曹露陽+徐曉佳

摘要：隨著時(shí)代的飛速發(fā)展以及信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位的人事管理工作任務(wù)日漸繁重，為提高工作效率和質(zhì)量，進(jìn)行事業(yè)單位人事管理信息化愈加重要。本文分析了事業(yè)人事管理信息化的必要性，以及當(dāng)前人事管理信息化存在的問題，提出了完善事業(yè)單位人事信息化的對(duì)策，以期為我國(guó)事業(yè)單位現(xiàn)代化改革提出可行建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事管理；信息化

信息化時(shí)代的不斷發(fā)展帶來了巨大人事信息量和更高的人事管理要求，傳統(tǒng)的人事管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)環(huán)境，人事管理信息化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠做到快速高效的處理利用人事資源信息，提高事業(yè)單位的辦事效率，以下是進(jìn)行事業(yè)單位人事管理信息化的必要性說明。

一、事業(yè)單位人事管理信息化的必要性

事業(yè)單位人事管理信息化對(duì)事業(yè)單位自身來說有著重大意義，這不僅是順應(yīng)了信息化時(shí)代的發(fā)展，更是與當(dāng)今的人事制度改革互補(bǔ)，互相促進(jìn)，提高了人事管理工作的工作效率和工作質(zhì)量[1]。

第一、人事管理信息化能滿足人事制度改革的需求。當(dāng)前事業(yè)單位人事管理正在進(jìn)行改革，改變以前的身份管理和行政任用制度的“鐵飯碗”的制度，開始轉(zhuǎn)變?yōu)槠赣弥贫群蛵徫还芾碇贫?。其中的聘用制度需要大量的人事信息來幫助單位辨別聘用人才的質(zhì)量，而崗位管理制度需要將崗位分類并且劃出等級(jí)，進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)和人事管理需要的信息量非常大。且制度改革后必然會(huì)造成大批新的人員的不斷注入以及原有人員的流出，產(chǎn)生大量的人員流動(dòng)和崗位變化，在這種情況下，事業(yè)單位進(jìn)行人事信息管理需要的信息量急劇增多且變化大，老套、單一的管理制度不能滿足改革的需求。為了提高人事管理的效率，增強(qiáng)人事檔案管理的質(zhì)量就必須對(duì)人事管理實(shí)施信息化，采用現(xiàn)代化技術(shù)收集、整理、分類人事信息以推進(jìn)現(xiàn)代人事制度改革。

第二、人事管理信息化是順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)今的社會(huì)是數(shù)據(jù)與信息構(gòu)成的新的信息化時(shí)代，事業(yè)單位作為國(guó)家人才主要集中地更應(yīng)該緊隨時(shí)代的發(fā)展，促進(jìn)知識(shí)資源的共享。傳統(tǒng)事業(yè)單位對(duì)人事管理不夠重視，沒有專業(yè)化工作人員進(jìn)行該項(xiàng)工作，原有的手工信息整合方式和手工檢索方式效率低下、出錯(cuò)率高且共享程度低，已經(jīng)不適應(yīng)信息量大的大數(shù)據(jù)時(shí)代。信息化在現(xiàn)代各個(gè)企業(yè)已經(jīng)成為資源處理基礎(chǔ)手段，人事信息眾多的事業(yè)單位也應(yīng)緊隨時(shí)代的變革對(duì)人事資源處理方式做出及時(shí)調(diào)整，以增強(qiáng)事業(yè)單位人事之間的交流提高人事工作效率和質(zhì)量。

第三、人事管理信息化能提高人事管理的工作效率。人事管理包括人員的聘用、職工的選拔、崗位分類、建立職工工作檔案、人員的考核和職工信息統(tǒng)計(jì)等，工作量大、繁瑣。按原來手工操作的方式不僅占用了大量的時(shí)間，造成了人力資源的浪費(fèi)，且信息的正確率也會(huì)受到影響。對(duì)人事管理進(jìn)行信息化能夠?qū)⒎爆嵉男畔⒄掀饋?，領(lǐng)導(dǎo)采用信息也比較方便快捷，事業(yè)單位可以使用專業(yè)數(shù)據(jù)處理軟件和數(shù)據(jù)評(píng)估軟件進(jìn)行人事績(jī)效評(píng)估和人事調(diào)動(dòng)考察，這樣一來不僅省掉了大量的工作時(shí)間，幫助人力資源部門改進(jìn)自身工作流程，更是保證了信息的質(zhì)量，提高了工作效率。

