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        試析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展

        2017-10-17 03:39:37黃真
        卷宗 2017年26期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)事業(yè)單位檔案管理

        黃真

        摘 要:檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要方法,也是確保我國未來經(jīng)濟發(fā)展的重要資料。但是由于檔案管理相對來說比較復(fù)雜,所以在進(jìn)行檔案管理的時候,需要使用較為先進(jìn)的技術(shù)和方法。計算機網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)對于事業(yè)單位檔案管理具有十分重要的作用和意義,計算機在事業(yè)檔案管理中的使用,改變了傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理的方法,并逐漸開始向信息化的檔案管理方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變。筆者通過對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入的研究和分析,針對性的提出了相應(yīng)的處理方法和對策,希望可以為我國事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展鋪平道路。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);發(fā)展

        1 事業(yè)單位檔案管理信息化的特點和任務(wù)

        1.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)指引著事業(yè)單位信息化建設(shè)的方向

        對于事業(yè)單位來說,其自身的檔案管理建設(shè)關(guān)系到整個單位的未來發(fā)展方向。檔案管理對于事業(yè)單位來說,是十分重要的,其中不但含有很多重要的信息資源,而且通過全面的數(shù)據(jù)資源共享,可以提升檔案信息的綜合共享。事業(yè)單位檔案管理資源共享,不但能夠?qū)崿F(xiàn)信息的遠(yuǎn)程化管理和控制,還能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位日常工作的全面公開,對于提升工作效率實現(xiàn)事業(yè)單位的相應(yīng)改革,具有十分重要的作用和意義。目前電子設(shè)備在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用十分普遍,而且對于電子檔案的管理和使用已經(jīng)十分成熟。通過提升整體檔案的管理水平,能夠?qū)崿F(xiàn)我國事業(yè)單位未來發(fā)展和建設(shè)方向的確定。

        2.事業(yè)單位檔案信息化對于檔案價值的發(fā)掘和拓展有著重要作用

        對于事業(yè)單位檔案來說,其自身的合理管理和控制,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息在時空上的突破,可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)的共享特點,實現(xiàn)任意位置對相應(yīng)信息的查詢,進(jìn)而實現(xiàn)了對檔案信息地點限制的突破。對于目前事業(yè)單位檔案的管理,利用信息化的管理方法,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源利用率的提升,對于全面提升我國事業(yè)單位檔案的使用效率具有重要的作用和意義。

        3.事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)從本質(zhì)上改變了檔案信息管理的方式和途徑

        對于檔案管理來說,在以往的時候,所采用的一般是紙質(zhì)檔案的方式,隨著計算機的普遍使用,開始將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。電子檔案的使用,可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺以及相應(yīng)的設(shè)備實現(xiàn)全面的檔案拓展和使用。對于傳統(tǒng)檔案的管理和保存,會由于載體和時間的影響,出現(xiàn)信息資源的丟失。采用信息化檔案管理,能夠提升檔案信息管理的綜合水平,對于我國檔案事業(yè)的發(fā)展和不斷進(jìn)步具有十分重要的促進(jìn)作用。

        2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)的兩大任務(wù)

        1.當(dāng)前事業(yè)單位檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

        為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的全面發(fā)掘和使用率的提升,需要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理部門的自身工作水平和服務(wù)水平,對檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全面的建設(shè)和不斷的完善。在使用計算機進(jìn)行檔案電子化信息化處理的時候,需要利用計算機的檢索軟件,建立全面的檢索系統(tǒng),實現(xiàn)電子檔案的快速調(diào)取和檢索。在目前進(jìn)行建設(shè)的時候,需要對檔案的資源進(jìn)行全面的管理,然后對原有的檔案進(jìn)行全面的錄入和入庫工作。對于特殊的檔案,容易損毀和使用頻率較高的,需要對其進(jìn)行全面的時間控制,確保能夠進(jìn)行合理的網(wǎng)絡(luò)查詢,實現(xiàn)信息的全面網(wǎng)絡(luò)化共享。

        2.對事業(yè)單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理

        對于事業(yè)單位來說,自身檔案的電子化轉(zhuǎn)化是目前十分困難的工作。這主要是由于進(jìn)行檔案入檔的文件必須要具有檔案的完整性,而且需要對其自身的有效性和規(guī)范性進(jìn)行控制和管理。對于其中的很多原有檔案,需要進(jìn)行自身信息的整理和錄入,然后對于整個電子檔案的錄入需要有全面的監(jiān)督工作。進(jìn)而完全實現(xiàn)電子檔案的合理保密,實現(xiàn)對電子檔案的綜合防護(hù)和管理。

