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        如何做好建設(shè)單位在施工管理過程中的檔案管理

        2017-10-17 21:32:18彭清華
        卷宗 2017年26期
        關(guān)鍵詞:施工管理工程項目

        摘 要:在現(xiàn)階段建設(shè)單位施工管理工作開展的過程中,是否切實有效地做好了檔案管理工作,保證良好的檔案管理水平,這直接影響了工程項目整體建設(shè)工作的順利開展。施工過程中,整體檔案對施工過程進行了全面的反應(yīng),同時也體現(xiàn)了工程整體的施工質(zhì)量、安全已經(jīng)成本等多方面的情況,是整體工程后期審核管理的重要資料,并且也是后續(xù)工程項目檢查、改建、管理以及擴建等工作開展的必要依據(jù)。本文就分析和探究了建設(shè)單位在施工管理過程中的檔案管理工作開展的相關(guān)問題。

        關(guān)鍵詞:工程項目;建設(shè)單位;施工管理

        1 引言

        在工程項目整體施工過程中,相關(guān)檔案資料本身是非常重要的資源和內(nèi)容,其對于整體建設(shè)單位本身的建設(shè)施工情況進行了全面的體現(xiàn),是整體工程管理中必不可缺的資料信息。做好施工過程中檔案管理工作,可以為各項施工實施和管理行為提供重要的依據(jù)和標準,是確保工程施工順利進行的關(guān)鍵。近年來,建筑行業(yè)快速發(fā)展的過程當中,施工中檔案管理工作也受到了更多的關(guān)注和重視,如何提升施工中檔案管理工作的開展質(zhì)量和效果,這也需要我們予以高度地關(guān)注和重視。施工中,檔案資料具有較強的綜合性,并且整體管理工作壓力較大。部分檔案管理工作開展中,資料的收集不夠全面,同時相關(guān)的原始資料的書寫和錄入也不夠規(guī)范,在進行工程交接過程中,資料也沒有隨之進行及時地交接,整體檔案資料的真實性也存在一定的問題。針對于這方面的問題和不足,本文從事前、事中以及事后三個角度,分析和探究了如何做好施工管理過程中的檔案管理工作。

        2 做好事前的檔案管理

        對于施工管理過程中,檔案管理工作的開展就應(yīng)該從施工前期來展開相關(guān)活動。在施工之前,應(yīng)該做好對于檔案資料來源的有效管控,做好檔案資料質(zhì)量把控的第一關(guān)。在這一階段管控過程中,應(yīng)該對于檔案管理制度進行適當完善,并且確保后續(xù)檔案管理工作具備一個良好的執(zhí)行方案和標準。在施工前期,應(yīng)該圍繞不同的施工項目的分布情況,做好相應(yīng)的編碼,同時對編碼系統(tǒng)進行相應(yīng)的完善,對實際工程施工中各類單元工程、部分工程等進行編制。針對于檔案管理質(zhì)量的把控上,也應(yīng)該對于相應(yīng)的質(zhì)量驗收標準進行制定,并且統(tǒng)一施工過程中各項信息記錄本身的格式和錄入需求。在明確相關(guān)標準之后,不可進行隨意更改,盡可能確保后續(xù)檔案管理工作的規(guī)范開展,減少一些由于檔案資料收集不規(guī)范所帶來的問題。對于施工檔案資料范圍也應(yīng)該進行明確,并對整理、收集的方式進行明確。建設(shè)單位管理人員應(yīng)該提升對檔案管理工作的重視程度,并且明確檔案管理架構(gòu),制定可行的管理制度,對于施工中各類檔案資料管理業(yè)務(wù)的開展進行統(tǒng)一化的管理和控制。對于不同崗位的工作人員的工作職責(zé)應(yīng)該進行有效明確,并對于相關(guān)的具體工作任務(wù)進行有效落實。施工中也應(yīng)該對于檔案管理的程序進行確定,引入科學(xué)可行的獎懲制度,提升在崗人員的工作能力。在工程施工之前,項目管理部門也要對于檔案管理的計劃進行明確,并積極做好宣傳工作,讓項目隊伍本身對于檔案管理工作具備一個正確的認知態(tài)度,可以更好地配合相關(guān)檔案資料的整理和收集工作,構(gòu)建一個良好的管理氛圍和環(huán)境。

