王萍

摘要：網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)作為企業(yè)ERP信息化管理系統(tǒng)的一個(gè)新興模塊，近幾年被很多企業(yè)廣泛應(yīng)用，盡管該系統(tǒng)較傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈等系統(tǒng)發(fā)展起步較晚，但由于其運(yùn)用方式靈活，涉及的業(yè)務(wù)流程相對(duì)簡(jiǎn)單，而涉及的用戶(hù)群卻往往是全員式的，且效果立竿見(jiàn)影，幾乎沒(méi)有失敗的案例，已經(jīng)實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的企業(yè)普遍取得較好的運(yùn)用效果。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)；信息化；ERP

ERP系統(tǒng)作為新一代集成化管理信息系統(tǒng)，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)已經(jīng)廣泛在企業(yè)中運(yùn)用。傳統(tǒng)ERP從MRP（物料需求計(jì)劃）發(fā)展而來(lái)的，它擴(kuò)展了MRP的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理，它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。本文中跳出傳統(tǒng)ERP的供應(yīng)鏈管理的范疇，僅就龐大ERP系統(tǒng)中一個(gè)細(xì)小分支——費(fèi)用網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)管理流程進(jìn)行闡述，通過(guò)介紹網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)信息化解決方案，來(lái)分析這一新興的ERP模塊給企業(yè)管理流程帶來(lái)的效率的提高。

一、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理面臨的問(wèn)題

傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式下，員工粘貼各種票據(jù)，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)審批單，傳遞給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員逐級(jí)簽字，簽字完成后尋找出納進(jìn)行付款，這種報(bào)銷(xiāo)模式存在的問(wèn)題非常明顯：

（一）作為普通員工不知如何填寫(xiě)單據(jù)，填寫(xiě)及整理單據(jù)花費(fèi)大量時(shí)間，遺漏及遺失單據(jù)的問(wèn)題時(shí)常發(fā)生；報(bào)銷(xiāo)流程審批復(fù)雜，無(wú)法得知報(bào)銷(xiāo)審批已流轉(zhuǎn)到哪個(gè)環(huán)節(jié)，不能及時(shí)報(bào)銷(xiāo)；找不到審批領(lǐng)導(dǎo)，或者經(jīng)常在不恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，在眾多審批領(lǐng)導(dǎo)辦公室間來(lái)回跑；無(wú)法實(shí)時(shí)有效的查詢(xún)單據(jù)的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，及歷史報(bào)銷(xiāo)單據(jù)。

（二）作為管理者，審批人時(shí)常被打斷工作思路進(jìn)行單據(jù)的審批，若出差，無(wú)法及時(shí)審批；不能及時(shí)掌握費(fèi)用的發(fā)生及預(yù)算情況，很難做出審批決定；不能及時(shí)、快速的查詢(xún)歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)機(jī)報(bào)表；對(duì)研究項(xiàng)目的支出數(shù)據(jù)不能整體掌握，無(wú)法合理控制費(fèi)用。

（三）作為企業(yè)財(cái)務(wù)人員，統(tǒng)計(jì)工作量大，單據(jù)分類(lèi)復(fù)雜，審核單據(jù)、審核流程、編制憑證，工作量大且機(jī)械；手工匹配賬號(hào)等信息，容易出錯(cuò)；無(wú)法快捷查詢(xún)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用信息，不方便做統(tǒng)計(jì)分析，匯總報(bào)表工作量大且準(zhǔn)確度低。

二、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)解決方案介紹

（一）方案原理

網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)管理系統(tǒng)通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或者互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上申報(bào)和辦理，根據(jù)企業(yè)的報(bào)銷(xiāo)流程在系統(tǒng)中設(shè)置單據(jù)的流轉(zhuǎn)流程，支持“先領(lǐng)導(dǎo)審批后財(cái)務(wù)稽核”、“先稽核后審批”等多種流程設(shè)置。

報(bào)銷(xiāo)人在系統(tǒng)中填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，無(wú)財(cái)務(wù)人員填寫(xiě)的相關(guān)信息，界面更加直觀、易用；領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)可以聯(lián)查報(bào)銷(xiāo)人的單據(jù)，并進(jìn)行預(yù)算查看；財(cái)務(wù)對(duì)流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的單據(jù)進(jìn)行稽核，計(jì)算補(bǔ)助、打印等，并與總賬系統(tǒng)關(guān)聯(lián)自動(dòng)生成憑證?？梢愿鶕?jù)不同的崗位進(jìn)行員工、主管、財(cái)務(wù)查詢(xún)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等。

