李勝男

摘 要：我國的檔案事業(yè)在不斷的發(fā)展，在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中，必須要重視檔案的信息化建設(shè)，將先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案事業(yè)的發(fā)展相結(jié)合，提高檔案的利用效率。檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要重視建設(shè)過程中需要注意的事項(xiàng)，明確檔案信息化建設(shè)的重要性，這樣才能夠?qū)n案的信息化建設(shè)工作做好。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；程序；注意事項(xiàng)

檔案信息化這一概念在很早就已經(jīng)被國家檔案局提出，這是檔案事業(yè)發(fā)展的一大變革，是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物。檔案信息化可以使檔案信息更加廣泛的被人們所使用，發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。但是在檔案信息化的過程中，相關(guān)的人員必須要明確，檔案信息化的內(nèi)涵以及檔案信息化建設(shè)的程序，在此基礎(chǔ)上才能夠?qū)n案信息化建設(shè)工作做好。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 信息化是大勢(shì)所趨

我國的社會(huì)在不斷的發(fā)展，尤其是在信息化不斷發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)主要標(biāo)志，因此在信息化建設(shè)的過程中，必須要重視各個(gè)行業(yè)的信息化建設(shè)，檔案事業(yè)是如此，在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)也應(yīng)該向著現(xiàn)代化與信息化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)移，使檔案管理和檔案的應(yīng)用都向著信息化的步伐邁進(jìn)，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在國家檔案館建設(shè)的過程中，信息化建設(shè)已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要內(nèi)容，在社會(huì)發(fā)展的過程中，必須要明確檔案工作的重要性，使得相關(guān)的工作能夠與時(shí)代發(fā)展相結(jié)合，要對(duì)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和目標(biāo)進(jìn)行保密，這樣才能夠?qū)⑿畔⒒ㄔO(shè)的基礎(chǔ)工作做好，向著檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)邁進(jìn)。檔案信息化建設(shè)要重視對(duì)電子檔案和電子文件的歸檔，保證整個(gè)運(yùn)行過程的規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上建立檔案管數(shù)據(jù)庫，這一數(shù)據(jù)庫需要起到示范性作用，尤其是在一些中心城市，可以建立示范性的檔案館，與數(shù)字化相結(jié)合，這樣數(shù)字檔案館就能夠?qū)n案信息進(jìn)行公開，在公眾網(wǎng)上就能夠查詢到相關(guān)的內(nèi)容，使檔案信息化向著標(biāo)準(zhǔn)體系邁進(jìn)。

1.2 能夠拓寬檔案服務(wù)的范圍

檔案管理必須要重視信息化，可以將檔案的管理與信息化相融合，也就是說檔案管理的實(shí)質(zhì)就是對(duì)信息資源進(jìn)行管理，社會(huì)的信息資源要想被充分的利用，就必須要將資源的價(jià)值進(jìn)行有效的開發(fā)，只有將這些資源進(jìn)行開發(fā)，才能夠真正的實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)效益，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行有效地開發(fā)。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理手段來說，檔案信息化管理可以拓寬檔案工作服務(wù)的范圍，對(duì)于存儲(chǔ)的各種信息進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)部的聯(lián)網(wǎng)處理，這樣系統(tǒng)的內(nèi)部科室都能夠?qū)@些資源進(jìn)行利用，可以減少檔案利用工作存在的諸多局限，使得檔案在管理、信息采集和服務(wù)職能上進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，保證信息在資源配置的過程中向著合理化方向轉(zhuǎn)變。

2 檔案信息化的內(nèi)涵和任務(wù)

2.1 內(nèi)涵

檔案信息化主要就是指國家檔案的行政管理部門在對(duì)整個(gè)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行組織和統(tǒng)一規(guī)劃的過程中，使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來對(duì)全國的檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的利用、管理和處置的一種服務(wù)。

2.2 信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)的過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括存儲(chǔ)器、服務(wù)器、路由器、交換機(jī)以及信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和操作系統(tǒng)等相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息化起到?jīng)Q定性的作用，但是信息化的過程中，必須要充分的保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的暢通性，使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣才能夠充分的發(fā)揮檔案信息化的作用，保證資源利用過程的整體效益。

