王玉召　馬金貴

摘要：隨著城市經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市各建筑的不斷崛起，對(duì)其相關(guān)文件進(jìn)行的歸檔即城市建設(shè)城市檔案管理的要求也越來越高。在如今的信息化程度越來越高的現(xiàn)代社會(huì)，提高城市建設(shè)城市檔案管理的效率和其利用率，結(jié)合信息化建設(shè)進(jìn)行城市建設(shè)檔案的管理勢(shì)在必行。通過城市建設(shè)城市檔案管理的信息化能夠提高城市建設(shè)城市檔案管理質(zhì)量，文章從城市建設(shè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀出發(fā)指出發(fā)現(xiàn)的問題，提出一些關(guān)于城市建設(shè)城市檔案管理信息化建設(shè)的建議。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；城市檔案管理；信息化建設(shè)

導(dǎo)言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在各種各樣的應(yīng)用中被廣泛的應(yīng)用，在我們事業(yè)單位推廣信息化技術(shù)時(shí)，信息化建設(shè)已經(jīng)被全面的應(yīng)用在城市檔案管理的工作之中，并發(fā)揮了重要的作用，有了檔案信息化我們?cè)谄髽I(yè)中會(huì)節(jié)省很大的精力，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是必要的。近年來，城市檔案管理的建設(shè)已逐步由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，也從我們的文字記載逐步成為信息數(shù)字的記載。通常我們單位都需要進(jìn)行城市檔案管理，而將檔案管理信息化又可以更高效的提高我們的工作效率，而且不同于傳統(tǒng)管理方式，可以使我們的檔案資料保存的更加完整，并將信息進(jìn)行合理的運(yùn)用，雖然如此，在檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的過程中，仍舊存在這一部分問題，而只有我們?nèi)ッ鎸?duì)、清除了這些問題，我們檔案信息化建設(shè)才會(huì)有更高層次的提升，才能有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

一、城市檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）滿足社會(huì)發(fā)展需求

在社會(huì)生產(chǎn)和生活中，所有事宜都要求講依據(jù)、講證據(jù)，而能夠提供依據(jù)和證據(jù)的正是檔案，因此，社會(huì)對(duì)城市檔案管理引起了高度重視，不斷創(chuàng)新和研究城市檔案管理的方法。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息化管理和自動(dòng)化辦公，因此，對(duì)城市檔案管理提出了更高的要求，城市檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。在信息化建設(shè)的過程中，會(huì)生成很多電子文件。比如說制造業(yè)應(yīng)用 CAPP 、 ERP 、 OA 等系統(tǒng)，設(shè)計(jì)院應(yīng)用專業(yè)設(shè)計(jì)系統(tǒng)、 PDM 系統(tǒng)會(huì)生成大量的電子文件，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的是，電子文件具有多樣化的類型，在管理、使用和歸檔過程中需要一套科學(xué)的管理系統(tǒng)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)城市檔案管理信息化，提高城市檔案管理的質(zhì)量和效率，加強(qiáng)檔案資源利用率。

（二）滿足檔案部門管理發(fā)展需求

各行各業(yè)在利用信息技術(shù)的發(fā)展過程中，生成了大量的電子文件，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的城市檔案管理方式將無法滿足當(dāng)前發(fā)展需求，因此，必須要改變傳統(tǒng)的城市檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理方法，培養(yǎng)城市檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。在信息化的城市檔案管理過程中，城市檔案管理人員只需要通過一臺(tái)電腦就能完成城市檔案管理的所有工作內(nèi)容，例如檔案檢索、分類、歸檔、匯總等，能夠快速為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效、準(zhǔn)確的信息，為企業(yè)發(fā)展提供更加快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，城市檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。

二、城市建設(shè)城市檔案管理信息化建設(shè)發(fā)現(xiàn)的問題

（一）城市檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平較低

在我國的城市檔案管理工作中還存在著大量的不足，使我們的一些工作部門在我們城市檔案管理的規(guī)范性，準(zhǔn)確性等工作的建設(shè)還需要進(jìn)一步的進(jìn)行提高。此外，各地區(qū)和各單位的發(fā)展各不相同，為城市檔案管理和檔案信息化建設(shè)起到了一定的阻礙作用，對(duì)部分甚至嚴(yán)重落后的地區(qū)缺乏足夠的重視，這些問題嚴(yán)重的導(dǎo)致了信息資源的統(tǒng)一建設(shè)，同時(shí)也阻礙了我們管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)

