楊芳

摘 要：本文從檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)入手，簡(jiǎn)述我國目前檔案管理現(xiàn)代化存在的問題，并提出對(duì)應(yīng)的解決措施，為提高檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；標(biāo)準(zhǔn)化

1 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案交流和共享方式已經(jīng)難以滿足人們的需求，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作勢(shì)必從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在各領(lǐng)域的運(yùn)用也越來越廣泛，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，能夠有效地降低檔案管理工作人員工作強(qiáng)度，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。但是目前的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在很多問題，所以通過采用具有針對(duì)性的解決措施，有效地提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能滿足在信息時(shí)代的背景下社會(huì)各界對(duì)檔案工作的需求，使檔案信息轉(zhuǎn)化為推動(dòng)社會(huì)前進(jìn)的動(dòng)力，服務(wù)于當(dāng)今的信息時(shí)代。

2 檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)

（一）檔案資源信息化

進(jìn)入21世紀(jì)，信息化正在成為各行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的核心。因此，檔案資源的信息化也是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案資源信息化的步驟包括：1.利用信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。2.采用信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行加工，建立檔案資源共享的技術(shù)平臺(tái)。3.通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的傳輸和共享。因此，信息化已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。

（二）檔案管理無紙化、虛擬化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各領(lǐng)域的普及和發(fā)展，也促進(jìn)了檔案管理向無紙化、虛擬化方向發(fā)展。相比于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，現(xiàn)代化的檔案管理具有如下優(yōu)點(diǎn)：1.檔案資源均通過數(shù)據(jù)化的形式體現(xiàn)，具有可共享、動(dòng)態(tài)、易控、可變、依賴等特征，因此管理方便、查閱便捷。2.現(xiàn)代化的檔案管理，具備無紙化、虛擬化等特征，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，并主要以監(jiān)控信息為工作的主要內(nèi)容，具有降低工作強(qiáng)度、提高工作效率等優(yōu)點(diǎn)。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，因此檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的另一重要內(nèi)容。檔案管理現(xiàn)代化需要采用先進(jìn)的技術(shù)，通過嚴(yán)密的分工和廣泛的協(xié)作來實(shí)現(xiàn)。隨著檔案資源的交流與傳遞日益頻繁，檔案管理工作亟待采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程來進(jìn)行規(guī)范，例如交換檔案數(shù)據(jù)、傳遞檔案資源和共享檔案資源等。

3 檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展存在的問題

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理工作并沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成檔案管理存在很大的盲目性，同時(shí)各檔案管理工作部門的硬件和軟件技術(shù)水平參差不齊，也會(huì)嚴(yán)重制約檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的建設(shè)。以此現(xiàn)狀繼續(xù)發(fā)展下去，將嚴(yán)重影響我國檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（二）缺乏檔案管理專業(yè)人才

檔案管理現(xiàn)代化工作對(duì)檔案管理專業(yè)人才提出了更高的要求。目前我國檔案管理的工作人員普遍存在專業(yè)水平較低、管理能力較差、綜合素質(zhì)不高、對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)了解較少等問題，導(dǎo)致工作人員缺乏檔案意識(shí)，無法提供更好的檔案服務(wù)工作，并且新技術(shù)、新方法很難在檔案的現(xiàn)代化管理工作中推廣和使用，導(dǎo)致難以解決檔案管理工作中遇到的新情況、新問題，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的開展產(chǎn)生一定的影響。

（三）檔案管理資金投入不足

因?yàn)槿狈?duì)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理的資金投入不足。很多檔案管理工作部門存在資金不足而無法開展檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，包括：沒有購買現(xiàn)代化管理設(shè)備、開發(fā)適應(yīng)新形勢(shì)的檔案操作管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)、對(duì)案管理人員開展管理技術(shù)培訓(xùn)等。調(diào)查表明，目前很多檔案管理工作部門的資金僅能維持檔案管理工作的基本開銷和正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此對(duì)檔案管理的服務(wù)方式以及能力產(chǎn)生重大影響，對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)產(chǎn)生較為嚴(yán)重的阻礙。

（四）重檔案管理，輕資源利用

我國的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制還不完善，導(dǎo)致部分檔案管理工作人員還保留著“重視管理、輕視利用”的陳舊觀念，缺乏對(duì)檔案資源的開發(fā)和檔案信息利用率的重視。很多檔案管理工作部門的檔案資源開發(fā)和利用方式較為單一和陳舊，對(duì)檔案資源的再次開發(fā)和專題編寫的重視程度不夠，導(dǎo)致很多重要的檔案資源沒有得到充分利用，使得檔案資源的利用率比較低。

4 提高檔案管理現(xiàn)代化水平的途徑

（一）加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有采用先進(jìn)的技術(shù)、通過廣泛的協(xié)作和嚴(yán)密的分工才能夠建立起現(xiàn)代化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展，檔案資源的交流與共享需要采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，比如：檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案資源的傳遞和檔案資源的共享等。另外，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位只有建立健全適應(yīng)發(fā)展需要的檔案管理制度體系，才能明確各門類檔案歸屬與流向。通過建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步構(gòu)建檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

（二）加快專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)

提高檔案管理現(xiàn)代化水平，必須重視檔案管理工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平和現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)。其次，由于檔案管理涉及多學(xué)科的交叉，檔案管理工作人員需要具備比較廣的知識(shí)面，例如：管理學(xué)、情報(bào)學(xué)等，因此要求檔案管理工作人員進(jìn)行多學(xué)科涉獵，更新和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。最后，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)教育，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理工作人員的服務(wù)水平，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

（三）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

提高檔案管理現(xiàn)代化水平，檔案管理工作人員必須具備現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)。首先，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)要意識(shí)到檔案管理的重要性。其次，應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性。提高自身的思想認(rèn)識(shí)之后進(jìn)一步去轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，從而建立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)。通過樹立現(xiàn)代化的檔案管理模式，確保檔案管理工作更好地滿足社會(huì)發(fā)展和社會(huì)需求，為檔案管理現(xiàn)代化水平的建設(shè)打下思想基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還應(yīng)將檔案管理工作納入專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年至少要研究一至兩次檔案工作的重大事項(xiàng)，重要課題，定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。再者，領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，營造一種互幫互學(xué)的氛圍，以先進(jìn)帶動(dòng)落后，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異。

（四）提高檔案管理資金投入

提高檔案管理現(xiàn)代化水平，必須提高對(duì)檔案管理工作的資金投入。首先，支持檔案管理現(xiàn)代化工作的技術(shù)投入，包括：購置硬件和軟件設(shè)施，檔案管理維護(hù)等。其次，加強(qiáng)檔案管理工作人才培養(yǎng)的資金投入，包括：專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理工作交流和學(xué)習(xí)等。最后把檔案管理的資金投入納入檔案管理工作部門的工作計(jì)劃，研究制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，對(duì)檔案管理工作部門的達(dá)標(biāo)情況進(jìn)行考核。

5 結(jié)論

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，知識(shí)和信息已經(jīng)成為時(shí)代的重要特征。本文從檔案管理現(xiàn)代化的作用入手，簡(jiǎn)析了我國目前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題，并提出了提高檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施，包括：加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、加快專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)和提高檔案管理資金投入，不斷推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，將檔案管理工作提升到全新的水平，從而更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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