趙忠國

摘 要：學(xué)生的檔案管理人員需要承擔(dān)的檔案管理工作的壓力比較大，除了需要對在學(xué)校任職的教師的檔案進(jìn)行管理，同時還要對數(shù)量龐大的學(xué)生檔案進(jìn)行管理，學(xué)生檔案不僅數(shù)量比較大，同時其構(gòu)成體系比較復(fù)雜，還會出現(xiàn)較多的變動情況，無論是學(xué)生檔案管理工作哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都給學(xué)校檔案管理人員帶去了極大的工作壓力，而學(xué)生檔案又屬于一種重要的身份憑證，檔案管理需要對其進(jìn)行妥善的管理，在進(jìn)行管理時，還需要參考與學(xué)生檔案管理工作相關(guān)的規(guī)范，本文根據(jù)對相關(guān)檔案管理規(guī)范的了解，在以人為本視域之下對管理學(xué)生檔案的工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：以人為本；學(xué)生檔案；管理工作

學(xué)生的檔案一旦出現(xiàn)了被損害的情況，會對學(xué)生就業(yè)等重要事件產(chǎn)生影響，因此學(xué)校的檔案管理人員必須要借助較為科學(xué)的方法對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，給學(xué)校的學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)的來自于檔案管理方面的服務(wù)，更新管理檔案這項普通工作的觀念，嚴(yán)格遵照國家制定的關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)規(guī)范，來革新檔案管理這項工作，將以人為本這種比較先進(jìn)的管理理念融合到管理學(xué)生檔案的過程中，借助管理其檔案給學(xué)生帶來更好的管理服務(wù)，本文在以人為本的管理條件之下，對當(dāng)前學(xué)校管理學(xué)生檔案的方法進(jìn)行分析。

1 以人為本的管理理念的主要內(nèi)涵

在對以人為本這種視域下的檔案管理工作的具體應(yīng)用方法進(jìn)行分析之前，首先需要明確這個管理方面的理念的幾點(diǎn)基本科學(xué)內(nèi)涵，首先需要將學(xué)生的主體性在檔案管理工作中展現(xiàn)出來，不僅僅在教學(xué)活動中需要保留學(xué)生的主體性，在學(xué)校開展的其他活動之中仍舊需要保證學(xué)生處于主體這個地位，檔案管理工作也不例外，以人為本中的人就是指檔案管理對象主體--學(xué)生，因此檔案管理工作必須要圍繞學(xué)生的需求進(jìn)行開展，將原有的檔案涵蓋范圍進(jìn)行擴(kuò)展，增加檔案呈現(xiàn)的形式，不僅僅需要以文字的方式保存，還可以在現(xiàn)代技術(shù)的支持下，將文件以不同的形式保存下來，將原有的歸檔范圍進(jìn)行擴(kuò)充，將學(xué)生類這一范疇也加入其中。

提升檔案管理工作的人文關(guān)懷也是其中內(nèi)涵之一，在這一點(diǎn)內(nèi)涵的要求之下，將服務(wù)的范圍從學(xué)生延伸到社會，擴(kuò)展原有服務(wù)的范圍，將人文關(guān)懷的精神發(fā)揚(yáng)到學(xué)生檔案管理工作中，將部分可公開的學(xué)生檔案向全社會公開，通過檔案這一管理要素來提升學(xué)生的就業(yè)效率。

凸顯以人為本的資源建設(shè)理念。新法將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，將高校學(xué)歷教育中“學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等”單獨(dú)設(shè)“學(xué)生類”，并納入學(xué)校檔案十一大類實(shí)體管理體系之中，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。

2 優(yōu)化管理方法

在對以人為本條件下的管理工作內(nèi)涵有了了解之后，就可以對管理檔案的方法進(jìn)行分析，學(xué)生檔案管理工作方面的變化主要有以下三個方面：

2.1 開展分類化的管理

在對檔案進(jìn)行管理的時候，可以根據(jù)檔案信息的類型將其按照不同的類別進(jìn)行管理，尤其是對于入學(xué)時間比較短的學(xué)生來說，初期專業(yè)界限比較模糊，因此可以對這部分與學(xué)業(yè)成績相關(guān)的檔案信息進(jìn)行開展統(tǒng)一管理，隨著學(xué)生年級變化嗎，檔案管理工作的內(nèi)容也在發(fā)生變化，其具體的分類也在發(fā)生變化，動態(tài)的檔案管理方式是比較適合現(xiàn)代的變化比較多的學(xué)生的。同時檔案也可以為學(xué)生的未開發(fā)展提供參考。