2.2.2 檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)主要包括兩個(gè)方面，一個(gè)方面就是要對(duì)各種形式的電子文件進(jìn)行相應(yīng)的處理，并且對(duì)相關(guān)的電子信息進(jìn)行采集，在此基礎(chǔ)上建立數(shù)據(jù)庫；另外一個(gè)方面就是對(duì)檔案館現(xiàn)有的一些館藏進(jìn)行數(shù)字化，例如錄音檔案、紙質(zhì)檔案。

2.2.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)在檔案信息化建設(shè)的過程中，主要就是為了充分的保障檔案信息資源利用的高效性，為其提供技術(shù)手段，作為檔案管理部門必須要及時(shí)對(duì)相關(guān)的軟件進(jìn)行更新，與一些科研院校進(jìn)行合作，這樣就能夠充分的將這些信息錄入到先關(guān)的數(shù)據(jù)庫中，使用先進(jìn)的管理軟件對(duì)于信息技術(shù)的開發(fā)也是極為有利的。

3 檔案信息化建設(shè)的主要程序

3.1 建立檔案數(shù)據(jù)庫

第一步，檔案目錄數(shù)據(jù)庫（案卷目錄級(jí)/卷內(nèi)文件級(jí)）的建設(shè)；二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

3.2 建立檔案館局域網(wǎng)

逐步啟動(dòng)文件級(jí)目錄機(jī)讀檢索系統(tǒng)和原文件信息管理系統(tǒng)。

3.3 建立檔案局（館）信息網(wǎng)站

在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查詢服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)電子文件的收集和積累

實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，將電子文件拷貝兩套，異地異質(zhì)保存。

3.5 加大檔案管理軟件推廣力度

由于產(chǎn)生各種電子文件的軟硬件平臺(tái)的不同，給電子文件集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成了困難。因此，要印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段、名稱、類型、長度等作出規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

4 檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意事項(xiàng)

4.1 要以實(shí)用為第一原則

信息技術(shù)并非越先進(jìn)越好，符合實(shí)際需要才是最重要的。不必追求硬件設(shè)備的配置高檔次，軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)面面俱到。如果這樣，可能付出高昂的代價(jià)。如果盲目跟進(jìn)追求最前衛(wèi)、最先進(jìn)的設(shè)施，可能導(dǎo)致原有設(shè)備尚未充分發(fā)揮作用就被新設(shè)備所淘汰的局面，從而造成較大經(jīng)濟(jì)損失。因此在軟件設(shè)計(jì)方面，我們也不宜追求面面俱到、一步到位、盡善盡美。一方面，我們的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和工作流程并非那么完善，另一方面，信息技術(shù)有它的特殊要求，不可能原封不動(dòng)地照搬傳統(tǒng)工作方式。因此，軟件設(shè)計(jì)，應(yīng)該抓主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，盡快投入使用，在使用中不斷完善。

4.2 要以內(nèi)容為核心

檔案信息化建設(shè)實(shí)際上分為兩大部分：信息技術(shù)和信息內(nèi)容。信息技術(shù)又可以分為四個(gè)部分：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)和安全系統(tǒng)。信息內(nèi)容則分為信息規(guī)模（信息量）和信息服務(wù)產(chǎn)品兩部分。信息化的關(guān)鍵不在于信息技術(shù)，而在于信息內(nèi)容，內(nèi)容決定一切。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)市場(chǎng)目前比較成熟。信息內(nèi)容則不然，市場(chǎng)解決不了，只能靠自己解決。信息化建設(shè)每個(gè)階段都有其重點(diǎn)工作，例如初始階段就必須有一些軟硬件投入，工作才能開展起來。但從全過程來看，伴隨始終的主要是信息內(nèi)容。所以信息化建設(shè)應(yīng)以信息內(nèi)容為核心，把主要精力用于開發(fā)信息資源上，盡快使其形成規(guī)模。

5 結(jié)論

檔案信息化主要是從檔案管理模式上進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，將檔案實(shí)體保管方式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的數(shù)字化管理方式，這樣就能夠提高社會(huì)資源的利用效率，促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

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