毛幗英

摘要： 本文基于知識管理環(huán)境下對航天企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，結(jié)合國外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，闡述了構(gòu)建航天企業(yè)檔案管理的新思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化

一、航天企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。檔案是企業(yè)的決策依據(jù)，是企業(yè)維權(quán)的法律依據(jù)，是企業(yè)活動(dòng)的參考依據(jù)。目前在航天企業(yè)，能通曉檔案的功用，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，但也存在不足之處。

（一）實(shí)體管理模式與信息管理模式并存

現(xiàn)在航天企業(yè)檔案采用實(shí)體管理模式與信息管理模式并存的管理模式。實(shí)體管理模式采取手工管理方式完成檔案整理、鑒定、利用等各項(xiàng)工作。這種方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，無法在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息的二次利用。信息管理模式的重點(diǎn)不再局限于保管檔案實(shí)體而開始放在對檔案資源的開發(fā)和利用上。通過對航天企業(yè)某院的調(diào)查可得，全部單位都已安裝檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文件目錄級的管理。院內(nèi)所屬單位18%采用信息化管理模式，82%采用實(shí)體管理模式與信息管理模式并存方式。由此可見，航天企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)還是放在對實(shí)體的保管上，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍。

（二）檔案觀念落后，檔案價(jià)值未被認(rèn)識

航天企業(yè)中檔案部門一直處于科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)鏈的末端，產(chǎn)生不了直接的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)還需消耗一定的人、才、物等資源，一定程度上增加企業(yè)運(yùn)營成本，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中不斷被弱化、邊緣化。在企業(yè)組織機(jī)構(gòu)重組時(shí)，撤并檔案管理機(jī)構(gòu)，壓縮管理經(jīng)費(fèi)，壓低檔案管理人員的薪酬，頻繁變動(dòng)檔案管理人員現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，完全忽視檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中的作用，造成企業(yè)無形資產(chǎn)的流失。

（三）管理手段落后，環(huán)節(jié)冗余

從傳統(tǒng)的檔案信息管理模式中可以看出，檔案管理手段較落后。在文件收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)大多采用手工記錄，工作效率低，工作準(zhǔn)確性低，占用大量的人力資源和財(cái)力資源，信息的儲(chǔ)存、查閱和修改等問題較為不便。采用手工作業(yè)方式的單位勞動(dòng)量大，耗時(shí)多，每個(gè)工作環(huán)節(jié)都要進(jìn)行記錄交接，交接環(huán)節(jié)繁瑣，文件查新查全率低。兩種方式并存的單位雖實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但僅僅停留在文件級的目錄編制、統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)工作上，缺乏綜合處理的技術(shù)能力。近一段時(shí)間內(nèi)兩種方式的并存，問題會(huì)越發(fā)突顯，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在管理標(biāo)準(zhǔn)、處理方法、保管方式等方面存在矛盾，需對其中不合理、不必要的環(huán)節(jié)進(jìn)行徹底的變革。

（四）檔案資源缺乏系統(tǒng)管理

以航天某所為例，部門各自為政，都在推進(jìn)部門的信息化建設(shè)。

單位內(nèi)部出現(xiàn)多套信息管理系統(tǒng)，最多時(shí)達(dá)到10余個(gè)。如數(shù)字化協(xié)同系統(tǒng)、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、經(jīng)營合同管理系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)查詢系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。各部門的文件都在自己的系統(tǒng)里運(yùn)行，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)等不盡相同，互不兼容，很難做到信息和知識資源的自動(dòng)交換，互聯(lián)互通，從而形成了一個(gè)“信息孤島”。單位倡導(dǎo)一體化管理，但沒有實(shí)質(zhì)進(jìn)展。雖成立信息中心，但只是停留在機(jī)構(gòu)合并的層次上，并沒有真正將信息資源進(jìn)行有效整合，提供系統(tǒng)的集成的信息服務(wù)。

二、成熟企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)借鑒

（一）成熟企業(yè)檔案的管理特點(diǎn)

1.企業(yè)檔案館在提供利用方式上十分多元化。部分成熟企業(yè)檔案在提供利用方式上具有很強(qiáng)的靈活性。除傳統(tǒng)服務(wù)方式之外，還通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案服務(wù)，如IBM公司檔案館負(fù)責(zé)管理公司歷史網(wǎng)站，訪問量達(dá)45萬人次。

2.部分成熟企業(yè)非常重視對檔案價(jià)值的利用。企業(yè)檔案館不僅關(guān)注企業(yè)歷史研究，還將檔案資源投入到經(jīng)營管理活動(dòng)中，努力為企業(yè)服務(wù)?？煽诳蓸饭久磕陱臋n案中尋找意向，而制成的產(chǎn)品可以產(chǎn)生超過700萬美元的利潤。

3.部分成熟企業(yè)檔案館藏實(shí)現(xiàn)了各種信息綜合化管理，是一個(gè)綜合性機(jī)構(gòu)。除了以傳統(tǒng)的企業(yè)檔案保管中心存在外，它們還具有信息服務(wù)中心，企業(yè)形象展示中心、工業(yè)文化遺產(chǎn)中心等性質(zhì)。例如，IBM公司檔案館除了是檔案保管中心、信息服務(wù)中心和企業(yè)形象展示中心之外，實(shí)際上還是IBM的博物館。

