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        手把手教你做好工資表(下)

        2017-10-19 20:24:03孫煒
        人力資源 2017年9期
        關(guān)鍵詞:工號單元格計算公式

        孫煒

        我們在上一篇《手把手教你做好工資表(中)》中解決了自動生成應(yīng)發(fā)工資表問題,并留下了最后一個問題,即在員工存在異動的情況下,如何讓工資表智能地抓取“發(fā)工資當(dāng)期”員工的最新數(shù)據(jù)的問題,我們在這篇文章中做一個詳細(xì)的說明。

        員工異動信息表的設(shè)計與維護(hù)

        此處我們需要先回顧一個知識點:在前文中提到我們在管理員工信息時,需要維護(hù)三個數(shù)據(jù)表:員工個人信息表、員工企業(yè)信息表、員工異動信息表。我們再來看一下這三個表的作用:

        員工個人信息表:記錄員工的學(xué)歷、地址、聯(lián)系方式等信息,在我們進(jìn)行工資表計算過程中除了有特殊補(bǔ)貼(如學(xué)歷補(bǔ)貼等)之外,一般用不到此表。

        員工企業(yè)信息表:記錄了員工剛?cè)肼殨r的部門、職務(wù)、薪酬、入職時間等狀況,后期我們把離職時間也補(bǔ)充在該表內(nèi),它更像是原始數(shù)據(jù),是靜態(tài)的。我們用它來篩選解決“自動生成工資表名單”的問題。

        員工異動信息表:持續(xù)記錄員工每一次的異動信息,包括轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、調(diào)薪、降職等等動作帶來的變化,我們需要在其中找到距離當(dāng)期最近一次的員工數(shù)據(jù)來計算工資才是準(zhǔn)確的。比如一個員工2月入職,5月轉(zhuǎn)正,7月調(diào)崗,我們計算8月的工資表時,就必須抓取到該員工7月的數(shù)據(jù);而我們做6月份工資表的時候,就必須使用5月份的數(shù)據(jù)。在此有些同行可能會感到奇怪,身處8月份我只需要做7月的工資表,6月份的工資表已經(jīng)在上個月結(jié)束了,我為什么還要關(guān)心過去的工資表呢?在這里我說明一下:智能工資表是可以生成(包括還原)任意一個月的應(yīng)發(fā)工資基本表的,既可正向也可逆向,這就意味著它具備強(qiáng)大的模擬功能,只有這樣才能具備支持企業(yè)人力成本預(yù)算的可能性。

        做好員工異動信息表的設(shè)計和維護(hù)

        員工異動信息表字段和順序應(yīng)該與員工企業(yè)信息表一致,并在末尾增加“異動性質(zhì)”和“異動時間”兩個字段(圖1)。

        員工的每一次異動應(yīng)單獨記錄,不得刪掉或在之前的異動信息基礎(chǔ)上修改,錄入數(shù)據(jù)時必須填寫異動性質(zhì)和異動時間。

        員工的異動性質(zhì)一般包括轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、調(diào)薪、降職等,可根據(jù)自身企業(yè)狀況進(jìn)行設(shè)定。

        在錄入員工異動信息表時,只需填寫異動后該員工的最新數(shù)據(jù)信息(比如新的部門、職級、工資、補(bǔ)貼等信息),同時務(wù)必將員工的工號填寫正確,否則將嚴(yán)重影響到后面的計算。

        自動判斷抓取數(shù)據(jù)的計算過程

        實際工作中,應(yīng)發(fā)工資基礎(chǔ)表、員工企業(yè)信息表、員工異動信息表這三個表應(yīng)該在三個Sheet中建立,但是為了便于本內(nèi)容的講解,我把這三個表集中在了一個頁面上進(jìn)行講解(圖2),以便于讀者了解其中的邏輯關(guān)系,希望大家在明白它們之間的關(guān)聯(lián)后,根據(jù)自己的具體表格情況進(jìn)行跨頁應(yīng)用。

        大家可以看到,我們在上一篇文章中解決了應(yīng)發(fā)工資名單自動生成的問題,現(xiàn)在我們需要解決上圖中紅色線框中抓取數(shù)據(jù)的問題。在這個例子中我們可以看到這樣一個具體的情況:

        員工:何曉亮 工號:S004

        1.于2017年5月2日入職,任初級經(jīng)理,基本工資3500元

        2.于2017年6月1日提前轉(zhuǎn)正,任中級經(jīng)理,基本工資4000元

        3.于2017年8月1日獲得晉升,任高級經(jīng)理,基本工資5000元

        目前需制作2017年8月的工資表,計算步驟如下:

