康倩

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展引發(fā)了辦公領(lǐng)域里的一場革命，使人們從靠紙張傳遞發(fā)展到全新的網(wǎng)絡信息時代，實現(xiàn)無紙化辦公。本文首先分析了鐵路辦公自動化系統(tǒng)（OA）的特點，其后分析了辦公自動化系統(tǒng)的功能，最后對鐵路辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)化進行了探析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：鐵路；辦公自動化系統(tǒng)；特點；功能；優(yōu)化

雖然鐵路行業(yè)引入辦公自動化系統(tǒng)的時間不短，但是在實際應用過程中，辦公自動化系統(tǒng)卻呈現(xiàn)出了發(fā)展不平衡的趨勢，以至于辦公自動化系統(tǒng)的綜合效益難以得到有效發(fā)揮。因此，全面認識了解鐵路辦公自動化系統(tǒng)，并對其進行合理優(yōu)化，從而保證辦公自動化系統(tǒng)的功能在鐵路站段得到有效發(fā)揮。

一、鐵路辦公自動化系統(tǒng)的特點

鐵路運輸站段辦公自動化是推動鐵路現(xiàn)代化進程中不可或缺的一部分，也是鐵路走向現(xiàn)代化的新機遇，這需要大力開發(fā)鐵路站段辦公自動化系統(tǒng)。鐵路運輸站段辦公自動化系統(tǒng)是融合計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)通訊等現(xiàn)代化理念與先進技術(shù)的企業(yè)協(xié)同辦公信息化平臺，它以網(wǎng)絡技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，使不同部門之間的工作流程自動化。從不同的角度來看，它有不同的特點。從辦公范圍來看，它是建立在Internet上的；從辦公性質(zhì)來看，它是網(wǎng)絡化辦公；從信息化建設來看，鐵路運輸站段辦公自動化是鐵路管理信息化建設的基礎，用它可以插接各種應用性軟件；從應用的角度來看，鐵路辦公自動化系統(tǒng)軟件的開發(fā)要符合先進性、包容性、通用性等要求。具體來說，鐵路辦公自動化系統(tǒng)具有以下特點：第一，鐵路辦公自動化系統(tǒng)是以網(wǎng)絡為中心，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流為主要儲存和處理對象；第二，鐵路辦公自動化系統(tǒng)能完善各個職能部門之間的溝通與信息的共享，構(gòu)建協(xié)同工作環(huán)境，為辦公提供自動化的工具。

二、辦公自動化系統(tǒng)的功能

（一）解決辦公自動化工作流程問題

由于計算機等技術(shù)發(fā)展的限制，辦公自動化系統(tǒng)還遠沒實現(xiàn)完全自動化的程度，還需要用戶的參與和干涉，需要人為制定工作流程。在實際的辦公過程中，每項工作都有自己相對固定的工作流程和規(guī)定的處理過程，鐵路各部門應該根據(jù)具體的工作以及要求，制定出相應的工作程序，用戶根據(jù)辦公流程進行相應的操作。如在鐵路運輸站段辦公室的文件報批過程中，可根據(jù)“報批文件”、“領(lǐng)導批文”、“存檔資料”等處理過程，制定出撰寫文件初稿、領(lǐng)導審核、修改稿件、領(lǐng)導批復、文件存檔等工作流程。

（二）解決信息傳遞和信息共享問題

目前，辦公自動化系統(tǒng)主要承擔了信息通道的責任，有效改善了鐵路運輸站段各職能部門之間的溝通，實現(xiàn)了信息共享和交流，為各部門間協(xié)同工作營造了良好的環(huán)境，為其辦公提供了一個高度集成的自動化辦公環(huán)境，最終達到提高辦公效率的目的。

（三）解決軟件及硬件方面的建設問題

辦公自動化系統(tǒng)是集計算機、信息、通訊、網(wǎng)絡于一體的綜合性系統(tǒng)，涉及到計算機、打印機、掃描儀、傳真機、網(wǎng)絡、通訊設備等硬件環(huán)境，這些設備是辦公自動化工作的前提。配備相應的軟件環(huán)境是發(fā)揮辦公自動化的重要因素，包括辦公軟件和人員現(xiàn)代化辦公素質(zhì)兩方面內(nèi)容。辦公軟件包括辦公應用程序、網(wǎng)絡軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、信息處理軟件、各種支撐軟件等，為辦公自動化提供了相應的環(huán)境；人員素質(zhì)是指辦公用戶對辦公環(huán)境的掌握、對辦公軟件的熟悉程度、對辦公流程的理解和掌握等方面的素質(zhì)，如果說辦公軟件為辦公自動化提供必要的基礎環(huán)境，那么人員素質(zhì)將是決定辦公效率的重要因素。

三、鐵路辦公自動化管理流程優(yōu)化設計

（一）鐵路辦公交流方式的優(yōu)化設計

相較以前傳統(tǒng)的紙對紙傳遞、口對口傳達、當面簽收的方式，優(yōu)化設計后的鐵路辦公自動化系統(tǒng)，具有了更加便捷的信息傳遞方式。辦公室人員將信息直接轉(zhuǎn)發(fā)到系統(tǒng)中“個人事務管理”的頁面，收到新的信息，電腦屏幕會跳出提示對話框，提醒工作人員簽收，工作人員電子簽收后，信息將會自動反饋。這一優(yōu)化設計在提高工作效率的同時，更讓各部門之間的交流更加順暢。

（二）信息發(fā)布流程的優(yōu)化設計

信息發(fā)布流程的優(yōu)化設計，為鐵路各部門的信息發(fā)布和員工的暢所欲言提供了一個真正有效的平臺，讓鐵路行業(yè)的公文、公告事項、規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流等在有效的時間內(nèi)上傳到平臺，使鐵路員工能第一時間了解企業(yè)發(fā)展動態(tài)、為鐵路的發(fā)展提出寶貴意見。新的優(yōu)化設計，要更詳細的劃分信息發(fā)布的類別，這樣在選擇信息發(fā)布時，即可清晰明了地找到信息所屬的類別，也減少鐵路員工查找所需公文的時間。

（三）工作流程的優(yōu)化設計

第一，刪除非增值環(huán)節(jié)指的就是刪除重復的活動，對反復的檢驗工作進行刪除處理。另外，還需要刪除的就是已經(jīng)在活動間進行等待的環(huán)節(jié)。第二，整合任務主要的工作就是對目前擁有的，與數(shù)據(jù)管理有關(guān)的軟件進行整合；對不同的部門來講，可能存在同一個崗位承擔多項工作的情況，那么就需要對這些崗位進行整合的處理。第三，需要進行增加的環(huán)節(jié)有：對網(wǎng)絡風險進行規(guī)避的關(guān)鍵點，在工作效率的提高方面發(fā)揮強大作用的節(jié)點，同時還需要增加的就是在管理控制方面的關(guān)鍵點。第四，重排環(huán)節(jié)，簡單來講就是對重復以及多余的流程進行去除處理，這樣做有利于成本的降低，提升工作效率，減少時間的浪費。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)作為一個集多種功能特點于一體的應用型系統(tǒng)，在鐵路運輸站段辦公室中的應用可以使鐵路企業(yè)的辦公環(huán)境以及工作效率大幅度提高。因此，鐵路行業(yè)應充分了解辦公自動化系統(tǒng)的特點與功能，對其進行優(yōu)化處理，進而提高鐵路辦公室的辦公效率。

參考文獻：

[1]趙奇.辦公自動化系統(tǒng)在鐵路運輸行業(yè)中的應用[J].承德石油高等?？茖W校學報，2012，03：80-82.endprint