二、當(dāng)前人事管理存在的問題

很多現(xiàn)代大型企業(yè)的人事管理工作都已經(jīng)完成了信息化管理，事業(yè)單位由于其特有的非營(yíng)利組織的性質(zhì)影響了內(nèi)部工作效率，人事管理工作與盈利企業(yè)相比還處于落后階段，在員工專業(yè)素養(yǎng)、人事管理制度等方面暴露出了很多問題。

第一、人事管理工作人員的專業(yè)能力有限。事業(yè)單位的崗位種類和數(shù)量眾多且人事管理工作繁瑣、系統(tǒng)性強(qiáng)，這就需要工作人員有著過硬的計(jì)算機(jī)操作能力和熟練檔案整理技能，但是實(shí)際事業(yè)單位的工作人員有限的專業(yè)素養(yǎng)直接影響了信息化過程的可操作性，這可以歸結(jié)為人才聘用、崗位設(shè)置和激勵(lì)機(jī)制三個(gè)方面的原因。

一是人才引進(jìn)、招聘機(jī)制的不合理，在招聘過程中對(duì)人事管理的專業(yè)要求不夠高，專業(yè)層次在招聘時(shí)沒有劃分好；且事業(yè)單位招聘的編制前提減小了人才選擇區(qū)間，很多符合需求的人才由于編制的硬性要求無法引進(jìn)；甚至很多單位存在“暗箱操作”，有關(guān)系沒有專業(yè)能力的人混進(jìn)單位，而那些專業(yè)素養(yǎng)良好但是沒有關(guān)系的人才卻被卡出去，這不僅影響了社會(huì)公平公正原則，更是降低了人事管理人員的質(zhì)量和管理工作的工作效率；且大多進(jìn)行人事管理的職員未進(jìn)行充分的崗前培訓(xùn)，不清楚檔案歸檔、信息統(tǒng)計(jì)等步驟具體操作流程，上崗后還需要一段時(shí)間自行摸索，有些職工的計(jì)算機(jī)硬件操作水平不到位，即使單位配備了完善的計(jì)算機(jī)設(shè)備也無從下手，無法適應(yīng)原本就繁瑣復(fù)雜的工作；二是崗位設(shè)置的不合理，很多事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事管理工作沒有給予足夠的重視，設(shè)置的人事管理崗位數(shù)量過少；沒有配置專業(yè)工作人員，甚至一些人事管理工作人員身兼導(dǎo)致數(shù)職，處理人事管理工作的工作時(shí)間有限，人事信息的收集、歸檔過程不完整，檔案整理不完善，檢索起來非常麻煩，影響了單位的工作進(jìn)度，并且一但發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤找不到負(fù)責(zé)人，不用對(duì)錯(cuò)誤承擔(dān)責(zé)任使工作人員對(duì)管理工作更不上心；三是激勵(lì)機(jī)制不完善，事業(yè)單位人事資源管理缺少競(jìng)爭(zhēng)且淘汰機(jī)制不完善，多數(shù)工作人員安于現(xiàn)狀，在操作、整理能力有限的情況下缺少自主學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)的動(dòng)力，工作能力停滯不前，即使事業(yè)單位改革正在大力推行仍然有很多單位的升職、獎(jiǎng)金按資歷排列，與業(yè)績(jī)無關(guān)。這些問題都可以歸結(jié)為人事管理人員的專業(yè)能力問題。

第二、人事管理信息化制度不完善。當(dāng)前的人事管理工作對(duì)信息資料的統(tǒng)計(jì)程度、信息規(guī)整參考標(biāo)準(zhǔn)、信息整理統(tǒng)計(jì)方式以及信息資料的安全性等方面都缺少全面具體的制度規(guī)定，制度的缺失造成了人員信息資料簡(jiǎn)單、信息整理標(biāo)準(zhǔn)不一、資料統(tǒng)計(jì)方式落后、系統(tǒng)安全性低等一系列問題層出不窮，嚴(yán)重影響了信息數(shù)據(jù)的參考價(jià)值和檢索利用率。下面將對(duì)這些問題展開具體分析：