        3 做好事中的檔案管理

        在工程施工前期,應(yīng)該對施工方案進行全面的收集和整理,同時對施工組織設(shè)計、施工圖紙、施工許可證等相關(guān)資料進行全面收集。通過對施工實際方案情況的全面掌握,對施工中所需要的各類材料進行比對。實際施工中,應(yīng)該對施工材料檢驗結(jié)構(gòu)和報告等資料內(nèi)容,也納入到檔案收集管理的范圍之內(nèi)。建設(shè)單位也要對相應(yīng)的報建資料、開工報告等內(nèi)容也要進行收集,確保資料收集整理的全面性。在實際施工中,應(yīng)該對于不同的施工環(huán)節(jié)都進行有效地處理和管控。對施工試驗資料進行全面整理,并做好相應(yīng)的記錄。在實際施工前,應(yīng)依據(jù)施工組織需求,對施工材料的試驗進行記錄。隱蔽工程施工中,應(yīng)該對于相應(yīng)的施工內(nèi)容、質(zhì)量情況、意見以及復(fù)查結(jié)果等都進行充分記錄。對于實際隱蔽工程存在施工質(zhì)量問題的,應(yīng)該進行及時整改,才能進行下一步記錄。施工過程中,記錄對于施工過程進行全面地反應(yīng),記錄內(nèi)容應(yīng)該確保足夠的詳細和完整。對于施工中出現(xiàn)的變更情況,也要進行詳細的記錄,并利用專業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內(nèi)容。變更問題是對于工程成本、質(zhì)量造成影響的一個重要的問題,同時也是檔案管理工作中的重點一部分內(nèi)容。一般來說,建筑工程施工階段,其變更的處理上應(yīng)該通過建設(shè)、監(jiān)理以及施工單位填報工程變更審批表,填好審批表后將其上報給工程變更審查組進行審批。對于變更中所產(chǎn)生的各類資料,也要確保全面收集和整理。在具體施工中,也要對于施工日志進行整理和收集,并對于技術(shù)交底中的相關(guān)資料也及時進行相應(yīng)的整理。在進行交底中,應(yīng)該對交底的內(nèi)容進行明確,并且確定質(zhì)量、安全的要求和標準,并依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)和施工要求,對于交底工作進行落實。在交底中,應(yīng)該全面進行記錄,并利用書面方式來完成簽字,對于工程施工項目的技術(shù)交底需求進行明確。在具體施工日志的整理和資料的收集中,應(yīng)該嚴格依據(jù)施工的日期來進行填寫,并對施工現(xiàn)場的實際情況進行真實、全面地反應(yīng)和記錄。另外,此外,在工程項目驗收過程中,還應(yīng)收集并整理施工竣工記錄,進行竣工圖的編制,查看資料檔案的完整性、準確性,對于所存問題應(yīng)該及時提出相應(yīng)的整改策略,并且限期進行整改。

        4 做好事后的檔案管理

        事后的檔案管理工作應(yīng)該主要集中在移交和歸檔兩個環(huán)節(jié)當中。在對于施工中檔案進行歸檔上,必須要保證整體資料真實,可以對實際施工過程中的各類情況進行真實反映。歸檔的資料內(nèi)容應(yīng)該經(jīng)過有效地整理和收集,并嚴格依據(jù)相關(guān)規(guī)范進行卷宗的制定。移交相關(guān)工程資料時,應(yīng)該結(jié)合工程項目的規(guī)范和需求,做好交接,保證資料及時、真實、準確、完整。在當前工程施工管理需求和理念思路下,我們必須要進行合理的改革創(chuàng)新,豐富檔案管理方式。相關(guān)檔案管理部門本身應(yīng)該積極地借鑒社會的發(fā)展需求,融入更加新穎的管理方式。例如,結(jié)合檔案管理服務(wù)的需求,引入數(shù)字化的管理方式,配合利用信息化技術(shù),進一步消除傳統(tǒng)檔案管理工作中一些效能不足、質(zhì)量不佳等方面的問題。在對于相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用和選擇上,我們應(yīng)該平衡技術(shù)的有效性、先進性以及可靠性,這樣才能確保檔案信息信息化管理工作的穩(wěn)定開展。

        5 結(jié)束語

        總的來說,現(xiàn)階段檔案管理工作開展的過程中,檔案管理資料的有效管理是項目管理中的重要一部分內(nèi)容,同時也是建設(shè)單位自身管理的重點。工程施工中檔案資料的內(nèi)容較多,并且涉及了多個領(lǐng)域的內(nèi)容,需要多方面進行有效配合和支持。我們必須要從多方面的角度入手,做好充分的需求調(diào)研分析,確保檔案管理共走的開展具備足夠的針對性和覆蓋效果,可以切實解決實際建設(shè)單位工程施工中檔案管理工作的問題,滿足工作開展的新需求。

        參考文獻

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        [3]宋子涵.施工單位工程資料的收集與整理[J].四川水泥.2017(05)

        [4]蔣曉鳳.強化建筑施工檔案管理工作的方式分析[A].“決策論壇——企業(yè)精細化管理與決策研究學(xué)術(shù)研討會”論文集(上、下)[C].2015

        [5]劉元元.建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊).2015(03)

        作者簡介

        彭清華(1985-),女,四川南充人,大學(xué)本科學(xué)歷,助理館員,四川港航建設(shè)工程有限公司。endprint

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