劉曉娟

摘要 對于電力公司而言文書檔案管理工作是企業(yè)重要的管理內(nèi)容之一，也是企業(yè)內(nèi)部管理和外在發(fā)展的重要需要。在計(jì)算機(jī)技術(shù)得到普遍應(yīng)用的背景下，文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化有利于提高電力公司工作效率和工作質(zhì)量，更好的實(shí)現(xiàn)文書檔案的交流和共享。

關(guān)鍵詞 國企 文書檔案管理 辦公自動(dòng)化

電力企業(yè)文書檔案管理對電力事業(yè)的發(fā)展具有重要影響，直接關(guān)系著電力企業(yè)的市場競爭。所以在電力企業(yè)文書檔案管理中實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化是社會(huì)發(fā)展的必然要求，文書檔案是記載電力企業(yè)發(fā)展和運(yùn)行整個(gè)過程的重要資料，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式無法滿足文書檔案管理的全面需求，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，全有助于全面提高文書檔案資源的有效性和利用價(jià)值。

一、文書檔案管理辦公自動(dòng)化中存在的問題

（一）電子文件的保密性不高

電子文件與紙質(zhì)文件最大的區(qū)別就是電子文件沒有固定的形式，可以進(jìn)行隨意變化，并且在對文件進(jìn)行更改以后也不會(huì)留下痕跡。所以在一定程度上電子文件的保密性不高，尤其是對于高度保密的文件，信息的安全管理成為主要問題，給電子文件提出挑戰(zhàn)。

（二）文書檔案管理工作人員問題

文書檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，要求檔案管理人員必須具備比較高的工作素質(zhì)和計(jì)算機(jī)操作能力，單純的掌握檔案管理的理論知識和方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前職業(yè)的需求。所以當(dāng)前文書檔案管理工作對工作人員的要求是非常高的，但是大部分的檔案管理人員其技術(shù)水平還存在一定差距，理論知識和辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用方面都存在一定問題，阻礙檔案管理辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。

二、加強(qiáng)國企文書檔案管理辦公自動(dòng)化進(jìn)程的對策

（一）制定規(guī)范的文書檔案管理機(jī)制

在社會(huì)不斷發(fā)展和進(jìn)步的環(huán)境下，文書檔案管理工作面臨發(fā)展機(jī)遇也面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，為了有效提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)文書檔案管理工作的特點(diǎn)，可以制定規(guī)范的文書檔案管理機(jī)制，從而保障文書檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。當(dāng)前我國部分國企中文書檔案管理工作受傳統(tǒng)管理模式的影響和制約，依然實(shí)行部門管理的形式，這種方法在運(yùn)用過程中必然會(huì)對文書檔案管理整體效果產(chǎn)生不利影響，從而阻礙各個(gè)部門之間的相互協(xié)作能力，無法保證文書檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化和專業(yè)化。所以在文書檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的管理前提是制定規(guī)范的文書檔案管理體制，形成統(tǒng)一管理模式，以此推動(dòng)文書檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。

（二）制定規(guī)范的文書檔案管理業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)

文書檔案辦公自動(dòng)化管理的實(shí)現(xiàn)是在滿足文書檔案管理各種需求的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，而制定完善的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和流程能夠更好的推動(dòng)文書檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。制定規(guī)范的文書檔案管理業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)可以對文件歸檔和處理以及電子文件格式的處理等工作都有規(guī)范作用能夠保證文書檔案管理在實(shí)際工作中能夠有據(jù)可循，從而為檔案管理現(xiàn)代化奠定良好基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)文書檔案管理技術(shù)操作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

文書檔案管理實(shí)現(xiàn)的辦公自動(dòng)化，并發(fā)揮最大應(yīng)用價(jià)值，需要在實(shí)際工作中正確認(rèn)識文書檔案管理在需求和主要特征，之后在經(jīng)過科學(xué)化的分析工作以后，科學(xué)合理利用辦公自動(dòng)化軟件。這要求在工作中必須實(shí)現(xiàn)文書檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，從而保證文書檔案管理工作中的自動(dòng)化設(shè)備具備良好的應(yīng)用性能，只有這樣才能保證文書檔案管理工作順利開展，提高文書檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。在國企文書檔案管理中實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的管理，應(yīng)當(dāng)切實(shí)保證自動(dòng)化系統(tǒng)的作用，在使用和操作中，將技術(shù)參數(shù)進(jìn)行規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理中各項(xiàng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化以及數(shù)據(jù)接口等標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理技術(shù)操作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化能夠最大程度保證文書檔案管理工作高效開展，在辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的應(yīng)用下，綜合提高電子文書檔案的安全性和可靠性。

（四）提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是開展各項(xiàng)活動(dòng)的根本，只有綜合提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能更好的推動(dòng)辦公自動(dòng)化的開展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，主要從三方面著手。首先加強(qiáng)對硬件設(shè)備建設(shè)和投入，改善文書檔案管理環(huán)境，并利用各種手段和措施提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)操作技能。其次是鼓勵(lì)管人員進(jìn)行自學(xué)，并定期開展培訓(xùn)，這一措施可以形成終身學(xué)習(xí)的機(jī)制，保證檔案管理人員能夠隨著時(shí)代的發(fā)展的發(fā)展不斷提高自身的素質(zhì)和技能，適應(yīng)時(shí)代的變化。最后是加強(qiáng)交流，與其他單位建立交流學(xué)習(xí)小組，學(xué)習(xí)其他國企成功的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)綜合利用網(wǎng)絡(luò)等各種技術(shù)平臺(tái)，不斷豐富國企文書檔案管理人員的信息儲(chǔ)存和創(chuàng)新思維。

三、結(jié)語

國企文書檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理具有極大的應(yīng)用價(jià)值，能夠切實(shí)改變文書檔案管理工作質(zhì)量，提高檔案管理工作效率，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化。在文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用過程中，應(yīng)當(dāng)與實(shí)際管理情況相結(jié)合，從而保證文書檔案管理工作的科學(xué)性以及可靠性。endprint