一是信息資料統(tǒng)計(jì)不夠完善，對(duì)在編事業(yè)單位員工的人事信息統(tǒng)計(jì)僅限于家庭住址、畢業(yè)院校、聯(lián)系方式等個(gè)人簡(jiǎn)單資料層面，對(duì)個(gè)人簡(jiǎn)單家庭情況和在校經(jīng)歷等深度信息的統(tǒng)計(jì)不完善，影響了信息的可參考性和對(duì)職員的了解程度；二是信息參考標(biāo)準(zhǔn)不一，各個(gè)部門的信息歸類方式、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容口徑不一，各個(gè)部門檢索的關(guān)鍵詞不一檢索起來十分復(fù)雜，并且在參考過程中需要了解各個(gè)部門的信息統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，影響信息查閱的速度和參考性。因此上級(jí)部門與下級(jí)部門之間無法及時(shí)共享的人事信息，降低工作效率；三是數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)方式落后，信息的收集、輸入和整理過于依靠人工，且近來我國(guó)事業(yè)單位改革不斷深化推進(jìn)，改變了以往的崗位任用的“鐵飯碗”制度，改革為崗位和個(gè)人雙方自愿簽訂合同的崗位聘用制，比如很多學(xué)校單位開始實(shí)行“三年一聘”的制度對(duì)教師的教學(xué)效果和科研情況做出下限規(guī)定并定期對(duì)教師進(jìn)行考核。因此改革后的人員聘任、解聘、調(diào)離、升職等情況會(huì)更加頻繁，需要?dú)w檔的隸屬關(guān)系、個(gè)人基本資料等人事信息信息量增大，手工進(jìn)行這部分工作不僅大大延長(zhǎng)了工作時(shí)間，導(dǎo)致信息的更新補(bǔ)充不及時(shí)，而且增加了出錯(cuò)率；四是安全性不夠，很多事業(yè)單位的人事信息系統(tǒng)沒有安裝防火墻，無法預(yù)防黑客、病毒等對(duì)系統(tǒng)的侵犯盜取工作人員個(gè)人信息資料。

第三、人事管理信息共享程度低。由于事業(yè)單位人事信息量大且工作人員強(qiáng)烈的保密意識(shí)，各個(gè)單位的人事資源都是自產(chǎn)自用，很少做到部門之間共享。由于事業(yè)單位人事管理改革的不斷推進(jìn)，崗位招聘制度被越來越多的單位采用，隨之而來的就是職務(wù)更加頻繁的更新和調(diào)動(dòng)，如果部門之間能夠共享人事資源就能從新職工原來的部門調(diào)出詳細(xì)的資料進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)析，并且省去了重新整理、歸納人事信息的大量時(shí)間。但是現(xiàn)今依然存在很多問題阻礙了信息資源的共享。

一是操作人員的操作水平有限，不能將信息及時(shí)的共享到全國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心，甚至有些操作人員認(rèn)為資料保存至本單位的系統(tǒng)即可無需上傳至管理中心平臺(tái)，信息共享的不到位嚴(yán)重阻礙了代碼管理中心對(duì)事業(yè)單位代碼的修訂和監(jiān)督；二是事業(yè)單位內(nèi)部人員自身對(duì)人事信息的利用率低，人事信息中包含的工資情況、個(gè)人簡(jiǎn)單履歷、職稱變動(dòng)等簡(jiǎn)單的個(gè)人資料沒有參考價(jià)值導(dǎo)致信息利用率低；三是人員高度的保密意識(shí)，在信息的收集、整理過程中對(duì)人事信息的開發(fā)不全面，導(dǎo)致信息參考者無法根據(jù)資料做出準(zhǔn)確的判斷，并且很多職工認(rèn)為進(jìn)行信息共享就是對(duì)機(jī)密的泄露，再加上單位對(duì)信息使用者的身份驗(yàn)證不夠，這些都成為信息的共享的阻礙。

