楊奕

摘 要：21世紀(jì)是信息交流共享的時(shí)代，我們必須要強(qiáng)化信息資源的共享與交流，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值與作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平，就必須要引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才，變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，完善檔案管理機(jī)制，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。文章對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理進(jìn)行探究。

關(guān)鍵字：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)信息的處理速度也呈幾何級(jí)數(shù)式增加，能夠處理的數(shù)據(jù)量也變得越來(lái)越巨大，大數(shù)據(jù)分析成為現(xiàn)在信息處理的主流模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)信息管理的要求越來(lái)越高，而檔案管理作為一種信息管理形式因此面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理要積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)分析的需要。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理機(jī)制的變化

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理制度的變化

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的工作變得繁多，傳統(tǒng)的檔案管理方式不在適用于新時(shí)期的檔案管理工作，因此要變革傳統(tǒng)的檔案管理制度。首先，就是要樹(shù)立大數(shù)據(jù)的意識(shí)，設(shè)置定量的評(píng)估反饋體系；其次要具備檔案數(shù)據(jù)觀念，將可行的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案材料，從而方便管理；最后就是要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)下檔案管理制度的變革，提升檔案管理的效率。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案資源系統(tǒng)的變化

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，只有構(gòu)建完善的檔案資源管理系統(tǒng)才能不斷對(duì)檔案系統(tǒng)的信息進(jìn)行更新，利用對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)的管理，把大數(shù)據(jù)技術(shù)作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息資源向檔案資源的有效轉(zhuǎn)化，能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案信息進(jìn)行整合，完善檔案資源管理系統(tǒng)。通過(guò)對(duì)檔案資源的有效管理，提升大數(shù)據(jù)的使用價(jià)值，保障檔案資源的豐富性。

1.3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案使用制度的變化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代之前，檔案管理部門(mén)只是對(duì)于一些主要的機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)，比如一些國(guó)企、事業(yè)單位等，檔案整理、收集和處理任務(wù)非常大。不過(guò)在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的工作更加的開(kāi)放和透明，檔案管理的服務(wù)對(duì)象也面向了人民群眾，檔案的使用制度有了巨大的轉(zhuǎn)變，更好的提升檔案管理部門(mén)的使用效率和服務(wù)價(jià)值。

1.4 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案安全系統(tǒng)的變化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，最重要的就是要保障信息數(shù)據(jù)的安全，尤其是檔案的安全更為重要。在進(jìn)行檔案安全系統(tǒng)構(gòu)建過(guò)程中，必須要樹(shù)立檔案管理人員的安全意識(shí)，改善檔案管理措施，從而符合大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案安全系統(tǒng)的需求。而且在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案安全系統(tǒng)也需要對(duì)檔案進(jìn)行應(yīng)急防范措施，從而對(duì)檔案進(jìn)行安全管理。

2 檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨的考驗(yàn)

大數(shù)據(jù)是新時(shí)代的產(chǎn)物，而檔案管理作為一種歷史悠久的工作，在新的時(shí)代背景下，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的發(fā)展而受到巨大的影響，面臨各種新的問(wèn)題，其中比較典型的考驗(yàn)可以概括為以下幾點(diǎn)。

2.1 大數(shù)據(jù)凸顯了檔案管理的重要性

大數(shù)據(jù)分析作為信息處理的一種方式，其顯著的特點(diǎn)就是信息處理量大，處理速度快，信息處理結(jié)果準(zhǔn)確，但是如果在海量的信息當(dāng)中有用信息比例過(guò)小，就會(huì)嚴(yán)重影響信息處理的準(zhǔn)確性。而在海量信息當(dāng)中，各類檔案信息作為經(jīng)過(guò)專門(mén)整理的信息，是對(duì)特定領(lǐng)域內(nèi)專業(yè)信息的系統(tǒng)性整理，與通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集來(lái)的信息相比其所包含的有用信息含量極大，而且信息量更加集中，指向性更強(qiáng)。在大數(shù)據(jù)處理的信息當(dāng)中增加檔案信息的比例，可大大提高信息分析的準(zhǔn)確性。大數(shù)據(jù)分析對(duì)檔案信息的需求，使得檔案管理工作的重要性得以彰顯，科學(xué)的檔案管理才能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