（二）系統(tǒng)集成應(yīng)用

網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)模塊的集成應(yīng)用。

1.與資金系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，報(bào)銷(xiāo)流程審批以后，直接傳輸數(shù)據(jù)到資金模塊完成網(wǎng)上付款。

2.與財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，付款或者報(bào)銷(xiāo)流程結(jié)束后，可以直接生成到財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)憑證。

3.與預(yù)算系統(tǒng)關(guān)聯(lián)：網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單據(jù)錄入或者業(yè)務(wù)審批時(shí)，能夠判斷預(yù)算的執(zhí)行情況，對(duì)于超預(yù)算情況進(jìn)行提醒或者控制錄入。

4.與資信系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，當(dāng)個(gè)人借支超過(guò)預(yù)警時(shí)予以提示或者要求系統(tǒng)必須強(qiáng)制沖銷(xiāo)個(gè)人借支才能付款。

（三）網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)解決方案內(nèi)容

網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程，需要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)和流程特點(diǎn)關(guān)注以下幾點(diǎn)：

1.支持業(yè)務(wù)前置申請(qǐng)流程：業(yè)務(wù)申請(qǐng)是指員工對(duì)某一業(yè)務(wù)的申請(qǐng)，例如出差、采購(gòu)等，這些業(yè)務(wù)一般都需要在執(zhí)行完成后進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。企業(yè)可以規(guī)定某些報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)必須經(jīng)過(guò)事前申請(qǐng)前置流程，方可進(jìn)行業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)后續(xù)流程。例如對(duì)出差差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)，對(duì)交際應(yīng)酬費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，一般企業(yè)都規(guī)定要有前置申請(qǐng)環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)放在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的前置流程，可以加強(qiáng)企業(yè)對(duì)費(fèi)用的管理審批流程，防止虛假報(bào)賬。

2.系統(tǒng)單據(jù)格式和審批流程的靈活定制：企業(yè)的審批流程會(huì)隨著企業(yè)組織架構(gòu)的調(diào)整，領(lǐng)導(dǎo)及角色的變化而隨時(shí)發(fā)生變化，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)管理流程要求可以對(duì)費(fèi)用單據(jù)設(shè)置多級(jí)、多步驟的審批流程，支持不同人員、不同角色不同的審批權(quán)限。差旅費(fèi)和交際應(yīng)酬的報(bào)銷(xiāo)格式要求可能會(huì)完全不同，差旅費(fèi)要求有出差時(shí)間，目的地，車(chē)船費(fèi)，住宿費(fèi)的項(xiàng)目，而交際應(yīng)酬費(fèi)可能要求提供參與的人員，酒店名稱(chēng)，應(yīng)酬理由等，這就要求網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)必須提供靈活的單據(jù)自定義平臺(tái)，可以定制任意報(bào)銷(xiāo)單據(jù)格式及打印格式，隨時(shí)響應(yīng)企業(yè)的最新變化。當(dāng)然可以建議軟件提供方在系統(tǒng)預(yù)置大量最佳實(shí)踐的報(bào)銷(xiāo)模板，用戶(hù)借此提高本企業(yè)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)水平。

3.實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的網(wǎng)上審批，單位領(lǐng)導(dǎo)可自由安排審批時(shí)間，消除被動(dòng)審批造成的工作干擾。

4.報(bào)銷(xiāo)規(guī)章制度及填報(bào)說(shuō)明隨時(shí)在系統(tǒng)查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)真正的無(wú)紙化在線辦公。

5.提供同一費(fèi)用在跨部門(mén)、跨單位進(jìn)行分?jǐn)?，這可能是手工報(bào)銷(xiāo)模式下花費(fèi)再多的工作量也無(wú)法精確完成的工作。

6.費(fèi)用的不同狀態(tài)滿足不同時(shí)期不同崗位的人員對(duì)費(fèi)用的在線查詢(xún)需求。

7.通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)管理系統(tǒng)要加強(qiáng)對(duì)員工借款的管理，在報(bào)銷(xiāo)時(shí)可以設(shè)計(jì)強(qiáng)制沖銷(xiāo)借款才能付款的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)能夠提供和外部往來(lái)賬一樣的賬齡分析報(bào)表，預(yù)警企業(yè)管理層和財(cái)務(wù)人員對(duì)超期借款的催繳。

8.預(yù)算預(yù)警設(shè)置，提供領(lǐng)導(dǎo)審批費(fèi)用時(shí)可以聯(lián)查預(yù)算執(zhí)行情況的時(shí)時(shí)報(bào)表，防止超預(yù)算審批。