三、事業(yè)單位人事管理信息化完善措施

通過對(duì)以上事業(yè)單位人事管理出現(xiàn)的問題分析，可以將歸結(jié)為人力、制度、網(wǎng)絡(luò)共享這三個(gè)方面，下面就這三個(gè)方面為切入點(diǎn)對(duì)信息化管理展開進(jìn)一步探討。

第一、加強(qiáng)人事管理工作人員素質(zhì)建設(shè)。事業(yè)單位人事管理是一項(xiàng)涉及單位所有人員個(gè)人信息收集、整理、歸檔的重要工作，對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平、檔案整理工作技能等個(gè)人素質(zhì)要求較高。下面將以現(xiàn)今工作人員的專業(yè)能力出現(xiàn)的問題及原因?yàn)榍腥朦c(diǎn)，提出一系列有針對(duì)性具體可實(shí)施的改善措施。

一是改善招聘機(jī)制，在招聘事業(yè)單位人事管理工作人員時(shí)提高個(gè)人要求，首先考慮有辦公室檔案規(guī)整經(jīng)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)操作能力過關(guān)、保密意識(shí)高等專業(yè)能力和個(gè)人素質(zhì)良好的應(yīng)聘者，把控好新的一批工作人員的質(zhì)量，為單位注入更加專業(yè)的人才帶動(dòng)單位人事管理的隊(duì)伍建設(shè)；并且對(duì)原有的專業(yè)能力有限的人員進(jìn)行培訓(xùn)，除了新舊工作人員在工作日常中相互學(xué)習(xí)之外可以聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不僅對(duì)實(shí)際工作能力和專業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，更要對(duì)工作人員的保密意識(shí)、愛崗敬業(yè)精神等思想素質(zhì)方面具體展開培訓(xùn)，使工作人員掌握了專業(yè)科學(xué)的工作技能的同時(shí)提升自己的思想覺悟。二是加強(qiáng)崗位設(shè)置，首先要求上層領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)人事管理工作的重視，了解到這項(xiàng)工作是任務(wù)量大且復(fù)雜的，為人事管理崗位工作配備專業(yè)獨(dú)立的工作人員，信息規(guī)整出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)也能落實(shí)到人，有效地防止崗位兼職帶來的分工不明確、責(zé)任模糊等問題，提高檔案信息的處理效率。三是完善激勵(lì)機(jī)制，為保證對(duì)工作人員平時(shí)具體的表現(xiàn)進(jìn)行充分真實(shí)的了解，可以改變?cè)械哪甓仍u(píng)比的方式改革為以月為單位對(duì)職員的工作效率、工作質(zhì)量、學(xué)習(xí)情況和專業(yè)技能進(jìn)行評(píng)比考察，這種縮短評(píng)比周期的方式可以有效的激勵(lì)職員隨時(shí)保持工作主動(dòng)性和學(xué)習(xí)積極性；為防止一些工作表現(xiàn)不好的員工自甘墮落、不思進(jìn)取，不僅對(duì)工作表現(xiàn)突出的員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，更要對(duì)工作業(yè)績(jī)落后的員工實(shí)施懲罰監(jiān)督機(jī)制，以期在單位內(nèi)部形成全員競(jìng)爭(zhēng)的好風(fēng)氣，提高工作業(yè)績(jī)。

第二、全面深化人事管理制度信息化改進(jìn)。良好的制度是保證一個(gè)單位工作步入正軌、良性循環(huán)的前提，為改善已經(jīng)出現(xiàn)的工作漏洞保證事業(yè)單位人事管理的工作平穩(wěn)進(jìn)行，就必須對(duì)人事管理信息化制度展開進(jìn)一步補(bǔ)充完善，更好更快地處理人事管理工作。

