俞茜

長期以來，高校財務(wù)的報銷工作令廣大教職工感到麻煩。規(guī)章制度繁瑣、手續(xù)復(fù)雜、報銷過程時間長等問題普遍存在。經(jīng)過多年的探索，我院財務(wù)部門投入大量人力物力完善報賬體系，目前以初見成效。

1.無現(xiàn)金報銷

無現(xiàn)金報銷是指將所報銷的款項直接轉(zhuǎn)入報銷人指定的銀行卡的一種報銷方式。具體操作只需在報銷時，報銷人員在匯總單上填上自己的銀行卡卡號，手續(xù)完成后即可離開，錢會直接到賬。運用無現(xiàn)金報賬的方式能夠減少報銷排隊現(xiàn)象，提高工作效率，降低現(xiàn)金周轉(zhuǎn)風(fēng)險，同時保障全校師生在財務(wù)報銷中對現(xiàn)金的需求量。

2.網(wǎng)上預(yù)約報銷

2015年，我院推出網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)。教職工可通過該系統(tǒng)，實現(xiàn)預(yù)約報銷，提前將報銷信息錄入系統(tǒng)，然后將預(yù)約單和相關(guān)原始憑證交到財務(wù)部即可持回執(zhí)離開，后續(xù)的審核、復(fù)核、銀行轉(zhuǎn)賬等工作都由財務(wù)人員處理，實現(xiàn)無縫對接，省去了報銷人排隊的麻煩。經(jīng)復(fù)核人員復(fù)核無誤后，出納將直接支付報賬金額到報賬人指定的銀行賬戶上。

3.叫號機與信息查詢機

長期以來，由于報銷大廳業(yè)務(wù)繁雜，經(jīng)常出現(xiàn)排隊等候人數(shù)過多，前擁后擠的現(xiàn)象。尤其是臨近年關(guān)期末，有時很多老師排隊在一小時以上甚至更久，等輪到時又因為資料不全導(dǎo)致報銷不成功，極大地影響了報銷效率，也不利于財務(wù)部門的形象。為了解決師生勞累、樹立良好形象，創(chuàng)造人性化的服務(wù)環(huán)境，我院財務(wù)部設(shè)置了叫號機與信息查詢機，真正創(chuàng)造舒適、公平、友好的等候環(huán)境。先辦好業(yè)務(wù)的窗口先叫號，科學(xué)排隊，也徹底解決了有時因為前面的老師報銷單據(jù)過多而導(dǎo)致?lián)矶碌默F(xiàn)象，智能排隊系統(tǒng)的建設(shè)大大提高服務(wù)信息化水平，將窗口服務(wù)提升到一個新的高度。

提供了以上服務(wù)以后，教職工對于報銷流方面的抱怨少了很多，但是在很多其他方面還是偶爾存在誤解。尤其是在以下幾方面：一、報銷政策變動大、時間短，教職工無法有效學(xué)習(xí)最新的報銷政策；二、各部門溝通不順，導(dǎo)致對審核把關(guān)口徑不一致；三、一年中報銷繁忙時間段較集中，期末年末人流量劇增。對于這些問題，提出以下幾點思考：

1.加大各分院的宣傳力度，利用網(wǎng)絡(luò)多元化宣傳

隨著財務(wù)制度的不斷更新完善，財務(wù)制度的學(xué)習(xí)難度不斷加大。分院的師生平時忙于科研教學(xué)，很難抽出專門的時間學(xué)習(xí)報銷業(yè)務(wù)。為了讓師生能夠更及時了解最新的財務(wù)制度，財務(wù)部在官網(wǎng)第一時間發(fā)布制度消息，并陸續(xù)組織核算辦公室成員到各個分院組織專題講座。重點講解報賬知識，如：各類經(jīng)費的報賬原則、如何辨別真假發(fā)票、各種單據(jù)的填寫要求等。當(dāng)教職工了解基本報賬規(guī)則后，能大大減少問詢和返工率，緩解報賬難現(xiàn)象。后期，財務(wù)部門應(yīng)將培訓(xùn)資料上傳至官網(wǎng)以便教職工下載學(xué)習(xí)。

2.不斷提升財務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)，增強高效和諧的服務(wù)意識

報銷手續(xù)較為繁瑣，已讓教職工頗有怨言，若是財務(wù)人員工作態(tài)度不好，則會激化矛盾。因此，首先，財務(wù)人員應(yīng)該具備較強的服務(wù)意識，將自己定位于為師生服務(wù)的人員，當(dāng)報銷人手續(xù)不齊時，應(yīng)耐心將不齊之處告知，解釋清楚，盡量讓師生只跑一次。其次，財務(wù)制度每年都在變化，財務(wù)人員自己應(yīng)當(dāng)樹立學(xué)習(xí)意識，熟悉每條政策，口徑一致地為師生解答疑惑。

3.配足人手，職責(zé)分明

以我院為例，我院師生共一萬多名，可是財務(wù)部門人員才15人，平均一位工作人員要服務(wù)700人。財務(wù)人員偏少直接導(dǎo)致分工不明，服務(wù)無法細(xì)化。并且存在著新近員工邊學(xué)習(xí)邊上崗的現(xiàn)象，導(dǎo)致錯誤率增加。因此，配足人手，職責(zé)分明能夠讓報銷工作更專業(yè)。

4.優(yōu)化財務(wù)報賬流程與步驟，提醒師生不要擠在期末年末報銷

由于學(xué)校的寒暑假機制，高校的報銷工作總是在期末和年末的時候最為繁忙，每月工作量分布不均。因此，財務(wù)人員應(yīng)引導(dǎo)師生及時處理票據(jù)，及時報銷，盡量減少高峰期的工作量。同時，擴大網(wǎng)上預(yù)約報銷的宣傳力度，分散報賬時間。另外，根據(jù)最新的財務(wù)政策，優(yōu)化報賬流程與步驟，簡化不必要的手續(xù)，盡量做到高效有序地為師生服務(wù)。endprint