李玲子

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的文字記載，是公司職工的工作記錄記載，也是公司核心企業(yè)文化和核心知識(shí)體系的重要記載，在企業(yè)的歷史傳承上起著至關(guān)重要的作用。我國(guó)現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作中存在著很多問(wèn)題沒(méi)有被解決，比如檔案的損壞、空缺、順序錯(cuò)亂等現(xiàn)象沒(méi)有被管理部門很好地重視。在循環(huán)經(jīng)濟(jì)體系不斷發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)對(duì)于檔案的管理也提出了新的需求，如何使企業(yè)管理更加精簡(jiǎn)化、細(xì)分化與成效化是企業(yè)管理當(dāng)今面臨的一個(gè)重大課題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；現(xiàn)狀；檔案管理；分析

企業(yè)檔案作為一種與經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有直接掛鉤的部門一直沒(méi)有得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，在企業(yè)業(yè)務(wù)繁忙的階段，管理部門甚至可以完全忽略企業(yè)檔案的建設(shè)工作，這對(duì)企業(yè)檔案的縱向傳承性，橫向延伸性都構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。企業(yè)檔案在內(nèi)是公司相關(guān)部門總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以更好地展開未來(lái)工作的重要技術(shù)手段，在外是宣傳企業(yè)文化，增加企業(yè)知名度的有效宣傳資料。企業(yè)檔案的管理控制間接地影響著企業(yè)效益與工作的高效益，需要引起相關(guān)部門的重視。

1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1企業(yè)檔案管理硬件設(shè)備不完善

由于企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不高，投入成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門的投入和檔案管理部門的基本需求，導(dǎo)致檔案管理部門的保管設(shè)備比較落后，甚至部分企業(yè)單位由于檔案管理部門的空間過(guò)于狹小，管理人員不得不將部分時(shí)間比較久的檔案清除出檔案管理房間，很多檔案由于時(shí)間長(zhǎng)出現(xiàn)了發(fā)霉蟲蛀現(xiàn)象而失去了利用價(jià)值，這些現(xiàn)象是對(duì)公司歷史文化的一種極大破壞，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的保存。

1.2企業(yè)檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)有少數(shù)企業(yè)逐步將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案的管理上，然而他們也只是將信息技術(shù)用于搜集檔案信息，統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)的技術(shù)方面，應(yīng)用水平與國(guó)際的現(xiàn)代化企業(yè)存在明顯差距，在信息化應(yīng)用中也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高度的信息共享。企業(yè)檔案沒(méi)有與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益直接掛鉤，很多企業(yè)意識(shí)不到檔案管理的重要性，企業(yè)對(duì)檔案管理的投資微乎其微，目前大多數(shù)企業(yè)采用廉價(jià)勞動(dòng)力進(jìn)行檔案管理，在操作過(guò)程中缺乏相應(yīng)的監(jiān)測(cè)制度，這不可避免地會(huì)造成對(duì)檔案管理中很大的人為誤差，給以后的檔案利用也構(gòu)成了極大的困難。

1.3企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能不強(qiáng)

企業(yè)對(duì)于檔案管理不愿意投入太多的資本，大多使用沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)習(xí)人員和兼職人員作為檔案管理的廉價(jià)勞動(dòng)力，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)的職業(yè)素養(yǎng)也沒(méi)有經(jīng)受足夠的專業(yè)技能培訓(xùn)，這嚴(yán)重降低了企業(yè)檔案的效率與品質(zhì)。與此同時(shí)，由于實(shí)習(xí)人員和兼職人員本身工作調(diào)動(dòng)比較多，存在很大的不穩(wěn)定性，所以會(huì)在一定程度上影響檔案管理的質(zhì)量，延誤企業(yè)檔案管理的進(jìn)度，使檔案與企業(yè)的發(fā)展速度出現(xiàn)不匹配的現(xiàn)象，進(jìn)而影響檔案發(fā)揮其本來(lái)的利用價(jià)值。

1.4企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范的制度

檔案管理的規(guī)范性制度是影響管理的關(guān)鍵因素，制度規(guī)范性的缺乏會(huì)引發(fā)很多問(wèn)題，如果檔案管理人員缺乏一定的工作引導(dǎo)，則會(huì)容易出現(xiàn)積極性不高的工作態(tài)度進(jìn)而降低了工作效率，影響檔案管理的最終效益。一方面，企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理部門的重視，認(rèn)為他們的工作技術(shù)含量低，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益貢獻(xiàn)少，不需要特別的關(guān)注。同時(shí)，企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)下達(dá)解決措施，導(dǎo)致很多歷史遺留問(wèn)題無(wú)法得到解決，使得檔案的可利用性大大降低。另一方面，檔案管理的負(fù)責(zé)人員缺乏規(guī)范性意識(shí)，潛意識(shí)里認(rèn)為檔案沒(méi)有實(shí)用價(jià)值，缺乏對(duì)本職工作的責(zé)任心，有時(shí)甚至?xí)驗(yàn)槿藶槭д`損壞或丟失重要的檔案，對(duì)檔案的管理工作造成了惡劣影響。

