齊國(guó)良+姚棟?rùn)u

摘 要：檔案管理工作是記錄石油企業(yè)發(fā)展的大百科全書，它忠實(shí)的記錄著石油企業(yè)發(fā)展的歷史，也指導(dǎo)著當(dāng)前工作的開(kāi)展，更是對(duì)未來(lái)工作的一個(gè)借鑒，可以說(shuō)它是企業(yè)管理工作能夠順利開(kāi)展的保障和基礎(chǔ)。特別是，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，石油行業(yè)作為支柱性行業(yè)不管是產(chǎn)品開(kāi)發(fā)還是管理手段都得到大幅度的更新，這就使得石油企業(yè)的檔案管理工作成為了企業(yè)管理的新亮點(diǎn)。同時(shí)，檔案管理工作是否科學(xué)化和現(xiàn)代化是石油企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志。

關(guān)鍵詞：檔案管理 石油企業(yè) 記錄 行業(yè) 認(rèn)識(shí) 進(jìn)步

1 前言

檔案管理工作完整詳細(xì)的記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，石油行業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱性行業(yè)，其檔案管理工作更是企業(yè)管理的一個(gè)重要的組成部分。在此我們將探討檔案管理工作對(duì)石油企業(yè)的重要作用，并就如何更好的開(kāi)展石油企業(yè)的檔案管理工作提出幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。希望與各位同行朋友和專家學(xué)者進(jìn)行交流，共同進(jìn)步。

當(dāng)前石油企業(yè)的主要檔案大致上可以分為綜合檔案和人事檔案兩部分，主要以紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行管理，在實(shí)際的工作中，這兩種管理方式各有利弊又互相補(bǔ)充。紙質(zhì)檔案的最大特性便是它的原始性和不可代替性，紙質(zhì)檔案能夠完整的保留人物的筆跡、個(gè)性化的落款、日期、筆墨顏色等等，提高了偽造和修改的難度。另外，紙質(zhì)檔案并不需要任何的輔助設(shè)備，簡(jiǎn)單、便于提取，且呈現(xiàn)時(shí)一目了然。然而隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，電子檔案在石油企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中占據(jù)了重要的角色，它繞開(kāi)了紙質(zhì)檔案所需要的手工整理的過(guò)程，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)整理，減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省了勞動(dòng)時(shí)間，提高了勞動(dòng)的效率。另外在修改時(shí)不用手工涂抹和拆分重新裝訂，而是在電腦上直接修改就可，省時(shí)省力，方便快捷。另外，利用電腦進(jìn)行保管時(shí)，當(dāng)需要查詢一部分內(nèi)容時(shí)，只提取給查詢者這部分內(nèi)容即可，不用花大量的時(shí)間，進(jìn)庫(kù)房查找，減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，文檔的保密性也大大增加。兩種文檔管理的方式在石油企業(yè)的實(shí)際工作中各有優(yōu)勢(shì)，相互配合和補(bǔ)充。然而，在當(dāng)前石油企業(yè)的實(shí)際管理工作中，就檔案管理而言，仍然存在著許多不科學(xué)、不合理、不和諧的因素，接下來(lái)我們將在此作出說(shuō)明和探討。

2 當(dāng)前石油企業(yè)檔案管理存在的一些問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

一是大多數(shù)石油企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，企業(yè)的檔案管理并沒(méi)有與石油生產(chǎn)的發(fā)展相同步。隨著經(jīng)濟(jì)體制的相應(yīng)改革，石油企業(yè)內(nèi)部兼并，重組的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，一部分檔案嚴(yán)重流失或發(fā)生混淆，檔案人員在進(jìn)行檔案收集時(shí)并沒(méi)有采取有效的措施和方法，造成檔案雜亂[3]。另外部分管理人員簡(jiǎn)單的把檔案室看做單純儲(chǔ)存資料的地方，從領(lǐng)導(dǎo)到員工形成了認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。

2.2 檔案信息不能清晰反映發(fā)展情況

二是檔案的信息不能夠清晰的反應(yīng)發(fā)展變化的情況。首先，這是因?yàn)槭推髽I(yè)的檔案圖表格式過(guò)于專業(yè)化，加之注解不清楚，造成很多經(jīng)濟(jì)信息普通民眾和某些并不具有專業(yè)知識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)讀不明白，人事檔案中存在填表人對(duì)所寫內(nèi)容不夠重視、認(rèn)真，收集人沒(méi)有對(duì)所填材料進(jìn)行仔細(xì)審核，造成了檔案反應(yīng)的信息缺失。另外，一些信息缺乏連續(xù)性和長(zhǎng)期性的數(shù)據(jù)，使前后對(duì)同一問(wèn)題的反映失去了可持續(xù)性。