9.提供財(cái)務(wù)人員直接對(duì)報(bào)銷(xiāo)人的單據(jù)進(jìn)行稽核，稽核修改金額與原始填寫(xiě)金額分成兩列，不直接修改原始填寫(xiě)金額，報(bào)銷(xiāo)人可以查看申請(qǐng)金額與稽核金額的差異及原因，財(cái)務(wù)稽核完成或付款完成時(shí)可設(shè)置自動(dòng)生成賬憑證接口。

三、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)企業(yè)應(yīng)用價(jià)值

（一）效率價(jià)值endprint

1.普通員工：通過(guò)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上處理，報(bào)銷(xiāo)人與業(yè)務(wù)處理人員不需要見(jiàn)面，避免報(bào)銷(xiāo)人因排隊(duì)等待引起的焦急不滿，減少了沖突的機(jī)會(huì)，業(yè)務(wù)處理人員也沒(méi)有了面對(duì)排隊(duì)帶來(lái)的壓力，提高了各方面的滿意度。

2.企業(yè)財(cái)務(wù)人員：根據(jù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量合理安排處理報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的時(shí)間，制定更有彈性的計(jì)劃，提高工作效率。

3.企業(yè)管理層：靈活安排審批時(shí)間，消除報(bào)銷(xiāo)簽字的敲門(mén)現(xiàn)象，減少工作中的干擾。同時(shí)系統(tǒng)對(duì)預(yù)算進(jìn)行自動(dòng)的剛性控制，各級(jí)管理層在審批時(shí)可以查看相關(guān)預(yù)算和業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做審批決策；領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)查看各部門(mén)各個(gè)員工的費(fèi)用發(fā)生情況。

（二）管理價(jià)值

1.實(shí)現(xiàn)預(yù)算的剛性控制，堵住資金的漏洞。通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的全員應(yīng)用，使預(yù)算觀念深入人心，形成人人關(guān)心預(yù)算、人人參與預(yù)算的局面。

2.網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)作為一個(gè)全員應(yīng)用的信息化系統(tǒng)，給各個(gè)崗位都帶來(lái)非常大的便利，讓所有人認(rèn)識(shí)到信息化的好處和重要性，實(shí)現(xiàn)信息化概念的普及，推動(dòng)信息化的進(jìn)程。

3.通過(guò)和全面預(yù)算聯(lián)合使用，在預(yù)算中編制各產(chǎn)業(yè)單位的費(fèi)用預(yù)算，在費(fèi)用申請(qǐng)時(shí)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算的檢查和控制，有效的降低各項(xiàng)費(fèi)用。

4.網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)解決了傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)各個(gè)環(huán)節(jié)的成本浪費(fèi)：?jiǎn)T工排隊(duì)等待、財(cái)務(wù)被動(dòng)應(yīng)付、領(lǐng)導(dǎo)被動(dòng)審批，有效提高了單位整體的工作效率；加強(qiáng)了費(fèi)用控制強(qiáng)度，節(jié)約了企業(yè)成本，提高了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

5.通過(guò)系統(tǒng)對(duì)預(yù)算、限額、標(biāo)準(zhǔn)的自動(dòng)處理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的精確控制。系統(tǒng)控制也消除了人為控制帶來(lái)的人情關(guān)系的困擾，使財(cái)務(wù)工作有法可依，有規(guī)可循。

6.網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化處理，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人可根據(jù)業(yè)務(wù)量靈活安排計(jì)劃，合理分配資源，使財(cái)務(wù)工作更加高效。

四、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)解決方案適用范圍

綜上所述可以看到，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)管理系統(tǒng)作為龐大ERP系統(tǒng)的一個(gè)細(xì)小系統(tǒng)，往往不被企業(yè)信息化部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)所重視，但其運(yùn)用效果是立竿見(jiàn)影的，作為信息化已經(jīng)相當(dāng)成熟的企業(yè)，可以將網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)作為ERP的一個(gè)補(bǔ)充完善，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)不涉及到企業(yè)各部門(mén)利益的重新分配，由于其流程簡(jiǎn)單，設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)面窄，所以與其他系統(tǒng)的集成方式也比較容易，可有效幫助各部門(mén)提高效率和節(jié)約成本，信息化推進(jìn)幾乎沒(méi)有阻力。對(duì)于信息化尚處于起步階段的企業(yè)來(lái)說(shuō)更加需要嘗試，該系統(tǒng)的實(shí)施簡(jiǎn)單，不需要對(duì)報(bào)銷(xiāo)員等做大范圍的培訓(xùn)，會(huì)上網(wǎng)會(huì)打字就會(huì)錄入網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，實(shí)施周期短，多則一月，少則半月。

（作者單位：濟(jì)南依科曼農(nóng)業(yè)技術(shù)有限公司）endprint