2.2 大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理提出更高的要求

大數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)信息量的要求是極大的，零散的信息分析不能稱為大數(shù)據(jù)分析，因此大數(shù)據(jù)分析對(duì)檔案信息的需求量也是極大的，這是大數(shù)據(jù)給檔案管理提出的第一個(gè)也是最重要的要求，檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代所需要處理的信息數(shù)據(jù)量與傳統(tǒng)的檔案信息量完全不在一個(gè)量級(jí)。信息量的增加，勢(shì)必要帶來(lái)檔案管理方式的變革，檔案管理可以為大數(shù)據(jù)分析來(lái)服務(wù)，檔案管理同樣也可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案信息的管理，新的技術(shù)條件下的檔案管理方法要更加的科學(xué)，更加的先進(jìn)，但是對(duì)檔案管理的要求也比傳統(tǒng)的管理方法要更高。

2.3 大數(shù)據(jù)需要專業(yè)的檔案管理人才

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的技術(shù)含量大幅度提升，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理不再是簡(jiǎn)單的對(duì)現(xiàn)有文檔的簡(jiǎn)單整理和記錄，而是要根據(jù)大數(shù)據(jù)的需要對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，其存儲(chǔ)的方式以及結(jié)構(gòu)都與傳統(tǒng)的形式大相徑庭，要求檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等專業(yè)知識(shí)都有較為專業(yè)的掌握。所以檔案管理人員不能再是單位其他人員兼任，甚至不相關(guān)專業(yè)的人員都不能專門(mén)從事檔案管理工作，檔案管理需要有專業(yè)的檔案管理人才來(lái)從事，需要經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)才能夠勝任，在檔案管理工作中能夠根據(jù)需要來(lái)將各類專業(yè)知識(shí)進(jìn)行靈活運(yùn)用，以達(dá)到最理想的效果。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理新模式

3.1 檔案信息數(shù)字化

檔案信息處理是管理工作的重要環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)分析所處理的信息都是存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)部的數(shù)字信息，而以往檔案管理所整理收集的信息都是記錄在紙上，整理為文件后進(jìn)行存儲(chǔ)，這種模式所積累的信息，無(wú)論信息量有多大，都是無(wú)法被大數(shù)據(jù)分析所利用的。因此，檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下首先要做的就是將原有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，將有用的檔案信息由紙質(zhì)文件夾上遷移到計(jì)算機(jī)上，進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，并在以后的檔案信息整理收集中，直接將相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。檔案信息的數(shù)字化，不僅可以使得信息能夠?yàn)榇髷?shù)據(jù)分析所用，還可以大大提高檔案信息收集的效率以及檔案信息存儲(chǔ)的成本。

3.2 信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化

要推進(jìn)中國(guó)檔案信息的數(shù)字化，不僅僅是簡(jiǎn)單的將檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，還要滿足檔案信息的多種需要。如果只是將原本記錄在檔案文件當(dāng)中的信息，記錄在 Word、TXT 等格式的文本文件當(dāng)中進(jìn)行集中存儲(chǔ)，那對(duì)檔案信息數(shù)字化的意義就得不到體現(xiàn)了。檔案信息的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)一定要科學(xué)，可以采用專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)檔案信息，并根據(jù)檔案信息自身的特點(diǎn)來(lái)采用樹(shù)狀結(jié)構(gòu)、鏈狀結(jié)構(gòu)等不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，以便于在進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析時(shí)能夠快速的實(shí)現(xiàn)對(duì)有用信息的查找和分析。采用科學(xué)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)檔案信息，更加能夠體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。在存儲(chǔ)檔案信息時(shí)，同樣也可以采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為檔案信息提供更科學(xué)的信息結(jié)構(gòu)。

3.3 管理人才專業(yè)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理需要專業(yè)的檔案管理人才，管理人才的專業(yè)化體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一是檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)化，專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)需要專業(yè)的人才進(jìn)行開(kāi)發(fā)和維護(hù)；第二是檔案管理人才的專業(yè)化，專業(yè)化的檔案管理人才，不僅要能夠熟練的運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，而且能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的運(yùn)作原理有較為深刻的理解，并且對(duì)所需要管理的檔案信息有專業(yè)級(jí)別的認(rèn)知，能夠根據(jù)實(shí)際情況來(lái)對(duì)信息進(jìn)行解構(gòu)整理，并且將信息完整的保存在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。只有擁有專業(yè)化的檔案管理人才，才能夠?qū)⒂袃r(jià)值的信息科學(xué)系統(tǒng)的進(jìn)行管理，才能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行專業(yè)的甄別，并在存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)當(dāng)中對(duì)信息的重要性進(jìn)行體現(xiàn)，并保證所管理的檔案信息能夠切實(shí)的為大數(shù)據(jù)分析所用。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益改變著人們的生活，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，城市檔案館的建設(shè)顯得非常重要。我們必須要強(qiáng)化信息資源的共享與交流，充分利用檔案信息的價(jià)值與作用，并以有效的舉措來(lái)推進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化，促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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