導(dǎo)作用不大,從而加大了預(yù)算執(zhí)行者執(zhí)行預(yù)算的難度。正因為如此,在全球公司預(yù)算實務(wù)調(diào)查顯示,60%以上的CFO認(rèn)為滾動預(yù)測法管理十分有用。
最后,月度滾動預(yù)測法增加了工作計劃的彈性,這在環(huán)境劇烈變化的移動通訊行業(yè)里尤為重要,它可以提高組織的應(yīng)變能力。
四、移動通訊企業(yè)如何進(jìn)行研發(fā)費用的月度滾動預(yù)測
1.建立模型。如何建立月度滾動預(yù)測的模型呢?建議按照各個部門每個月的實際以及預(yù)測的研發(fā)費用支出情況,通過會計科目來統(tǒng)計項目整個研發(fā)生命周期的費用。也就是運用兩維統(tǒng)計的方法即部門和會計科目,逐月歸集項目的研發(fā)費用。一般可以將費用歸集到手機研發(fā)階段的各個部門,其中包括:ID(1ndustry Design)工業(yè)設(shè)計、MD(Mechanical Design)結(jié)構(gòu)設(shè)計、Hw(Hardware)硬件設(shè)計、Sw(Software)軟件設(shè)計、PM(Project Management)項目管理、TA(Type Approval)認(rèn)證部門、CA(Customer Acceptance)客戶認(rèn)證。會計科目包括:人工成本(Time Writing Cost)、材料費用(Material cost)、模具費用(Tooling cost)、原型機費用(Prototypescost)、工廠費用(Industry Cost)、第三方費用(Consultant cost)、特許證費用(Licenses)、差旅費用(Travel Cost)、認(rèn)證費用(Type Approval)、其他費用(Others)。項目負(fù)責(zé)人根據(jù)各個部門的職責(zé),歸集各項費用的實際及預(yù)測情況,在財務(wù)管理大數(shù)據(jù)時代,通常是通過建立PO(purchase Order)即采購訂單來歸集分類研發(fā)費用的,每個PO都有相對應(yīng)的成本中心(Cost Center)從而能使費用可以清楚的歸集到具體的責(zé)任部門。此種模型的優(yōu)點是利于跟蹤、監(jiān)控項目的研發(fā)費用,一旦發(fā)生較大偏差,能夠便于發(fā)現(xiàn)偏差發(fā)生的部門及產(chǎn)生原因,并采取合適的措施,有利于項目的管理和控制。
如下是研發(fā)費用的預(yù)測模型:
2.收集信息、建立數(shù)據(jù)庫。根據(jù)研發(fā)費用預(yù)測模型收集數(shù)據(jù)信息,建立易于項目財務(wù)管理者分析的數(shù)據(jù)信息。一般來說可以通過電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)的。我們要根據(jù)數(shù)據(jù)量的大小在充分考慮速度、安全性和便利性以及成本的基礎(chǔ)上,選擇合適的財務(wù)分析軟件編制數(shù)據(jù)庫。
3_月度滾動預(yù)測及偏差分析。其一是將本期的實際結(jié)果與上期更新的預(yù)測進(jìn)行比較,進(jìn)行差異分析。通過差異分析,尋找偏差原因并落實到具體部門,對于重大偏差,責(zé)任部門應(yīng)給予解釋說明,并提出控制措施。其二,協(xié)調(diào)各項目部,更新下一期的滾動預(yù)測。其三,將項目的預(yù)算、上期預(yù)測與本期預(yù)測在當(dāng)期財年相比較,分析偏差原因。endprint
4.偏差分析的常用方法:
(1)因素分析法。因素分析法用來分析總變動中各個因素的影響情況,它常用于將上期預(yù)測與本期預(yù)測進(jìn)行比較,分析出產(chǎn)生差異的因素,并計算出差異的數(shù)額,便于使用者理解差異產(chǎn)生的原因。在分析報告中,因素分析一般是通過EXCEL中繪制“橋圖”(bridge chart)來展示變化前后的因素變化情況,如以下圖例,顯示出前后兩期滾動預(yù)測變化,按照不同運營商、客戶分解的過程展現(xiàn)的示例。從圖例中可以清楚的看出,從F9的9.1M$降到F10的8.1M$,總體來看一共降低了1M$,從圖中我們能夠清楚的分析出是由哪家客戶的費用下降導(dǎo)致的。
(2)對比分析法。將公司年度項目預(yù)算以及前后兩期的滾動預(yù)測進(jìn)行比較。預(yù)算與預(yù)測代表項目管理者對研發(fā)費用的預(yù)期,通過比較可以發(fā)現(xiàn)研發(fā)費用的變動趨勢以及控制狀態(tài)??梢郧宄陌l(fā)現(xiàn)導(dǎo)致偏差的費用科目。如下示例描述,預(yù)算與上期預(yù)測,本期預(yù)測的研發(fā)費用的變動情況??梢郧宄R別出由于Tooling(模具費用)的增長,導(dǎo)致本期預(yù)測費用較高。根據(jù)分析得出的結(jié)論,需要進(jìn)一步探求導(dǎo)致費用增高的原因,并尋找解決方案。
(3)標(biāo)桿分析法
標(biāo)桿分析法也稱為基準(zhǔn)分析法(Benchmarking),它起源于上個世紀(jì)70年代的美國。其重點在于標(biāo)桿伙伴的選擇。在移動通訊行業(yè)里,通常用于對新項目預(yù)算的編制。當(dāng)新項目立項后,項目的管理者往往需要尋找相似度較高的老項目進(jìn)行參照,根據(jù)老項目的研發(fā)生命周期的實際費用情況,以及吸取老項目在研發(fā)過程中的經(jīng)驗,進(jìn)行對照分析,并進(jìn)行不斷改善,來編制新項目的研發(fā)費用預(yù)算。
(4)趨勢分析法
在手機研發(fā)領(lǐng)域的趨勢分析法,通常是將某一指標(biāo)的研發(fā)費用的連續(xù)數(shù)期結(jié)果與預(yù)測值串聯(lián)起來,揭示該指標(biāo)的增減變動方向、數(shù)額、幅度。例如通過對比相鄰年份連續(xù)季度的值,以反映該指標(biāo)的變化趨勢,一般用堆積柱狀圖表述,即根據(jù)每個季度不同運營商的費用花費情況,預(yù)測其趨勢走向。
五、結(jié)語
手機行業(yè)競爭激烈且變化較快,為了保證能正確的預(yù)測未來,幫助企業(yè)經(jīng)營管理工作穩(wěn)定而有序地進(jìn)行,把滾動預(yù)測的時間間隔縮小到月度是較為適宜的財務(wù)管理及控制的方法。特別是在高度信息化的大數(shù)據(jù)時代,計算機技術(shù)快速發(fā)展,充分運用辦公軟件,使得繁瑣的月度滾動預(yù)測的操作更加易于實現(xiàn)。通過月度滾動預(yù)測,可以使我們更好的跟蹤、管理手機項目在研發(fā)過程中的費用,通過發(fā)現(xiàn)偏差,探尋原因,可以更好的控制研發(fā)費用保證項目按照預(yù)期進(jìn)度順利進(jìn)行。endprint