信息化建設(shè)中，必須積極主動(dòng)推進(jìn)城市建設(shè)城市檔案管理信息化的建設(shè)工作，對(duì)工作中的責(zé)任要落實(shí)到位，明確各員工的工作職責(zé)所在。要提倡開拓進(jìn)取，不斷提高信息化的學(xué)習(xí)，領(lǐng)導(dǎo)者要加大對(duì)信息化建設(shè)的關(guān)注度，加大力度提高檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，提高工作的積極性和效率。

（三）缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范的約束

城市建設(shè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。然而現(xiàn)狀為：計(jì)算機(jī)的軟件開發(fā)不具有整體規(guī)劃性，其相關(guān)軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在較為嚴(yán)重的不足；缺乏技術(shù)上的支持和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為后盾，這些因素都嚴(yán)重影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、加強(qiáng)城市檔案管理及檔案信息化建設(shè)的措施辦法

（一）推動(dòng)城市檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程

目前，我國各地的城市檔案管理工作還存在著規(guī)范化程度不高、信息管理體系建設(shè)存在諸多漏洞的問題。檔案管理的具體工作和在信息化建設(shè)的過程中，制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，這不僅有利于企業(yè)提高效率和資源利用率，也能保證城市檔案管理工作的質(zhì)量。事實(shí)上，技術(shù)人員在進(jìn)行文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息的工作過程中，不僅僅要做那些表面上的工作，更要對(duì)信息進(jìn)行歸檔，存儲(chǔ)，我們要把工作的每一部都詳細(xì)化，只有這樣，將檔 案管理和信息化建設(shè)工作進(jìn)行具體的實(shí)施，才能防止在未來的工作中出現(xiàn)一系列的問題。

（二）加強(qiáng)對(duì)城市檔案管理信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

城市檔案管理信息化建設(shè)過程中需要大量的工作人才，在這項(xiàng)工作中需要他們給出謀劃策，需要他們專業(yè)的技術(shù)理念，和專業(yè)素養(yǎng)。但就我們現(xiàn)在的水平來說，從事文獻(xiàn)管理的高級(jí)技術(shù)人員的數(shù)量又是少之又少，技術(shù)人員的專業(yè)水平更需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。所以，各企事業(yè)單位要積極的引進(jìn)城市檔案管理信息化建設(shè)的人才，逐漸擴(kuò)大城市檔案管理信息化建設(shè)的工作隊(duì)伍，更要加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，使其在有序的工作中發(fā)展城市檔案管理信息化建設(shè)。

（三）提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平

我們的部分企業(yè)和機(jī)構(gòu)同時(shí)還要積極的進(jìn)行開展培訓(xùn)教育工作，使員工對(duì)該項(xiàng)技術(shù)更加了解，并使他們充分的認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要性。讓他們明白信息化建設(shè)給我們社會(huì)的發(fā)展，工作效率的提高帶來的優(yōu)勢(shì)。此外，有關(guān)單位和部門的管理階層和領(lǐng)導(dǎo)要不斷提高自己的責(zé)任意識(shí)，采取有效的措施和手段，不斷建立和完善檔案管理責(zé)任制，制定合理有序的檔案信息化建設(shè)，并將檔案信息化建設(shè)大為推廣，使各企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。

結(jié)語

眼下，城市檔案管理信息化建設(shè)是城市檔案管理發(fā)展主線，是時(shí)代發(fā)展和現(xiàn)代城市檔案管理的客觀要求。 我們應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，積極探索、勇于實(shí)踐，努力推動(dòng)城市檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化高效和快速建設(shè)。 在實(shí)踐中，我們要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，借鑒國外或發(fā)達(dá)地區(qū)的先進(jìn)做法， 使其更好地保障城市檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展助添新的發(fā)展動(dòng)力，為檔案管理的大發(fā)展謀求新的發(fā)展路徑。

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