馬兆棟+沙亮+于琴

摘 要：本文主要對當前我國國土資源局檔案管理的現(xiàn)狀進行研究，探究檔案管理信息化建設的要求，給出建設信息化檔案管理體系的建議。

關鍵詞：國土資源局；檔案管理；信息化建設

國土資源局檔案管理的信息化建設是當前檔案管理工作中的重要內容，加強其信息化建設是保證檔案管理高效運行的重要手段，對紙質檔案進行數(shù)字化加工處理，建立標準化的網(wǎng)絡基礎資料數(shù)據(jù)庫以及基于計算機網(wǎng)絡應用的檔案管理軟件。

1 當前國土資源局檔案管理建設情況

（一）信息化建設情況

國土資源局的檔案管理有專門的專業(yè)機房，網(wǎng)絡交換機是必備設備，對于整個檔案管理的供電體系應該做到完整可行，備用電源的安裝要到位，保證檔案管理系統(tǒng)的供電安全，專業(yè)的防雷防靜電裝置應該全面。相關的辦公軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、圖形處理軟件要進行專業(yè)配置，對于數(shù)字化設備的配備應該根據(jù)實際需要進行處理，為了滿足省、市、縣之間的交流更加便捷，應該配置視頻會議、投影儀等設備，也可以建立數(shù)據(jù)集中中心。

（二）內外網(wǎng)布置及結構

國土資源局信息化工作包括需要保密的內部資料和公開的信息，所以，在進行國土資源局檔案管理時需要分為內部網(wǎng)和外部網(wǎng)兩部分進行構建，應該配置專業(yè)的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，將內外網(wǎng)分開設計。內部網(wǎng)由一臺服務器為電子政務系統(tǒng)服務器，將各股室電腦作為客戶機，實現(xiàn)縣、市、省之間的檔案協(xié)調處理。外網(wǎng)主要由物理防火墻接入各科室，可以通過客戶機進行上網(wǎng)，將需要的資源發(fā)布到國土資源局中。要保證內外網(wǎng)的信息安全，采用內外網(wǎng)隔離技術，促進國土資源局檔案管理工作的正常運行。

2 檔案管理信息化建設的要求

（一）信息化技術角度的要求

對于系統(tǒng)架構的要求，要求檔案管理采用多層架構，要求表示層、業(yè)務層、數(shù)據(jù)庫訪問層要分開進行設計，檔案管理系統(tǒng)采用Client/Server和Browser/Server兩者相結合進行體系架構，檔案管理系統(tǒng)中的的掃描加工系統(tǒng)和屬性數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)均采用C/S模式。檔案管理信息化建設的系統(tǒng)接口要求根據(jù)實際情況進行選擇，保證系統(tǒng)運行的方便且可以實現(xiàn)高度集成即可，主要實現(xiàn)業(yè)務的內部交互式查詢即可。用戶認證系統(tǒng)要求每個用戶自行設定準入安全密碼，經(jīng)過加密保存在數(shù)據(jù)庫中，用戶在進入檔案管理系統(tǒng)時需要通過密碼驗證才可以，通過校驗之后會形成自己的使用界面。用戶權限管理是保證檔案管理系統(tǒng)安全運行的重要保障，要求系統(tǒng)能夠提供嚴密的授權機制，對不同的檔案類型提供不同的權限設置，用戶需要根據(jù)自身的需要進行檔案提取，只有通過授權的用戶才可以進行檔案的新增、修改、刪除等操作。關于檔案借閱管理需要提供借閱申請，經(jīng)過國土資源局的相關審批流程之后才可以進行檔案資料的借閱，且相關的檔案系統(tǒng)需要對借閱情況進行記錄，以便日后查詢。為了保證檔案資料的安全，應該對其進行數(shù)據(jù)備份，提供完善的數(shù)據(jù)備份方案。此外，要求檔案管理系統(tǒng)有自己的獨立的硬件操作平臺，系統(tǒng)要做到模塊化設計，實現(xiàn)組件化開發(fā)，具有良好的可擴展性和容錯性，系統(tǒng)結構的設計要合理，不會受到機構、人員變動的影響，具有嚴格的層次性訪問設置，保證系統(tǒng)運行的安全可靠。

（二）檔案管理功能模塊的要求

1.檔案掃描功能。對于檔案的掃描工作主要在于方便對紙質檔案進行數(shù)字化加工，保證檔案資料在進過數(shù)字加工、掃描之后可以轉化為需要的電子形式，要求在完成檔案的掃描處理之后產生的數(shù)字化檔案文件符合相關的行業(yè)標準和國土資源局對數(shù)字化檔案的質量要求。整個信息化檔案管理系統(tǒng)要求支持多種掃描設備的使用，可以保證檔案處理工作的高效運轉。