（二）對我院檔案管理的啟示

運(yùn)用拿來主義，借鑒別人的成熟經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)檔案工作達(dá)到一個(gè)新的高度，是檔案人員的責(zé)任所在。

1.信息技術(shù)使檔案利用更為便捷。檔案工作者已認(rèn)識到企業(yè)中傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)在的快速發(fā)展，數(shù)字化信息化的管理是當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的未來發(fā)展趨勢。

2.深入挖掘檔案資源為企業(yè)服務(wù)。國外企業(yè)檔案工作的產(chǎn)生主要是出于檔案工作能為企業(yè)創(chuàng)造直接或間接的價(jià)值。這是值得我們借鑒的。如何使航天企業(yè)檔案工作為企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營創(chuàng)造效益？需要調(diào)整檔案工作的重心，深入挖掘檔案資源，最大限度地投入到科研生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的信息服務(wù)。

3.檔案綜合性管理使檔案價(jià)值最大化。借助相應(yīng)的檔案知識管理方法、手段和技術(shù)，通過將分散的資源最大整合、集成、實(shí)現(xiàn)一體化綜合管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案知識價(jià)值的轉(zhuǎn)化。

三、航天企業(yè)提升檔案管理水平的對策

（一）采用知識管理模式

社會(huì)發(fā)展進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識管理也應(yīng)運(yùn)而生。知識管理的理念和方法將推動(dòng)企業(yè)檔案管理逐步轉(zhuǎn)型知識管理模式。傳統(tǒng)的以“實(shí)體管理”“信息管理”為特征的企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)模式受到?jīng)_擊。航天檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)和知識資源，對其進(jìn)行科學(xué)的管理，不僅可以支持決策，同時(shí)也有助于企業(yè)知識的積累與深化。航天某單位加強(qiáng)技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)，搭建了“知識資源管理平臺(tái)”，不斷強(qiáng)化未來知識資源的整合和開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識資源的共享。這種知識管理視角下的業(yè)務(wù)模式將成為未來企業(yè)檔案管理發(fā)展的主要趨勢，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。

（二）增強(qiáng)檔案價(jià)值意識

意識決定行動(dòng)。檔案管理模式的變革要以檔案管理意識的變革為基礎(chǔ)。航天企業(yè)中主要領(lǐng)導(dǎo)及人員對檔案工作價(jià)值的認(rèn)知程度，決定著對檔案工作的態(tài)度，在很大的程度上決定著檔案工作的發(fā)展。加強(qiáng)檔案宣傳工作力度，提高對知識管理的認(rèn)知度。隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者逐漸意識到，知識是企業(yè)不可或缺的一種資源，要在激烈的市場競爭中獲得成功，首先要獲得知識。同時(shí)，將檔案管理工作納入企業(yè)制度管理，積極構(gòu)建檔案管理體系，明確檔案業(yè)務(wù)流程，做到有法可依，真正讓檔案工作在企業(yè)管理中占有一席之地。

（三）構(gòu)建檔案管理新方式

信息時(shí)代的快速發(fā)展，使得電子文件數(shù)量越來越龐大，種類越來越繁多，而實(shí)體文件將逐漸退出歷史的舞臺(tái)，電子文件將成為主角。電子文件的管理需要加強(qiáng)前端控制和全生命周期的管理。并在電子文件的每個(gè)階段都要進(jìn)行控制，確保電子文件的真實(shí)性，完整性。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“末位”觀念，樹立“先行”意識。同時(shí)，為了使這些檔案發(fā)揮最大的效能，對電子文件進(jìn)行系統(tǒng)化整合，將企業(yè)檔案作為知識資產(chǎn)進(jìn)行管理，實(shí)施檔案知識管理流程，實(shí)現(xiàn)知識共享，提高企業(yè)科研生產(chǎn)能力。

（四）建設(shè)信息資源平臺(tái)

要想解決航天企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的文件和信息進(jìn)行收集、整理、歸檔、保存和利用這一系列的問題，檔案管理就要向知識資源管理方向發(fā)展，整合現(xiàn)有管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫鏈接，集中統(tǒng)一管理，構(gòu)建由“檔案知識資源庫”“檔案知識資源整合系統(tǒng)”“檔案知識資源服務(wù)系統(tǒng)”三位一體的“檔案知識資源管理平臺(tái)”?！皺n案知識資源庫”主要是集中存儲(chǔ)企業(yè)各種信息和知識；“檔案知識資源整合系統(tǒng)”主要是全面收集企業(yè)內(nèi)各子系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，并對其進(jìn)行加工處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，存入到檔案知識資源庫中；“檔案知識資源服務(wù)系統(tǒng)”主要是為利用者提供一個(gè)檢索和服務(wù)的窗口，為決策層提供戰(zhàn)略性的決策服務(wù)，為科技人員提供系統(tǒng)的科研檔案知識，避免重復(fù)研究。

在知識管理時(shí)代，檔案工作的服務(wù)和管理模式也正在并將持續(xù)地發(fā)生巨大變化。在對傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行揚(yáng)棄的基礎(chǔ)上，航天檔案管理只有向著知識管理方向發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作才有更為廣闊的發(fā)展空間，才能在企業(yè)活動(dòng)中發(fā)揮更為重要的作用。如果說知識成就未來，那么航天檔案信息資源也必將助力航天事業(yè)發(fā)展。

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