2.2 落實(shí)規(guī)范化管理

要科學(xué)和規(guī)范地管理好學(xué)生檔案，就要根據(jù)學(xué)生檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學(xué)的制度對檔案進(jìn)行管理，而科學(xué)的管理制度正是以標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化為基礎(chǔ)的。為了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的需要，在檔案形成過程中，除了深入實(shí)際地了解檔案管理的需要之外，為了方便師生對檔案的查閱，還要編制出多種檢索工具，以適應(yīng)多途徑查詢，即根據(jù)學(xué)生檔案的實(shí)際情況和使用者的特點(diǎn)，根據(jù)查詢者身份和查閱內(nèi)容的不同，改變檢索工具單一的狀況，建立和完善多種檢索工具和檢索渠道，以利于廣大師生從不同層次和角度查閱檔案資料。為了更好地利用好檔案，不僅要在學(xué)生檔案內(nèi)容的收集、整理、分類、檔案保存和管理上下功夫，還要從人為因素著手，注意做到分工明確，實(shí)行嚴(yán)格的專人負(fù)責(zé)制度。

2.3 開展電子化管理

使用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，不僅可以容納大量的信息，而且提高了各類使用者查找學(xué)生檔案的效率，還可以避免檔案管理工作中一些由人為因素造成的工作失誤[4]。更重要的是，可以利用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)對大量的學(xué)生檔案指標(biāo)和數(shù)據(jù)進(jìn)行研究，做出統(tǒng)計分析，開展高層次的信息服務(wù)。社會對畢業(yè)生信息的了解，不僅要求準(zhǔn)確，而且要求快速，現(xiàn)今人才交流中心開通了計算機(jī)信息服務(wù)系統(tǒng)，能夠直接服務(wù)于畢業(yè)生人才的開發(fā)和利用工作，對檔案利用工作的改革和發(fā)展起到了促進(jìn)作用。實(shí)現(xiàn)院校學(xué)生檔案管理工作的計算機(jī)化，就可以實(shí)現(xiàn)大學(xué)與社會及其人才庫的有效和科學(xué)的對接，從而有利于學(xué)生人才的發(fā)展、評估和利用。

3 全新檔案體系建設(shè)思路

當(dāng)前就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻，在高校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行雙向選擇的市場用人機(jī)制背景下，高校學(xué)生檔案作為大學(xué)生就業(yè)過程中一份必不可少的重要憑證，是高校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是大學(xué)生就業(yè)和用人單位選用大學(xué)生的重要材料和依據(jù)。堅持以人為本的工作理念，認(rèn)真做好大學(xué)生的檔案管理工作，充分挖掘?qū)W生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務(wù)于大學(xué)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，使學(xué)生檔案管理適應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)需要，從而進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和使用效益，是一項十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的工作。

結(jié)束語

本文根據(jù)對管理學(xué)生檔案的相關(guān)規(guī)定，首先對以人為本這種檔案管理工作的核心的科學(xué)內(nèi)涵進(jìn)行了分析，又對在這樣管理核心的影響下，如何正確開展學(xué)生檔案管理工作的方法進(jìn)行了分析，只有將這項學(xué)校的基礎(chǔ)工作做好，才能保證學(xué)生能夠在有工作需要的時候，順利地參與競爭，實(shí)現(xiàn)就業(yè)，堅持這種以人為本的管理核心，需要對原有的管理內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)超過你，將檔案管理工作朝著更加符合學(xué)生需要的方向進(jìn)行發(fā)展，同時將以人為本與素質(zhì)教育契合在一起，減少不必要的內(nèi)容，添加學(xué)生真正需要的檔案內(nèi)容，對當(dāng)前應(yīng)用的管理方法進(jìn)行革新，使管理學(xué)生檔案的科學(xué)度有所提升。

參考文獻(xiàn)

[1]李麗華，劉軼.以人為本 按照科學(xué)發(fā)展觀要求規(guī)范和充實(shí)高校學(xué)生的檔案管理[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2012（02）.

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[3]李洪蘭.高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及其對策[J].青海民族大學(xué)學(xué)報（教育科學(xué)版），2010（02）.

[4]王春莉.以人為本重視學(xué)生檔案——高校檔案工作實(shí)現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”、建立“兩個體系”的思考[J].檔案，2010（01）.