一是對(duì)信息資料統(tǒng)計(jì)程度做出具體規(guī)定，除了簡(jiǎn)單的個(gè)人履歷外更要對(duì)職工的具體工作情況、獲得的工作獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰等方面深入統(tǒng)計(jì)，對(duì)每個(gè)員工的實(shí)際情況進(jìn)行具體量化，使信息能夠體現(xiàn)出每個(gè)職工的長(zhǎng)處和短板以作為職工調(diào)配、調(diào)整的依據(jù)，利于領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)正確決策；二是建立統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，只有在統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)之下才能對(duì)職工的信息進(jìn)行更好的歸檔和整理，可以將信息參考標(biāo)準(zhǔn)整齊劃一并統(tǒng)一各個(gè)部門的信息整理方式以簡(jiǎn)化信息檢索步驟；三是革新數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方式，加快數(shù)字化人事檔案管理，首先要?jiǎng)?chuàng)新信息管理方式即實(shí)行內(nèi)容形式多樣化，再就是將信息檔案創(chuàng)新性地電子一體化以改變之前手工操作的單一模式，不僅能加快人事管理工作更能做到人事信息的及時(shí)更新；四是為內(nèi)部信息建立強(qiáng)大的防火墻，若內(nèi)部工作人員的技術(shù)有限可以請(qǐng)專門的計(jì)算機(jī)操作員為信息庫設(shè)立安全系統(tǒng)，并定期進(jìn)行檢查和修復(fù)防止信息的丟失和黑客侵入竊取，除此之外還要備份紙質(zhì)檔案并保存好以備不時(shí)之需。

第三、保證信息質(zhì)量和公開性，促進(jìn)資源共享。信息的共享性是其作為社會(huì)資源的性質(zhì)之一，事業(yè)單位將人事信息適當(dāng)?shù)墓_共享能夠提高信息資源的有效利用。但是一直以來事業(yè)單位的人事信息都是內(nèi)部保存并不進(jìn)行共享的，防止信息泄露和資料的損壞、丟失。但是在一定的規(guī)章制度下適度的對(duì)信息進(jìn)行公開有利于事業(yè)單位工作的開展。

一是與全國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心合作建立數(shù)據(jù)庫，將大量的人事信息整合后及時(shí)上傳到數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將數(shù)據(jù)對(duì)外開放并提供給外界進(jìn)行監(jiān)督和建議，這個(gè)過程要說服工作人員過度的保密意識(shí)，以一定的規(guī)章制度為前提并符合相關(guān)部門建立數(shù)據(jù)庫的規(guī)定以保障人事信息的真實(shí)性和當(dāng)事人的安全，例如可以設(shè)定專門賬號(hào)對(duì)信息使用者進(jìn)行充分的身份證明并設(shè)置嚴(yán)格的查看權(quán)限，保證信息的有效利用，即使出現(xiàn)信息的泄露也能保證排查落實(shí)到人；二是在單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)，單位內(nèi)部建立管理平臺(tái)將事業(yè)單位的各個(gè)部門整合起來，及時(shí)將調(diào)動(dòng)信息、激勵(lì)批評(píng)信息等各個(gè)部門的最新動(dòng)態(tài)集中發(fā)布到單位內(nèi)部的局域網(wǎng)中，分享至每位工作人員手中，使工作人員及時(shí)的了解單位最新政策、消息；三是加強(qiáng)人事信息的整合，在新的改革制度下事業(yè)單位的人事資源千頭萬緒，共享起來工程巨大十分繁瑣，在共享信息階段浪費(fèi)巨大反而違背了資源共享的初衷，為此可以對(duì)資料進(jìn)行分類配置并將檔案歸類整理就能簡(jiǎn)化檢索環(huán)節(jié)，只需對(duì)類別進(jìn)行檢索就能獲取大量信息；四是增強(qiáng)信息的可共享性即提高信息可利用價(jià)值，這要求在信息的錄入時(shí)對(duì)每個(gè)職員的工作績(jī)效、優(yōu)劣之處等細(xì)節(jié)方面進(jìn)行充分的考察了解，雖然操作起來比較繁重，但是只要在一開始時(shí)做到詳細(xì)具體的統(tǒng)計(jì)，基本上就可以一勞永逸，只需平時(shí)對(duì)變動(dòng)的信息加以修改即可。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事管理信息化需要更專業(yè)的人才、更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫缺Ｕ虾透娱_放的資源共享，雖然我國(guó)目前的人事管理信息化已經(jīng)取得一定成績(jī)，但是在這三個(gè)方面還需要不斷改進(jìn)和完善，不斷推進(jìn)人才專業(yè)化素質(zhì)培養(yǎng)、完善人事管理制度、深化資源開放共享，將我國(guó)事業(yè)單位人事管理信息化工程推向新局面。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊鶴.事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)的思考[J].才智，2015（30）：323.