2.3 資金、設(shè)備和人才不到位

三是資金設(shè)備投入和人才投入不到位。在石油企業(yè)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型期間，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，對(duì)檔案管理投入的資金和設(shè)備少，很多石油企業(yè)并沒(méi)有購(gòu)置檔案管理的必要設(shè)備，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效的信息一體化管理，還是按照老一套的辦法來(lái)，對(duì)檔案管理的人才培養(yǎng)工作也沒(méi)有開(kāi)展，很多檔案室的工作人員只是兼職或是勤雜工而已，加之檔案室的人員流動(dòng)性較大，造成了記錄的檔案前后內(nèi)容不一，文法不相符，管理的思路也不一致，對(duì)檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展帶來(lái)了極大的影響。

3 石油企業(yè)檔案管理工作的基本思路

3.1 提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在石油企業(yè)發(fā)展中的作用和地位。檔案管理的工作要站在企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度上，借助由檔案體系建立起來(lái)的平臺(tái)，為石油企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航，促進(jìn)企業(yè)做大做強(qiáng)。具體操作上，在石油企業(yè)中應(yīng)專門成立檔案管理小組，對(duì)檔案管理的工作要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，從制定、規(guī)劃到檢查、交流培訓(xùn)要有所部署，定期開(kāi)展[4]。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新

檔案重在管理，貴在利用，只有管理好，才能適時(shí)的利用好。石油企業(yè)的檔案是一個(gè)非常龐大和瑣碎的信息庫(kù)，很多信息都是較為零碎的分布在各個(gè)單體檔案中，因此要在提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高創(chuàng)新管理的方式，使人們不會(huì)總覺(jué)得館藏的資源不足。具體可以在操作中明確歸檔資料的范圍、歸檔時(shí)間、數(shù)據(jù)類型、版本、地域、格式等要求，及時(shí)收集各方面的檔案材料；當(dāng)在錄入電子文件時(shí)如發(fā)現(xiàn)此文件也存有相關(guān)的紙質(zhì)文件或者其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)審核他們的統(tǒng)一性，然后歸類集中存放；遇到一些具有永久保存價(jià)值的電子文檔時(shí)，要及時(shí)備份，相應(yīng)的保留它的紙質(zhì)資料，防止電腦或設(shè)備損壞時(shí)電子檔案的消失；還應(yīng)該注意封存的檔案嚴(yán)禁外借，未經(jīng)允許不能復(fù)制電子文檔或查閱紙質(zhì)文檔，建立嚴(yán)格的查借閱審批制度。

3.3 提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和硬件水平

人才是企業(yè)發(fā)展的大事，在檔案管理的工作中也同樣如此。首先應(yīng)有意識(shí)的培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)，重點(diǎn)應(yīng)培養(yǎng)以下幾種素質(zhì)，即敬業(yè)精神，獨(dú)立思考的習(xí)慣和求真務(wù)實(shí)的科學(xué)精神。其次，在鼓勵(lì)檔案人員自學(xué)的同時(shí)也要積極開(kāi)展和定期舉辦檔案管理培訓(xùn)班，對(duì)剛進(jìn)入崗位的新人進(jìn)行培育。再次，可以定期派出檔案管理員到其他信息化程度較高的大型石油企業(yè)進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，力爭(zhēng)使檔案管理工作上檔次，出成果。

另外，應(yīng)加大財(cái)政投入提高檔案管理的硬件水平。在當(dāng)前信息化的社會(huì)中，計(jì)算機(jī)為檔案管理工作解決了一大難題，它能實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目、檢索、數(shù)據(jù)的自動(dòng)標(biāo)引等，因此檔案管理要統(tǒng)一購(gòu)置必要的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀，為企業(yè)檔案實(shí)行信息化管理提供充足的硬件保證。同時(shí)，要廣泛采用電子文檔，進(jìn)行檔案的無(wú)紙化管理，提高工作效率[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作完整詳細(xì)的記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，人事變遷。石油行業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱性行業(yè)，其檔案管理工作更是企業(yè)管理的一個(gè)重要的組成部分。只有客觀的記錄企業(yè)發(fā)展的歷史，才能為我國(guó)石油企業(yè)的發(fā)展壯大提供參考，才能在有價(jià)值的檔案資源的支撐下實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)的全面的協(xié)調(diào)的可持續(xù)的發(fā)展。檔案工作會(huì)在石油企業(yè)的發(fā)展中越來(lái)越受到重視，它的價(jià)值會(huì)由歷史來(lái)證明。隨著經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，石油企業(yè)檔案管理手段也要隨之提高，引進(jìn)先進(jìn)化的管理模式，使石油企業(yè)檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化，充分發(fā)揮人事檔案在國(guó)有企業(yè)的效用、價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王偉，趙欣.以創(chuàng)新的意識(shí)監(jiān)督重大事項(xiàng)檔案工作[J].中國(guó)檔案，2002，（04）

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[3] 孫巍，孫丹紅.淺談紙質(zhì)檔案的重要性[J].科技咨詢導(dǎo)報(bào)，2007，11

[4] 楊彩虹，張馨木.信息時(shí)代電子檔案管理淺析[J].中小企業(yè)管理與科技，2010，04endprint