毛金鳳

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和科技水平的不斷提高，信息技術廣泛應用于社會各個領域。檔案信息化建設已經(jīng)受到檔案業(yè)界的廣泛重視，并成為近年探討的熱點課題。而電力企業(yè)的飛速發(fā)展使檔案基礎資料的收集整理和管理應用也越來越復雜化、精細化，文章將從分析現(xiàn)狀入手，就推進電力企業(yè)檔案信息化、數(shù)字化進程，更好的發(fā)揮其在生產(chǎn)建設中的作用進行探討。

關鍵詞：檔案 ；信息化； 企業(yè)管理

1 當前電力企業(yè)檔案管理模式及存在問題

1.1 檔案管理模式

隨著公司的發(fā)展，原有OA版本已不能適應檔案工作需求，其引發(fā)的問題還有可能導致嚴重的后果?，F(xiàn)在使用的軟件都沒有實現(xiàn)全文檢索、在線OCR、web查詢等功能，且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷：在安裝過程中，不同平臺的數(shù)據(jù)導入時出現(xiàn)丟失；在日常管理中，時常出現(xiàn)數(shù)據(jù)（案卷或文件）丟失現(xiàn)象；數(shù)據(jù)庫無法備份，數(shù)據(jù)安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時存在時，檔案的分類出現(xiàn)沖突現(xiàn)象，致使檔案號紊亂等。

1.2 檔案存儲模式

當前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲介質(zhì)。集團不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。

1.3 檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調(diào)卷，辦理相關手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務檔案資源向公司各級部門提供良好的服務。

由于OA系統(tǒng)并非專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以其查詢功能簡單，檢索信息的查全率和查準率都較低，無法迅速快捷地找到所需要的信息，給檔案管理工作帶來了極大的不便。作為大型的集團企業(yè)，所屬企業(yè)眾多而且檔案管理都是相對獨立，橫向縱向各不互通，所以未能實現(xiàn)資源的共享和整合，不能更好地發(fā)揮檔案的效益。

2.電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題及原因分析

就電力企業(yè)整體來講，目前檔案的信息管理與企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展相比是滯后狀態(tài)，主要表現(xiàn)在：

2.1目前檔案管理的模式主要是采用電子和手工并行的管理模式，在保存電子檔案的同時，按照國家的有關規(guī)定同時手工整理實體檔案歸檔。在大部分電力企業(yè)中當前的文書檔案管理系統(tǒng)主要使用OA系統(tǒng)（Lotus），基本做到了檔案的電子化；在科技檔案管理方面除了使用OA，還需要兼用其他軟件。隨著企業(yè)經(jīng)營的發(fā)展，原有OA版本已不能適應檔案工作需求，其引發(fā)的問題還有可能導致嚴重的后果，比如出現(xiàn)數(shù)據(jù)（案卷或文件）丟失現(xiàn)象、數(shù)據(jù)庫無法備份、數(shù)據(jù)安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時存在時，檔案的分類出現(xiàn)沖突現(xiàn)象，致使檔案號紊亂等。

2.2當前大部分電力企業(yè)還是以紙張為主要的存儲介質(zhì)。不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。

2.3在當前手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索的一般流程為：查閱案卷目錄——文件目錄——根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號信息查找檔案在庫房的存放地址——通知檔案室調(diào)卷——辦理相關借閱手續(xù)。傳統(tǒng)的檔案資料給檢索調(diào)閱帶來了很大的困難，并且在整個查閱過程中，很多情況下查詢的途徑不夠全、查全率、查準率不高，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務檔案資源為企業(yè)提供良好的服務。

造成電力企業(yè)檔案管理信息化與經(jīng)營發(fā)展不相適應的原因，主要是因為企業(yè)檔案信息化是近幾年才逐步提出和開展的，在大多數(shù)電力企業(yè)中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實現(xiàn)整個企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發(fā)和利用。同時電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，也在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進程。

3.電力企業(yè)檔案管理信息化的主要措施

3.1更新觀念，提升對檔案管理信息化建設的重視程度

電力企業(yè)的領導層和決策者要站在推進企業(yè)長遠發(fā)展的高度，對檔案管理信息化建設給予高度重視。電力企業(yè)領導和決策層要以改革創(chuàng)新的思維、高瞻遠矚的眼力、敢為人先的魄力積極加快檔案管理信息化建設步伐，促進企業(yè)內(nèi)部基礎管理工作上水平、標準化、科學化，從而促進企業(yè)經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展。

3.2加大投入力度，建立健全一套現(xiàn)代化的檔案信息管理制度體系。檔案信息化的前提是加大對檔案管理工作的軟硬件建設投入，電力企業(yè)要在硬件上舍得投入、敢于投入，對于原來使用的計算機、數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)進行更新、更換。對于設備的使用、管理要建立一整套規(guī)范運行管理制度，制定出統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系。要按照國家規(guī)定的信息化管理的標準，根據(jù)電力企業(yè)自身發(fā)展的需求和特點來制訂內(nèi)部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。

3.3加強檔案管理人才隊伍素質(zhì)建設。在電子信息技術高速發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是電力企業(yè)的當務之急。一方面，要大膽通過引入和退出機制，多渠道招錄和引進綜合素質(zhì)高、思想品德好、業(yè)務能力和責任心強專業(yè)的技術和管理人員；同時將原來一些實在不適合現(xiàn)任檔案管理的、年齡偏大、學歷偏低、沒有相應專業(yè)技術的人員通過采取分流、轉(zhuǎn)崗等方式調(diào)離檔案管理部門。著力打造一支既懂計算機技術、通訊技術，又精通檔案業(yè)務的復合型檔案管理人才隊伍。另一方面，要通過內(nèi)部挖掘潛力，采取靈活多樣的方式，對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓?？傊瑱n案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

3.4進一步做好企業(yè)信息檔案的安全防護工作。檔案信息化建設依托電子網(wǎng)絡平臺，安全風險防范必須放在重要的位置，要給予高度重視。要切實加強電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代信息化安全保障機制建設，提高檔案人員的警惕性，通過設置信息系統(tǒng)登陸使用權限和密碼、安裝防火墻及防病毒軟件并及時更新、普通計算機不被用來存儲涉密資料、電子檔案出入庫是要加強檢驗鑒定等手段進行防范。要從根本上鏟除黑客、病毒以及其他因素對檔案管理信息系統(tǒng)的威脅。

綜上所述，在現(xiàn)代信息技術發(fā)展的大前提下，新型載體檔案取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案是未來檔案管理工作發(fā)展的趨勢。在此形勢下，電力企業(yè)紙質(zhì)檔案的功能將逐漸轉(zhuǎn)化為資料的存檔，強調(diào)其歷史性與原始性。而電子檔案則具有更強的實用性功能，可以很好的聯(lián)系電力企業(yè)各個部門之間的關系，并以此提高工作效率。同時，電力企業(yè)檔案管理部門需要進一步建立完善的管理體系與制度，平衡兩者關系，以加快電力企業(yè)檔案管理工作的前進步伐。

參考文獻：

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