1.5企業(yè)檔案管理與企業(yè)效益間存在矛盾

檔案管理與企業(yè)效益間存在成本矛盾，企業(yè)在保證經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)要減少成本的支出，才能保證企業(yè)工作順利開展，檔案管理的成本會(huì)增加企業(yè)的資金投入，影響企業(yè)的費(fèi)效比，所以很多企業(yè)選擇減少檔案管理的財(cái)政支出，這使得企業(yè)常常無(wú)法滿足檔案管理所需的資金支持，導(dǎo)致了檔案管理與企業(yè)效益間的成本矛盾。與此同時(shí)，檔案管理與企業(yè)的工作量上的矛盾，檔案管理工作技術(shù)性要求不高但是內(nèi)容繁瑣，企業(yè)為了節(jié)省開支常常需要一個(gè)崗位的職工同時(shí)協(xié)調(diào)多方面的工作，這就影響了員工的工作熱情，使得他們?nèi)狈ω?zé)任意識(shí)，也無(wú)法保障責(zé)任到人制度的實(shí)施，進(jìn)而影響了檔案管理的問(wèn)題解決，導(dǎo)致了企業(yè)與檔案管理部門間在工作量上的矛盾。

2企業(yè)檔案管理的政策分析

2.1提高企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施

硬件設(shè)施企業(yè)檔案管理的重要物質(zhì)條件保障，如果沒(méi)有與企業(yè)發(fā)展相匹配的硬件保障，那么硬件設(shè)施的質(zhì)量便難以保證。相關(guān)部門必須加強(qiáng)檔案部門硬件設(shè)施的配套與完善，這就要求各企業(yè)將檔案管理的成本預(yù)算納入到企業(yè)的資金預(yù)算中，增加對(duì)檔案管理的資金支出和人力資源支持，積極反饋檔案管理部門提交的資金需求，幫助其建設(shè)高質(zhì)量，高效率的檔案管理工作室，支持他們采購(gòu)達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管設(shè)備，并為之配備專業(yè)的檔案管理人員看管，以提高企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施水平。

2.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

對(duì)于檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)是提高檔案管理技術(shù)的有效措施，通過(guò)公司內(nèi)部與外部培訓(xùn)的結(jié)合，打造出職業(yè)技能水平相對(duì)較高的新型檔案管理專業(yè)人才，相對(duì)于傳統(tǒng)管理模式，管理人員大多是在做計(jì)算機(jī)的初級(jí)工作，提高管理人員的素質(zhì)就是提高檔案管理的效率，優(yōu)化管理的技術(shù)手段和新技術(shù)的應(yīng)用水平，努力提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。各企業(yè)應(yīng)該成立專門的檔案管理部門，避免一個(gè)崗位的工作人員同時(shí)負(fù)責(zé)多種工作的現(xiàn)象，以提升檔案管理的工作效率。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)檔案管理工作人員的薪資水平，這是提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)與積極性的重要保障。

2.3增強(qiáng)企業(yè)的檔案管理意識(shí)

檔案管理意識(shí)的提高應(yīng)該體現(xiàn)于從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)層面滲透到下級(jí)執(zhí)行人員的具體操作上，需要引起注意的是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層面提高對(duì)檔案管理的重視程度，只有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的間接聯(lián)系，才能更好地落實(shí)管理層對(duì)基層員工的培訓(xùn)，提高他們對(duì)于檔案的運(yùn)用能力，進(jìn)而功能導(dǎo)向性地帶動(dòng)檔案管理水平的進(jìn)步。上級(jí)部門應(yīng)該建立規(guī)范化的檔案管理制度和監(jiān)管政策，保證檔案管理操作的規(guī)范性和有效性，實(shí)時(shí)對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)人員進(jìn)行職業(yè)技能考核和技能培訓(xùn)，將單一線性的檔案管理制度向多元化發(fā)展。

2.4加快企業(yè)檔案管理的信息化

檔案管理信息化是指將檔案管理的具體工作與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，以提高其管理效率。它是傳統(tǒng)企業(yè)向新型智能化企業(yè)轉(zhuǎn)型的重要構(gòu)成因素之一，是檔案管理部門順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必要措施，也是加快企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的有效環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理信息化工作的展開應(yīng)該由上級(jí)帶動(dòng)下級(jí)，加大對(duì)信息化設(shè)備的資金和人力投入，提高公司的無(wú)紙化辦公水平，建立系統(tǒng)全面的檔案管理信息系統(tǒng)，健全檔案的數(shù)據(jù)收集、處理和利用信息系統(tǒng)，加快各分管部門間的信息資源共享，為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供技術(shù)保障。

目前我國(guó)很多傳統(tǒng)企業(yè)處于向新型現(xiàn)代化企業(yè)的轉(zhuǎn)型階段，企業(yè)的現(xiàn)代化離不開檔案管理工作水平的提升，在現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，通過(guò)提高企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施、加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、增強(qiáng)企業(yè)的檔案管理意識(shí)并加快檔案管理的信息化水平等方法來(lái)增強(qiáng)我國(guó)企業(yè)檔案管理水平，是保障企業(yè)健康發(fā)展的有效措施。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃紅英.企業(yè)檔案管理淺議[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2017，（04）：32.endprint