黃德智

摘要：在新形勢(shì)下的中國(guó)，科技的進(jìn)步，信息化的高速發(fā)展逐漸影響著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化等各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，而作為國(guó)家檔案事業(yè)中重要組成部分的計(jì)劃生育檔案管理工作也在信息化大潮中不斷進(jìn)步和發(fā)展。利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段為檔案管理工作提供技術(shù)支持，增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性。其中計(jì)劃生育檔案管理在時(shí)代和社會(huì)進(jìn)步的推動(dòng)中在實(shí)際工作中更要發(fā)揮創(chuàng)新精神，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，只有這樣才能緊跟我國(guó)的計(jì)劃生育工作發(fā)展需要。本文主要是對(duì)新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出可行的解決辦法。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育；檔案管理；問(wèn)題及對(duì)策

一、計(jì)劃生育檔案管理的重要性

計(jì)劃生育檔案管理是一項(xiàng)對(duì)文件資料的管理，這些資料又給我國(guó)開展計(jì)劃生育工作，做好控制人口工作提供了參考價(jià)值，有利于我國(guó)有依據(jù)的保持好現(xiàn)今的低生育率水平。因此，計(jì)劃生育檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作有為我國(guó)順利開展計(jì)劃生育基本國(guó)策提供了重要信息數(shù)據(jù)的重要性，積極開展檔案管理服務(wù)，進(jìn)一步提升計(jì)劃生育檔案管理工作的創(chuàng)新性，不斷提升計(jì)生檔案管理水平。數(shù)字化建設(shè)對(duì)計(jì)生檔案的管理水平產(chǎn)生重要的影響，數(shù)字化水平越高計(jì)生檔案的利用率也就越高，將達(dá)到計(jì)生檔案信息資源的有效共享，為我國(guó)計(jì)劃生育工作提供信息支持。

二、計(jì)劃生育檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和完善的檔案管理制度

目前我國(guó)在計(jì)劃生育檔案管理方面的法律缺失，導(dǎo)致計(jì)劃生育檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有統(tǒng)一的參考條款，因此我國(guó)很多計(jì)劃生育檔案管理機(jī)構(gòu)工作都是在沒(méi)有規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則下自行發(fā)展的，這對(duì)檔案管理工作是不利的。還有計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)的管理制度同樣存在問(wèn)題，權(quán)責(zé)模糊不清，沒(méi)有制度保障。檔案管理人員工作警惕性不高，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容等保密性特點(diǎn)，如果造成檔案泄密等管理失誤事件，查找具體責(zé)任人就會(huì)有很大的困難。

（二）認(rèn)識(shí)不足，管理規(guī)范化水平低

單位沒(méi)有把計(jì)劃生育檔案管理工作放在重點(diǎn)工作之內(nèi)，思想上存在輕視態(tài)度，所以對(duì)待檔案管理工作難免懈怠，導(dǎo)致檔案管理工作水平整體較低。檔案管理人員的培訓(xùn)工作不到位，對(duì)自己的崗位技能欠缺，收集材料時(shí)比較片面，整理歸檔中存在編號(hào)不全等問(wèn)題，服務(wù)的專業(yè)水平不高。再加上管理得規(guī)章制度不完善嚴(yán)重影響執(zhí)行力，檔案管理規(guī)范化水平有待提高。

（三）檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

要進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理的數(shù)字化建設(shè)必然離不開資金的投入，這種投入是巨大的。資金和人才分布的不均衡直接影響著檔案數(shù)字化的均衡發(fā)展，這種影響是成正比的。從縱向來(lái)看，上下級(jí)檔案館的數(shù)字化程度也不一致，上級(jí)的數(shù)字化程度明顯較高。總之，我國(guó)的檔案數(shù)字化水平還是較低，發(fā)展較緩，比如一些基層的檔案館形同虛設(shè)，歸檔時(shí)重要的資料不全面存在遺漏，離達(dá)到資源全覆蓋的目標(biāo)還很遠(yuǎn)，這都需要加大投入不斷促進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展。

三、計(jì)劃生育檔案管理中解決問(wèn)題的措施

（一）進(jìn)一步健全完善檔案管理的管理機(jī)制

第一，在檔案管理工作中，重視法律法規(guī)的作用，建立健全相關(guān)法律法規(guī)，利用其指導(dǎo)監(jiān)督檔案管理工作，使檔案管理機(jī)制真正有法可依，全面保證檔案管理工作的順利開展。第二，為了能夠提高檔案管理的科學(xué)化水平，健全完善檔案管理的管理機(jī)制勢(shì)在必行，它要求責(zé)任機(jī)制必須發(fā)揮自己的職能，起到的約束及監(jiān)督作用。既要滿足管理需求又要體現(xiàn)出檔案管理的代表性，使檔案管理責(zé)任機(jī)制合理有效。在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理工作時(shí)，尤其是檔案館內(nèi)部工作人員要了解自己的本職工作，掌握工作技術(shù)。同時(shí)職責(zé)部門要把監(jiān)督落實(shí)到位，建立多方位的檔案管理體系。

（二）革新思想觀念，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程

計(jì)劃生育檔案管理人員在實(shí)際工作中應(yīng)該根據(jù)新常態(tài)和新需要不斷提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，根據(jù)工作要求嘗試新的管理模式，新的認(rèn)識(shí)新的方法將有助于提升檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)對(duì)待收集檔案信息資料工作一定要嚴(yán)謹(jǐn)，按照我國(guó)現(xiàn)有的規(guī)章制度做事，收集資料要全面，歸檔和整理要及時(shí)，編號(hào)工作更不能馬虎，使檔案管理工作規(guī)范發(fā)展，健康發(fā)展，為落實(shí)計(jì)劃生育基本國(guó)策有效開展創(chuàng)造條件。

（三）加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

計(jì)劃生育檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程要不斷推進(jìn)才能適應(yīng)當(dāng)前對(duì)檔案管理高標(biāo)準(zhǔn)的要求，要用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光去對(duì)待，做好檔案管理數(shù)字化的計(jì)劃，完善數(shù)字化目錄內(nèi)容，做好檔案鑒定工作，使二者能夠同步推進(jìn)。各級(jí)政府同樣有責(zé)任協(xié)助檔案管理工作完成，在經(jīng)費(fèi)方面可以突出支持計(jì)劃生育檔案管理工作，購(gòu)置先進(jìn)的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有了物質(zhì)保障才能進(jìn)一步發(fā)展。在實(shí)際工作中除會(huì)議記錄等手書形式檔案外全部文件資料要進(jìn)行電子化歸檔，紙質(zhì)資料和電子化資料都要存檔保管，分類整理，網(wǎng)上傳輸資料也需要光盤刻錄備份，有些重要的信息檔案文本和圖形資料都要保存，要使檔案可以全文檢索，提高檔案查準(zhǔn)率和查全率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析做出對(duì)策是為我國(guó)計(jì)生工作提供了全面的信息支持，在新形勢(shì)下我國(guó)的計(jì)劃生育檔案管理工作要不斷的創(chuàng)新，推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)不斷發(fā)展。這離不開各級(jí)政府的大力支持與配合，正面面對(duì)我國(guó)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，利用針對(duì)性措施去解決，相關(guān)檔案管理的工作人也要加大學(xué)習(xí)的力度，不斷提升自身檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)，我國(guó)的計(jì)劃生育管理工作必將邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

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