2.數(shù)字檔案管理功能。檔案管理系統(tǒng)需要具備可以對各項目及信息進行處理，包括數(shù)據(jù)庫的建立、修改以及刪除，還包括數(shù)據(jù)的錄入、存儲等功能。在進行數(shù)據(jù)庫的建立時應該對用戶需要進行充分的考慮，根據(jù)用戶的需求進行設計，可以根據(jù)用戶需要進行檔案的分類管理，數(shù)字檔案管理具備安全、靈活、合理的特征。

3.整理編目功能。這一模塊的功能主要包括數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序以及數(shù)據(jù)校驗等功能，可以為用戶預留出一定的檔案管理空間，按照分類要求進行自行分類和排序，要求統(tǒng)計功能齊全，可以生成相關的報表。

4.檔案檢索查閱和借閱功能。檔案檢索主要在于對檔案的檢索和查詢，可以對檔案借閱起到一定的輔助作用，檔案的信息化系統(tǒng)可以根據(jù)檢索項對檔案進行自動檢索和查詢，根據(jù)用戶需要設置相關的檢索渠道，對查詢結果進行顯示，使得檔案借閱工作更加方便快捷。

5.安全保密功能。檔案管理工作首先要保證檔案資料的安全，應該保證系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護和安全保密監(jiān)控等基本功能，檔案管理系統(tǒng)具有嚴格的權限設置，具有防止越權操作的功能。對檔案資料的數(shù)據(jù)采集、存儲和處理都有相關的限制條件，只有滿足要求才可以進行這些操作。

6系統(tǒng)管理與設置功能。檔案管理系統(tǒng)應該包括用戶權限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復等，系統(tǒng)應該對所有操作人員進行自動判斷分類，在提供數(shù)據(jù)備份和恢復處理時，還應該提供相應的數(shù)據(jù)代碼維護功能，用戶可以自行創(chuàng)建和更改檔案類別，設置條目，以滿足檔案管理的靈活性。

3 國土資源局檔案管理信息化建設措施

（一）提高信息化建設復合型人才的培養(yǎng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，信息技術在各行各個業(yè)種的應用越來越廣泛，國土資源局的檔案管理工作對信息化的要求也越來越高，需要對信息化建設的復合人才進行培訓，使得檔案管理人員對信息技術的掌握更加熟練，在進行檔案管理工作的處理上可以更加高效快速，促進檔案管理信息化建設的發(fā)展。

（二）加大門戶網(wǎng)站的建設促進工作的正常運行

對國土資源局的檔案管理網(wǎng)站投入更多的信息化元素，提高檔案管理的自動化，使得對檔案的處理、建立更加快速，運用數(shù)字化技術幫助檔案管理工作實現(xiàn)智能化，可以根據(jù)用戶的需要進行檔案的分類和查詢，使得檔案的提取工作更加方便，避免造成時間的浪費，使網(wǎng)站建設提升到新的水平，為國土資源局的檔案管理和宣傳提供平臺保障。

（三）提高電子政務應用效率形成合理的管理模式

可以成立檔案管理數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)對國土資源的各類圖形和屬性的合理管理，對檔案資源進行數(shù)據(jù)審查，保證信息之間的相互關聯(lián)、集中管理、集中訪問等工作的順利開展，建立起符合要求的數(shù)據(jù)共享、更新機制，為國土資源局檔案管理工作的信息化建設奠定基礎。為了便于省市縣之間的檔案管理的交流，可以建設基層檔案信息化管理體系，形成數(shù)據(jù)共享交流渠道，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡互通。

（四）加強檔案管理網(wǎng)絡安全建設

檔案管理的安全建設是構建信息化檔案管理體系的基礎工作，運用先進的網(wǎng)絡技術提高檔案管理工作的安全性，通過設置用戶權限系統(tǒng)限制用戶對檔案資料的使用，只有滿足檔案查詢提取的要求才能進行檔案資料的使用，設置檔案保密系統(tǒng)，對檔案資料的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制。

4 總結

通過對國土資源局檔案管理的信息化建設進行分析，從多方面探討了開展檔案工作的措施，保證檔案管理機制的高效運轉，從基礎設施建設、全面運行以及規(guī)范管理等方面為國土資源局加強檔案管理提出了建設性建議，提高其為人們服務的能力。

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作者簡介

于琴（1975-），女，江蘇灌云人，本科，研究方向：檔案管理與信息化。