        第一步,給員工企業(yè)信息表及異動表區(qū)域命名(利用名稱管理器手動起名功能,如圖3,圖4所示的操作步驟)。

        B4單元格:取值ID

        目的和意義:將員工工號引用至B4,使三個表格的取值ID位置相同

        計算公式:B4=F4,向下復(fù)制單元格。

        F19單元格:

        目的和意義:控制工資表計算的時間,只填寫每月1日的具體時間

        計算公式:無。手動錄入具體時間,如需計算7月,則填入:2017-7-1。

        D13單元格:有效判斷

        目的和意義:在工資表計算時間之前產(chǎn)生的異動才是對工資計算有效的數(shù)據(jù),利用公式將其篩選出來,符合條件的值為1,否則為0。

        計算公式:

        D13=(N13<=$F$19)*(F13<>0),向下復(fù)制公式。

        C13單元格:取值判斷

        目的和意義:在工資表計算時間之前可能產(chǎn)生多次異動,需要找出最近的一次異動數(shù)據(jù),它需要滿足三個條件:(1)同一個員工;(2)異動時間滿足計算時間條件;(3)離當(dāng)期最近的一次數(shù)據(jù)記錄。符合條件的值為1,否則為0。

        計算公式:

        C13={IF(F13="","",--(N13=MAX(($G$13:$G$17=G13)*($D$13:$D$17=1)*$N$13:$N$17)))},此處為數(shù)組公式,寫完后同時按住shift+ctr再回車,公式外側(cè)即可自行出現(xiàn){ }符號。向下復(fù)制公式。

        B13單元格:取值ID

        目的和意義:將員工的工號與C列的判斷結(jié)果組合起來,形成每個員工唯一的取值ID,以便于在最后一步中工資基礎(chǔ)表使用VLOOKUP抓取數(shù)據(jù)。

        計算公式:B13 =IF(C13=1,F(xiàn)13&"-"&C13,""),向下復(fù)制公式,不符合條件的值為空。

        D22單元格:取值判斷

        目的和意義:判斷員工在異動表中是否存在有效的異動信息,如果有顯示1。

        計算公式:

        D22=--(COUNTIF($F$13:$F$17,F(xiàn)22)>0),向下復(fù)制公式。

        C22單元格:取值區(qū)域

        目的和意義:如果D列的值為1,計算結(jié)果為“異動表”,意味著要去異動表中抓取數(shù)據(jù),否則就應(yīng)該在“企業(yè)表”中抓取數(shù)據(jù),這里的“異動表”和“企業(yè)表”與之前我們給區(qū)域命名的字段一致。

        計算公式:C22=IF(D22=0,"企業(yè)表","異動表"),向下復(fù)制公式。

        B22單元格:取值ID

        目的和意義:如果前面的判斷要去異動表中抓取數(shù)據(jù),則工號和D列合并,形成一個新的ID,否則就直接把工號引用過來。

        計算公式:B22 =IF(D22=0,F(xiàn)22,F(xiàn)22&"-"&D22),向下復(fù)制公式。

        H19單元格:位置計算

        目的和意義:把“部門信息”、“職級信息”這些字段在上述表格中的位置用MATCH計算出來,為下面一次性使用VLOOKUP函數(shù)拓展道路。

        計算公式:

        H19 =MATCH(H21,$B$3:$N$3,0),向右復(fù)制公式。

        H22單元格:抓取數(shù)據(jù)

        目的和意義:根據(jù)所需計算的工資表時間,自動從《員工企業(yè)信息表》《員工異動信息表》兩個表內(nèi)抓取準(zhǔn)確的員工信息。

        計算公式:H22=VLOOKUP($B22,INDIRECT($C22),H$19,0),向右復(fù)制公式,向下復(fù)制公式。

        這樣我們就基本完成了工資基礎(chǔ)表的智能抓取工作。其實在工作中可能有些同行還會遇見諸如以下的問題:

        1.異動按天數(shù)折算問題;

        2.時間影響工資是否當(dāng)期發(fā)放問題;

        3.職級影響試用期時長問題等。

        這些問題其實都可以在工資表技術(shù)中得到非常妥善的解決,希望大家也能集思廣益提出更好的解決辦法。工資表技術(shù)就先介紹到這里,下一期我們將進(jìn)行《職級體系》模型技術(shù)的詳細(xì)介紹。

        責(zé)編/寇斌

        (完)endprint

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