        3 我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題和原因的探究

        對于我國的事業(yè)單位來說,目前以及開始了全面的檔案管理信息化建設(shè),但是在進(jìn)行建設(shè)的時候,其中仍舊存在很多相應(yīng)的問題?,F(xiàn)在對其中存在的問題進(jìn)行全面的分析和總結(jié)。對于檔案管理工作來說,不管是領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員,對檔案管理的工作認(rèn)識還不夠透徹。有的領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員認(rèn)為檔案管理工作并不是十分重要,而且對檔案管理中的相應(yīng)經(jīng)費也進(jìn)行一定的推遲和擱置,導(dǎo)致檔案管理建設(shè)工作出現(xiàn)資金不足的相應(yīng)問題。另外通過對事業(yè)單位檔案運作管理人員進(jìn)行素質(zhì)分析發(fā)現(xiàn),很多工作管理人員自身的素質(zhì)不夠高。很多檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)的人員,對于計算機以及軟件的使用和不熟練。再加上有的工作人員年齡比較大,對于計算機等高新知識的學(xué)習(xí)比較慢,在進(jìn)行處理相應(yīng)檔案的時候,容易出現(xiàn)難以快速找到對應(yīng)檔案的問題。

        4 針對以上提出的問題及原因的一些建議

        1.加強對事業(yè)單位檔案建設(shè)相關(guān)人員的深入教育和啟發(fā)

        為了全面解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的相應(yīng)問題,需要首先對相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員進(jìn)行全面的深入教育。通過深入的教育,能夠讓工作人員認(rèn)清檔案管理工作的重要性,對于檔案的分類和編目等問題,能夠有較為良好的認(rèn)真的處理方式。另外還需要將檔案管理工作融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中,利用較為先進(jìn)的軟件對檔案進(jìn)行檢索和查詢,提升事業(yè)單位檔案管理工作的全面發(fā)展和不斷進(jìn)步。

        2.增加對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)資金的投入

        對于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的資金,一定要確保??顚S?,防止出現(xiàn)專款挪用的現(xiàn)象,對于檔案管理中所需要的硬件和軟件設(shè)備,需要進(jìn)行及時的配齊。只有這樣才能夠真正促進(jìn)事業(yè)單位管理水平的不斷提升,進(jìn)而實現(xiàn)事業(yè)單位信息化的快速建設(shè)。

        3.加強對事業(yè)單位檔案工作人員的技術(shù)培訓(xùn)的素質(zhì)的提高

        對于事業(yè)單位檔案管理工作來說,其整個過程都需要有較為專業(yè)的工作人員對其進(jìn)行管理和控制。因此需要對參與檔案管理工作的相應(yīng)人員進(jìn)行全面的技術(shù)培訓(xùn),提升所有工作的素質(zhì),實現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。對于每個參與事業(yè)單位檔案管理工作的人員,都要進(jìn)行相應(yīng)的崗前培訓(xùn),實現(xiàn)對事業(yè)單位人才水平的控制和提升,為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè),奠定人才基礎(chǔ)。

        5 結(jié)束語

        對于事業(yè)單位檔案管理來說,信息化是其發(fā)展的重要方向,所以事業(yè)單位的檔案管理水平,是決定事業(yè)單位本身未來發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。對于事業(yè)單位的發(fā)展來說,需要對其自身的檔案管理引起相應(yīng)的重視,確保檔案管理貫穿于整個事業(yè)單位組織建設(shè)和質(zhì)量建設(shè)的多個方面。與此同時,還需要對檔案管理的信息化進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制,確保對相應(yīng)管理方法和管理信息的共享,推動社會和國家的快速發(fā)展和不斷進(jìn)步。

        參考文獻(xiàn)

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        [4]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2016(03)

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        [7]鐘昕.圖書館檔案管理信息化[J].中外企業(yè)家.2016(05)

        [8]李瑾.醫(yī)院檔案管理信息化研究[J].信息通信.2016(08)

        [9]英寶云,張玉瑛.淺談檔案管理信息化的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(23)endprint

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